Zit je vast tijdens het studeren voor je hbo-opleiding? Professoren spelen een cruciale rol in ons universitair onderwijs en bieden lezingen, leiderschap en ondersteuning. Laten we eerlijk zijn, je betaalt genoeg voor je universitaire opleiding, het minste wat je kunt verwachten is een antwoord op een e-mail.
Professoren zijn geen grote enge monsters (in ieder geval niet allemaal), maar redelijke mensen die je willen helpen met je e-mailverzoeken. Ze verwachten dat uw e-mailverzoeken correct zijn geschreven, in een stijl die respect uitstraalt. Je stuurt geen bericht naar een vriend, maar naar iemand die aan de macht is.
Hoe doe je het? In deze handleiding over het schrijven van een e-mail aan een professor beschrijven we het e-mailformaat. We laten u zien hoe u e-mails naar elke professor kunt structureren en geven vijf voorbeeld-e-mails aan een professor, waaronder:
- E-mail een professor met het verzoek om meer informatie
- E-mail naar een professor over een deadline
- E-mail naar een professor met het verzoek om een referentie
- E-mail naar een professor over persoonlijke kwesties
- E-mail naar een professor met het verzoek om verlenging
Aan het einde van deze handleiding over het e-mailen van een professor kun je alles vragen wat je wilt (we kunnen echter niet garanderen dat hij of zij zal reageren!).
Waarom een e-mail schrijven naar uw professor?
Professoren zijn verantwoordelijk voor de ondersteuning en begeleiding tijdens je academische carrière. Denk hierbij aan hulp bij een lastige opdracht, een verlenging van een deadline of het verstrekken van een referentie. Hoogleraren hebben ook een pastorale taak en kunnen u bijstaan als u met een persoonlijk probleem zit. Kortom, ze zijn er om je te helpen als je het nodig hebt.
Als je kunt, kun je het beste persoonlijk om hulp en ondersteuning vragen, maar we weten dat dit niet altijd mogelijk is, vooral omdat veel studenten op afstand studeren. Maar als u niet persoonlijk kunt spreken, kunt u uw docent prima een e-mail sturen, maar u moet er wel voor zorgen dat uw berichten beleefd en professioneel zijn en het juiste e-mailformaat en de juiste structuur volgen.
Laten we beginnen met het tonen van vijf voorbeeld-e-mails aan een professor.
5 voorbeeld-e-mails aan een professor
Deze voorbeeld-e-mails aan een professor bieden waardevolle richtlijnen over structuur, toon en aanpak die u kunt gebruiken. U kunt deze voorbeelden knippen en plakken als u dat wilt, maar we raden u aan ze te gebruiken als basis voor het samenstellen van uw eigen e-mails.
E-mail naar professor met verzoek om meer informatie
Iets niet meegekregen tijdens een college of uitleg nodig over een opdracht? Deze e-mail aan een professor helpt je snel de informatie te krijgen die je nodig hebt.
Beste [ naam ontvanger ] ,
Ik hoop dat deze e-mail je goed vindt. Ik heb uw lezing bijgewoond over [ onderwerp van de lezing ] en zou graag meer opheldering willen over [ specifiek gebied ] . Ik vond de inhoud behoorlijk uitdagend en ik geloof dat verdere discussie mijn begrip van het onderwerp enorm zal vergroten.
Kunnen we deze week tijdens uw kantooruren een korte afspraak plannen? Ik zou het zeer op prijs stellen als ik de gelegenheid zou krijgen om mijn vragen te bespreken en om aanvullende begeleiding met betrekking tot de opdracht te vragen. Geef mij gerust een geschikt tijdstip door, dan stel ik mij beschikbaar.
Bedankt voor uw aandacht.
Hartelijke groeten,
[ Jouw naam ]
E-mail naar professor over een deadline
Professoren zijn verantwoordelijk voor het opstellen van opdrachten en het beheren van deadlines. Maar wat gebeurt er als je een date bent vergeten? Deze e-mail aan een professor kan worden gebruikt om de deadline te bepalen en ervoor te zorgen dat je deze niet mist!
Beste professor [ naam ontvanger ] ,
Ik hoop dat deze e-mail je goed vindt. Mijn excuses voor het eventuele ongemak, maar het lijkt erop dat ik de deadline voor de opdracht die u had gesteld, bent vergeten. Kunt u mij alstublieft de deadline voor de opdracht doorgeven? Ik wil ervoor zorgen dat ik het niet mis. Bij voorbaat dank voor uw hulp.
Hartelijke groeten,
[ Jouw naam ]
E-mail naar een professor met het verzoek om een referentie
Als u geen arbeidsreferentie heeft, is een referentie van een professor een geschikte vervanging. Voordat u de naam van uw professor op een aanvraag vermeldt, gebruikt u deze e-mail om een referentie te vragen.
Beste [ naam professor ] ,
Ik hoop dat deze e-mail je goed vindt. Ik neem contact met u op om uw hulp te vragen met een referentie. Ik solliciteer voor [ Job/Program ] en een referentie van een professor is vereist. Jouw kennis van mijn arbeidsethos en academische vaardigheden maken jou tot een ideale referentie.
Als u bereid bent een referentie op te geven, laat het mij dan weten, dan zal ik u alle benodigde informatie of documentatie verstrekken. De deadline voor indiening is [ Datum ] .
Bedankt voor het overwegen van mijn verzoek. Ik waardeer uw steun enorm.
Hartelijke groeten,
[ Jouw naam ]
E-mail naar een professor over persoonlijke kwesties
Soms kan het leven ons onderwijs in de weg staan en onze prioriteiten veranderen. In deze e-mail aan een hoogleraar lees je waar je tegenaan loopt en wat de impact is op je studie.
Beste professor [ naam ontvanger ] ,
Ik hoop dat deze e-mail je goed vindt. Ik wil je graag informeren over een aantal persoonlijke problemen waar ik momenteel mee te maken heb en die van invloed zijn op mijn studie.
Ik maak een moeilijke tijd door in mijn persoonlijke leven, omdat ik te maken heb met een noodsituatie in het gezin. Als gevolg hiervan is mijn beschikbaarheid en vermogen om me volledig op mijn cursussen te concentreren aanzienlijk beïnvloed. Ik doe mijn best om de situatie onder controle te houden, maar ik verwacht dat dit de komende weken mijn prestaties zal blijven beïnvloeden.
Ik begrijp het belang van mijn studie en ik ben vastbesloten deze uitdagingen te overwinnen. Ik zal er alles aan doen om gemiste opdrachten in te halen en ondanks de omstandigheden actief deel te nemen aan de les.
Ik vraag vriendelijk om uw begrip en steun gedurende deze periode. Als er enige aanpassingen of uitbreidingen zijn die u mij kunt toestaan, zou ik dat zeer op prijs stellen. Ik sta open voor het bespreken van mogelijke oplossingen waarmee ik mijn opleiding kan voortzetten en tegelijkertijd met deze persoonlijke moeilijkheden om kan gaan.
Bedankt voor uw aandacht en overweging.
Hartelijke groeten,
[ Jouw naam ]
E-mail naar een professor met het verzoek om verlenging
Ga je je opdracht niet halen? Vraag om verlenging! Hoewel we niet kunnen garanderen dat je er een krijgt, geeft deze e-mail aan een professor die om verlenging vraagt je de beste kans!
Beste [ naam professor ] ,
Ik hoop dat deze e-mail je goed vindt. Ik neem vandaag contact op met betrekking tot de komende opdracht die op [ Datum ] moet plaatsvinden. Mijn excuses voor het ongemak, maar ik ondervind een aantal onverwachte problemen die van invloed zijn geweest op mijn vermogen om de opdracht op tijd te voltooien.
Gezien de omstandigheden zou ik graag een kort uitstel willen vragen voor het indienen van de opdracht. Ik begrijp dat dit geheel naar eigen goeddunken is, en ik ben bereid eventuele voorwaarden of boetes voor het verlengen van de deadline te accepteren.
Bedankt voor uw begrip en ik waardeer uw aandacht voor deze kwestie.
Hartelijke groeten,
[ Jouw naam ]
Deskundige gids over hoe u een professor kunt e-mailen
Professoren zijn professionele mensen (de aanwijzing zit in de naam) en verwachten de hoogste normen van geschreven taal. Ze zullen niet onder de indruk zijn van spelfouten of grammaticale problemen. Ze zijn ook gewend aan het lezen en beantwoorden van formele e-mails, dus je moet je altijd aan de gevestigde structuur houden.
Wanneer u e-mails aan een professor schrijft, moet u gefocust blijven op de uitkomst. Dit is een aanpak die werkt voor het schrijven van een e-mail aan een professor:
- Stel jezelf voor
- Leg uit waarom u e-mailt en wat u wilt
- Spreek bij voorbaat uw dankbaarheid uit
- Voeg een deadline/CTA toe
Zoals we eerder hebben uitgelegd, verwachten professoren dat ze e-mails in het juiste formaat lezen. Om u te helpen uitleggen hoe u een e-mail aan een professor schrijft, hebben we dit in drie delen opgesplitst:
- E-mail naar de onderwerpregel van de professor
- Lichaamskopie
- Afmelden/volgende stappen
E-mail naar de onderwerpregel van de professor
Hoogleraren zullen hun inbox vol vinden met honderden e-mails van studenten, collega-academici en faculteitspersoneel – dus die van jou zal moeten opvallen. Hoe? Door een geweldige onderwerpregel te maken!
Het is gemakkelijker om te demonstreren hoe u onderwerpregels schrijft met enkele voorbeeldonderwerpregels voor e-mails voor uw docent.
- Kan ik om hulp vragen bij (geef details op)
- Verduidelijking vereist (details van de lezing)
- Wat is de deadline voor mijn opdracht?
- Kunt u de deadline voor mijn opdracht bevestigen?
- Verzoek om verlenging opdracht
- Mag ik u om een referentie vragen?
- Kunt u mij een referentie geven?
- Referentie verzoek
E-mail naar de hoofdtekst van de professor
Hopelijk is je onderwerpregel sterk genoeg om de aandacht van je docent te trekken. Zodra ze de e-mail openen, moet u ze op de juiste manier benaderen.
Als u zelfverzekerd bent, kunt u een minder formele begroeting gebruiken, zoals 'Hallo professor (hun naam)'. Als u ze niet goed kent of een formele e-mail schrijft waarin u bijvoorbeeld om verlenging vraagt, kunt u beter 'Geachte professor (hun naam)' gebruiken.
Nu kunnen we de structuur doorlopen die we hierboven hebben geschetst. In dit voorbeeld willen we meer informatie over een punt dat in een lezing aan de orde is gesteld.
Stel jezelf voor
"Mijn naam is (jouw naam) en ik woon je les bij (vul details in)."
Lees ook: Hoe stel je jezelf voor in een e-mail?
Leg uit waarom u e-mailt en wat u wilt
"Ik neem contact met u op om wat aanvullende informatie te vragen over een punt dat u in uw lezing naar voren hebt gebracht (vul datum, tijd in, enz.). Ik zou dat graag willen weten (wat u ook wilt weten!)."
Spreek bij voorbaat uw dankbaarheid uit
"Ik waardeer dat u het erg druk heeft en ik wil u bij voorbaat bedanken voor alle informatie en inzichten die u kunt verstrekken."
E-mail naar professor aftekening/volgende stappen
Jouw boodschap is krachtig en (het allerbelangrijkste) kort! We zijn bijna aan het einde, maar we moeten nog meer toevoegen aan uw bericht.
Voeg een deadline/CTA toe
"Ik werk aan een opdracht met een deadline van (datum invullen). Kunt u vóór deze datum reageren? U kunt contact met mij opnemen om dit te bespreken via (details invullen)."
Ten slotte moet u een slotzin opgeven ('Bedankt', 'Hartelijk dank', 'Vriendelijke groeten', enz.), evenals uw naam en eventuele andere vereiste informatie.
Nu ben je klaar om het naar je professor te sturen.
Hoe u professionele berichten naar uw professor schrijft
Als je je docent e-mailt, moet je begrijpen waar de kracht ligt. Ze hebben het druk, staan onder druk en hebben waarschijnlijk te maken met honderden (misschien zelfs duizenden) andere studenten. Om de ruis te ondervangen, moet uw verzoek duidelijk zijn en aan deze principes voldoen:
- Gebruik altijd een correcte begroeting : Begin uw e-mail met een formele begroeting, zoals 'Geachte Dr. [ Achternaam ] ' of 'Hallo Professor [ Achternaam ] '. Controleer en controleer nogmaals of u de titel van uw professor correct gebruikt.
- Knip verspilde woorden weg: Houd uw bericht zo kort mogelijk door verspilde woorden weg te laten. Gebruik een sterke onderwerpregel en vermeld in de eerste paar zinnen het doel van uw e-mail.
- Gebruik de juiste grammatica en spelling : Academici verwachten hoge normen, dus controleer altijd op spelling- en grammaticaproblemen voordat u ze verzendt.
- Wees respectvol en beleefd tegen je prof : als je 'alsjeblieft' en 'dankjewel' zegt, kom je al een heel eind. Vraag hoffelijk om hulp en spreek uw dankbaarheid uit voor alle hulp.
- Identificeer uzelf : Professoren hebben met veel studenten te maken en weten mogelijk niet wie u bent, dus identificeer uzelf en de klas(sen) die u studeert altijd.
- Vermijd informele taal of jargon : Professoren verwachten geen informeel taalgebruik, jargon en andere luie uitdrukkingen.
- Geef een duidelijke omschrijving van uw vereisten : wat het doel van uw e-mail ook is, vermeld uw behoeften duidelijk. Professoren hebben weinig tijd en willen gewoon zo snel mogelijk weten wat je wilt, dus laat ze niet wachten!
- Bedank ze voor hun tijd : Professoren zijn drukke mensen, dus bedank ze voor hun tijd. Soms kunnen een paar keuzewoorden wonderen doen om het gewenste resultaat te bereiken.
- Goed afmelden: Beëindig uw e-mails positief en doe dit professioneel met een passende aftekening. Hoogleraren hebben een gezagspositie; ze zijn niet je vriend.
- Gebruik HIX.AI : Als u niet de juiste toon treft, of als u het formele e-mailformaat lastig vindt, gebruik dan HIX.AI e-mailgenerator . Dit door AI aangedreven platform kan binnen enkele seconden effectieve e-mails aan professoren opstellen.
Conclusie
Weet je niet hoe je een professor moet e-mailen? Met behulp van de tips, trucs en formats die in deze blog worden beschreven, kunt u in recordtijd krachtige e-mails voor uw docent opstellen. Als je je zorgen maakt, volg dan altijd je instinct en probeer de zaken kort, professioneel en beleefd te houden – en spreek altijd je dankbaarheid uit.