Sehen Sie sich Ihr E-Mail-Programm an und Sie sehen die E-Mail-Adresse „Von“ (das sind Sie!) und die E-Mail-Adresse „An“ (das ist die Person, der Sie eine E-Mail senden). Möglicherweise werden auch CC und BCC angezeigt. Wissen Sie, was sie sind und wie Sie sie verwenden?
Wenn die Antwort „Nein“ lautet, dann ist dieser Leitfaden genau das Richtige für Sie!
Diese beiden Felder in Ihrem E-Mail-Programm (CC und BBC) spielen tatsächlich eine wichtige Rolle in der professionellen E-Mail-Etikette . Sie können Ihnen dabei helfen, Einzelpersonen über den Fortschritt von Projekten auf dem Laufenden zu halten oder heimlich über die Details sensibler Themen zu informieren. Wenn Sie lernen, sie zu nutzen, können Sie besser und intelligenter arbeiten!
Lesen Sie weiter, um ein CC- und BCC-Profi zu werden. Wir beantworten auch eine der ältesten E-Mail-Fragen aller Zeiten: Was ist der Unterschied zwischen CC und BCC?
Was bedeutet CC in einer E-Mail ?
CC steht für „Carbon Copy“. Es ist ein Überbleibsel aus dem vordigitalen Zeitalter, als Menschen Kohlepapier (wie Pauspapier) verwendeten, um Kopien wichtiger Dokumente wie Kreditkartenabrechnungen anzufertigen.
Alles, was Sie auf das Kohlepapier schreiben, wird nach unten übertragen, sodass Sie eine exakte Kopie erhalten.
Was hat das mit E-Mail zu tun?
Schlägt uns. Aber das Prinzip ist grundsätzlich dasselbe.
Wenn Sie jemandem eine E-Mail auf CC setzen, erhält er eine Kopie einer E-Mail, die nicht direkt an ihn adressiert ist.
Es ist wichtig zu wissen, dass der Empfänger der E-Mail jeden sehen kann, der in die E-Mail aufgenommen wurde. Diese Informationen werden überhaupt nicht verborgen.
Warum sollte ich CC in einer E-Mail verwenden?
CC in einer E-Mail hat einen schlechten Ruf erhalten, weil manche Leute (wir nennen keine Namen!) gerne groß und mächtig aussehen, indem sie jeden in E-Mails kopieren, die für sie nicht relevant sind. Sei nicht diese Person.
Verwenden Sie CC stattdessen intelligent in einer E-Mail. CC wird verwendet, um jemandem Informationen über eine Nachricht bereitzustellen, an der er interessiert ist, auf die er jedoch nicht reagieren muss.
Bei CC geht es um die Bereitstellung von Informationen, nicht um Maßnahmen.
Anhand einiger Beispiele lässt sich dies einfacher erklären:
- Sie können Ihren Teamleiter auf CC setzen, wenn Sie Ihren Direktor um Urlaub bitten.
- Sie können Ihren Chef auf CC setzen, wenn Sie einem wichtigen Kunden eine E-Mail senden.
- Sie können einen Freund auf CC setzen, wenn Sie ihm einen neuen Kontakt vorstellen.
- Sie können einen Kollegen bei einem wichtigen Gespräch per CC kontaktieren, bevor Sie in den Urlaub fahren.
- Sie können ein ganzes Projektteam auf CC setzen, wenn Sie eine Anweisung an eine Person senden.
Dies sind nur einige der Gründe, warum Sie jemanden auf CC setzen möchten. Bevor Sie ihre E-Mail-Adresse zum CC-Feld hinzufügen, fragen Sie sich:
- Ist das relevant?
- Werden sie interessiert sein?
- Stelle ich dies zur Information zur Verfügung oder fordere ich sie zum Handeln auf?
- Möchte ich, dass der Empfänger der E-Mail weiß, dass ich dies an die Person gesendet habe?
Wenn die Antwort auf alle vier dieser Punkte „Ja“ lautet, dann haben Sie sich gerade entschieden, sie in einer E-Mail auf CC zu setzen.
Wie setze ich jemanden in einer E-Mail auf CC?
Um jemandem eine E-Mail zu senden, gehen Sie wie folgt vor:
- Öffnen Sie Ihr E-Mail-Programm und wählen Sie im Feld „An“ einen Empfänger aus.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „CC“, um das Feld aufzurufen.
- Fügen Sie die E-Mail-Adresse (oder Adressen) zum CC-Feld hinzu.
- Schreiben Sie Ihre E-Mail und senden Sie sie ab.
Es ist wirklich so einfach, jemandem per E-Mail eine CC zu senden. Aber bevor Sie das tun, werfen Sie einen Blick auf die Grundlagen und lesen Sie unsere Expertentipps, um mehr über die CC-E-Mail-Etikette zu erfahren.
CC-E-Mail-Grundlagen
Bevor wir fortfahren, hier eine Erinnerung an einige CC-E-Mail-Grundlagen:
- CC steht für Carbon Copy.
- Um jemanden in einer E-Mail auf CC zu setzen, muss es einen Absender und einen Empfänger geben.
- Sie können so viele Personen auf CC setzen, wie Sie möchten.
- Der Empfänger kann alle Personen sehen, die Sie in einer E-Mail auf CC gesetzt haben.
- Wenn der Empfänger antwortet, kann er wählen, ob er diejenigen kopieren möchte, die CCd erhalten haben oder nicht. Dies geschieht nicht automatisch.
Vor- und Nachteile der Verwendung von CC in E-Mails
CC hat in der Wirtschaft einen schlechten Ruf, weil die Leute es gedankenlos verwenden. Das Ergebnis sind verstopfte E-Mail-Postfächer mit unnötigen und irrelevanten Nachrichten. Hier sind die Vor- und Nachteile der Verwendung von CC in einer E-Mail.
- Senden Sie CC an jemanden, wenn die Informationen relevant sind. Setzen Sie kein CC, wenn Sie jemanden zum Handeln auffordern.
- Gehen Sie sparsam mit CC um. Setzen Sie nicht einfach alle auf CC (es wird ihnen nicht gefallen).
- Verwenden Sie CC, wenn Sie möchten, dass die Person sieht, wem Sie eine Nachricht gesendet haben. Verwenden Sie kein CC, wenn Sie sie heimlich einbinden möchten.
- Setzen Sie Ihren Chef und Ihre Kollegen auf CC. Beziehen Sie keine Direktoren oder leitenden Manager ein, es sei denn, Sie meinen es ernst.
- Überprüfen Sie, ob Sie CC und nicht BCC verwendet haben. Senden Sie keine E-Mails, ohne zu prüfen, an wen Sie sie senden und warum.
Was bedeutet BCC in E-Mails?
Wie sind Ihre detektivischen Fähigkeiten? Wenn Sie bis hierher gelesen haben, werden Sie vermuten, dass CC für Carbon Copy steht, aber was ist mit dem B?
BCC steht für „Blind Carbon Copy“ und das Prinzip ist genau das gleiche wie CC, nur dass der Empfänger nicht sehen kann, wen Sie in die E-Mail kopiert haben.
Wenn Sie jemanden in einer E-Mail mit einem BCC versehen, erhält der Empfänger die Nachricht (wie üblich), wobei eine Kopie heimlich an jeden gesendet wird, dem Sie ein BCC zugewiesen haben.
Die Person, die die E-Mail erhalten hat, weiß nicht, dass sie per BCC an eine andere Person gesendet wurde. Es gibt keine Anzeichen oder Signale dafür, dass dies der Fall ist. Es ist zu 100 % geheim.
Da die Person, die die E-Mail erhält, nicht weiß, dass jemand einen BCC erhalten hat, kann sie sich nicht dafür entscheiden, die Person in eine Antwort aufzunehmen.
Warum sollte ich BCC in einer E-Mail verwenden?
BCC wird verwendet, um E-Mails mit jemandem zu teilen, von dem Sie eine Kopie erhalten möchten, ohne dass die andere Person davon erfährt. BCC ist ein heikles Thema, da Sie im Geheimen handeln, aber es gibt einige Gründe, warum es in der Berufswelt verwendet wird:
- Sie können Ihrem Chef einen BCC senden, wenn Sie einem problematischen Kunden eine E-Mail senden.
- Sie können einem Kollegen einen BCC geben, wenn Sie sich bei einem Vorgesetzten beschweren.
- Sie können eine Person mit einem BCC versehen, wenn Sie sich in ihrem Namen beschweren.
- Sie können ein anderes Ihrer E-Mail-Konten mit einem BCC versehen, wenn Sie ein Problem am Arbeitsplatz bearbeiten.
- Sie können ein anderes Konto mit einem BCC versehen, wenn Sie eine Kopie Ihrer Korrespondenz behalten möchten.
Wie kann ich jemandem in einer E-Mail einen BCC senden?
Der Prozess der Verwendung von BCC ist der gleiche wie bei CC. Wie man BCC macht, erklären wir noch einmal in einer E-Mail:
- Öffnen Sie Ihr E-Mail-Programm und wählen Sie im Feld „An“ einen Empfänger aus.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche „BCC“, um das Feld aufzurufen.
- Fügen Sie die E-Mail-Adresse (oder Adressen) zum BCC-Feld hinzu.
- Schreiben Sie Ihre E-Mail und senden Sie sie ab.
Grundlagen der BCC-E-Mail
- BCC steht für „Blind Carbon Copy“.
- Wenn Sie jemandem ein BCC senden, erhält dieser eine exakte Kopie der E-Mails.
- Der Empfänger der E-Mail weiß nicht, ob jemand per BCC in eine E-Mail gelangt ist.
- Wenn der Empfänger antwortet, wird die Antwort nicht an die Person gesendet, der ein BCC zugewiesen wurde.
- BCC kann als hinterhältig angesehen werden, ist es aber nicht! Bei richtiger Anwendung kann es dazu beitragen, Ihren Ruf zu schützen.
Vor- und Nachteile der Verwendung von BCC in E-Mails
Sie sind sich immer noch nicht sicher, wie Sie BCC in einer E-Mail verwenden sollen? Hier sind einige Tipps und Tricks zur Verwendung von BCC in E-Mails:
- Machen Sie BCC, wenn Sie Ihre Nachricht heimlich teilen möchten. Verwenden Sie BCC nicht, wenn Sie möchten, dass der Empfänger antwortet.
- Verwenden Sie BCC, wenn Sie Ihre E-Mails aufzeichnen möchten. Verwenden Sie BCC nicht, wenn Sie dadurch in Schwierigkeiten geraten oder gegen die Regeln verstoßen (z. B. wenn Sie vertrauliche E-Mails außerhalb des Netzwerks Ihres Arbeitgebers weitergeben).
- Überprüfen Sie die Nachrichten vor dem Senden und stellen Sie sicher, dass Sie BCC korrekt verwenden. Senden Sie keine Nachrichten, ohne sie jedes Mal zu überprüfen!
- Seien Sie vorsichtig, wenn Sie Ihren Freunden BCCs senden. Brechen Sie keine Regeln!
Was ist der Unterschied zwischen CC und BCC in einer E-Mail?
Die uralte E-Mail-Frage: Was ist der Unterschied zwischen CC und BCC? Kannst du es schon beantworten? Wenn nicht, sind hier die Unterschiede aufgeführt:
- Mithilfe einer Durchschlagskopie wird eine Kopie einer E-Mail an jemanden weitergegeben, sodass der Empfänger sehen kann, dass er sie erhalten hat. Es dient der Information, nicht der Aktion.
- Blindkopien werden verwendet, um heimlich eine Kopie einer E-Mail an jemanden weiterzugeben, ohne dass der Empfänger es weiß.
Hier ist eine andere Möglichkeit, es zu erklären. (Dies sollte wie Ihr E-Mail-Programm aussehen, wenn Ihr Programm unserem ähnelt.)
Von: Das bist du
An: Die Person (oder Personengruppe), an die Sie eine E-Mail senden
CC: Dies sind Personen, die die E-Mail zur Information erhalten.
BCC: Das sind Leute, die die E-Mail heimlich erhalten.
Abschluss
Wir wissen, dass CC und BCC verwirrend sein können, aber – wie wir Ihnen hoffentlich gezeigt haben – sind es ziemlich einfache Konzepte, die man verstehen kann, wenn man erst einmal die Grundlagen beherrscht. Nachdem Sie nun verstanden haben, was sie sind, liegt es an Ihnen, sie intelligent zu nutzen. Das bedeutet, nicht alle in irrelevante E-Mails zu kopieren, sondern CC und BCC effektiv zu nutzen, um die Produktivität zu steigern.