Nederlands

HIX AI Writer
ArticleGPT
BrowserGPT
Hulpmiddelen
Prijzen
Thuis > E-mails > Een vriendelijke en vriendelijke herinneringsmail schrijven (5 sjablonen)

Een vriendelijke en vriendelijke herinneringsmail schrijven (5 sjablonen)

Als uw kantoor op het onze lijkt, vergeten mensen voortdurend documenten op te sturen, verlof af te tekenen of urenstaten in te dienen. Wanneer dit gebeurt, is een vriendelijke herinnering nodig om de zaken weer op de rails te krijgen.

Vind je het leuk om herinneringsmails te ontvangen? Wij niet. Het geheim is om de persoon op een heel beleefde manier ertoe aan te zetten iets te doen (mogelijk iets wat hij of zij niet wil doen). Hoe? Wij laten het je zien.

U kunt nu ontspannen als we u vertellen dat herinneringsmails gemakkelijk te schrijven zijn als u het juiste format begrijpt en weet hoe u deze professioneel kunt pitchen. We doorlopen het proces stap voor stap, waardoor het zo eenvoudig mogelijk wordt om herinneringsmails te schrijven die resultaat opleveren. Laten we dit doen.

Wat zijn herinneringsmails?

Herinneringsmails zijn eenvoudige berichten die u verzendt wanneer u iemand nodig heeft om iets te doen. Geen factuur ontvangen? Stuur een vriendelijke herinnering. Geen rapport ontvangen? Stuur een vriendelijke herinnering. Wachten op uw geld? STUUR EEN VRIENDELIJKE HERINNERING.

Het kan zijn dat ze vergeten zijn een document op te sturen, een factuur te betalen of uw sollicitatie te bevestigen.

U stuurt vaak vriendelijke herinneringsmails terwijl u wacht tot iemand iets voor u doet. In deze gevallen raak je gemakkelijk gefrustreerd, maar je moet er altijd naar streven zo professioneel mogelijk te zijn.

Hoe kan je dat doen? Begin met het bekijken van onze 5 vriendelijke herinneringsmailvoorbeelden!

5 vriendelijke herinneringsmailvoorbeelden

Het is gemakkelijker om u te laten zien hoe u dit moet doen, dus dat zullen we doen. Hier zijn vijf voorbeelden van herinneringsmails om u op weg te helpen met het schrijven van uw eigen e-mail. Lees de e-mails, bekijk het format en ontdek hoe u uw eigen format kunt bouwen!

Vriendelijke herinneringsmail om iets te versturen

Als een collega, klant, opdrachtnemer, familielid of vriend iets is vergeten te sturen, dan is deze herinneringsmail iets voor jou. Daarin bieden we een warme groet en uitleg over wat we willen, wanneer en waarom. Vergeet de details niet, anders kan uw e-mail worden genegeerd (het is ons overkomen).

In dit professionele herinneringsmailvoorbeeld proberen we niet opdringerig te zijn. Niemand houdt ervan om gepest te worden om te antwoorden, dus controleer uw toon voordat u een bericht schrijft.

Beste [ naam ontvanger ] ,

Ik hoop dat deze e-mail u goed vindt. Ik wilde contact met u opnemen en u herinneren aan [ het item/gebeurtenis/taak ] waar we het eerder over hadden.

We hebben nog steeds behoefte aan [ het item/gebeurtenis/taak ] en zouden het zeer op prijs stellen als U kunt het zo snel mogelijk naar ons sturen. [ Geef indien nodig aanvullende details of instructies ]

Bedankt voor uw aandacht voor deze kwestie en we kijken ernaar uit om [ het item/evenement/taak ] van u te ontvangen.

Met vriendelijke groet,
[ Uw naam ]

Vriendelijke herinneringsmail voor onbetaalde factuur

Toon me het geld! Onbetaalde facturen zijn frustrerend en verontrustend, maar er kan een reden zijn waarom de betaling te laat komt, dus ga niet met alle geweld te werk. Herinner de persoon in plaats daarvan aan het bedrag, alle factuurgegevens en hoe de betaling nu verschuldigd is.

In dit voorbeeld blijven we kalm en stijlvol, maar beweren we vol vertrouwen wat we willen (uw geld) en tegen wanneer (onmiddellijk!).

Beste [ naam ontvanger ] ,

Ik hoop dat deze e-mail u goed vindt. Dit is een vriendelijke herinnering over een onbetaalde factuur.

De factuurgegevens zijn als volgt:

Factuurnummer: [ Factuurnummer ]

Factuurdatum: [ Factuur Datum ]

Bedrag: [ Bedrag ]

Houd er rekening mee dat de betaling voor deze factuur nu te laat is. Regel de betaling zo snel mogelijk.

Als u vragen heeft of verdere uitleg wenst, aarzel dan niet om contact met mij op te nemen.

Bedankt voor uw aandacht hiervoor kwestie.

Met vriendelijke groet,
[ Uw naam ]

Vriendelijke herinneringsmail over een sollicitatie

Als u tijd heeft besteed aan het indienen van een sollicitatie maar geen reactie hebt ontvangen, is dit e-mailvoorbeeld ideaal. Er is waarschijnlijk een goede reden waarom een aanvraag niet is geaccepteerd, dus in dit voorbeeld zijn we beleefd, geven we alle details en dringen we aan op een antwoord. Het geluk begunstigt de dapperen!

Beste [ naam ontvanger ] ,

Ik hoop dat deze e-mail u goed vindt. Ik wilde een vervolg geven aan de sollicitatie die ik op [ datum ] heb ingediend. Ik begrijp dat u veel sollicitaties moet ontvangen en dat het tijd kost om ze allemaal te beoordelen. Ik ben echter zeer geïnteresseerd in de [ functie ] en zou een update over de status van mijn sollicitatie op prijs stellen.

Voor uw gemak heb ik mijn CV en motivatiebrief opnieuw bijgevoegd. Ik geloof dat mijn vaardigheden en ervaring mij een sterke kandidaat voor deze rol maken. Ik ben ervan overtuigd dat ik een positieve bijdrage kan leveren aan uw team.

Ik verzoek u vriendelijk mij een update te geven over de status van mijn sollicitatie. Ik zou dankbaar zijn voor alle feedback of informatie die u heeft. Bedankt voor uw aandacht voor deze kwestie.

Met vriendelijke groet,
[ Uw naam ]

Vriendelijke herinneringsmail voor vakantieverzoek

Iedereen houdt van vakantie, maar je kunt pas boeken als je verlof is afgesproken! Als uw baas nog niet heeft ingestemd met uw vakantieverzoek, kunt u deze voorbeeldmail versturen. Nogmaals, er is waarschijnlijk een goede reden om geen antwoord te ontvangen, dus in dit voorbeeld leggen we uit waarom we een antwoord nodig hebben en geven we een deadline op.

Beste [ naam ontvanger ] ,

Ik hoop dat deze e-mail u goed vindt. Ik schrijf u om u te herinneren aan mijn vakantieverzoek dat ik op [ datum ] heb ingediend. Zoals ik eerder al zei, wil ik wat vrije tijd nemen van [ startdatum ] tot [ einddatum ] om op te laden en quality time door te brengen met mijn gezin.

Het is belangrijk voor mij om zo snel mogelijk uw goedkeuring te ontvangen mogelijk te maken, zodat ik verder kan gaan met de nodige regelingen. Ik begrijp dat u het misschien druk heeft, maar ik verzoek u vriendelijk mijn verzoek te beoordelen en mij uiterlijk [ deadline ] een antwoord te sturen. Dit zou mij voldoende tijd geven om de nodige regelingen te treffen en indien nodig een soepele overdracht van mijn taken aan een collega te garanderen.

Bedankt voor uw aandacht voor deze kwestie en ik kijk ernaar uit om binnenkort van u te horen .

Met vriendelijke groet,
[ Uw naam ]

Vriendelijke herinneringsmail naar een medewerker

Als een medewerker die u beheert u niets heeft gestuurd, kunt u een beetje krachtig zijn en om een reactie vragen. Deze herinneringsmail aan het personeel is een perfect sjabloon voor het maken van uw eigen herinneringsmails. Pas het aan uw situatie en schrijfstijl aan.

Beste [ naam ontvanger ] ,

Ik vertrouw erop dat u met deze e-mail in goede gezondheid verkeert. Ik schrijf u om u eraan te herinneren dat ik [ het document/de rapporten/de informatie ] waar ik om heb gevraagd [ op de aangegeven datum/de vervaldatum ] nog niet heb ontvangen. Het is belangrijk voor ons om deze [ taak/project/probleem ] tijdig [ aan te vullen/analyseren/bespreken ] .

Ik verzoek u vriendelijk om prioriteit te geven aan deze kwestie en mij de [ documenten/rapporten te verstrekken /informatie ] zo snel mogelijk. Als u hulp nodig heeft of zich zorgen maakt, aarzel dan niet om contact met mij op te nemen.

Bedankt voor uw aandacht voor deze kwestie.

Met vriendelijke groet,
[ Uw naam ]

Hoe u effectieve, vriendelijke herinneringsmails schrijft

Het schrijven van herinneringsmails kan lastig zijn, omdat je de juiste toon moet treffen. Natuurlijk wilt u ontspannen en professioneel overkomen, maar u moet ook zelfverzekerd en duidelijk zijn dat u een oplossing wilt.

De bovenstaande voorbeelden laten zien hoe u de juiste toon kunt treffen, maar u moet deze e-mails aan elke situatie aanpassen.

Voordat we ingaan op de essentiële tips, gaan we eerst kijken hoe u uw herinnerings-e-mails kunt structureren.

Betrouwbare herinneringsmails hebben allemaal hetzelfde formaat, dat uit 3 delen bestaat:

  1. Onderwerpregel herinneringsmail
  2. Gedurfde en assertieve bodycopy
  3. Afmelden en volgende stappen

We kunnen deze beoordelen om u te helpen herinnerings-e-mails op te stellen die resultaten opleveren.

Onderwerpregel herinneringsmail

Uw onderwerpregel moet de persoon precies vertellen waarom u een bericht stuurt. Wees niet bang om woorden als 'herinnering', 'ter aandacht' of 'dringend' aan uw kopteksten toe te voegen.

Denk na over wie u e-mailt en wat hun aandacht zou trekken. Wat je ook doet, wees niet boos of agressief in je onderwerpregels.

Hier zijn enkele voorbeelden van onderwerpregels voor herinnerings-e-mails ter inspiratie.

  • Herinnering: Kunt u alstublieft...
  • Herinnering: openstaande factuur
  • Vakantieherinnering: Kunt u reageren?
  • Dringende deadline: (datum invullen)
  • Heeft u mijn sollicitatie beoordeeld?

De hoofdtekst van de herinneringsmail

In de hoofdtekst van uw herinneringsmail stelt u uw zaak op, vermeldt u uw voorwaarden en stelt u uw eisen. Het klinkt serieus, maar we beginnen positief met een prettige "Hoi" of "Hallo" en de naam van de persoon.

Stel dat iemand is vergeten ons een belangrijk document te sturen. Begin met het vermelden van het doel van uw bericht.

"Ik neem contact met u op omdat het door mij aangevraagde document niet is aangekomen. De uiterste datum was (datum invullen)."

Geef vervolgens wat context voor uw verzoek en de gevolgen van een vertraagde reactie.

"Ik hoopte het document te gebruiken als onderdeel van een presentatie die ik gaf op (datum invullen)."

Laten we nu eens kijken naar het verzoek (of de eis, als je het zo wilt zeggen).

"Kunt u bevestigen dat u mijn oorspronkelijke verzoek heeft ontvangen en dat u mij het document vandaag nog kunt sturen?"

Dit is voldoende, maar u kunt desgewenst andere details toevoegen.

"De sluitingsdatum voor het ontvangen van het document is (datum invoegen). Dus als ik het dan nog niet heb ontvangen, kan ik het niet gebruiken in mijn presentatie, wat erg teleurstellend zou zijn."

Deze herinneringsmail zou de oplossing moeten zijn. Het is accuraat en assertief, maar je wijst niet met de vingers of zoekt de schuld. In plaats daarvan presenteer je een oplossing, en dat is belangrijk.

Herinnering voor afmelden per e-mail/volgende stappen

Het bovenstaande bericht is geweldig om de aandacht te trekken en uit te leggen wat je wilt en waarom. U wilt positief eindigen, maar aandringen op een reactie.

"Ik heb goede hoop dat we dit vandaag kunnen oplossen. Uw hulp bij het vinden van een oplossing wordt zeer op prijs gesteld."

Dit klinkt allemaal geweldig. Voeg vervolgens uw contactgegevens en eventuele andere informatie toe.

"U kunt op elk moment contact met mij opnemen om dit te bespreken via (details invullen).

Voeg ten slotte een aftekening toe (bedankt, vriendelijke groeten, hartelijk dank, enz.), uw naam en uw professionele e-mailhandtekening, en het is klaar voor gebruik.

Maar voordat je het verstuurt, lees eerst onze checklist voor het schrijven van betere herinneringsmails.

Controlelijst voor herinneringsmail (doe dit niet)

We gaan het met u eens zijn: we hebben een hekel aan het ontvangen van herinneringsmails. Ze kunnen negatief, kritisch en confronterend overkomen. Dit zijn allemaal dingen die u wilt vermijden in uw herinneringsmails.

Hier zijn enkele dingen die u niet doet in herinneringsmails. (Doe eigenlijk het tegenovergestelde).

  • Spreek de persoon niet echt formeel aan. Gebruik hun voornaam en zorg voor een beleefde begroeting.
  • Wees niet onbeleefd of agressief. Wees positief.
  • Verwacht niet dat uw verzoek prioriteit heeft. Erken dat er redenen kunnen zijn waarom ze niet konden antwoorden.
  • Laat onze gegevens niet achter. Geef alles op in uw e-mails.
  • Vergeet een deadline en een CTA niet. Vertel de persoon wat u wilt dat hij of zij doet en tegen wanneer.
  • Mis het niet om bijlagen of links op te nemen. Controleer alles in uw e-mails nogmaals.
  • Geen stress bij het schrijven van e-mails. Probeer eens de e-mailschrijftool van HIX.AI
  • Verstuur niet zonder proeflezen. Proeflezen (uiteraard).
  • Vergeet niet een vervolgafspraak in te plannen. Voeg details toe aan uw agenda.
  • Wees niet de persoon die IEDEREEN in een e-mail kopieert. Behandel de persoon met een beetje respect en laat hem/haar het probleem oplossen.

Sommige van deze tips gaan zowel over hoe te handelen als over hoe te schrijven. Maar het hangt allemaal af van hoe u op het werk wordt gezien en van uw professionele reputatie.

Conclusie

Dit is een herinnering dat u alles moet lezen en leren. Als je dat nog niet hebt gedaan, ga dan terug naar het begin en begin opnieuw!

Maar serieus, we weten allemaal dat het schrijven van herinnerings-e-mails niet eenvoudig is, omdat je ze professioneel moet pitchen, maar moet aandringen op een resultaat. Maar geloof ons, het wordt absoluut gemakkelijker als je oefent (vertrouw ons), maar houd je aan het formaat of kopieer onze voorbeelden, en het komt goed. Concentreer u op de toekomst en streef naar een resultaat in plaats van iemand de schuld te geven.

Het is tenslotte zakelijk en niet persoonlijk.

gerelateerde berichten

Bekijk meer