BrowserGPT

BrowserGPT

اكتشف أقوى مساعد ChatGPT الشامل للويب.

تحقق من BrowserGPT
تحقق من ملحق HIX.AI لمتصفح Chrome
إنتاجية
Google Doc

اكتب // للاستمتاع بمساعدة الذكاء الاصطناعي التي نقدمها أثناء الكتابة في مستندات Google.

Gmail

اكتب // قم بصياغة رسائل بريد إلكتروني مقنعة وردود مخصصة.

الشريط الجانبي

اكتشف بديل الشريط الجانبي Bing الأكثر قوة لمتصفح Chrome.

محرك البحث

ابحث عن استجابات HIX.AI الشاملة من بين نتائج البحث النموذجية.

شريط البحث السريع

حدد أي نص عبر الإنترنت لترجمته، أو إعادة كتابته، أو تلخيصه، وما إلى ذلك.

وسائل التواصل الاجتماعي
Twitter

اكتب // لإنشاء منشورات Twitter موجزة لكنها قوية بهذا الاتجاه.

Instagram

اكتب // لإنشاء تسميات توضيحية جذابة لمنشوراتك على Instagram.

Facebook

اكتب // لصياغة منشورات Facebook التفاعلية التي تشرك مجتمعك.

Quora

اكتب // لتقديم إجابات قيمة ومؤيدة على Quora.

Reddit

اكتب // لصياغة منشورات Reddit التي تلقى صدى لدى مجتمعات معينة.

YouTube

تلخيص مقاطع فيديو YouTube الطويلة بنقرة واحدة.

أدوات
بيت > رسائل البريد الإلكتروني > 29 قواعد لآداب البريد الإلكتروني لكتابة رسائل بريد إلكتروني احترافية وفعالة

29 قواعد لآداب البريد الإلكتروني لكتابة رسائل بريد إلكتروني احترافية وفعالة

تظهر الأبحاث أن الموظف الأمريكي في المتوسط يقضي ما يقرب من ربع ساعات عمله في التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني. ولذلك، فإن تطوير مهارات كتابة رسائل البريد الإلكتروني التجارية المهنية والفعالة أمر بالغ الأهمية لتحقيق النجاح في الحياة المهنية للشخص.

إذا كنت تريد أن تكون فعالاً ومتمكنًا في التواصل عبر البريد الإلكتروني، فمن الضروري أن تتعرف على آداب البريد الإلكتروني. تقدم هذه المقالة 29 نموذجًا عمليًا لآداب البريد الإلكتروني وقواعد ونصائح ستمكنك من تحقيق النجاح في مكان العمل.

ما هي آداب البريد الإلكتروني؟

آداب البريد الإلكتروني هي مجموعة من الإرشادات التي تصف كيفية كتابة رسائل البريد الإلكتروني والرد عليها بطريقة احترافية ومهذبة. ويتضمن مجموعة متنوعة من عناصر الاتصال عبر البريد الإلكتروني، مثل اللغة والنبرة والتنسيق والسلوك العام. اعتمادًا على اتصالك بالمستلم، بالإضافة إلى صناعة المستلم وتنظيمه وثقافته وحتى عمره، قد تحتاج إلى ضبط القواعد الخاصة بآداب البريد الإلكتروني المناسبة.

لماذا تعتبر آداب البريد الإلكتروني مهمة؟

يمكن للشركات والأفراد الاستفادة من اتباع قواعد آداب البريد الإلكتروني لهذه الأسباب.

إظهار الاحتراف . يُظهر استخدام آداب البريد الإلكتروني أنك تحترم الآخرين وأنك جدير بالثقة وكفؤ في العمل.

التواصل بشكل فعال . إن اتباع آداب البريد الإلكتروني المناسبة يجعل اتصالاتك موجزة ومفهومة للمستلمين، مما يقلل من سوء الفهم والتفسيرات الخاطئة.

الحفاظ على العلاقات الإيجابية . يمكن لآداب البريد الإلكتروني الجيدة أن تعزز سمعتك المهنية، وتسهل التعاون مع الزملاء والعملاء وشركاء العمل.

تجنب الأخطاء . إن أفضل ممارسات آداب البريد الإلكتروني تقلل من فرص حدوث أخطاء وأخطاء في البريد الإلكتروني الخاص بالعمل والتي قد تؤدي إلى إحراج أو عواقب وخيمة.

29+ نصائح وقواعد لآداب البريد الإلكتروني للمحترفين

1. استخدم التنسيق القياسي

يعتبر البريد الإلكتروني التجاري غير الرسمي أو غير المكتمل انتهاكًا لآداب البريد الإلكتروني. يجب أن يكون تنسيق البريد الإلكتروني القياسي للأعمال منظمًا بشكل جيد مع سطر الموضوع والترحيب والنص الأساسي والإغلاق وتسجيل الخروج والتوقيع.

اعرف المزيد: ما هو تنسيق البريد الإلكتروني الرسمي؟

2. استخدم نبرة احترافية ومحترمة

حافظ على نبرة احترافية في بريدك الإلكتروني لتعكس احترافيتك. تجنب استخدام العامية أو المصطلحات أو التعبيرات غير الرسمية التي يمكن أن تفسد الثقة في مكان العمل.

3. أرسل بريدًا إلكترونيًا باستخدام عنوان بريد إلكتروني احترافي

يُظهر استخدام عنوان البريد الإلكتروني لشركتك مستوى عالٍ من آداب البريد الإلكتروني. إذا كان عليك استخدام حساب بريد إلكتروني شخصي للتعامل مع رسائل البريد الإلكتروني المتعلقة بالعمل، فمن المثالي استخدام اسمك الكامل لإظهار صورة احترافية.

4. نسخة كربونية عمياء (BCC) بشكل مناسب

من آداب البريد الإلكتروني الصحيحة استخدام نسخة مخفية الوجهة عند إرسال رسائل البريد الإلكتروني إلى مجموعة كبيرة من المستلمين الذين لا يعرفون بعضهم البعض لحماية رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم من التعرض للآخرين.

تعرف على المزيد: كيفية استخدام CC وBCC في رسائل البريد الإلكتروني؟

5. صياغة سطر موضوع واضح وموجز

اتبع آداب البريد الإلكتروني من خلال تلخيص سطر موضوع وصفي وقصير. فهو يمكّن المتلقين من فهم الغرض وتحديد أولويات استجاباتهم بسرعة. لن يؤدي أي سطر موضوع أو سطر موضوع طويل وغامض إلى جعل بريدك الإلكتروني يبدو غير مرغوب فيه وسيتم نقله إلى سلة المهملات.

6. ابدأ بالتحية والتحية المهنية

ابدأ رسالتك الإلكترونية بتحية وتحية مهذبة ومناسبة. اعتمادًا على علاقتك بالمستلم وحالة الاتصال، يمكنك تصميم التحية والتحية وفقًا لذلك، ولكن لا تقم أبدًا بتحية الأشخاص بتعبيرات غير رسمية وغير شخصية مثل "مرحبًا يا" و"يو" و"مرحبًا يا رفاق" و"مرحبًا يا شباب". ".

اعرف المزيد: كيف تبدأ بريدًا إلكترونيًا؟

7. قدم نفسك بوضوح

هناك قاعدة أخرى لآداب البريد الإلكتروني تتمثل في تقديم مقدمة موجزة عن نفسك وعن شركتك لإنشاء سياق عند مراسلة شخص جديد أو إرسال متابعة.

اعرف المزيد: كيف تقدم نفسك في رسالة بريد إلكتروني؟

8. كن حذرًا مع الفكاهة والرموز التعبيرية

في مكان العمل، كن حذرًا بشأن الفكاهة والسخرية والرموز التعبيرية والرموز والميمات أثناء كتابة البريد الإلكتروني الخاص بآداب العمل. يمكن أن يساء تفسيرها في الاتصالات المكتوبة وتصبح مشتتات كبيرة.

9. حافظ على أمان المعلومات السرية

كن حذرًا عند إرسال معلومات حساسة أو سرية عبر البريد الإلكتروني. من المبادئ التوجيهية الجيدة لآداب البريد الإلكتروني الخاص بالعمل هو الابتعاد عن الرسائل المكتوبة والنظر في التشفير.

10. اجعل رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك موجزة وفي صلب الموضوع

انتبه لطول بريدك الإلكتروني. يمكن أن تكون رسائل البريد الإلكتروني الطويلة والمشوشة مربكة وقد تؤدي إلى تجاهل المعلومات الأساسية. يمكنك إظهار احترامك لوقت المتلقي من خلال الدخول مباشرة في صلب الموضوع.

11. الامتناع عن استخدام علامات التعجب

في البريد الإلكتروني الخاص بآداب العمل، يجب ألا تستخدم علامة التعجب أكثر من مرة للتعبير عن الإثارة. ستبدو رسالتك عدوانية وغاضبة وغير مهنية إذا استخدمت عددًا كبيرًا جدًا من علامات التعجب في بريد إلكتروني واحد.

12. لا تستخدم جميع الأحرف الاستهلالية

من المقبول استخدام الأحرف الكبيرة المناسبة للتأكيد عند الضرورة. ومع ذلك، فإن استخدام جميع الأحرف الكبيرة قد يتسبب في إساءة تفسير الآخرين لرسالتك ونواياك.

13. حافظ على خطوطك كلاسيكية

سيكون من الصعب قراءة بريدك الإلكتروني باستخدام الخطوط الغريبة والألوان البرية والأحجام غير التقليدية. التزم بمعايير البريد الإلكتروني القياسية لاستخدام الخط الكلاسيكي والمتسق في جميع أنحاء محتوى البريد الإلكتروني: اللون: أسود

الحجم: 10 أو 12 نقطة

الخطوط: Arial، Calibri، Helvetica، أو Times New Roman

14. ممارسة القواعد النحوية والإملائية بشكل جيد

يمكن أن يكون لرسائل البريد الإلكتروني المكتوبة بشكل سيء تأثير سلبي على حياتك المهنية لأنها تشير إلى أنك لا تهتم بالتفاصيل. كمحترف، يجب أن تعرف كيفية استخدام أدوات القواعد والإملاء لتجنب الأخطاء.

15. مشاركة الروابط بشكل صحيح

ليس من آداب البريد الإلكتروني المناسبة لصق عناوين URL بأكملها في بريدك الإلكتروني. وبدلاً من ذلك، قم بتوفير ارتباطات تشعبية أو عناوين URL مختصرة لتسهيل فتح بريدك الإلكتروني على المستلم.

16. تجنب الاختصارات والمختصرات المفرطة

بينما يمكنك استخدام الاختصارات والمختصرات الخاصة بالصناعة والتي يمكن أن تفهمها أنت والمستلمون، فابتعد عن الإفراط في الاستخدام لتجنب الالتباس.

17. الرد على رسائل البريد الإلكتروني خلال 24 ساعة

على الرغم من أنك غير قادر على الرد على جميع رسائل البريد الإلكتروني على الفور، يمكنك تصفح البريد الوارد الخاص بك وتحديد أولويات ردودك. نسعى جاهدين للرد على رسائل البريد الإلكتروني على الفور، ومن الأفضل أن يكون ذلك في غضون 24 ساعة.

18. فكر مرتين قبل إعادة التوجيه

لا تقم مطلقًا بإعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني المتسلسلة أو الرسائل غير ذات الصلة التي يمكن أن تؤدي إلى فوضى في صناديق البريد الوارد للمستلمين. ومن المهم تلخيص المناقشة في موضوع البريد الإلكتروني. لا تقم بإعادة توجيه رسائل البريد الإلكتروني التي ليس من المفترض إعادة توجيهها.

19. استخدم "الرد على الكل" باعتدال

تعد وظيفة "الرد على الكل" مفيدة ولكنها قد تتسبب أحيانًا في حدوث أخطاء خطيرة في آداب البريد الإلكتروني الخاص بالعمل. قبل الضغط على زر "الرد على الكل"، تأكد من أن إجابتك ذات صلة وضرورية للجميع.

20. كن حذرا من المرفقات

يعد إرفاق المستندات الداعمة في البريد الإلكتروني لنشاطك التجاري من آداب البريد الإلكتروني الجيدة. ضغط الملفات الكبيرة وإبلاغ المستلم بأي مرفقات.

21. قم بتعيين ردود إعلامية خارج المكتب

عندما لا تتمكن من الاستجابة بسرعة لأنك بعيدًا عن العمل، قم بإعداد رد تلقائي خارج المكتب لإبلاغ الآخرين بعدم توفرك وتوفير جهة اتصال بديلة في حالة الاستعجال.

22. كن على دراية بالاختلافات الثقافية

يُقترح بشدة أن تتعلم الخلفية الثقافية والمحرمات اللغوية لشركائك في العمل قبل الانخراط في أي اتصالات تجارية دولية.

23. تحقق مرة أخرى من عنوان البريد الإلكتروني للمستلم

قبل إرسال البريد الإلكتروني، تحقق من صحة عنوان البريد الإلكتروني للمستلم. سيساعدك هذا على تجنب إرسال ملفات سرية أو رسائل بريد إلكتروني غير ضرورية إلى اليد الخطأ عن طريق الصدفة.

24. التدقيق اللغوي قبل الإرسال

إحدى أهم آداب البريد الإلكتروني هي تدقيق رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك قبل الضغط على زر الإرسال. فهو يساعد على اكتشاف أي أخطاء وتحديد مجالات التحسين.

25. اختر تسجيل الخروج‍ باعتدال

يجب عليك الحفاظ على آداب البريد الإلكتروني للحصول على انطباع دائم حتى نهاية بريدك الإلكتروني باستخدام تسجيل خروج احترافي ومناسب، مثل "مع خالص التقدير" أو "مع فائق الاحترام" أو "مع أطيب التحيات".

اعرف المزيد: كيف تنهي رسالة بريد إلكتروني؟

26. قم بتضمين توقيع بريد إلكتروني احترافي

أنشئ توقيعًا احترافيًا واسمح لبرنامج عميل البريد الإلكتروني الخاص بك بإضافته إلى رسائل البريد الإلكتروني تلقائيًا. يجب أن يحتوي توقيع البريد الإلكتروني الشبيه بالعمل على اسمك الكامل والمسمى الوظيفي واسم الشركة ومعلومات الاتصال وأي روابط ذات صلة.

27. أدخل عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء

من المفيد وضع عبارة تحث المستخدم على اتخاذ إجراء بالقرب من نهاية نص بريدك الإلكتروني حتى يفهم المستلمون ما يجب القيام به ويتخذون الإجراء على الفور.

28. تتبع عمليات فتح البريد الإلكتروني ونسبة النقر إلى الظهور

إذا كانت لديك قائمة بريدية، استخدم أداة تتبع البريد الإلكتروني لمعرفة من لم يفتح البريد الإلكتروني السابق. يمكنك أن تقرر متى وإلى من تريد إرسال التذكيرات. يمكن استخدام نسبة النقر إلى الظهور لتغيير سطر الموضوع الخاص بك لإرساله بالبريد لاحقًا.

29. إنشاء رسائل مناسبة للجوال

يفتح أكثر من ثلث محترفي الأعمال رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بهم على الأجهزة المحمولة، لذا يعد التأكد من سهولة قراءة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك على الهاتف أو الجهاز اللوحي جزءًا من آداب البريد الإلكتروني.

استخدم منشئ البريد الإلكتروني المدعم بالذكاء الاصطناعي لمساعدتك في آداب البريد الإلكتروني لنشاطك التجاري

HIX.AI يمكن أن يكون مساعد البريد الإلكتروني الشخصي الخاص بك. يحتوي على كاتب بريد إلكتروني يعمل بالذكاء الاصطناعي يمكنه إعادة كتابة أو إنشاء رسائل بريد إلكتروني باستخدام آداب البريد الإلكتروني المناسبة. يمكنك استخدامه لإنشاء رسائل بريد إلكتروني خاصة بالعمل للتواصل والاستجابة والمتابعة .

  • استخدم خوارزميات الذكاء الاصطناعي المدعومة بـ ChatGPT لتحسين وإنشاء رسائل البريد الإلكتروني بما يتماشى مع أفضل ممارسات آداب البريد الإلكتروني
  • تأكد من استخدام نغمة متسقة واحترافية في رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بك

خاتمة

مهارات الاتصال الخاصة بك تصور شخصيتك وقدراتك المهنية. من خلال الالتزام بآداب التعامل مع رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل، يمكنك خلق انطباع إيجابي وفتح فرص للتقدم الوظيفي. اتبع نصائح آداب البريد الإلكتروني الخاصة بالعمل الواردة في المقالة أو استخدم كاتب بريد إلكتروني فعالًا مدعومًا بالذكاء الاصطناعي لإنشاء رسائل بريد إلكتروني عالية الجودة.

المنشورات ذات الصلة

عرض المزيد