Kig på dit e-mail-program, og du vil se "Fra"-e-mailadressen (det er dig!) og "Til"-e-mailadressen (det er den person, du sender til). Du kan også se CC og BCC. Ved du, hvad de er, og hvordan du bruger dem?
Hvis svaret er nej, så er denne guide noget for dig!
Disse to bokse i dit e-mail-program (CC og BBC) spiller faktisk en vigtig rolle i professionel e-mail-etikette . De kan hjælpe dig med at holde enkeltpersoner opdateret om projekternes fremskridt eller hemmeligt informeret om detaljerne i følsomme emner. At lære at bruge dem vil hjælpe dig med at arbejde bedre og arbejde smartere!
Læs videre for at blive en CC og BCC pro. Vi besvarer også et af de ældste e-mail-spørgsmål nogensinde: Hvad er forskellen mellem CC og BCC?
Så hvad betyder CC i en e-mail ?
CC står for "carbon copy". Det er et tømmermænd fra den præ-digitale tidsalder, hvor folk brugte karbonpapir (som sporpapir) til at tage kopier af vigtige dokumenter, såsom kreditkortsedler.
Alt, hvad du skriver oven på karbonpapiret, overføres nedenfor, hvilket giver dig en nøjagtig kopi.
Hvad har det med e-mail at gøre?
Slår os. Men princippet er grundlæggende det samme.
Når du CC nogen til en e-mail, modtager de en kopi af en e-mail, der ikke er direkte adresseret til dem.
En vigtig ting at vide er, at modtageren af e-mailen kan se alle og enhver, der har fået CCd på den. Denne information er slet ikke skjult.
Hvorfor skulle jeg bruge CC i en e-mail?
CC i en e-mail har fået et dårligt navn, fordi nogle mennesker (vi nævner ingen navne!) kan lide at få sig selv til at se store og stærke ud ved at kopiere alle til e-mails, der ikke er relevante for dem. Vær ikke denne person.
Brug i stedet CC i en e-mail intelligent. CC bruges til at give oplysninger til nogen om en besked, som de har en interesse i, men som de ikke behøver at handle efter.
CC handler om at give information, ikke handling.
Det er nemmere at forklare dette med nogle eksempler:
- Du kan CC din teamleder, når du anmoder om orlov fra din direktør.
- Du kan sende en CC til din chef, når du sender en e-mail til en vigtig klient.
- Du kan CC en ven, når du introducerer dem til en ny kontakt.
- Du må gerne CC en kollega om en vigtig samtale, inden du tager på ferie.
- Du kan CC et helt projektteam, når du sender en instruktion til én person.
Dette er blot nogle af grundene til, at du måske ønsker at CC nogen. Før du tilføjer deres e-mailadresse til CC-boksen, spørg dig selv:
- Er dette relevant?
- Vil de være interesserede?
- Giver jeg dette til information eller beder jeg dem om at handle?
- Vil jeg have, at modtageren af e-mailen skal vide, at jeg har sendt denne til personen?
Hvis svaret på alle fire af disse punkter er ja, så har du lige besluttet at CC dem på en e-mail.
Hvordan CC'er jeg nogen på en e-mail?
Følg denne proces for at CC nogen på en e-mail:
- Åbn dit e-mail-program og vælg en modtager i feltet "Til".
- Klik på CC-knappen for at få boksen frem.
- Tilføj e-mailadressen (eller adresserne) til CC-boksen.
- Skriv din e-mail og send den.
Det er virkelig så nemt at CC nogen på en e-mail. Men før du gør det, skal du gennemgå det grundlæggende og tjekke vores eksperttip for at lære om CC-e-mailetikette.
Grundlæggende om CC-e-mail
Før vi går videre, er her en påmindelse om nogle grundlæggende CC-e-mails:
- CC står for carbon copy.
- For at CC nogen på en e-mail skal der være en afsender og en modtager.
- Du kan CC så mange personer, du vil.
- Modtageren kan se alle de personer, du har CCd på en e-mail.
- Hvis modtageren svarer, kan de vælge at kopiere dem ind, der har været CCd eller ej. Dette sker ikke automatisk.
Må og lad være med at bruge CC i e-mails
CC har et dårligt navn i erhvervslivet, fordi folk bruger det tankeløst. Resultatet er e-mail-indbakker, der er tilstoppet med unødvendige og irrelevante beskeder. Her er dos and not ved at bruge CC i en e-mail.
- CC nogen, hvis oplysningerne er relevante. Giv ikke besked, hvis du beder nogen om at handle.
- Brug CC sparsomt. Ikke bare CC alle (de vil ikke lide det).
- Brug CC, hvis du er glad for, at personen kan se, hvem du har sendt en besked til. Brug ikke CC, hvis du i hemmelighed vil inkludere dem.
- Gør CC din chef og kolleger. Inkluder ikke direktører eller seniorledere, medmindre du er seriøs.
- Kontroller, at du har brugt CC, ikke BCC. Send ikke e-mails uden at tjekke, hvem du sender dem til og hvorfor.
Så hvad betyder BCC i e-mail?
Hvordan er dine detektivevner? Hvis du har læst så langt, vil du gætte på, at CC står for carbon copy, men hvad med B?
BCC står for "Blind Carbon Copy", og princippet er nøjagtigt det samme som CC, bortset fra at modtageren ikke kan se, hvem du har kopieret ind i mailen.
Når du BCC en person til en e-mail, modtager modtageren beskeden (som normalt), og en kopi bliver hemmeligt leveret til enhver, du BCC.
Den person, der modtog e-mailen, er ikke klar over, at den er blevet BCCd til en anden. Der er ingen tegn eller signaler på, at det er tilfældet. Det er 100 % hemmeligt.
Fordi den person, der modtager e-mailen, ikke ved, at nogen har været BCCd, kan de ikke vælge at inkludere personen i noget svar.
Hvorfor skulle jeg bruge BCC i en e-mail?
BCC bruges til at dele e-mails med en person, som du vil have en kopi, uden at den anden person ved om det. BCC er et følsomt emne, da du handler hemmeligt, men der er nogle grunde til, at det bruges i den professionelle verden:
- Du kan BCC din chef, når du sender en e-mail til en problemklient.
- Du kan BCC en kollega, når du klager til en leder.
- Du kan BCC en person, når du klager på deres vegne.
- Du kan BCC en anden af dine e-mail-konti, når du håndterer et problem på arbejdet.
- Du kan BCC en anden konto, hvis du vil beholde en kopi af din korrespondance.
Hvordan BCCer jeg nogen i en e-mail?
Processen med at bruge BCC er den samme som CC. Vi forklarer igen, hvordan du BCC i en e-mail:
- Åbn dit e-mail-program og vælg en modtager i feltet "Til".
- Klik på BCC-knappen for at få boksen frem.
- Tilføj e-mailadressen (eller adresserne) til BCC-feltet.
- Skriv din e-mail og send den.
Grundlæggende om BCC-e-mail
- BCC står for "Blind carbon copy".
- Når du BCC nogen, modtager de en nøjagtig kopi af e-mails.
- Modtageren af e-mailen ved ikke, om nogen er blevet BCCd til en e-mail.
- Hvis modtageren svarer, sendes svaret ikke til den person, der har været BCCd.
- BCC kan ses som værende lusket, men det er det ikke! Når det bruges korrekt, kan det hjælpe med at beskytte dit omdømme.
Må og lad være med at bruge BCC i e-mails
Stadig usikker på, hvordan man bruger BCC i en e-mail? Her er nogle ting, der skal og ikke skal gøres ved at bruge BCC i e-mails:
- Gør BCC, hvis du vil dele din besked i hemmelighed. Brug ikke BCC, hvis du ønsker, at modtageren skal svare.
- Brug BCC, hvis du vil opbevare dine e-mails. Brug ikke BCC, hvis det vil få dig i problemer eller bryder reglerne (såsom deling af fortrolige e-mails uden for din arbejdsgivers netværk).
- Kontroller meddelelser, før du sender, og sørg for, at du bruger BCC korrekt. Send ikke beskeder uden at tjekke dem hver gang!
- Vær forsigtig, når du BCCer dine venner. Bryd ikke nogen regler!
Hvad er forskellen mellem CC og BCC i en e-mail?
Det ældgamle e-mail-spørgsmål, hvad er forskellen mellem CC og BCC? Kan du svare på det endnu? Hvis ikke, her er forskellene præciseret:
- Carbon copy bruges til at dele en kopi af en e-mail med nogen, og modtageren kan se, at de har modtaget den. Det er til information, ikke handling.
- Blind karbonkopi bruges til hemmeligt at give en kopi af en e-mail til nogen, uden at modtagerne ved det.
Her er en anden måde at forklare det på. (Dette skulle ligne dit e-mail-program, hvis dit er noget som vores.)
Fra: Det er dig
Til: Den person (eller gruppe af personer), du sender en e-mail til
CC: Det er personer, der vil modtage e-mailen til information.
BCC: Det er personer, der i hemmelighed vil modtage e-mailen.
Konklusion
Vi ved, at CC og BCC kan være forvirrende, men – som vi håber, vi har vist dig – er det ret simple koncepter at forstå, når du først har fået det grundlæggende. Nu hvor du forstår, hvad de er, er det op til dig at bruge dem intelligent. Det betyder ikke at kopiere alle til irrelevante e-mails, men at bruge CC og BCC effektivt for at styrke produktiviteten.