Spójrz na swój program pocztowy, a zobaczysz adres e-mail „Od” (to Ty!) i adres e-mail „Do” (to osoba, do której wysyłasz e-mail). Możesz także zobaczyć CC i BCC. Czy wiesz, czym są i jak je stosować?
Jeśli odpowiedź brzmi nie, ten poradnik jest dla Ciebie!
Te dwa pola w programie pocztowym (CC i BBC) odgrywają w rzeczywistości ważną rolę w profesjonalnej etykiecie e-mailowej . Mogą pomóc Ci na bieżąco informować poszczególne osoby o postępie projektów lub w tajemnicy informować o szczegółach wrażliwych tematów. Nauka ich używania pomoże Ci pracować lepiej i mądrzej!
Czytaj dalej, aby zostać profesjonalistą CC i BCC. Odpowiadamy również na jedno z najstarszych pytań e-mailowych wszechczasów: Jaka jest różnica między CC i BCC?
Co zatem oznacza CC w wiadomości e-mail ?
CC oznacza „kopia węglowa”. To pozostałość po epoce przedcyfrowej, kiedy ludzie używali kalki (np. kalki) do wykonywania kopii ważnych dokumentów, takich jak wyciągi z kart kredytowych.
Wszystko, co napiszesz na kalce, zostanie przeniesione poniżej, dzięki czemu otrzymasz dokładną kopię.
Co to ma wspólnego z pocztą elektroniczną?
Bije nas. Ale zasada jest w zasadzie taka sama.
Gdy dodasz komuś wiadomość e-mail, osoba ta otrzyma kopię wiadomości e-mail, która nie jest bezpośrednio zaadresowana do niej.
Ważną rzeczą, którą należy wiedzieć, jest to, że odbiorca wiadomości e-mail może zobaczyć każdą osobę, która została w niej zarejestrowana. Ta informacja nie jest wcale ukryta.
Dlaczego miałbym używać CC w wiadomościach e-mail?
CC w e-mailu zyskało złą sławę, ponieważ niektórzy ludzie (nie wymieniamy nazwisk!) lubią wyglądać na dużych i potężnych, kopiując wszystkich do e-maili, które ich nie dotyczą. Nie bądź tą osobą.
Zamiast tego mądrze używaj CC w wiadomościach e-mail. CC służy do przekazywania komuś informacji o wiadomości, która go interesuje, ale nie musi na nią reagować.
Celem CC jest dostarczanie informacji, a nie działanie.
Łatwiej to wyjaśnić na kilku przykładach:
- Możesz przesłać CC swojemu liderowi zespołu, prosząc o urlop od swojego dyrektora.
- Możesz wysłać wiadomość e-mail do swojego szefa, wysyłając e-mail do ważnego klienta.
- Możesz dodać CC do znajomego, przedstawiając mu nowy kontakt.
- Przed wyjazdem na wakacje możesz wysłać koledze wiadomość dotyczącą ważnej rozmowy.
- Wysyłając dyspozycję do jednej osoby, możesz przekazać CC całemu zespołowi projektowemu.
To tylko niektóre z powodów, dla których możesz chcieć dać komuś CC. Zanim dodasz adres e-mail tej osoby do pola DW, zadaj sobie pytanie:
- Czy to ma znaczenie?
- Czy będą zainteresowani?
- Czy podaję to w celach informacyjnych, czy proszę o działanie?
- Czy chcę, aby odbiorca wiadomości e-mail wiedział, że wysłałem tę wiadomość do tej osoby?
Jeśli odpowiedź na wszystkie cztery z tych punktów brzmi „tak”, oznacza to, że właśnie zdecydowałeś się przesłać je pocztą e-mail.
Jak wysłać komuś wiadomość e-mail?
Aby wysłać komuś wiadomość e-mail, wykonaj następującą procedurę:
- Otwórz program pocztowy i wybierz odbiorcę w polu „Do”.
- Kliknij przycisk CC, aby wyświetlić pole.
- Dodaj adres e-mail (lub adresy) do pola DW.
- Napisz swój e-mail i wyślij go.
To naprawdę takie proste, aby wysłać komuś wiadomość e-mail. Ale zanim to zrobisz, przejrzyj podstawy i zapoznaj się ze wskazówkami naszych ekspertów, aby poznać etykietę poczty elektronicznej CC.
Podstawy poczty elektronicznej CC
Zanim przejdziemy dalej, oto przypomnienie niektórych podstawowych informacji dotyczących poczty elektronicznej CC:
- CC oznacza kopię węglową.
- Aby wysłać komuś wiadomość e-mail, musi istnieć nadawca i odbiorca.
- Możesz wysłać CC dowolnej liczbie osób.
- Odbiorca może zobaczyć dowolną osobę, do której masz CCd w wiadomości e-mail.
- Jeśli odbiorca odpowie, może skopiować wiadomości od osób, które uzyskały certyfikat CCd lub nie. To nie dzieje się automatycznie.
Nakazy i zakazy używania CC w e-mailach
CC ma złą reputację w biznesie, ponieważ ludzie używają jej bezmyślnie. W rezultacie skrzynki pocztowe są zapełnione niepotrzebnymi i nieistotnymi wiadomościami. Oto zalecenia i zakazy używania CC w wiadomościach e-mail.
- Zrób CC komuś, jeśli informacje są istotne. Nie rób CC, jeśli prosisz kogoś o działanie.
- Używaj CC oszczędnie. Nie dawaj po prostu CC wszystkim (nie będzie im się to podobać).
- Korzystaj z CC, jeśli zależy Ci na tym, aby dana osoba zobaczyła, do kogo wysłałeś wiadomość. Nie używaj CC, jeśli chcesz je potajemnie uwzględnić.
- Zrób CC swojemu szefowi i współpracownikom. Nie uwzględniaj dyrektorów ani menedżerów wyższego szczebla, chyba że mówisz poważnie.
- Sprawdź, czy użyłeś CC, a nie BCC. Nie wysyłaj e-maili bez sprawdzenia, do kogo je wysyłasz i dlaczego.
Co zatem oznacza BCC w e-mailu?
Jakie są Twoje umiejętności detektywistyczne? Jeśli przeczytałeś tak daleko, zgadniesz, że CC oznacza kopię węglową, ale co z literą B?
BCC oznacza „Blind Carbon Copy” i zasada jest dokładnie taka sama jak CC, z tą różnicą, że odbiorca nie widzi, kogo skopiowałeś do wiadomości e-mail.
Gdy przesyłasz komuś BCC do wiadomości e-mail, odbiorca otrzymuje wiadomość (w normalny sposób), a kopia jest potajemnie dostarczana każdemu, do kogo wysyłasz BCC.
Osoba, która otrzymała wiadomość e-mail, nie jest świadoma, że została ona przesłana do kogoś innego. Nie ma żadnych oznak ani sygnałów, że tak się stanie. To stuprocentowa tajemnica.
Ponieważ osoba otrzymująca wiadomość e-mail nie wie, że ktoś otrzymał BCCd, nie może zdecydować się na uwzględnienie tej osoby w żadnej odpowiedzi.
Dlaczego miałbym używać BCC w wiadomości e-mail?
BCC służy do udostępniania wiadomości e-mail osobie, której kopię chcesz mieć bez wiedzy drugiej osoby. BCC to drażliwy temat, ponieważ działasz w tajemnicy, ale jest kilka powodów, dla których jest używany w świecie zawodowym:
- Możesz wysłać wiadomość e-mail do swojego szefa, wysyłając wiadomość e-mail do problematycznego klienta.
- Możesz wysłać BCC współpracownikowi, składając skargę do menedżera.
- Możesz przesłać BCC danej osobie, składając skargę w jej imieniu.
- Możesz skorzystać z BCC innego ze swoich kont e-mail, gdy będziesz rozwiązywać problem w pracy.
- Jeśli chcesz zachować kopię swojej korespondencji, możesz BCC na inne konto.
Jak przekazać komuś wiadomość e-mail?
Proces korzystania z BCC jest taki sam jak CC. Wyjaśnimy jeszcze raz, jak wykonać BCC w wiadomości e-mail:
- Otwórz program pocztowy i wybierz odbiorcę w polu „Do”.
- Kliknij przycisk BCC, aby wyświetlić pole.
- Dodaj adres e-mail (lub adresy) do pola BCC.
- Napisz swój e-mail i wyślij go.
Podstawy poczty elektronicznej BCC
- BCC oznacza „ślepą kopię”.
- Kiedy dasz komuś BCC, osoba ta otrzyma dokładną kopię wiadomości e-mail.
- Odbiorca wiadomości e-mail nie wie, czy ktoś został zapisany w wiadomości BCC.
- Jeśli odbiorca odpowie, odpowiedź nie zostanie wysłana do osoby, która została BCCd.
- BCC może być postrzegane jako podstępne, ale tak nie jest! Właściwe użycie może pomóc chronić Twoją reputację.
Nakazy i zakazy używania BCC w e-mailach
Nadal nie wiesz, jak używać BCC w wiadomości e-mail? Oto kilka zaleceń i zakazów dotyczących używania BCC w wiadomościach e-mail:
- Wykonaj BCC, jeśli chcesz potajemnie udostępnić swoją wiadomość. Nie używaj UDW, jeśli chcesz, żeby odbiorca odpowiedział.
- Użyj BCC, jeśli chcesz prowadzić rejestr swoich e-maili. Nie używaj BCC, jeśli wpakujesz się w kłopoty lub złamiesz zasady (np. udostępnienie poufnych e-maili poza siecią pracodawcy).
- Sprawdź wiadomości przed wysłaniem i upewnij się, że poprawnie używasz BCC. Nie wysyłaj wiadomości bez ich za każdym razem sprawdzania!
- Zachowaj ostrożność podczas wysyłania wiadomości BCC do znajomych. Nie łam żadnych zasad!
Jaka jest różnica między CC i BCC w wiadomości e-mail?
Odwieczne pytanie e-mailowe: jaka jest różnica między CC i BCC? Czy możesz już odpowiedzieć? Jeśli nie, oto różnice w opisie:
- Kopia do wiadomości służy do udostępniania komuś kopii wiadomości e-mail, a odbiorca może zobaczyć, że ją otrzymał. To informacja, a nie działanie.
- Ukryta kopia do wiadomości e-mail służy do tajnego dostarczania kopii wiadomości e-mail innej osobie bez wiedzy odbiorców.
Oto inny sposób wyjaśnienia. (To powinno wyglądać tak, jak Twój program pocztowy, jeśli Twój jest podobny do naszego.)
Od: To ty
Do: Osoba (lub grupa osób), do której wysyłasz wiadomość e-mail
CC: Są to osoby, które otrzymają e-mail w celach informacyjnych.
BCC: Są to osoby, które w tajemnicy otrzymają wiadomość e-mail.
Wniosek
Wiemy, że CC i BCC mogą być mylące, ale – mamy nadzieję, że już to pokazaliśmy – są to dość proste pojęcia, które można zrozumieć po opanowaniu podstaw. Teraz, gdy już rozumiesz, czym one są, od ciebie zależy, czy użyjesz ich inteligentnie. Oznacza to, że nie należy kopiować wszystkich do nieistotnych e-maili, ale skutecznie wykorzystywać CC i BCC w celu zwiększenia produktywności.