Facturen zijn wat de zakenwereld draaiende houdt. Jij doet het werk, stuurt de factuur en krijgt meteen betaald, toch? Dat is de theorie – maar zo werkt het niet altijd. U kunt er niet altijd op vertrouwen dat mensen betalen, maar solide gouden factuur-e-mails kunnen een krachtige rol spelen bij het verkrijgen van uw betaling!
Dus, hoe schrijf je een factuur-e-mail? We gaan het je laten zien. In deze handleiding geven we u vijf factuur-e-mailsjablonen voor veelvoorkomende situaties:
- Eerste factuur-e-mail naar nieuwe klant
- Herinnering factuur e-mail
- Korte e-mailfactuur
- Formele factuur-e-mail
- Gedetailleerde factuur-e-mail
Als u haast heeft, kunt u deze e-mailvoorbeelden voor facturen kopiëren en plakken, maar we schetsen het formaat van de factuur-e-mail en werken samen aan het bouwen van een sjabloon. We kunnen niet garanderen dat u het geld krijgt waar u recht op heeft, maar u maakt de beste kans als u onze factuur-e-mails gebruikt.
Laat ons het geld zien!
Wat zijn factuur-e-mails?
Factuur-e-mails zijn berichten waarmee u geld kunt verdienen. Het is zo simpel. Wanneer u een dienst heeft geleverd, een product heeft geleverd of een project heeft voltooid, ontvangt u een factuur.
Factuur-e-mails zijn geen facturen. Maar dat betekent niet dat u essentiële informatie kunt negeren.
In feite slagen veel factuur-e-mails er niet in om mensen tot actie aan te zetten, omdat ze geen drie essentiële informatie bevatten.
- Wat de factuur dekt
- Hoeveel is verschuldigd
- Betalingsdeadline
Als u ervoor zorgt dat u elk van deze drie dingen in uw factuur-e-mails opneemt, kunt u betaald krijgen.
Je moet er ook voor zorgen dat ze goed gestructureerd, professioneel en to-the-point zijn.
Hier zijn vijf voorbeelden van factuur-e-mails, zodat u kunt zien hoe u dit kunt bereiken.
5 factuur-e-mailvoorbeelden
Je zou denken dat er maar één factuurvoorbeeld zou zijn, maar je hebt het mis. In feite zijn er verschillende soorten factuur-e-mails die u mogelijk moet verzenden over een reeks situaties. We behandelen een eerste e-mail naar een nieuwe leverancier, een factuurherinnering en een uitgebreide factuur.
Eerste factuur-e-mail naar nieuwe klant
Ahh, dat nieuwe klantgevoel! Als u een nieuwe klant of klant heeft aangemeld, is het van cruciaal belang dat u de eerste factuur-e-mail goed ontvangt. Zorg ervoor dat u alle details vermeldt (geleverde diensten, kosten, betalingsgegevens en deadlines). Bekijk in dit voorbeeld hoe we dat aanpakken.
Beste [ naam ontvanger ] ,
Bedankt dat u voor onze diensten heeft gekozen! Wij verstrekken u graag de gegevens van uw eerste factuur.
Aangeboden diensten:
- [ Gedetailleerde beschrijving van de geleverde diensten ]
Kosten:
- [ Uitsplitsing van kosten en prijzen ]
Betalingsdetails:
- Betalingsbedrag: [ Bedrag ] - Betalingswijze: [ Betalingswijze ] - Vervaldatum betaling: [ Vervaldatum ]
Zorg ervoor dat de betaling binnen de aangegeven deadline wordt gedaan. Heeft u vragen of wenst u meer uitleg, neem dan gerust contact met ons op.
Bedankt voor je medewerking.
Hartelijke groeten,
[ Jouw naam ]
Herinnering factuur e-mail
Niet betaald? Stuur een herinneringsfactuur. Dit voorbeeld pakt de lastige taak aan om iemand eraan te herinneren dat hij/zij je geld schuldig is. Vermijd emoties en concentreer u op de feiten. Bied nooit uw excuses aan en ga nooit achteruit.
Beste [ naam ontvanger ] ,
Ik hoop dat deze e-mail je goed vindt. Dit is een vriendelijke herinnering dat de factuur voor [ Product/Dienst ] nog openstaat. De betaling was verschuldigd op [ Vervaldatum ] .
Wij verzoeken u vriendelijk het openstaande bedrag ad [ Bedrag ] zo spoedig mogelijk te voldoen. Bijgevoegd is de factuur ter referentie.
Als u vragen of opmerkingen heeft over de betaling, neem dan gerust contact met ons op. Wij waarderen uw zaken en waarderen uw snelle aandacht voor deze kwestie.
Bedankt voor je medewerking.
Hartelijke groeten,
[ Jouw naam ]
Korte e-mailfactuur
Waarom een korte factuur sturen? Als u de klant goed kent of om een regelmatige betaling vraagt, kunt u hier gewoon de gaten invullen en op verzenden drukken. Door uw bekendheid kunt u vriendelijk zijn en een aantal formaliteiten achterwege laten.
Beste [ naam ontvanger ] ,
Ik hoop dat deze e-mail je goed vindt. Ik schrijf u om u de factuur voor onze recente diensten te bezorgen.
In bijlage vindt u de factuur met het totaal verschuldigde bedrag. Laat het me weten als u vragen heeft of verdere hulp nodig heeft bij deze kwestie.
Bedankt voor uw aandacht en uw snelle betaling.
Hartelijke groeten,
[ Jouw naam ]
Formele factuur-e-mail
Dit factuurvoorbeeld is 100% formeel en volgt de functies en het formaat tot op de letter. Als u op zoek bent naar een standaard factuursjabloon dat aan alle eisen voldoet, dan is dit de oplossing.
Beste [ naam ontvanger ] ,
Ik hoop dat deze e-mail je goed vindt. Ik schrijf om de planning van onze komende vergadering te bevestigen.
Laat me weten of het voorgestelde schema voor u werkt.
Bedankt voor uw aandacht.
Hartelijke groeten,
[ Jouw naam ]
Gedetailleerde factuur-e-mail
Als u veel producten of diensten heeft geleverd, moet u de details op uw factuur vermelden. In dit voorbeeld worden opsommingstekens gebruikt om precies aan te geven wat u heeft gedaan of geleverd en welke prijs daarvoor moet worden betaald.
Beste [ naam ontvanger ] ,
Als bijlage bij deze e-mail vindt u de gedetailleerde factuur voor de producten/diensten die wij hebben geleverd. Hieronder vindt u de relevante details:
- Product/dienst 1: [ Beschrijving ] - [ Prijs ]
- Product/dienst 2: [ Beschrijving ] - [ Prijs ]
- Product/dienst 3: [ Beschrijving ] - [ Prijs ]
Totaalbedrag: [ Totale prijs ]
Controleer de factuur en laat het ons weten als u vragen of opmerkingen heeft. Betaling dient te geschieden vóór [ Vervaldatum ] via de opgegeven betalingsmethoden. Wij stellen uw snelle aandacht voor deze kwestie op prijs.
Dank u voor uw voortdurende steun.
Hartelijke groeten,
[ Jouw naam ]
Hoe u factuur-e-mails schrijft – deskundige gids
Factuurmails zijn eigenlijk betalingsverzoeken, maar je wilt het anders spelen.
In plaats van simpelweg een factuur als bijlage mee te sturen, wilt u deze op een positieve manier introduceren, een compliment geven en duidelijk de betalingsgegevens en eventuele voorwaarden vermelden.
Waarom moeite doen met al deze moeite? In het zakenleven zijn relaties belangrijk, en u moet er alles aan doen om ze op te bouwen. Bovendien wordt een positieve en vriendelijke factuurmail sneller afgehandeld dan een onbeleefd verzoek.
Het komt erop neer dat u door het sturen van vriendelijke e-mails met factuurverzoeken en details ervoor zorgt dat u sneller wordt betaald
en maak vrienden.
Dus waar begin je? We hebben de factuur-e-mail opgesplitst in 3 delen:
- Onderwerpregel e-mail factuur
- Lichaamskopie
- Afmelden/volgende stappen
Elke e-mail begint met een geweldige onderwerpregel – en dat geldt ook voor deze deskundige gids.
Onderwerpregel e-mail factuur
Niemand verwacht dat de onderwerpregels van uw factuur geestig, grappig of vriendelijk zijn. Wat ze wel verwachten zijn details en data, maar geen ‘eis tot betaling’.
Leg uit dat dit een factuur is, zodat deze snel kan worden gearchiveerd of doorgestuurd naar de juiste persoon. U kunt uw bedrijfsnaam, factuurnummer en betaaldatum toevoegen.
Hier zijn enkele voorbeelden van onderwerpregels voor factuur-e-mails die u kunt bekijken:
- Factuur – (Bedrijfsnaam) – (Datum)
- Factuur (nummer) – (Bedrijfsnaam) – (Datum)
- Hier vindt u onze meest recente factuur
- Laatste factuur – (Bedrijfsnaam)
- Factuurherinnering – Kunt u uw betaling uitvoeren?
- (Bedrijfsnaam) – Factuur (nummer) –
- Factuur voor bestelling # (nummer invullen)
- (Bestelnummer) – Factuur – Datum
Een positief ding om op te merken is dat als u eenmaal een stijl voor uw facturen heeft vastgesteld, u deze niet meer hoeft te wijzigen. Je kunt (en moet) hetzelfde steeds opnieuw gebruiken.
Resultaat!
Kopie van de e-mailtekst van de factuur
Uw factuur is geopend, wat een goed begin is. Vervolgens moeten we uiteenzetten wat de factuur omvat, de betalingsvoorwaarden, de data en de bedragen. Maar begin eerst met een persoonlijke begroeting met een voornaam.
"Hallo (naam van de persoon)"
Factuur-e-mails volgen een standaardstructuur, waardoor ze gemakkelijk te schrijven zijn. We gaan dit hieronder doornemen terwijl we onze sjabloon bouwen, maar hier is een proces van vier stappen voor het schrijven van e-mails waarmee u betaald krijgt:
- Stel jezelf voor (en zeg hallo!)
- Leg uit dat dit een factuur is
- Geef details (vermeld diensten of producten en hun prijzen)
- Stel standaardvoorwaarden vast
Klaar om aan de slag te gaan met het opstellen van uw factuur-e-mails?
- Stel jezelf voor (en zeg hallo!)
"Mijn naam is (uw naam) en ik neem contact met u op via (bedrijfsnaam). Het was ons een genoegen om met u samen te werken!"
Meer informatie over: Hoe stel je jezelf voor in een e-mail?
- Leg uit dat dit een factuur is
"Ik neem contact met u op met onze factuur (bijgevoegd) voor onze diensten/producten. Details van alles vindt u op de factuur."
- Geef details (vermeld diensten of producten en hun prijzen)
"Om het zo gemakkelijk mogelijk te maken, heb ik ze hieronder ook vermeld. (Lijst invoegen). Het totale verschuldigde bedrag is ($$$)."
- Stel standaardvoorwaarden vast
"Onze standaard betalingstermijn is 28 dagen (of 7 dagen, of 60 dagen, of wat je ook gebruikt!)."
Dit wordt een uitstekende e-mailsjabloon voor facturen. Nu moeten we de zaken afronden met onze volgende stappen en aftekenen.
E-mailaftekening factuur/volgende stappen
U bent bijna klaar om uw factuur-e-mail te verzenden, maar er moeten nog een paar dingen worden vermeld. Ten eerste wilt u er zeker van zijn dat uw e-mail is afgeleverd. Vraag dus om bevestiging en vraag hen om de details te controleren.
"Kunt u bevestigen dat u deze factuur-e-mail heeft ontvangen? Ik zou het op prijs stellen als u alle details zou willen controleren en contact met mij zou opnemen als er problemen zijn."
Als u niet op tijd antwoord ontvangt, overweeg dan een vervolgmail (zie onze voorbeelden hierboven over hoe u dat kunt aanpakken!). Druk nu uw dankbaarheid uit en beëindig de factuur-e-mail met een positieve noot.
"Het was geweldig om met u samen te werken, en wij allemaal bij (bedrijfsnaam) hopen onze positieve relatie voort te zetten."
Perfect! Laten we nu afsluiten met het toevoegen van een handtekening, uw naam, handtekening en contactgegevens.
"Hartelijk dank" is prima.
U heeft zojuist uw eerste factuurmail geschreven...!
Laten we betaald krijgen – wat we wel en niet moeten doen met factuur-e-mails
Wat is het ergste dat kan gebeuren met een factuur-e-mail? Dat het genegeerd wordt. Dat betekent dat u zich zorgen hoeft te maken of het wel is ontvangen en dat u bang bent dat u niet wordt betaald.
Te veel mensen maken veelgemaakte fouten bij het schrijven van factuur-e-mails. Dat gaan ze ervan uit
Hier zijn enkele do's en don'ts om ervoor te zorgen dat uw factuur-e-mails altijd resultaat opleveren!
- Gebruik wel de voornaam van de persoon. Gebruik geen ouderwetse intro als 'Geachte heer/mevrouw'. Het is achterhaald en onnodig.
- Zorg voor een warm welkom. Begin niet met het eisen van betaling!
- Probeer vriendelijk te zijn. Kom niet overdreven formeel over.
- Zet alles op een rijtje. Voeg niet zomaar een bijlage toe.
- Vermeld daarbij wel het betalingsbedrag en de betalingsdatum. Laat geen details achterwege.
- Vraag wel om bevestiging dat de factuur-e-mail is afgeleverd. Neem niets aan.
- Plan zeker een vervolgafspraak. Laat factuurherinneringen niet wachten tot het laatste moment.
- Ontwikkel een format en gebruik het consequent. Verspil geen tijd met het maken van een nieuwe factuur-e-mail elke keer dat u er een moet verzenden.
- Controleer elke e-mail en controleer deze. Vertrouw jezelf (of online editors) niet.
- Probeer HIX.AI e-mailgenerator eens, de krachtige tool voor het maken van e-mails die binnen enkele seconden duidelijke factuur-e-mails maakt. Probeer geen alternatieven van slechte kwaliteit die robottekst produceren die op niemand is gericht.
Conclusie
Factuur-e-mails gaan allemaal over geld. Natuurlijk kun je zeggen dat je het geld NU wilt hebben, maar de sleutel tot betaald krijgen is beleefd zijn en nooit opdringerig. De meest effectieve factuur-e-mails zijn warm, vriendelijk en bevatten elk detail. Ja, het kan wat langer duren om ze te schrijven, maar het resultaat is een grotere kans om betaald te worden – en wij denken dat dat de moeite waard is.