Lihatlah program email Anda, dan Anda akan melihat alamat email "Dari" (yaitu Anda!) dan alamat email "Kepada" (yaitu orang yang Anda kirimi email). Anda juga mungkin melihat CC dan BCC. Tahukah Anda apa itu dan bagaimana Anda menggunakannya?
Jika jawabannya tidak, maka panduan ini cocok untuk Anda!
Kedua kotak dalam program email Anda (CC dan BBC) sebenarnya memainkan peran penting dalam etiket email profesional . Mereka dapat membantu Anda memberikan informasi terkini kepada individu tentang kemajuan proyek atau secara diam-diam mendapat informasi tentang rincian subjek sensitif. Belajar menggunakannya akan membantu Anda bekerja lebih baik dan bekerja lebih cerdas!
Baca terus untuk menjadi profesional CC dan BCC. Kami juga menjawab salah satu pertanyaan email tertua sepanjang masa: Apa perbedaan antara CC dan BCC?
Jadi, apa arti CC dalam email ?
CC adalah singkatan dari "salinan karbon". Ini adalah peninggalan dari era pra-digital ketika orang menggunakan kertas karbon (seperti kertas kalkir) untuk mengambil salinan dokumen penting, seperti slip kartu kredit.
Apa pun yang Anda tulis di atas kertas karbon ditransfer ke bawah, memberi Anda salinan persisnya.
Apa hubungannya ini dengan email?
Mengalahkan kita. Namun prinsipnya pada dasarnya sama.
Saat Anda memasukkan seseorang ke dalam email, mereka menerima salinan email yang tidak ditujukan langsung kepada mereka.
Satu hal penting untuk diketahui adalah penerima email dapat melihat siapa saja dan semua orang yang telah di-CCD di dalamnya. Informasi ini tidak disembunyikan sama sekali.
Mengapa saya menggunakan CC dalam email?
CC dalam email mendapat nama buruk karena beberapa orang (kami tidak menyebutkan nama!) Ingin membuat diri mereka terlihat besar dan berkuasa dengan menyalin semua orang ke email yang tidak relevan bagi mereka. Jangan menjadi orang ini.
Sebaliknya, gunakan CC dalam email dengan cerdas. CC digunakan untuk memberikan informasi kepada seseorang tentang pesan yang mereka minati, namun mereka tidak harus menindaklanjutinya.
CC adalah tentang memberikan informasi, bukan tindakan.
Lebih mudah untuk menjelaskan hal ini dengan beberapa contoh:
- Anda dapat CC pemimpin tim Anda ketika meminta cuti dari direktur Anda.
- Anda dapat CC atasan Anda saat mengirim email ke klien penting.
- Anda dapat CC teman ketika memperkenalkan mereka ke kontak baru.
- Anda dapat CC rekan kerja pada percakapan penting sebelum pergi berlibur.
- Anda dapat CC seluruh tim proyek saat mengirimkan instruksi ke satu orang.
Ini hanyalah beberapa alasan mengapa Anda mungkin ingin CC seseorang. Sebelum menambahkan alamat email mereka ke kotak CC, tanyakan pada diri Anda:
- Apakah ini relevan?
- Apakah mereka akan tertarik?
- Apakah saya memberikan ini sebagai informasi atau meminta mereka bertindak?
- Apakah saya ingin penerima email mengetahui bahwa saya telah mengirimkan ini kepada orang tersebut?
Jika jawaban keempat poin ini adalah ya, maka Anda baru saja memutuskan untuk mengirimkannya melalui email.
Bagaimana cara CC seseorang di email?
Untuk CC seseorang di email, ikuti proses ini:
- Buka program email Anda dan pilih penerima di kotak "Kepada".
- Klik tombol CC untuk membuka kotak.
- Tambahkan alamat email (atau alamat) ke kotak CC.
- Tulis email Anda dan kirimkan.
Sesederhana itu untuk CC seseorang di email. Namun sebelum Anda melakukannya, tinjau dasar-dasarnya dan lihat tips ahli kami untuk mempelajari etiket email CC.
Dasar-dasar email CC
Sebelum melangkah lebih jauh, berikut adalah pengingat tentang beberapa dasar email CC:
- CC adalah singkatan dari salinan karbon.
- Untuk CC seseorang di email, harus ada pengirim dan penerima.
- Anda dapat CC orang sebanyak yang Anda inginkan.
- Penerima dapat melihat siapa pun yang CCD-nya Anda miliki di email.
- Jika penerima membalas, mereka dapat memilih untuk menyalin di yang sudah CCd atau tidak. Hal ini tidak terjadi secara otomatis.
Anjuran dan larangan menggunakan CC dalam email
CC memiliki nama buruk dalam bisnis karena orang-orang menggunakannya tanpa berpikir panjang. Hasilnya adalah kotak masuk email tersumbat dengan pesan-pesan yang tidak perlu dan tidak relevan. Berikut adalah anjuran dan larangan penggunaan CC dalam email.
- Lakukan CC seseorang jika informasinya relevan. Jangan CC jika Anda meminta seseorang untuk bertindak.
- Gunakan CC dengan hemat. Jangan hanya CC semua orang (mereka tidak akan menyukainya).
- Gunakan CC jika Anda senang orang tersebut melihat siapa yang Anda kirimi pesan. Jangan gunakan CC jika Anda ingin memasukkannya secara diam-diam.
- Lakukan CC pada atasan dan kolega Anda. Jangan sertakan direktur atau manajer senior kecuali Anda serius.
- Periksa apakah Anda telah menggunakan CC, bukan BCC. Jangan mengirim email tanpa memeriksa kepada siapa Anda mengirimnya dan alasannya.
Jadi, apa arti BCC dalam email?
Bagaimana keterampilan detektif Anda? Jika Anda sudah membaca sejauh ini, Anda akan menebak bahwa CC adalah singkatan dari carbon copy, tapi bagaimana dengan B?
BCC adalah singkatan dari "Blind Carbon Copy", dan prinsipnya sama persis dengan CC, hanya saja penerima tidak dapat melihat siapa yang Anda salin ke dalam email.
Saat Anda melakukan BCC pada seseorang ke dalam email, penerima menerima pesan tersebut (seperti biasa), dengan salinannya dikirimkan secara diam-diam kepada siapa pun yang Anda BCC.
Orang yang menerima email tersebut tidak menyadari bahwa email tersebut telah di-BCCd ke orang lain. Tidak ada tanda-tanda atau sinyal bahwa hal ini terjadi. Ini 100% rahasia.
Karena orang yang menerima email tidak mengetahui seseorang telah menjadi BCCd, mereka tidak dapat memilih untuk menyertakan orang tersebut dalam balasan apa pun.
Mengapa saya menggunakan BCC dalam email?
BCC digunakan untuk berbagi email dengan seseorang yang ingin Anda salin tanpa orang lain mengetahuinya. BCC adalah subjek sensitif karena Anda bertindak secara diam-diam, namun ada beberapa alasan mengapa ini digunakan dalam dunia profesional:
- Anda dapat melakukan BCC kepada atasan Anda saat mengirim email ke klien bermasalah.
- Anda dapat melakukan BCC kepada rekan kerja saat menyampaikan keluhan kepada manajer.
- Anda dapat melakukan BCC pada seseorang saat menyampaikan keluhan atas nama orang tersebut.
- Anda dapat melakukan BCC pada akun email Anda yang lain ketika menghadapi masalah di tempat kerja.
- Anda dapat BCC akun lain jika Anda ingin menyimpan salinan korespondensi Anda.
Bagaimana cara saya BCC seseorang di email?
Proses penggunaan BCC sama dengan CC. Akan kami jelaskan lagi cara BCC di email:
- Buka program email Anda dan pilih penerima di kotak "Kepada".
- Klik tombol BCC untuk memunculkan kotak.
- Tambahkan alamat email (atau alamat) ke kotak BCC.
- Tulis email Anda dan kirimkan.
Dasar-dasar email BCC
- BCC adalah singkatan dari "Blind carbon copy".
- Saat Anda BCC seseorang, mereka menerima salinan persis email tersebut.
- Penerima email tidak mengetahui apakah ada orang yang telah memasukkan BCCd ke dalam email.
- Jika penerima membalas, balasan tidak akan dikirim ke orang yang telah BCCd.
- BCC bisa dianggap licik, tapi sebenarnya tidak! Jika digunakan dengan benar, ini dapat membantu melindungi reputasi Anda.
Anjuran dan larangan menggunakan BCC dalam email
Masih bingung cara menggunakan BCC di email? Berikut adalah beberapa hal yang boleh dan tidak boleh dilakukan tentang penggunaan BCC dalam email:
- Lakukan BCC jika Anda ingin membagikan pesan Anda secara diam-diam. Jangan gunakan BCC jika Anda ingin penerima membalas.
- Gunakan BCC jika Anda ingin menyimpan catatan email Anda. Jangan gunakan BCC jika hal tersebut akan membuat Anda mendapat masalah atau melanggar peraturan (seperti berbagi email rahasia di luar jaringan perusahaan Anda).
- Periksa pesan sebelum mengirim dan pastikan Anda menggunakan BCC dengan benar. Jangan mengirim pesan tanpa memeriksanya setiap saat!
- Berhati-hatilah saat melakukan BCC pada teman Anda. Jangan melanggar aturan apa pun!
Apa perbedaan CC dan BCC dalam email?
Pertanyaan email kuno, apa perbedaan antara CC dan BCC? Apakah kamu sudah bisa menjawabnya? Jika belum, berikut perbedaannya:
- Salinan karbon digunakan untuk membagikan salinan email dengan seseorang, dan penerima dapat melihat bahwa mereka telah menerimanya. Ini untuk informasi, bukan tindakan.
- Salinan karbon buta digunakan untuk secara diam-diam memberikan salinan email kepada seseorang tanpa sepengetahuan penerimanya.
Inilah cara lain untuk menjelaskannya. (Ini akan terlihat seperti program email Anda jika program email Anda mirip dengan program kami.)
Dari: Ini kamu
Kepada: Orang (atau sekelompok orang) yang Anda kirimi email
CC: Ini adalah orang-orang yang akan menerima email untuk mendapatkan informasi.
BCC: Ini adalah orang-orang yang diam-diam akan menerima email.
Kesimpulan
Kami tahu bahwa CC dan BCC dapat membingungkan, namun – seperti yang kami harap telah kami tunjukkan kepada Anda – keduanya adalah konsep yang cukup sederhana untuk dipahami setelah Anda memahami dasar-dasarnya. Sekarang setelah Anda memahami apa itu, terserah Anda untuk menggunakannya dengan cerdas. Itu berarti tidak menyalin semua orang ke email yang tidak relevan tetapi menggunakan CC dan BCC secara efektif untuk meningkatkan produktivitas.