BrowserGPT

BrowserGPT

Jelajahi asisten ChatGPT paling canggih dan lengkap untuk web.

Periksa BrowserGPT
Periksa Ekstensi Chrome HIX.AI
Produktifitas
Google Doc

Ketik // untuk menikmati bantuan AI kami saat Anda menulis di Google Dokumen.

Gmail

Ketik // buat email yang menarik dan balasan yang dipersonalisasi.

Bilah samping

Jelajahi alternatif sidebar Bing yang lebih canggih untuk Chrome.

Mesin pencari

Temukan tanggapan komprehensif HIX.AI di antara hasil pencarian biasa.

Bilah Pencarian Cepat

Pilih teks apa pun secara online untuk diterjemahkan, ditulis ulang, diringkas, dll.

Media sosial
Twitter

Ketik // untuk membuat postingan Twitter yang ringkas namun kuat yang sedang tren.

Instagram

Ketik // untuk membuat teks yang menarik untuk postingan Instagram Anda.

Facebook

Ketik // untuk membuat draf postingan Facebook interaktif yang melibatkan komunitas Anda.

Quora

Ketik // untuk memberikan jawaban yang berharga dan mendapat suara positif di Quora.

Reddit

Ketik // untuk membuat postingan Reddit yang sesuai dengan komunitas tertentu.

YouTube

Ringkas video YouTube yang panjang dengan satu klik.

Peralatan
Rumah > Email > Cara Menulis Email Undangan (5 Template)

Cara Menulis Email Undangan (5 Template)

Mengorganisir pertemuan, wawancara, atau pesta, maka Anda harus belajar cara menulis undangan. Kita semua menyukai undangan yang bagus, itu bisa membuat kita merasa bersemangat dan terlibat. Bagaimana kabar undanganmu?

Jika membosankan, membosankan, dan mendasar, kami akan membantu. Kami dapat memastikan bahwa rapat, panggilan Zoom, webinar, dan acara Anda akan dipenuhi oleh banyak orang. Keahliannya adalah membuat email undangan Anda jelas dan menarik serta menangkap segala sesuatu tentang acara Anda.

Bagaimana Anda bisa belajar? Tentu saja dengan bantuan kami! Dalam panduan tentang cara menulis email undangan ini, kami bekerja sama dengan Anda untuk membuat email undangan yang lebih baik dan membantu Anda mendapatkan kehadiran 100%!

Kami akan menunjukkan kepada Anda 5 sampel yang dapat Anda gunakan, meliputi:

  • Email undangan rapat
  • Email undangan acara
  • Email undangan webinar
  • Perbesar email undangan
  • Email undangan pembicara

Anda diundang untuk terus membaca – dan kami harap Anda akan membacanya.

Apa itu email undangan?

Email undangan bertujuan agar seseorang (atau sekelompok orang) menghadiri sesuatu. Dalam kehidupan profesional kami, kami akan mengirimkan email undangan ke rapat, acara, webinar, dan konferensi. Email undangan juga dapat digunakan untuk mengundang individu dan organisasi untuk berpartisipasi dalam kegiatan (berbicara di sebuah acara atau pameran di konferensi).

Email undangan adalah korespondensi formal dan mengikuti struktur dan etiket email formal.

Kedengarannya sulit, namun hal ini membuat penulisan email undangan jauh lebih mudah, karena lebih sedikit kesalahan yang bisa terjadi!

Email undangan harus menyertakan beberapa informasi penting:

  • Nama acara
  • Tanggal Waktu
  • Lokasi
  • Tujuan
  • Hasil
  • CTA

Pada artikel ini, kami menguraikan format email undangan. Tapi pertama-tama, mari kita mulai dengan 5 contoh email undangan.

5 templat undangan untuk email

Di bagian ini, kami telah membuat pilihan templat undangan untuk email, yang sempurna untuk beberapa situasi sehari-hari yang mungkin Anda temui di tempat kerja. Anda dapat memotong dan menempelkan sampel ini jika Anda mau. Namun, kami menyarankan untuk menggunakannya sebagai dasar untuk membuat email pribadi Anda.

Email undangan rapat

Undangan rapat mungkin merupakan jenis email undangan paling umum yang akan Anda kirimkan. Jika Anda seperti kami, Anda selalu menghadiri rapat – jadi memiliki template yang efektif dapat menghemat banyak waktu. Berikut contoh email undangan rapat.

Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,

Saya harap email ini sampai pada Anda dengan baik. Saya mengulurkan tangan untuk mengusulkan pertemuan di mana kita bisa bertukar wawasan yang berharga.

Saya akan menghargai pertimbangan Anda dan menantikan tanggapan yang baik.

Salam,
[ Nama Anda ]

Pelajari juga tentang cara menulis email yang meminta pertemuan di sini .

Email undangan acara

Email wawancara acara digunakan untuk mengukur minat dan mendorong pendaftaran. Untuk melakukan itu, mereka dikemas dengan penuh detail dan ditulis dengan cara yang menarik dan mengasyikkan. Anda pasti ingin membuat orang tersebut antusias terhadap acara Anda agar mereka mendaftar.

Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,

Saya dengan senang hati mengundang Anda ke acara kami yang akan datang, [ Nama Acara ] , pada [ Tanggal Acara ] . Acara ini menjanjikan kesempatan luar biasa untuk terhubung dengan para profesional industri dan mendapatkan wawasan berharga.

Acara ini akan menampilkan pembicara ternama, lokakarya interaktif, dan sesi networking yang akan memberi Anda pengetahuan berharga dan kesempatan untuk memperluas jaringan profesional Anda.

Rincian lebih lanjut dan jadwal acara telah kami lampirkan untuk referensi Anda. Kami dengan hormat meminta Anda untuk mengonfirmasi kehadiran Anda paling lambat [ Tanggal RSVP ] sehingga kami dapat membuat pengaturan yang diperlukan.

Kami menantikan kehadiran dan partisipasi Anda untuk mensukseskan acara ini!

Salam,
[ Nama Anda ]

Email undangan webinar

Undangan webinar mirip dengan contoh undangan email tradisional di atas. Perbedaannya adalah Anda harus memberikan semua detail login dan informasi pribadi untuk setiap pembaca. Lihat sampel kami untuk melihat cara kerjanya.

Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,

Saya harap email ini sampai pada Anda dengan baik. Kami dengan senang hati mengundang Anda ke webinar kami yang akan datang tentang [ Topik Webinar ] .

Tanggal: [ Tanggal Webinar ]

Waktu: [ Waktu Webinar ]

Durasi: [ Durasi Webinar ]

[ Sertakan instruksi khusus atau detail login khusus untuk platform webinar, seperti tautan untuk bergabung atau kredensial login. ]

Kami percaya bahwa webinar ini akan memberikan wawasan dan peluang berharga untuk [ manfaat atau hasil tertentu ] . Kami sangat mendorong kehadiran dan partisipasi aktif Anda.

Jika Anda memiliki pertanyaan atau memerlukan informasi lebih lanjut, jangan ragu untuk menghubungi kami.

Terima kasih atas perhatian Anda, dan kami menantikan Anda bergabung dengan kami di webinar.

Salam,
[ Nama Anda ]

Perbesar email undangan

Sejak pandemi ini, Zoom (dan Teams) telah menguasai dunia dan menjadi cara paling populer bagi orang-orang untuk bertemu. Contoh undangan Zoom ini sesuai dengan formatnya dan mencakup semua detail dan info.

Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,

Saya harap email ini sampai pada Anda dengan baik. Saya menulis untuk mengkonfirmasi penjadwalan pertemuan kami yang akan datang.

Tolong beri tahu saya jika jadwal yang diusulkan cocok untuk Anda.

Terima kasih atas perhatian Anda.

Salam,
[ Nama Anda ]

Email undangan pembicara

Jika Anda mengatur sebuah acara, contoh email undangan pembicara ini cocok untuk Anda! Anda harus memberikan rincian tentang acara Anda, apa yang Anda ingin pembicara diskusikan, dan mengapa mereka adalah orang terbaik. Lihat bagaimana kami mencapainya dalam contoh ini.

Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,

Saya harap email ini sampai pada Anda dengan baik. Saya mengadakan acara pada [ Tanggal Acara ] di [ Tempat Acara ] . Acara ini bertujuan untuk membahas [ Topik Acara ] .

Kami merasa terhormat jika Anda menjadi pembicara pada acara tersebut. Pengetahuan dan pengalaman Anda yang luas dalam [ Keahlian Pembicara ] menjadikan Anda kandidat yang tepat untuk memberikan pencerahan kepada audiens kami.

Durasi pidato diperkirakan sekitar [ Durasi Pidato ] menit, diikuti dengan sesi tanya jawab singkat. Kami akan sangat menghargai jika Anda dapat fokus pada [ Topik Khusus untuk Didiskusikan ] selama presentasi Anda.

Wawasan dan keahlian Anda yang berharga akan memberikan kontribusi besar bagi keberhasilan acara kami dan meningkatkan pengetahuan semua peserta.

Terima kasih telah mempertimbangkan undangan kami. Kami menantikan tanggapan Anda segera mengenai ketersediaan dan kesediaan Anda untuk berpartisipasi sebagai pembicara.

Salam,
[ Nama Anda ]

Cara menulis email undangan

Jadi, Anda telah meninjau templat undangan kami untuk email namun masih bertanya-tanya bagaimana cara menulisnya. Mari kami tunjukkan...

Kita semua menerima email undangan yang membosankan dengan tanggal dan waktu. Apakah Anda ingin hadir? 100% tidak. Mengapa? Karena undangan tersebut tidak menjelaskan nilainya. Itu tidak menarik perhatian Anda, itu menuntut kehadiran Anda dan tidak ada yang menginginkannya.

Email undangan adalah korespondensi formal yang mengikuti format email standar . Kita dapat membaginya menjadi tiga bagian:

  1. Baris subjek email undangan
  2. Salinan tubuh
  3. Sign-off / Langkah selanjutnya

Di bagian berikut, kami menjelaskan apa yang ada di setiap bagian dan cara membuatnya. Pada akhirnya, Anda dapat membuat email undangan Anda sendiri.

Baris subjek email undangan

Begitu email Anda masuk ke kotak masuk seseorang, mereka pasti ingin tahu isinya – jadi beri tahu mereka dengan baris subjek yang jelas. Begitu banyak baris subjek yang membosankan, tapi ini bisnis jadi jangan mencoba untuk terlalu menonjol. Benar sekali, lakukan dasar-dasarnya, dapatkan perhatian mereka, dan dorong mereka untuk membuka email. Hanya itu yang harus dilakukan oleh baris subjek yang baik.

Berikut adalah beberapa baris subjek pertemuan luar biasa yang dengan senang hati kami terima (mungkin).

  • Undangan rapat (masukkan detail)
  • Anda diundang ke (masukkan detailnya)
  • Undangan webinar ((masukkan detail)
  • Apakah Anda bersedia untuk (masukkan rincian)
  • Undangan acara ((masukkan detail)
  • Apakah Anda tersedia pada (masukkan tanggal)?
  • Ketersediaan buku harian: Permintaan pertemuan

Di baris subjek email undangan Anda, rangkum inti pesan Anda secepat dan sesederhana mungkin. Jangan buang waktu atau email Anda akan diabaikan.

Salinan isi email undangan

Body copy pesan Anda adalah tempat Anda menarik perhatian mereka dan melibatkan mereka secara langsung. Mulailah dengan sapaan yang dipersonalisasi ("Hai" dan nama orang tersebut). Jika Anda menulis surat kepada sekelompok besar orang, Anda dapat melibatkan mereka secara individu (yang dapat memakan banyak waktu) atau mengucapkan “Hai rekan kerja”. Kami lebih memilih opsi kedua (lebih mudah).

Hubungi mereka segera dengan tujuan email tersebut.

"Saya ingin mengundang Anda ke suatu acara. Nama acara tersebut (masukkan nama) dan akan diadakan pada (masukkan tanggal, waktu, dan lokasi)."

Ini undangan, jadi tidak perlu terlalu detail.

"Acara ini merupakan kesempatan menarik bagi kami untuk mengetahui (tentang apa acara tersebut). Saya telah melampirkan beberapa informasi di bawah dan memberikan tautan ke situs web acara untuk Anda tinjau."

Anda telah menarik perhatian mereka dan menjelaskan acaranya. Sekarang saatnya untuk menghubungkan mereka...

Penandatanganan email undangan/langkah selanjutnya

Email undangan Anda harus diakhiri dengan CTA yang kuat. Di sinilah Anda menangkap mereka dan tidak memberi mereka kesempatan untuk mengatakan tidak!

"Bisakah Anda memberi tahu saya jika Anda ingin menghadiri (nama acara)? Jika Anda membalas sebelum (masukkan tanggal), saya dapat memberi Anda tempat."

Anda telah memikat mereka! Itu selalu merupakan ide bagus untuk menawarkan diri untuk menjawab pertanyaan apa pun atau memberikan informasi tambahan.

"Jika Anda memiliki pertanyaan tentang acara tersebut, termasuk apakah Anda ingin berbicara atau tampil bersama kami, silakan hubungi saya di (masukkan detailnya)."

Hampir selesai. Sekarang, tambahkan tanda tangan yang sopan ("Terima kasih banyak", "Salam", dll.) dan nama Anda, rincian kontak, dan tanda tangan.

Anda sekarang siap mengirim! Sebelum Anda melakukannya, lihat daftar periksa kami untuk menulis email undangan yang lebih baik.

Kiat pro untuk menulis email undangan

Kami telah menguraikan dasar-dasar menulis email undangan bisnis yang baik, namun kami tahu Anda menginginkan lebih. Apakah Anda siap untuk melangkah lebih jauh dan membuat email undangan yang akan mengesankan para profesional? Mari kita terus maju dan membuat beberapa kemajuan.

Kami mendapat begitu banyak pesan, mustahil membaca semuanya. Jadi pastikan untuk mempersonalisasi setiap undangan: Selalu sapa orang tersebut dengan nama depannya untuk membuat email terasa pribadi, tidak kering dan terputus.

Anda telah memikat mereka, sekarang tangkap mereka dengan perkenalan yang menarik. Di tempat kerja, kami sering merasa bosan, jadi perdaya kami dengan kata-kata Anda dan pastikan undangan Anda menonjol. Ini tidak berarti bersikap informal atau lucu, namun Anda dapat melibatkan mereka dengan rincian tentang tujuan dan hasil. Buat mereka merasa kehadiran mereka akan dihargai.

Jangan buang waktu mereka untuk mencari, jadi sertakan *SEMUA* informasi acara: Berikan semua informasi acara, termasuk dasar-dasar tanggal, waktu, dan lokasi. Hemat waktu Anda dengan menghubungi admin terlebih dahulu.

Ini mungkin terdengar aneh tapi menggugah emosi: Kita semua menderita FOMO – jadi gunakan kekuatan ini untuk keuntungan Anda! Pikat emosi pembaca dan dorong mereka untuk hadir (atau tunjukkan apa yang akan mereka lewatkan).

Tidak punya waktu atau kekurangan inspirasi email? Gunakan Alat Email AI Alat seperti HIX.AI : Alat seperti HIX.AI dapat membantu Anda membuat email undangan yang lebih kuat, lebih baik, dan lebih efektif. Platform yang didukung AI dapat membuat email undangan profesional dalam hitungan detik, sehingga menghemat waktu Anda untuk berinvestasi dalam acara Anda (rapat, konferensi, atau panggilan telepon).

Ketika email Anda sudah selesai dan dibersihkan, jangan kirimkan tanpa mengoreksi. Kesalahan bisa memalukan dan bahkan merugikan, jadi jangan mengambil risiko. Periksa pesan, minta bantuan rekan kerja, atau gunakan program online.

Sayangnya, masih banyak orang yang mengabaikan undangan Anda, tapi setidaknya Anda telah mencobanya dengan baik!

Kesimpulan

Jika Anda melewatkan sampai akhir, kembalilah ke awal (itu sepadan). Di akhir panduan ahli kami dalam menulis contoh email undangan, mari kita rekap apa yang telah kita pelajari. Email undangan adalah pesan formal dengan format tertentu.

Untuk mendapatkan hasil terbaik dan tanggapan terbanyak, email undangan Anda harus dipersonalisasi, profesional, dan – yang terpenting – mengungkapkan nilai kepada penerimanya. Tarik perhatian mereka dan inspirasi mereka untuk hadir, dan acara, rapat, konferensi, atau webinar Anda akan sukses besar!