Organiseert u een vergadering, interview of feest, dan moet u leren hoe u uitnodigingen schrijft. We houden allemaal van een geweldige uitnodiging; het kan ervoor zorgen dat we ons opgewonden en betrokken voelen. Hoe zijn je uitnodigingen?
Als ze saai, saai en eenvoudig zijn, helpen wij u. Wij kunnen ervoor zorgen dat uw vergaderingen, Zoom-oproepen, webinars en evenementen boordevol mensen zitten. De vaardigheid is om uw uitnodigings-e-mails duidelijk en aantrekkelijk te maken en alles over uw evenement vast te leggen.
Hoe kun je leren? Met onze hulp natuurlijk! In deze handleiding over het schrijven van uitnodigings-e-mails werken we met u samen om betere uitnodigings-e-mails te maken en u te helpen 100% aanwezigheid te behalen!
We laten u vijf voorbeelden zien die u kunt gebruiken, waaronder:
- E-mail met uitnodiging voor vergadering
- E-mailuitnodiging voor evenement
- E-mail met uitnodiging voor webinar
- Zoom-uitnodigingsmail
- E-mail met uitnodiging voor spreker
U bent van harte uitgenodigd om verder te lezen – en wij hopen dat u dat ook doet.
Wat is een uitnodigingsmail?
Een uitnodigingsmail heeft tot doel een persoon (of een groep mensen) ertoe te bewegen iets bij te wonen. In ons professionele leven sturen we uitnodigingsmails voor vergaderingen, evenementen, webinars en conferenties. Uitnodigingsmails kunnen ook worden gebruikt om individuen en organisaties uit te nodigen om deel te nemen aan activiteiten (spreken op een evenement of exposeren op een conferentie).
Uitnodigings-e-mails zijn formele correspondentie en volgen formele e-mailstructuren en etiquette.
Dat klinkt lastig, maar het maakt het schrijven van uitnodigings-e-mails veel gemakkelijker, omdat er minder mis kan gaan!
Uitnodigings-e-mails moeten een aantal essentiële informatie bevatten:
- Evenement naam
- Datum Tijd
- Plaats
- Doel
- Resultaat
- CTA
In dit artikel leggen we het e-mailuitnodigingsformaat uit. Maar laten we eerst beginnen met vijf voorbeelden van e-mailuitnodigingen.
5 uitnodigingssjablonen voor e-mail
In deze sectie hebben we een selectie uitnodigingssjablonen voor e-mail gemaakt, die perfect zijn voor verschillende alledaagse situaties die u op het werk kunt tegenkomen. Je kunt deze voorbeelden knippen en plakken als je wilt. We raden u echter aan ze te gebruiken als basis voor het maken van uw eigen gepersonaliseerde e-mails.
E-mail met uitnodiging voor vergadering
Uitnodigingen voor vergaderingen zijn waarschijnlijk het meest voorkomende type uitnodigingsmail dat u verzendt. Als u op ons lijkt, bent u altijd in vergadering, dus het hebben van een effectief sjabloon kan u enorm veel tijd besparen. Hier is een voorbeeld van een e-mailuitnodiging voor een vergadering.
Beste [ naam ontvanger ] ,
Ik hoop dat deze e-mail je goed vindt. Ik neem contact op om een bijeenkomst voor te stellen waar we waardevolle inzichten kunnen uitwisselen.
Ik zou het op prijs stellen als u meedenkt en ik kijk uit naar een gunstig antwoord.
Hartelijke groeten,
[ Jouw naam ]
E-mailuitnodiging voor evenement
E-mails met evenementeninterviews worden gebruikt om de interesse te peilen en aanmeldingen aan te moedigen. Om dat te bereiken, zitten ze boordevol details en zijn ze op een boeiende en opwindende manier geschreven. Je wilt de persoon enthousiast maken voor je evenement, zodat hij/zij zich aanmeldt.
Beste [ naam ontvanger ] ,
Ik ben verheugd u uit te nodigen voor ons komende evenement, [ Naam evenement ] , op [ Eventdatum ] . Dit evenement belooft een fantastische kans te zijn om in contact te komen met professionals uit de industrie en waardevolle inzichten te verwerven.
Het evenement zal gerenommeerde sprekers, interactieve workshops en netwerksessies bieden die u waardevolle kennis zullen bieden en een kans om uw professionele netwerk uit te breiden.
Ter referentie hebben wij verdere details en het schema van het evenement bijgevoegd. Wij verzoeken u vriendelijk uw aanwezigheid vóór [ RSVP Date ] te bevestigen, zodat we de nodige regelingen kunnen treffen.
Wij hopen op uw aanwezigheid en medewerking om dit evenement tot een groot succes te maken!
Hartelijke groeten,
[ Jouw naam ]
E-mail met uitnodiging voor webinar
Webinar-uitnodigingen zijn vergelijkbaar met het bovenstaande voorbeeld van de traditionele e-mailuitnodiging. Het verschil is dat u voor elke lezer alle inloggegevens en gepersonaliseerde informatie moet opgeven. Bekijk ons voorbeeld om te zien hoe dat werkt.
Beste [ naam ontvanger ] ,
Ik hoop dat deze e-mail je goed vindt. We zijn blij u uit te nodigen voor ons komende webinar over [ Webinar Topic ] .
Datum: [ Webinardatum ]
Tijd: [ Webinartijd ]
Duur: [ Webinarduur ]
[ Voeg eventuele speciale instructies of inloggegevens toe die specifiek zijn voor het webinarplatform, zoals de link om deel te nemen of de inloggegevens. ]
Wij zijn van mening dat dit webinar waardevolle inzichten en kansen zal bieden voor [ specifiek voordeel of resultaat ] . Wij moedigen uw aanwezigheid en actieve deelname ten zeerste aan.
Als u vragen heeft of meer informatie wenst, aarzel dan niet om contact met ons op te nemen.
Wij danken u voor uw aandacht en we kijken ernaar uit u bij ons webinar te verwelkomen.
Hartelijke groeten,
[ Jouw naam ]
Zoom-uitnodigingsmail
Sinds de pandemie hebben Zoom (en Teams) de wereld overgenomen en zijn ze de populairste manier geworden waarop mensen elkaar ontmoeten. Dit Zoom-uitnodigingsvoorbeeld blijft bij het formaat en bevat alle details en informatie.
Beste [ naam ontvanger ] ,
Ik hoop dat deze e-mail je goed vindt. Ik schrijf om de planning van onze komende vergadering te bevestigen.
Laat me weten of het voorgestelde schema voor u werkt.
Bedankt voor uw aandacht.
Hartelijke groeten,
[ Jouw naam ]
E-mail met uitnodiging voor spreker
Als u een evenement organiseert, is dit voorbeeld van een e-mailuitnodiging voor een spreker iets voor u! U moet details verstrekken over uw evenement, wat u wilt dat de spreker bespreekt en waarom zij de beste persoon zijn. Bekijk in dit voorbeeld hoe we dat bereiken.
Beste [ naam ontvanger ] ,
Ik hoop dat deze e-mail je goed vindt. Ik organiseer een evenement op [ Eventdatum ] bij [ Evenementlocatie ] . Het evenement heeft tot doel [ Eventonderwerp ] te bespreken.
Wij zouden het een eer vinden u als spreker op het evenement te hebben. Jouw uitgebreide kennis en ervaring op het gebied van [ Sprekersexpertise ] maken jou de perfecte kandidaat om ons publiek te verlichten.
De duur van de toespraak zal naar verwachting ongeveer [ Spraakduur ] minuten bedragen, gevolgd door een korte vraag- en antwoordsessie. Wij zouden het op prijs stellen als u zich tijdens uw presentatie kunt concentreren op [ Specifieke onderwerpen om te bespreken ] .
Jouw waardevolle inzichten en expertise zullen in grote mate bijdragen aan het succes van ons evenement en de kennis van alle aanwezigen vergroten.
Bedankt voor het overwegen van onze uitnodiging. We kijken ernaar uit om binnenkort van u te horen over uw beschikbaarheid en bereidheid om als spreker deel te nemen.
Hartelijke groeten,
[ Jouw naam ]
Hoe u uitnodigings-e-mails schrijft
Dus je hebt onze uitnodigingssjablonen voor e-mail bekeken, maar vraagt je nog steeds af hoe je er een moet schrijven. Laten we je laten zien...
We hebben allemaal saaie uitnodigingsmails ontvangen met een datum en tijd. Wilde u aanwezig zijn? 100% nee. Waarom? Omdat de uitnodiging de waarde niet uitlegde. Het trekt uw aandacht niet, het eist uw aanwezigheid en dat wil niemand.
Uitnodigings-e-mails zijn formele correspondentie die het standaard e-mailformaat volgt. We kunnen dat in drie delen opsplitsen:
- Onderwerpregel van e-mailuitnodiging
- Lichaamskopie
- Afmelden / Volgende stappen
In de volgende secties leggen we uit wat er in elke sectie staat en hoe u deze kunt maken. Aan het einde kunt u uw eigen uitnodigings-e-mails samenstellen.
Onderwerpregel van e-mailuitnodiging
Zodra uw e-mail in de inbox van iemand terechtkomt, wil hij of zij weten waar het over gaat. Vertel het hem dus met een duidelijke onderwerpregel. Zoveel onderwerpregels zijn saai, maar dit is zakelijk, dus probeer niet te veel op te vallen. Dat klopt, voer de basisprincipes uit, trek hun aandacht en moedig ze aan om de e-mail te openen. Dat is alles wat een goede onderwerpregel zou moeten doen.
Hier zijn enkele prachtige onderwerpregels voor vergaderingen die we allemaal graag zouden ontvangen (misschien).
- Uitnodiging voor vergadering (details invoegen)
- U bent uitgenodigd voor (details invullen)
- Webinar-uitnodiging ((details invoegen)
- Ben jij beschikbaar voor (vul details in)
- Uitnodiging voor evenement ((details invoegen)
- Ben jij beschikbaar op (datum invullen)?
- Beschikbaarheid agenda: Vergaderverzoek
Vat in de onderwerpregels van uw uitnodigingsmail de kern van uw bericht zo snel en eenvoudig mogelijk samen. Verspil geen tijd, anders wordt uw e-mail genegeerd.
De hoofdtekst van de e-mailuitnodiging
In de hoofdtekst van uw berichten trekt u hun aandacht en betrekt u ze direct. Begin met een persoonlijke begroeting ("Hallo" en de naam van de persoon). Als u naar een grote groep mensen schrijft, kunt u ze individueel aanspreken (wat veel tijd kan kosten) of zeggen: 'Hallo collega's'. Wij geven de voorkeur aan de tweede (makkelijkere) optie.
Bel ze meteen met het doel van de e-mail.
"Ik wil je graag uitnodigen voor een evenement. Het evenement heet (naam invullen) en zal plaatsvinden op (vul datum, tijd en locatie in)."
Dit is een uitnodiging, dus het is niet nodig om te gedetailleerd te zijn.
"Het evenement is een opwindende kans voor ons om (waar het evenement over gaat). Ik heb hieronder wat informatie bijgevoegd en een link naar de evenementwebsite gegeven die je kunt bekijken."
Je hebt hun aandacht getrokken en uitgelegd wat het evenement is. Nu is het tijd om ze aan te sluiten...
Aftekening van e-mailuitnodiging/volgende stappen
Uw uitnodigingsmails moeten eindigen met een sterke CTA. Dit is waar je ze vastpakt en ze geen kans geeft om nee te zeggen!
"Kun je me vertellen of je aanwezig wilt zijn (naam van het evenement)? Als je vóór (datum invullen) antwoordt, kan ik een plaats voor je veiligstellen."
Je hebt ze vastgehaakt! Het is altijd een goed idee om aan te bieden eventuele vragen te beantwoorden of extra informatie te verstrekken.
"Als u vragen heeft over het evenement, inclusief of u met ons wilt spreken of optreden, neem dan contact met mij op via (details invoegen)."
Bijna klaar. Voeg nu een beleefde aftekening toe ("Hartelijk dank", "Vriendelijke groeten", enz.) en uw naam, contactgegevens en handtekening.
Je bent nu klaar om te verzenden! Bekijk voordat je dat doet onze checklist voor het schrijven van betere uitnodigings-e-mails.
Pro-tips voor het schrijven van uitnodigings-e-mails
We hebben de basisprincipes van het schrijven van goede e-mails met zakelijke uitnodigingen uiteengezet, maar we weten dat u meer wilt. Ben je klaar om verder te gaan en uitnodigings-e-mails te maken die indruk zullen maken op de professionals? Laten we doorgaan en enige vooruitgang boeken.
We krijgen zoveel berichten dat het onmogelijk is om ze allemaal te lezen. Zorg er dus voor dat je elke uitnodiging personaliseert: spreek de persoon altijd aan met de voornaam, zodat de e-mail persoonlijk aanvoelt en niet droog en afstandelijk.
Je hebt ze naar binnen gelokt, pak ze nu met een intrigerende introductie. Op het werk vervelen we ons vaak, dus verleid ons met uw woorden en zorg ervoor dat uw uitnodiging opvalt. Dit betekent niet dat je informeel of grappig moet zijn, maar je kunt ze wel aanspreken met details over het doel en de resultaten. Geef ze het gevoel dat hun aanwezigheid gewaardeerd wordt.
Verspil geen tijd met zoeken, dus vermeld *ALLE* evenementinformatie: geef alle evenementinformatie op, inclusief de basisgegevens van de datum, tijd en locatie. Bespaar uzelf tijd door de beheerder vooraf te contacteren.
Het klinkt misschien vreemd, maar doet een beroep op emoties: we hebben allemaal last van FOMO – dus gebruik deze kracht in je voordeel! Doe een beroep op de emoties van de lezer en moedig hem aan om aanwezig te zijn (of wijs aan wat hij zal missen).
Heb je geen tijd of heb je geen e-mailinspiratie? Gebruik AI-e-mailtools Tools zoals HIX.AI : Tools zoals HIX.AI kunnen u helpen sterkere, betere en effectievere uitnodigings-e-mails te maken. Het AI-aangedreven platform kan binnen enkele seconden professionele uitnodigings-e-mails maken, waardoor u tijd bespaart om te investeren in uw evenement (vergadering, conferentie of telefoongesprek).
Wanneer uw e-mail klaar en afgestoft is, verzend deze dan niet zonder proeflezen. Fouten kunnen beschamend en zelfs schadelijk zijn, dus neem geen risico. Controleer berichten, vraag een collega om hulp of gebruik een online programma.
Helaas zullen nog steeds zoveel mensen je uitnodigingen negeren, maar je hebt het in ieder geval goed geprobeerd!
Conclusie
Als je naar het einde bent gegaan, ga dan terug naar het begin (het is de moeite waard). Laten we aan het einde van onze deskundige gids voor het schrijven van voorbeelden van e-mailuitnodigingen samenvatten wat we hebben geleerd. Uitnodigings-e-mails zijn formele berichten met een vast formaat.
Om de beste resultaten en de meeste reacties te krijgen, moeten uw uitnodigingsmails gepersonaliseerd, professioneel en – bovenal – waarde uitdrukken voor de ontvanger. Grijp hun aandacht en inspireer ze om aanwezig te zijn, en uw evenement, vergadering, conferentie of webinar wordt een daverend succes!