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Come utilizzare CC e BCC nelle e-mail

Guarda il tuo programma di posta elettronica e vedrai l'indirizzo email "Da" (sei tu!) e l'indirizzo email "A" (quella è la persona a cui stai inviando l'email). Potresti anche vedere CC e BCC. Sai cosa sono e come utilizzarli?

Se la risposta è no, allora questa guida fa per te!

Queste due caselle nel tuo programma di posta elettronica (CC e BBC) svolgono effettivamente un ruolo importante nell'etichetta professionale della posta elettronica . Possono aiutarti a mantenere le persone aggiornate sullo stato di avanzamento dei progetti o informate segretamente sui dettagli di argomenti sensibili. Imparare a usarli ti aiuterà a lavorare meglio e a lavorare in modo più intelligente!

Continua a leggere per diventare un professionista CC e BCC. Rispondiamo anche a una delle domande email più antiche di tutti i tempi: qual è la differenza tra CC e BCC?

Quindi, cosa significa CC in un'e-mail ?

CC sta per "copia carbone". È una sbornia dell'era pre-digitale, quando le persone usavano la carta carbone (come la carta da lucidi) per fare copie di documenti importanti, come ricevute di carte di credito.

Tutto ciò che scrivi sopra la carta carbone viene trasferito sotto, fornendoti una copia esatta.

Cosa c'entra questo con la posta elettronica?

Ci batte. Ma il principio è fondamentalmente lo stesso.

Quando inserisci qualcuno in CC in un'e-mail, riceve una copia di un'e-mail che non è direttamente indirizzata a lui.

Una cosa importante da sapere è che il destinatario dell'e-mail può vedere chiunque sia stato inserito in CCd. Questa informazione non è affatto nascosta.

Perché dovrei utilizzare CC in un'e-mail?

CC in un'e-mail ha ricevuto una brutta reputazione perché ad alcune persone (non facciamo nomi!) piace apparire grandi e potenti copiando tutti in e-mail che non sono rilevanti per loro. Non essere questa persona.

Utilizza invece CC in un'e-mail in modo intelligente. CC viene utilizzato per fornire informazioni a qualcuno su un messaggio a cui è interessato, ma non è necessario che agisca di conseguenza.

CC si occupa di fornire informazioni, non di azioni.

È più semplice spiegarlo con alcuni esempi:

  • Puoi mettere in copia il tuo caposquadra quando richiedi un congedo al tuo direttore.
  • Puoi mettere in CC il tuo capo quando invii un'e-mail a un cliente importante.
  • Puoi mettere in CC un amico quando gli presenti un nuovo contatto.
  • Puoi mettere in CC un collega in una conversazione importante prima di andare in vacanza.
  • Puoi mettere in CC un intero team di progetto quando invii un'istruzione a una persona.

Questi sono solo alcuni dei motivi per cui potresti voler mandare in CC qualcuno. Prima di aggiungere il loro indirizzo email alla casella CC, chiediti:

  • È rilevante?
  • Saranno interessati?
  • Lo sto fornendo per informazione o sto chiedendo loro di agire?
  • Voglio che il destinatario dell'e-mail sappia che l'ho inviato a quella persona?

Se la risposta a tutti e quattro questi punti è sì, allora hai appena deciso di inserirli in CC tramite e-mail.

Come posso inserire in CC qualcuno in un'e-mail?

Per CC qualcuno su un'e-mail, seguire questa procedura:

  • Apri il tuo programma di posta elettronica e seleziona un destinatario nella casella "A".
  • Fare clic sul pulsante CC per visualizzare la casella.
  • Aggiungi l'indirizzo (o gli indirizzi) email alla casella CC.
  • Scrivi la tua email e inviala.

È davvero semplice inviare CC a qualcuno in un'e-mail. Ma prima di farlo, rivedi le nozioni di base e consulta i consigli degli esperti per conoscere l'etichetta della posta elettronica CC.

Nozioni di base sull'e-mail CC

Prima di andare oltre, ecco un promemoria di alcune nozioni di base sull'e-mail CC:

  • CC sta per copia carbone.
  • Per inviare in CC qualcuno in un'e-mail, devono esserci un mittente e un destinatario.
  • Puoi CC quante persone vuoi.
  • Il destinatario può vedere tutte le persone che hai CCd su un'e-mail.
  • Se il destinatario risponde, può scegliere di copiare coloro che hanno ricevuto il CCd o meno. Ciò non avviene automaticamente.

Cosa fare e cosa non fare quando si usa CC nelle e-mail

CC ha una cattiva reputazione nel mondo degli affari perché la gente lo usa in modo sconsiderato. Il risultato sono caselle di posta elettronica intasate di messaggi non necessari e irrilevanti. Ecco le cose da fare e da non fare quando si utilizza CC in un'e-mail.

  • Fai CC a qualcuno se l'informazione è rilevante. Non fare CC se stai chiedendo a qualcuno di agire.
  • Usa CC con parsimonia. Non limitarti a mettere in CC tutti (non gli piacerà).
  • Usa CC se sei felice che la persona veda a chi hai inviato il messaggio. Non utilizzare CC se desideri includerli segretamente.
  • Fai CC al tuo capo e ai tuoi colleghi. Non includere direttori o dirigenti senior a meno che tu non sia serio.
  • Controlla di aver utilizzato CC, non BCC. Non inviare e-mail senza controllare a chi le stai inviando e perché.

Allora, cosa significa BCC nella posta elettronica?

Come sono le tue abilità da detective? Se hai letto fin qui, indovinerai che CC sta per copia carbone, ma che dire della B?

BCC sta per "Blind Carbon Copy" e il principio è esattamente lo stesso di CC, tranne per il fatto che il destinatario non può vedere chi hai copiato nell'e-mail.

Quando inserisci in BCC qualcuno in un'e-mail, il destinatario riceve il messaggio (come di consueto), con una copia consegnata segretamente a chiunque tu abbia BCC.

La persona che ha ricevuto l'e-mail non è a conoscenza del fatto che è stata inviata in Ccn a qualcun altro. Non ci sono segni o segnali che questo sia il caso. È segreto al 100%.

Poiché la persona che riceve l'e-mail non sa che qualcuno è stato sottoposto a BCCd, non può scegliere di includere quella persona in alcuna risposta.

Perché dovrei utilizzare BCC in un'e-mail?

BCC viene utilizzato per condividere e-mail con qualcuno di cui si desidera averne una copia senza che l'altra persona lo sappia. Il BCC è un argomento delicato poiché agisci in segreto, ma ci sono alcuni motivi per cui viene utilizzato nel mondo professionale:

  • Puoi mandare in Ccn al tuo capo quando invii un'e-mail a un cliente problematico.
  • Puoi BCC un collega quando ti lamenti a un manager.
  • Puoi BCC una persona quando si lamenta per suo conto.
  • Puoi BCC un altro dei tuoi account di posta elettronica quando si affronta un problema sul lavoro.
  • Puoi BCC un altro account se desideri conservare una copia della tua corrispondenza.

Come posso inserire in BCC qualcuno in un'e-mail?

Il processo di utilizzo di BCC è lo stesso di CC. Spiegheremo nuovamente come eseguire il BCC in un'e-mail:

  • Apri il tuo programma di posta elettronica e seleziona un destinatario nella casella "A".
  • Fare clic sul pulsante Ccn per visualizzare la casella.
  • Aggiungi l'indirizzo (o gli indirizzi) email alla casella CCN.
  • Scrivi la tua email e inviala.

Nozioni di base sull'e-mail BCC

  • BCC sta per "Copia carbone nascosta".
  • Quando fai BCC a qualcuno, questi riceve una copia esatta delle e-mail.
  • Il destinatario dell'e-mail non sa se qualcuno è stato inserito in BCC in un'e-mail.
  • Se il destinatario risponde, la risposta non verrà inviata alla persona che è stata sottoposta a BCCd.
  • BCC può essere visto come subdolo, ma non lo è! Se usato correttamente, può aiutare a proteggere la tua reputazione.

Cosa fare e cosa non fare quando si utilizza BCC nelle e-mail

Ancora incerto su come utilizzare BCC in un'e-mail? Ecco alcune cose da fare e da non fare sull'utilizzo di Ccn nelle e-mail:

  • Fai BCC se vuoi condividere segretamente il tuo messaggio. Non utilizzare BCC se desideri che il destinatario risponda.
  • Utilizza BCC se desideri tenere un registro delle tue e-mail. Non utilizzare BCC se ti mette nei guai o infrange le regole (come condividere e-mail riservate al di fuori della rete del tuo datore di lavoro).
  • Controlla i messaggi prima di inviarli e assicurati di utilizzare BCC correttamente. Non inviare messaggi senza controllarli ogni volta!
  • Fai attenzione quando invii BCC ai tuoi amici. Non infrangere nessuna regola!

Qual è la differenza tra CC e BCC in un'e-mail?

L'annosa domanda via email: qual è la differenza tra CC e BCC? Puoi già rispondere? In caso contrario, ecco le differenze spiegate:

  • La copia carbone viene utilizzata per condividere una copia di un'e-mail con qualcuno e il destinatario può vedere di averla ricevuta. È per informazione, non per azione.
  • La copia carbone nascosta viene utilizzata per fornire segretamente una copia di un'e-mail a qualcuno senza che i destinatari lo sappiano.

Ecco un altro modo per spiegarlo. (Dovrebbe assomigliare al tuo programma di posta elettronica se il tuo è simile al nostro.)

Da: Questo sei tu

A: la persona (o il gruppo di persone) a cui stai inviando un'e-mail

CC: Queste sono le persone che riceveranno la mail per informazioni.

BCC: Queste sono le persone che riceveranno segretamente l'e-mail.

Conclusione

Sappiamo che CC e BCC possono creare confusione, ma, come speriamo di averti mostrato, sono concetti piuttosto semplici da comprendere una volta acquisite le nozioni di base. Ora che hai capito cosa sono, sta a te usarli in modo intelligente. Ciò significa non copiare tutti in email irrilevanti ma utilizzare CC e BCC in modo efficace per aumentare la produttività.

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