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承認メールの書き方(9つのテンプレート&サンプル)

あなたのアイデアやコンセプトがどれほど素晴らしいものであっても、承認を得るために上司に提出しなければならないことがよくあります。

上司を説得するには、そのコンセプトの潜在的な利点、コスト、リスクを強調することが不可欠です。

しかし、メールを書いている途中で上司を説得するにはどうすればよいでしょうか?助けがあると言ったらどうしますか?使いやすい承認済みメール テンプレートを使用すると、魅力的なメールを数分で作成できます。典型的な職場のシナリオに対応するように設計された、よく練られたテンプレートを使用すると、専門的かつ丁寧に議論を提示できます。

さらに、付属のガイドでは、説得力のある洗練された承認要求メールを作成するための詳細な洞察を提供します。この記事を読んで、承認リクエストのメールを上手に書く方法を学びましょう。

承認メールとは何ですか?

承認メールは、チーム メンバーまたは従業員がチーム リーダー、上司、または雇用主に送信する正式なメッセージで、彼らが行うまたは実行する一連の行動、活動、または決定についての同意を求めます。

承認要求メールは通常、職場の従業員が会社を代表して会議に出席する、会社のお金を使う、病気休暇を取るなどの許可を上司に求めるために作成します。メールはシンプル、簡潔、読みやすく、理解しやすいものである必要があります。

論争や誤解が生じた場合に参照できるように、このメールのコピーを保管しておくことをお勧めします。一部の業務や業界では、監査やコンプライアンスの目的にも役立つ場合があります。

そのメールを送信する準備はできていますか?開始に役立つ承認メールのテンプレートと例をいくつかご覧ください。

承認依頼メールの例文9選

特定および一般的な現実の状況に合わせたさまざまな承認要求メールの例を用意しています。これらはあなたのアイデアを専門的に伝え、可能な限り最も説得力のある方法で提示するように書かれています。

承認依頼メールのテンプレート

正式な承認リクエストの電子メールは通常、丁寧な言葉で書かれています。電子メール全体を通じてプロフェッショナルな口調を維持することもできます。これらにより、メールを書くのが最も楽しいものではなくなります。しかし、特に自分の直接の管理下にない活動に関係する場合には、いずれにしても必要です。

[受取人の名前]様

ご健勝のことと存じます。 [活動/決定]に対する承認を求めるためにこのメールを送信しています。 [リクエストの簡単な説明または根拠を入力してください] 。

この件に関連する添付の[文書/報告書/情報]をよくお読みください。次に進むにはあなたの承認が必要です。

ご質問がある場合、または追加情報が必要な場合はお知らせください。この件に関して早急にご対応いただければ幸いです。

ご検討をお願いいたします。

よろしくお願いします、
[君の名は]

雇用主テンプレートからの承認を求める

欲しいものを手に入れるためには、もう少し強引になる必要がある場合があります。しかし、やり過ぎないように注意が必要です。このサンプルは、誰も動揺させたり気分を害したりすることなく、説得力のある方法でリクエストを知らせる方法についての洞察を提供します。

[受取人の名前]様

ご健勝のことと存じます。 [特定のリクエスト]についてあなたの承認を求めるためにこのメールを送信しています。慎重に検討した結果、これは[特定の側面に大きな利益または改善をもたらす]と信じています。

しかしながら、この件に関してご懸念やご質問があることも承知しております。ご不明な点がございましたら、喜んで対応させていただきます。また、必要な追加情報も提供させていただきます。情報に基づいた決定を下すために他に何か必要な場合はお知らせください。

ご清聴ありがとうございました。

よろしくお願いします、
[君の名は]

休暇申請承認メールテンプレート

あなたには労働法に従って休暇を取得する権利がありますが、仕事を休むことを選択する前に上司に通知することが重要です。上司に休暇を申請することは、休暇計画や休暇を必要とする活動に対処するためのプロフェッショナルな方法です。これにより、スムーズな移行が保証され、責任感が示されます。このテンプレートを使用すると、計画された休暇を効果的に伝え、スムーズな引き継ぎへの取り組みを強調できます。

[受取人の名前]様

ご健勝のことと存じます。私の今後の休暇についてご承認をお願いしたいと思います。 [理由]により[開始日]から[終了日]まで仕事を休む予定です。

私の不在中のスムーズな移行を確実にするために、事前に通知することが重要であることを理解しています。私はすべての保留中のタスクを確実に完了し、信頼できる同僚に自分の責任を委任します。

休暇の承認プロセスに関して懸念事項や追加の手順が必要な場合はお知らせください。この点についてご指導いただければ幸いです。

ご理解とご協力をお願いいたします。

よろしくお願いします、
[君の名は]

経費請求承認リクエストメールテンプレート

前回の旅行で自己負担額はありましたか?これらの費用を適切に強調し、裏付けとなる文書を一緒に提供できる限り、払い戻しを受けることは問題にはなりません。この経費請求承認リクエストのサンプルは、迅速に支払いを受けるために状況に対処するために必要なロジックとスタイルを示しています。

[受取人の名前]様

ご健勝のことと存じます。最近行った旅行の経費請求の承認を求めたいと思います。

私は旅行中に一定の費用を自己負担し、必要な裏付け書類をすべて添付しました。これらの費用には、交通費、宿泊費、食費が含まれます。

速やかに返金できるよう、費用をご確認いただき、請求の承認をご検討いただけますようお願いいたします。費用に関してご不安な点やご質問がございましたら、お気軽にご相談ください。

この件に関してご配慮いただき、迅速な対応をしていただきありがとうございました。

よろしくお願いします、
[君の名は]

シフト変更承認依頼メールテンプレート

時には、仕事と私生活を適切にやりくりする柔軟性が必要です。勤務スケジュールの変更をリクエストしたり、同僚とシフトを交換したりして、他の活動に時間を割くことができます。ただし、最初にリクエストの承認メールを送信する必要がある場合があります。良い雇用主はあなたの福利厚生にも関心を持っています。シフト変更がある場合は、シフト変更が必要な理由を正直に伝えれば、承認される可能性があります。

[受取人の名前]様

[理由]により[日付]のシフト変更をリクエストするためにメールしています。 [理由を簡単に説明してください] 。このリクエストによりご迷惑をおかけする可能性があることを理解しており、混乱を引き起こす可能性があることをお詫び申し上げます。ただし、 [リクエストには正当な理由を提供してください] 。 [同僚の名前]とシフトを交換することで、両方のスケジュールに効果的に対応できると思います。

この件についてはすでに[同僚の名前]と話し合っており、私たち二人ともこの取り決めをすることに同意しています。 [同僚の名前] [日付/時刻]のシフトを私が担当する代わりに、 [日付/時刻]に私のシフトを引き受けることに快く同意してくれました。

[同僚の名前]に私の責任を引き継ぐ前に、必要なタスクをすべて完了することを保証します。このシフト変更はチーム全体の生産性には影響しません。

ご理解とご検討をよろしくお願いいたします。あなたの前向きな反応を楽しみにしています。

よろしくお願いします、
[君の名は]

雇用ポリシー変更承認リクエストメールテンプレート

あなたは採用担当者ですか?会社の採用方針は時代遅れで、現代の慣行に適合していないと思いますか?承認リクエストメールを使用して変更を提案できます。これらの電子メールは、提案された変更の背後にある理論的根拠を説明しています。レビュー済みのポリシーを添付し、変更を実装するための検討と承認を求めることもできます。

[受取人の名前]様

ご健勝のことと存じます。当社の採用方針の変更に対する承認をお願いするためにこのメールを送信しました。徹底的なレビューを実施した結果、現代の慣行に合わせて修正が必要な領域をいくつか特定しました。

検討していただいたポリシー文書を添付いたしましたので、ご参照ください。提案されている変更の背後にある理論的根拠は、当社の採用手順がより効率的で包括的であり、業界標準に準拠していることを保証することです。

提案された変更をご確認いただき、これらの変更の実装の承認を検討してください。この件に関して皆様のご支援をよろしくお願いいたします。

ご清聴ありがとうございました。

よろしくお願いします、
[君の名は]

承認リクエストメールリマインダーテンプレート

承認リクエストのメールを送信して、返事を待ち望んでいたのに、沈黙を迎えたという経験はありませんか?上司が仕事量に圧倒されてしまい、うっかりメールが漏れてしまうということは珍しくありません。元気づける;すべての希望は失われません!穏やかなリマインダーを送信することで、最初の承認リクエストに対処するよう促すことができます。

[受取人の名前]様

ご健勝のことと存じます。 [日付]に送信した承認リクエストのメールを思い出していただくためにこの手紙を書いています。他の仕事や責任でお忙しいとは思いますが、私のお願いが見逃されないようにしたいと思いました。

お時間をいただき、私の最初のメールをご確認いただき、できるだけ早くご返信いただければ幸いです。 [承認理由]にはあなたの承認が不可欠ですので、速やかなご返答をお待ちしております。

ご清聴ありがとうございました。

よろしくお願いします、
[君の名は]

調達依頼メールテンプレート

新しい事務用品、工具、機器を購入するなどの単純な行動だけで、イライラを解消し、生産性を向上させることができます。でもそれには上司の承認が必要ですよね?この説得力のあるメール テンプレートを使用すると、ニーズを明確に説明し、購入時のメリットを強調できます。これにより、承認される可能性が高まります。

[監督者の名前]様

ご健勝のことと存じます。新しい事務用品、工具、備品の調達について、ご承認をお願いいたします。これらの購入は、生産性の向上と、古いリソースや不十分なリソースによって引き起こされる不満の解消に大きく貢献します。

これらの必要な項目に投資することで、チームが業務を効率的に実行するための適切なツールを確保できるようになり、結果的に仕事の成果が向上します。さらに、スタッフに最新の機器を提供することは、スタッフの成功と満足に対する当社の取り組みを示しています。

よろしくご審議の上、ご承認くださいますようお願い申し上げます。この件についてご留意いただきありがとうございます。

よろしくお願いします、
[君の名は]

時間外労働承認メールテンプレート

通常の営業時間外に働くと、追加賃金が発生する可能性があります。これには、契約時間外、週末または休日の労働も含まれます。ただし、物事を成し遂げるためにどれくらいの余分な時間を費やさなければならなかったのかを雇用主に報告する必要があります。これを行う最適な方法は、残業要求メールを送信することです。このテンプレートを特定の状況に合わせて変更し、一度に送信できます。

[受取人の名前]様

ご健勝のことと存じます。最近働いた残業時間の承認を求めるためにこのメールを送信しました。

[特定の理由]により、 [特定のタスクまたはプロジェクト]を完了するために通常の契約時間外に働かなければなりませんでした。合計で[時間数]時間余分に働きました。

通常の営業時間外に働くと追加賃金が発生する可能性があることを理解しています。また、業務を遂行するために費やした追加の時間を確実にお知らせしたいと思いました。この時間外勤務につきましては、御承認を賜りますようお願い申し上げます。

この件についてご留意いただきありがとうございます。

よろしくお願いします、
[君の名は]

承認メールのフォーマット

当社のテンプレートを確認すると、強力な件名、説得力のある本文、シンプルな承認という 3 つの重要な部分で構成されていることがわかります。標準的な承認リクエスト電子メールには、これらの要素を効果的に組み込む必要があります。メールを最初から作成するのに役立つ例を途中で示しながら、各部分を詳しく見ていきましょう。最終的には、明確で簡潔、そして説得力のある電子メール リクエストを作成するためのツールが身につくでしょう。

承認メールの件名

どの電子メール作成ガイドにも、注目を集める件名の重要性に関するアドバイスが記載されています。ただし、簡潔かつ簡潔であることも同様に重要です。なぜ?なぜなら、興味深い件名は好奇心を刺激し、受信者にメールを開くことを優先させる一方で、その簡潔さはメールの内容のプレビューを提供するからです。

目的を率直に伝えることで、受信者がメールを開いたときに誤解を招くことを避けられます。件名に注意を引くこと、率直さ、簡潔さを組み合わせることで、明確さと効果的なコミュニケーションがどのように確保されるのかを見てみましょう。

承認リクエストメールの件名には次のようなものがあります。

  • 時間外承認リクエスト: (日付/時間の範囲)
  • 経費請求には承認が必要です
  • 契約書(詳細)を承認していただけますか?
  • シフト交換承認リクエスト: (日付/時刻)
  • 休暇には承認が必要です: (日付)
  • (詳細)についてご承認をいただいてもよろしいでしょうか?

クリエイティブであることと、カジュアルに聞こえることの間には、非常に紙一重の境界線があります。したがって、件名に適切な口調が使用されていないことが心配な場合は、形式的かつ保守的なものにしてください。

承認メールのメール本文

これが読者への主なメッセージです。次のような導入で始まります。

"ご健勝のことと存じます。このプロジェクト (プロジェクトの詳細を含む) に対する承認を求めるためにメールを送信しました。そして、次のようなフォローアップリクエスト:

  • 「このプロジェクトを開始し、確実に完了するには、あなたの指導と承認が必要です。」
  • 「私たちのチームは訪問時に追加費用が発生しました。費用請求書のコピーを添付しました。確認して承認していただけますか?」
  • 「共有部門のカレンダーを確認したところ、その部門には以下の日付内で十分な対応が行われていることがわかりました。 (日付)の休暇申請を承認していただけますか?」

これは、素晴らしいリクエストを実現するための素晴らしい方法です。場合によっては、これ以上の情報は必要ありません。ただし、追加の詳細やサポート情報が必要な場合は、後でそれらを含めることができます。たとえば、経費請求の電子メールを送信する場合は、申請内の一部の経費について説明を加えることができます。

承認メールを閉じる

丁寧な態度でメールを完成させてください。上司に電子メールの内容に基づいて行動するよう促す CTA (CTA) を忘れずに含めてください。

承認リクエストメールのCTAの例は次のとおりです。

  • 私の電子メールの受信とリクエストの承認を確認してもらえますか?

続いて、メールを読んでくれたことへの感謝の気持ちを示しましょう。

  • このメールをお読みいただきありがとうございます。ご返答をお待ちしております。
  • お忙しい中、(日付)の休暇申請をご検討いただき、承認していただければ幸いです。

よろしくお願いします、よろしくお願いしますなどの挨拶は、メールを締めくくるのに最適な方法です。すぐに署名と連絡先の詳細が表示されます。

結論

効果的な承認依頼メールの書き方をマスターして、仕事での成功をさらに高めましょう。メールにはプロフェッショナルな雰囲気があり、できるだけ説得力のあるものにする必要があります。私たちのテンプレートとサンプルはこれを具体化しており、無料で使用できます。 HIX.AIなどの AI を活用したメール作成ツールを使用して、よりカスタムなメールを作成することもできます。

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