Slik bruker du CC og BCC i e-poster

Se på e-postprogrammet ditt, og du vil se "Fra"-e-postadressen (det er deg!) og "Til"-e-postadressen (det er personen du sender e-post til). Du kan også se CC og BCC. Vet du hva de er og hvordan du bruker dem?

Hvis svaret er nei, så er denne guiden for deg!

Disse to boksene i e-postprogrammet ditt (CC og BBC) spiller faktisk en viktig rolle i profesjonell e-postetikett . De kan hjelpe deg med å holde enkeltpersoner oppdatert om fremdriften til prosjekter eller i hemmelighet informert om detaljene i sensitive emner. Å lære å bruke dem vil hjelpe deg med å jobbe bedre og jobbe smartere!

Les videre for å bli en CC- og BCC-proff. Vi svarer også på et av tidenes eldste e-postspørsmål: Hva er forskjellen mellom CC og BCC?

Så, hva betyr CC i en e-post ?

CC står for "karbonkopi". Det er en bakrus fra den før-digitale tidsalderen da folk brukte karbonpapir (som kalkerpapir) til å ta kopier av viktige dokumenter, for eksempel kredittkortlapper.

Alt du skriver på toppen av karbonpapiret overføres nedenfor, og gir deg en nøyaktig kopi.

Hva har dette med e-post å gjøre?

Slår oss. Men prinsippet er i bunn og grunn det samme.

Når du CC noen til en e-post, mottar de en kopi av en e-post som ikke er direkte adressert til dem.

En viktig ting å vite er at mottakeren av e-posten kan se alle og enhver som har blitt CCd på den. Denne informasjonen er ikke skjult i det hele tatt.

Hvorfor skal jeg bruke CC i en e-post?

CC i en e-post har fått et dårlig navn fordi noen mennesker (vi oppgir ingen navn!) liker å få seg til å se store og mektige ut ved å kopiere alle til e-poster som ikke er relevante for dem. Ikke vær denne personen.

Bruk heller CC i en e-post på en intelligent måte. CC brukes til å gi informasjon til noen om en melding som de har interesse av, men de trenger ikke å handle på.

CC handler om å gi informasjon, ikke handling.

Det er lettere å forklare dette med noen eksempler:

Du kan CC din teamleder når du ber om permisjon fra din direktør.
Du kan sende en CC til sjefen din når du sender e-post til en viktig klient.
Du kan CC en venn når du introduserer dem for en ny kontakt.
Du kan CC en kollega på en viktig samtale før du drar på ferie.
Du kan CC et helt prosjektteam når du sender en instruksjon til én person.

Dette er bare noen av grunnene til at du kanskje vil CC noen. Før du legger til e-postadressen deres i CC-boksen, spør deg selv:

Er dette relevant?
Vil de være interessert?
Oppgir jeg dette for informasjon eller ber dem om å handle?
Vil jeg at mottakeren av e-posten skal vite at jeg har sendt denne til personen?

Hvis svaret på alle fire av disse punktene er ja, har du nettopp bestemt deg for å CC dem på en e-post.

Hvordan CC noen på en e-post?

Følg denne prosessen for å CC noen på en e-post:

Åpne e-postprogrammet og velg en mottaker i "Til"-boksen.
Klikk på CC-knappen for å få frem boksen.
Legg til e-postadressen (eller adressene) i CC-boksen.
Skriv e-posten din og send den.

Det er virkelig så enkelt å CC noen på en e-post. Men før du gjør det, gå gjennom det grunnleggende og sjekk ut våre eksperttips for å lære om CC-e-postetikette.

Grunnleggende om CC-e-post

Før vi går videre, her er en påminnelse om noen grunnleggende CC-e-poster:

CC står for karbonkopi.
For å CC noen på en e-post, må det være en avsender og en mottaker.
Du kan CC så mange du vil.
Mottakeren kan se alle personene du har CCd på en e-post.
Hvis mottakeren svarer, kan de velge å kopiere inn de som har blitt CCd eller ikke. Dette skjer ikke automatisk.

Gjøre og ikke gjøre ved å bruke CC i e-poster

CC har et dårlig navn i næringslivet fordi folk bruker det tankeløst. Resultatet er e-postinnbokser som er tilstoppet med unødvendige og irrelevante meldinger. Her er hva du må og ikke må for å bruke CC i en e-post.

CC noen hvis informasjonen er relevant. Ikke CC hvis du ber noen om å handle.
Bruk CC med måte. Ikke bare CC alle (de vil ikke like det).
Bruk CC hvis du er glad for at personen skal se hvem du har sendt melding til. Ikke bruk CC hvis du vil inkludere dem i hemmelighet.
Gjør CC din sjef og kolleger. Ikke ta med direktører eller toppledere med mindre du mener det seriøst.
Sjekk at du har brukt CC, ikke BCC. Ikke send e-post uten å sjekke hvem du sender dem til og hvorfor.

Så, hva betyr BCC i e-post?

Hvordan er detektivferdighetene dine? Hvis du har lest så langt, vil du gjette at CC står for karbonkopi, men hva med B?

BCC står for "Blind Carbon Copy", og prinsippet er nøyaktig det samme som CC, bortsett fra at mottakeren ikke kan se hvem du har kopiert inn i e-posten.

Når du BCC noen til en e-post, mottar mottakeren meldingen (som vanlig), med en kopi som i hemmelighet leveres til alle du BCC.

Personen som mottok e-posten er ikke klar over at den har blitt BCCd til noen andre. Det er ingen tegn eller signaler om at dette er tilfelle. Det er 100% hemmelig.

Fordi personen som mottar e-posten ikke vet at noen har blitt BCCd, kan de ikke velge å inkludere personen i noe svar.

Hvorfor skal jeg bruke BCC i en e-post?

BCC brukes til å dele e-poster med noen du vil ha en kopi uten at den andre personen vet om det. BCC er et sensitivt emne siden du opptrer i hemmelighet, men det er noen grunner til at det brukes i den profesjonelle verden:

Du kan BCC sjefen din når du sender e-post til en problemklient.
Du kan BCC en kollega når du klager til en leder.
Du kan BCC en person når du klager på deres vegne.
Du kan BCC en annen av e-postkontoene dine når du håndterer et problem på jobben.
Du kan BCC en annen konto hvis du vil beholde en kopi av korrespondansen din.

Hvordan BCC noen i en e-post?

Prosessen med å bruke BCC er den samme som CC. Vi forklarer igjen hvordan du BCC i en e-post:

Åpne e-postprogrammet og velg en mottaker i "Til"-boksen.
Klikk på BCC-knappen for å få frem boksen.
Legg til e-postadressen (eller adressene) i BCC-boksen.
Skriv e-posten din og send den.

Grunnleggende om BCC-e-post

BCC står for "Blind karbonkopi".
Når du BCC noen, mottar de en nøyaktig kopi av e-postene.
Mottakeren av e-posten vet ikke om noen har blitt BCCd i en e-post.
Hvis mottakeren svarer, sendes ikke svaret til personen som har blitt BCCd.
BCC kan sees på som lurt, men det er det ikke! Når den brukes riktig, kan den bidra til å beskytte omdømmet ditt.

Gjøre og ikke gjøre ved å bruke BCC i e-poster

Fortsatt usikker på hvordan du bruker BCC i en e-post? Her er noen hva du må og ikke bør gjøre om bruk av BCC i e-poster:

Gjør BCC hvis du vil dele meldingen din i hemmelighet. Ikke bruk BCC hvis du vil at mottakeren skal svare.
Bruk BCC hvis du vil holde oversikt over e-postene dine. Ikke bruk BCC hvis det vil få deg i trøbbel eller bryte reglene (som deling av konfidensielle e-poster utenfor arbeidsgiverens nettverk).
Sjekk meldinger før du sender og sørg for at du bruker BCC riktig. Ikke send meldinger uten å sjekke dem hver gang!
Vær forsiktig når du BCCer vennene dine. Ikke bryt noen regler!

Hva er forskjellen mellom CC og BCC i en e-post?

Det eldgamle e-postspørsmålet, hva er forskjellen mellom CC og BCC? Kan du svare på det ennå? Hvis ikke, her er forskjellene spesifisert:

Karbonkopi brukes til å dele en kopi av en e-post med noen, og mottakeren kan se at de har mottatt den. Det er for informasjon, ikke handling.
Blind karbonkopi brukes til å i hemmelighet gi en kopi av en e-post til noen uten at mottakerne vet det.

Her er en annen måte å forklare det på. (Dette skal se ut som e-postprogrammet ditt hvis ditt er noe som vårt.)

Fra: Dette er deg

Til: Personen (eller gruppen av personer) du sender en e-post til

CC: Dette er personer som vil motta e-posten for informasjon.

BCC: Dette er personer som i all hemmelighet vil motta e-posten.

Konklusjon

Vi vet at CC og BCC kan være forvirrende, men – som vi håper vi har vist deg – de er ganske enkle konsepter å forstå når du først har fått det grunnleggende. Nå som du forstår hva de er, er det opp til deg å bruke dem intelligent. Det betyr ikke å kopiere alle til irrelevante e-poster, men å bruke CC og BCC effektivt for å øke produktiviteten.

Hvordan bruke CC og BCC i e-poster