Sorry is echt het moeilijkste woord om te zeggen (bedankt, Elton John). Maar als je iets verkeerd hebt gedaan op je werk, is het aanbieden van excuses de enige manier om het goed te maken. Het is altijd het beste om je persoonlijk te verontschuldigen, maar als je dat niet kunt (of niet wilt), dan is het prima om een professionele verontschuldiging per e-mail te sturen.
Maar wat zeg je, en hoe zeg je het? We laten u vijf voorbeelden van sorry-e-mails op de werkplek zien, die betrekking hebben op:
- Excuses aanbieden aan een cliënt/klant
- Excuses voor het vergeten iets te versturen
- Excuses voor het niet betalen van een factuur
- Excuses voor het missen van een vergadering
- Excuses voor een late levering
Natuurlijk dekken deze voorbeelden van oprechte verontschuldigingen niet elke situatie of omstandigheid, dus gaan we een sjabloonreactie maken die u kunt aanpassen.
Tegen het einde zul je een pro zijn om excuses te maken per e-mail (hoewel we hopen dat je er nooit een hoeft te sturen!).
Wat zijn excuses-e-mails (en waarom zou je ze versturen)?
Oh nee. Je hebt een fout gemaakt. Negeer je het en hoop je dat niemand het merkt of er iets mee doet?
De tweede optie uiteraard (daarom ben je hier!).
Excuses-e-mails gaan over het gladstrijken van zaken en het onderhouden van relaties. Eerlijk en vroeg genoeg je excuses aanbieden, kan de situatie tussen jullie zelfs verbeteren. Waarom? Omdat je de verantwoordelijkheid accepteert, deze toegeeft en een plan maakt om het probleem op te lossen.
Als we eerlijk zijn, geeft niemand van ons graag toe dat we ongelijk hebben en verontschuldigen we ons. Maar soms is het een betere optie dan een probleem te negeren en te hopen dat het vanzelf overgaat.
Maakt u zich zorgen of u een e-mail moet sturen of u persoonlijk moet verontschuldigen? Als het een klein probleem is (zoals een late levering van een product of een vertraging bij het verzenden van een rapport), dan is een e-mail prima. Als het een groot probleem is dat een aanzienlijke impact zal hebben op de activiteiten of relaties (zoals het afbranden van uw gebouw!), bied dan persoonlijk uw excuses aan.
Alleen jij kunt de beslissing nemen, maar als je ervoor kiest om een e-mail te sturen, begin dan met het bekijken van onze voorbeelden van oprechte excuses.
5 voorbeelden van oprechte verontschuldigingen
Sorry zeggen is nog eenvoudiger geworden met HIX.AI We gaan je helpen de woorden te vinden die je nodig hebt om je te verontschuldigen voor een aantal veelvoorkomende situaties die je kunt tegenkomen. Wilt u zich verontschuldigen bij een klant? Wij kunnen helpen. Product te laat? Geen probleem.
Gebruik onze voorbeelden om te zien hoe professionals zich verontschuldigen. Kopieer en plak ze niet, maar gebruik ze als inspiratie voor je berichten, want een verontschuldiging betekent alleen iets als het eerlijk is.
Excuses aanbieden aan een cliënt/klant
Nogmaals, als je iets heel ergs hebt gedaan, bel dan een klant of opdrachtgever, maar als het een klein probleem is, is een e-mail prima! Deze verontschuldigingsmail aan een klant of klant houdt zich aan het format (hierover later meer) en zegt duidelijk en bondig sorry.
Beste [ naam ontvanger ] ,
Mijn excuses voor de fout die is opgetreden met betrekking tot [ specifiek probleem ] . Ik wil u verzekeren dat we onmiddellijk actie ondernemen om de situatie recht te zetten en te voorkomen dat dit in de toekomst opnieuw gebeurt. Het was nooit onze bedoeling dat dit zou gebeuren en we betreuren ten zeerste het eventuele ongemak dat dit voor u heeft veroorzaakt.
U kunt er zeker van zijn dat we uw bedrijf waarderen en ons inzetten om u het hoogste serviceniveau te bieden. Als we nog iets kunnen doen om het goed te maken, aarzel dan niet om ons dit te laten weten.
Bedankt voor uw begrip en geduld in deze kwestie.
Met vriendelijke groet,
[ Uw naam ]
Excuses voor het vergeten iets te versturen
Vergeten uw baas of een collega iets belangrijks te sturen? Het is tijd om je te verontschuldigen. Dit is een veel voorkomende reden om sorry te zeggen, dus bewaar dit voorbeeld ergens bij de hand! Als u een dergelijke fout maakt, zorg er dan voor dat u de bijlage bij uw e-mail voegt!
Excuses voor het niet betalen van een factuur
Het niet betalen van een factuur is een ernstige zaak en dient direct aangepakt te worden. In deze e-mail met excuses voor de factuur erkennen we wat er is gebeurd en wat de mogelijke impact is – en leggen we uit dat deze factuur zal worden betaald (hopelijk onmiddellijk!).
Beste [ Naam ontvanger ] ,
Mijn excuses voor de vertraging bij de betaling van de factuur [ Factuurnummer ] . Ik begrijp het belang van het nakomen van onze financiële verplichtingen en betreur het eventuele ongemak. Wees gerust, het openstaande bedrag wordt direct verrekend.
Bedankt voor uw begrip en geduld in deze kwestie.
Met vriendelijke groet,
[ Uw naam ]
Excuses voor het missen van een vergadering
Agendaproblemen, ziekte of simpelweg het door elkaar halen van data en tijden kunnen ertoe leiden dat u een vergadering mist. Als dit gebeurt, bied dan uw excuses aan en zeg toe om de achterstand in te halen (via een andere vergadering of een telefoontje).
Beste [ naam ontvanger ] ,
Mijn oprechte excuses dat ik onze geplande vergadering heb gemist. Helaas kreeg ik door onvoorziene omstandigheden te maken met een dagboekconflict en kon ik er niet bij zijn. Ik begrijp het belang van deze bijeenkomst en het veroorzaakte ongemak.
Ik zou willen voorstellen om de bijeenkomst te verzetten op een tijdstip dat voor ons beiden goed uitkomt. Laat me alstublieft weten of u beschikbaar bent, dan zal ik ervoor zorgen dat de vergadering snel opnieuw wordt gepland.
Nogmaals bied ik mijn excuses aan voor het eventuele ongemak en ik waardeer uw begrip. Ik kijk ernaar uit je binnenkort te ontmoeten.
Met vriendelijke groet,
[ Jouw naam ]
Excuses voor een late levering
Koeriersbedrijven doen het zware werk om goederen over de hele wereld te vervoeren, en soms gaan ze daarin de fout in. Als een bezorging te laat is, moet u deze accepteren, uitleggen wat er gebeurt en een oplossing voorstellen.
Beste [ naam ontvanger ] ,
Mijn excuses voor de vertraging bij het bezorgen van uw pakket. Helaas zijn wij onverwachte omstandigheden tegengekomen die voor de vertraging hebben gezorgd. U kunt er zeker van zijn dat we er hard aan werken om de situatie recht te zetten en een snelle levering te garanderen.
Om het goed te maken, wil ik u graag een korting aanbieden op uw volgende zending of de levering van uw huidige pakket versnellen, wat je maar verkiest. Laat ons uw voorkeur weten, dan zullen wij onmiddellijk actie ondernemen.
Wij waarderen uw bedrijf en bieden onze excuses aan voor dit ongemak. Bedankt voor uw begrip en geduld.
Met vriendelijke groet,
[ Uw naam ]
Hoe u zich professioneel kunt verontschuldigen in een e-mail
We kunnen allemaal sorry zeggen. Het is makkelijk. Maar meen je dat ook daadwerkelijk? Professionele e-mailgidsen voor verontschuldigingen vertellen u vaak dat u de emotie moet uitschakelen en bij de feiten moet blijven. Het probleem is dat het verwijderen van de persoonlijkheid excuses onpersoonlijk maakt – en dat is een slechte zaak.
Waarom? Omdat de beste en meest effectieve verontschuldigingsmails eerlijk en boeiend zijn. Ze zijn ook toekomstgericht en zoeken naar een weg vooruit voor uw relatie.
Dit klinkt ingewikkeld, maar de bouwstenen van verontschuldigingsmails zijn eenvoudig te begrijpen.
- Zorg voor een positieve introductie
- Leg uit wat het probleem is en bied je excuses aan
- Stel een oplossing voor
- Wees dankbaar voor hun geduld en begrip
- Zet de volgende stappen voor de toekomst uiteen
We gaan nu deze lijst doornemen en samen een sjabloon bouwen. Om het nog makkelijker te maken, hebben we het in 3 delen opgesplitst:
- Onderwerpregel van e-mail met excuses
- Lichaamskopie
- Afmelden/volgende stappen
We beginnen met de onderwerpregel van de sorry-e-mail.
Onderwerpregel van e-mail met excuses
Onderwerpregels zijn ontzettend ingewikkeld om te schrijven, maar het lezen ervan duurt minder dan een seconde. Waarom zijn ze stoer? Als het gaat om onderwerpregels voor verontschuldigingen, gaat het over het brengen van slecht nieuws, en niemand van ons doet dit echt graag.
Maar als je je excuses aanbiedt, doe dat dan van tevoren – en dat betekent dat je sorry zegt (of een variant daarvan) in de onderwerpregel.
Hier volgen enkele voorbeeldonderwerpregels die enkele van de hierboven beschreven situaties behandelen:
- Excuses voor het ongemak
- Excuses voor het missen van onze bijeenkomst
- Levering vertraagd - aanvaard mijn excuses
- Betalingsvertraging - excuses voor het ongemak
- Document bijgevoegd – excuses voor de vertraging
- Excuses voor de slechte service
- Het spijt ons voor het ongemak
- Accepteer alstublieft onze excuses voor (waar u zich voor verontschuldigt!)
- Onze excuses voor onze recente problemen
In elk van deze onderwerpregels is het duidelijk dat we sorry zeggen. Als u dat goed doet, maakt u een goede start.
Excuses in de hoofdtekst van de e-mail
We hebben hierboven de structuur van een professionele verontschuldiging per e-mail geschetst, maar laten we er wat dieper op ingaan. Als je je verontschuldigt, moet je precies uitleggen wat er is gebeurd en de impact erkennen.
Hoe kan je dit doen? Eén e-mailtruc die we gebruiken gaat over het hebben van empathie. Dat betekent dat je de kwestie bekijkt vanuit het perspectief van de ander. Als u een vergadering hebt gemist, kan het zijn dat de persoon persoonlijk van streek is en zich zorgen maakt over de voortgang van een belangrijk project. Het niet betalen van een factuur is vervelend en kan bijvoorbeeld aanzienlijke financiële gevolgen hebben.
Als je de zaken op deze manier bekijkt, kom je in de juiste mindset om zinvolle e-mailexcuses te schrijven. In dit voorbeeld gaan we samen bouwen. We verontschuldigen ons bij een klant voor het ontvangen van producten van slechte kwaliteit. Klaar?
Begin met een persoonlijke begroeting met de naam van de persoon:
"Hallo (naam van de persoon)"
- Zorg voor een positieve introductie
"Ik hoop dat het goed met je gaat en geniet van de zomer. Ik heb je website bekeken en ik zie dat je je assortiment hebt uitgebreid. Spannende tijden!"
- Leg uit wat het probleem is en bied uw excuses aan
"We hebben vernomen dat sommige van onze klanten problemen ondervinden met onze nieuwste batch producten. Enkele van de problemen omvatten (problemen invoegen). Ik wilde contact met u opnemen en mijn excuses aanbieden als dit van invloed is geweest op de producten die we aan u hebben geleverd ."
- Stel een oplossing voor
"Wij zetten ons 100% in om de beste service te leveren en willen deze defecte producten zo snel mogelijk vervangen. Kunt u mij laten weten welke producten u heeft besteld en vervangen moeten worden?"
- Wees dankbaar voor hun geduld en begrip
"U bent een zeer gewaardeerde klant en ik wil u bedanken voor uw geduld en begrip terwijl we dit probleem aanpakken."
Excuses e-mail afmelden/volgende stappen
De verontschuldigingsmail is geschreven, je hebt sorry gezegd en de oplossing uiteengezet. Wat is het volgende?
- Zet de volgende stappen voor de toekomst uiteen
"Zodra ik uw antwoord heb ontvangen, regel ik de levering van de vervangende artikelen. Als u problemen ondervindt, kunt u op elk gewenst moment contact met mij opnemen via (details invoegen)."
Sluit nu af met een positief einde.
"We hopen onze positieve relatie voort te zetten. Hartelijk dank, (uw naam)."
U kunt eindigen met uw naam, handtekening en contactgegevens.
Excuses zijn nu gedaan. Laten we verder gaan!
5 manieren om verontschuldigings-e-mails te verbeteren
We hebben het e-mailformaat voor verontschuldigingen opgesplitst en de basisbouwstenen gegeven. Hier zijn nu 5 professionele tips:
- Excuses vooraf – Als je een fout hebt gemaakt, geef dat dan toe. Het is veel gemakkelijker om zo vroeg mogelijk sorry te zeggen in plaats van het tot het laatste moment te laten gebeuren.
- Verzin nooit excuses . Iemand anders de schuld geven is de uitweg voor de lafaard. Geef gewoon het probleem toe, erken de impact, zorg voor een oplossing en ga verder.
- Wees vrolijk! – Het klinkt gek, maar een optimistische en positieve verontschuldiging zorgt er veel voor dat de zaken vooruit blijven gaan. Excuses niet te veel. Fouten gebeuren, dus blijf er niet bij stilstaan.
- Focus op de toekomst – Excuses-e-mails zijn bedoeld voor iets dat in het verleden is gebeurd. Verander dingen en focus op de toekomst. Doe suggesties over hoe u de situatie kunt verhelpen en concentreer u op positieve eerdere ervaringen.
- Gebruik technologie – Als je verontschuldigende e-mails geen succes hebben, probeer dan de HIX.AI e-mailgenerator . Deze AI-assistent voor het schrijven van e-mails kan u helpen bij het schrijven van zinvolle en effectieve verontschuldigings-e-mails, waarbij u binnen enkele seconden deskundige antwoorden kunt formuleren. Probeer het vandaag nog!
Conclusie
Klaar om sorry te zeggen? Excuses-e-mails zijn niet leuk om te schrijven, maar houd je aan de structuur, en het maakt het zeggen van sorry eenvoudiger. Concentreer u altijd op de toekomst en stel een oplossing voor om de zaken recht te zetten. We verpesten allemaal wel eens; het is hoe je ermee omgaat dat telt. Gebruik onze handleiding voor excuses per e-mail om ervoor te zorgen dat u uw reputatie behoudt en verbetert, wat er ook gebeurt.