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Como escrever e-mails de convite (5 modelos)

Ao organizar uma reunião, entrevista ou festa, você precisará aprender a escrever convites. Todos nós amamos um ótimo convite, ele pode nos deixar entusiasmados e engajados. Como estão seus convites?

Se forem enfadonhos, enfadonhos e básicos, nós ajudaremos. Podemos garantir que suas reuniões, chamadas Zoom, webinars e eventos estarão lotados de pessoas. A habilidade é tornar seus e-mails de convite claros e atraentes e capturar tudo sobre o seu evento.

Como você pode aprender? Com a nossa ajuda, claro! Neste guia sobre como escrever e-mails de convite, trabalhamos com você para criar e-mails de convite melhores e ajudá-lo a obter 100% de participação!

Mostraremos 5 exemplos que você pode usar, abrangendo:

  • E-mail de convite para reunião
  • E-mail de convite para evento
  • E-mail de convite para webinar
  • E-mail de convite do Zoom
  • E-mail de convite para palestrante

Você está convidado a continuar lendo – e esperamos que o faça.

O que é um e-mail de convite?

Um e-mail de convite tem como objetivo fazer com que uma pessoa (ou grupo de pessoas) participe de algo. Em nossa vida profissional, enviaremos e-mails de convite para reuniões, eventos, webinars e conferências. Os e-mails de convite também podem ser usados para convidar indivíduos e organizações para participarem de atividades (falar em um evento ou expor em uma conferência).

Os e-mails de convite são correspondência formal e seguem estruturas e etiqueta formais de e-mail.

Parece difícil, mas torna muito mais fácil escrever e-mails de convite, pois há menos coisas que podem dar errado!

Os e-mails de convite devem incluir algumas informações essenciais:

  • Nome do evento
  • Data hora
  • Localização
  • Propósito
  • Resultado
  • CTA

Neste artigo, detalhamos o formato do e-mail de convite. Mas primeiro, vamos começar com 5 exemplos de e-mail de convite.

5 modelos de convite para email

Nesta seção, criamos uma seleção de modelos de convite por e-mail, perfeitos para diversas situações do dia a dia que você pode encontrar no trabalho. Você pode recortar e colar essas amostras, se desejar. No entanto, recomendamos usá-los como base para criar seus próprios e-mails personalizados.

E-mail de convite para reunião

Convites para reuniões são provavelmente o tipo mais comum de e-mail de convite que você enviará. Se você for como nós, estará sempre em reuniões – portanto, ter um modelo eficaz pode economizar muito tempo. Aqui está um exemplo de e-mail de convite para reunião.

Prezado [ Nome do Destinatário ] ,

Espero que este e-mail encontre bem. Estou entrando em contato para propor uma reunião onde possamos trocar informações valiosas.

Eu apreciaria sua consideração e espero uma resposta favorável.

Atenciosamente,
[ Seu nome ]

Aprenda também como escrever um e-mail solicitando uma reunião aqui .

E-mail de convite para evento

E-mails de entrevistas em eventos são usados para avaliar o interesse e incentivar inscrições. Para fazer isso, eles estão repletos de detalhes e escritos de uma forma envolvente e emocionante. Você vai querer encher a pessoa de entusiasmo pelo seu evento para que ela se inscreva.

Prezado [ Nome do Destinatário ] ,

Tenho o prazer de convidá-lo para nosso próximo evento, [ Nome do Evento ] , em [ Data do Evento ] . Este evento promete ser uma oportunidade fantástica para se conectar com profissionais do setor e obter insights valiosos.

O evento contará com palestrantes renomados, workshops interativos e sessões de networking que fornecerão conhecimentos valiosos e uma chance de expandir sua rede profissional.

Anexamos mais detalhes e a programação do evento para sua referência. Solicitamos que você confirme sua presença até [ Data de RSVP ] para que possamos tomar as providências necessárias.

Contamos com a sua presença e participação para que este evento seja um grande sucesso!

Atenciosamente,
[ Seu nome ]

E-mail de convite para webinar

Os convites para webinar são semelhantes ao exemplo tradicional de convite por e-mail acima. A diferença é que você deve fornecer todos os dados de login e informações personalizadas de cada leitor. Confira nosso exemplo para ver como isso funciona.

Prezado [ Nome do Destinatário ] ,

Espero que este e-mail encontre bem. Temos o prazer de convidá-lo para nosso próximo webinar sobre [ Tópico do Webinar ] .

Data: [ Data do Webinar ]

Horário: [ horário do webinar ]

Duração: [ Duração do Webinar ]

[ Inclua instruções especiais ou detalhes de login específicos da plataforma do webinar, como o link para ingressar ou as credenciais de login. ]

Acreditamos que este webinar fornecerá insights e oportunidades valiosas para [ benefício ou resultado específico ] . Encorajamos fortemente a sua presença e participação ativa.

Se você tiver alguma dúvida ou precisar de mais informações, não hesite em nos contatar.

Obrigado pela sua atenção e esperamos que você se junte a nós no webinar.

Atenciosamente,
[ Seu nome ]

E-mail de convite do Zoom

Desde a pandemia, o Zoom (e as equipes) dominaram o mundo e se tornaram a forma mais popular de as pessoas se conhecerem. Este exemplo de convite do Zoom segue o formato e inclui todos os detalhes e informações.

Prezado [ Nome do Destinatário ] ,

Espero que este e-mail encontre bem. Estou escrevendo para confirmar o agendamento de nossa próxima reunião.

Por favor, deixe-me saber se o cronograma proposto funciona para você.

Obrigado pela sua atenção.

Atenciosamente,
[ Seu nome ]

E-mail de convite para palestrante

Se você estiver organizando um evento, este exemplo de e-mail de convite para palestrante é para você! Você deve fornecer detalhes sobre o seu evento, o que deseja que o palestrante discuta e por que ele é a melhor pessoa. Veja como conseguimos isso neste exemplo.

Prezado [ Nome do Destinatário ] ,

Espero que este e-mail encontre bem. Estou organizando um evento em [ Data do Evento ] em [ Local do Evento ] . O evento tem como objetivo discutir [ Tema do Evento ] .

Ficaríamos honrados em tê-lo como palestrante no evento. Seu amplo conhecimento e experiência em [ Experiência do Palestrante ] fazem de você o candidato perfeito para esclarecer nosso público.

A duração do discurso deverá ser de cerca de [ Duração do discurso ] minutos, seguida por uma breve sessão de perguntas e respostas. Agradeceríamos se você pudesse se concentrar em [ Tópicos Específicos para Discussão ] durante sua apresentação.

Seus valiosos insights e experiência contribuirão muito para o sucesso do nosso evento e aprimorarão o conhecimento de todos os participantes.

Obrigado por considerar nosso convite. Esperamos ouvir de você em breve sobre sua disponibilidade e desejo de participar como palestrante.

Atenciosamente,
[ Seu nome ]

Como escrever e-mails de convite

Então, você revisou nossos modelos de convite por e-mail, mas ainda está se perguntando como escrever um. Deixe-nos mostrar a você...

Todos nós recebemos e-mails de convite enfadonhos com data e hora. Você queria participar? 100% não. Por que? Porque o convite não explicava o valor. É não chamar a sua atenção, é exigir o seu atendimento e ninguém quer isso.

E-mails de convite são correspondências formais que seguem o formato de e-mail padrão . Podemos dividir isso em três partes:

  1. Linha de assunto do e-mail de convite
  2. Cópia do corpo
  3. Aprovação/Próximas etapas

Nas seções a seguir, explicamos o que acontece em cada seção e como criá-las. No final, você pode criar seus próprios e-mails de convite.

Linha de assunto do e-mail de convite

Assim que seu e-mail chegar à caixa de entrada de uma pessoa, ela vai querer saber do que se trata – então diga-lhe com um assunto claro. Muitas linhas de assunto são chatas, mas isso é negócio, então não tente se destacar muito. Isso mesmo, faça o básico, chame a atenção deles e incentive-os a abrir o e-mail. Isso é tudo que um bom assunto deve fazer.

Aqui estão alguns assuntos de reuniões maravilhosos que todos ficaríamos encantados em receber (talvez).

  • Convite para reunião (inserir detalhes)
  • Você está convidado para (inserir detalhes)
  • Convite para webinar ((inserir detalhes)
  • Você está disponível para (inserir detalhes)
  • Convite para evento ((inserir detalhes)
  • Você está disponível em (inserir data)?
  • Disponibilidade da agenda: Solicitação de reunião

Nas linhas de assunto do e-mail de convite, resuma o núcleo da sua mensagem da maneira mais rápida e simples possível. Não perca tempo ou seu e-mail será ignorado.

Cópia do corpo do e-mail do convite

O corpo de suas mensagens é onde você chama a atenção deles e os envolve diretamente. Comece com uma saudação personalizada (“Olá” e o nome da pessoa). Se estiver escrevendo para um grande grupo de pessoas, você pode envolvê-las individualmente (o que pode levar muito tempo) ou dizer “Olá, colegas”. Preferimos a segunda opção (mais fácil).

Fale com eles imediatamente sobre o propósito do e-mail.

"Gostaria de convidá-lo para um evento. O evento se chama (inserir nome) e será realizado em (inserir data, horário e local)."

Este é um convite, então não há necessidade de ser muito detalhado.

"O evento é uma oportunidade emocionante para nós (sobre o que é o evento). Anexei algumas informações abaixo e forneci um link para o site do evento para você revisar."

Você chamou a atenção deles e explicou o que é o evento. Agora é hora de conectá-los...

Assinatura do e-mail de convite/próximas etapas

Seus e-mails de convite devem terminar com um CTA forte. É aqui que você os agarra e não lhes dá chance de dizer não!

"Você pode me dizer se deseja participar de (nome do evento)? Se responder até (inserir data), posso garantir uma vaga para você."

Você os fisgou! É sempre uma boa ideia oferecer-se para responder a quaisquer perguntas ou fornecer informações adicionais.

"Se você tiver alguma dúvida sobre o evento, inclusive se gostaria de falar ou expor conosco, entre em contato comigo em (inserir detalhes)."

Quase terminado. Agora, adicione uma assinatura educada (“Muito obrigado”, “Atenciosamente”, etc.) e seu nome, detalhes de contato e assinatura.

Agora você está pronto para enviar! Antes de fazer isso, verifique nossa lista de verificação para escrever melhores e-mails de convite.

Dicas profissionais para escrever e-mails de convite

Descrevemos os princípios básicos para escrever bons e-mails de convite de negócios, mas sabemos que você quer mais. Você está pronto para ir mais longe e criar e-mails de convite que impressionariam os profissionais? Vamos seguir em frente e fazer algum progresso.

Recebemos tantas mensagens que é impossível ler todas. Portanto, certifique-se de personalizar cada convite: sempre se dirija à pessoa pelo primeiro nome para que o e-mail pareça pessoal, não seco e desconectado.

Você os atraiu, agora agarre-os com uma introdução intrigante. No trabalho, muitas vezes ficamos entediados, então nos engane com suas palavras e certifique-se de que seu convite se destaque. Isso não significa ser informal ou engraçado, mas você pode envolvê-los com detalhes sobre o propósito e os resultados. Faça-os sentir que sua presença será valorizada.

Não perca tempo pesquisando, então inclua *TODAS* as informações do evento: Forneça todas as informações do evento, incluindo informações básicas sobre data, hora e local. Economize tempo acertando o administrador antecipadamente.

Pode parecer estranho, mas apele às emoções: todos nós sofremos de FOMO – então use esse poder a seu favor! Apele para as emoções do leitor e incentive-o a comparecer (ou aponte o que sentirá falta).

Não tem tempo ou falta inspiração para e-mail? Use ferramentas de e-mail AI Ferramentas como HIX.AI : Ferramentas como HIX.AI podem ajudá-lo a criar e-mails de convite mais fortes, melhores e mais eficazes. A plataforma com tecnologia de IA pode criar e-mails de convite profissionais em segundos, economizando tempo para investir em seu evento (reunião, conferência ou chamada).

Quando seu e-mail estiver pronto e limpo, não o envie sem revisão. Os erros podem ser embaraçosos e até prejudiciais, por isso não os arrisque. Verifique mensagens, peça ajuda a um colega ou use um programa online.

Infelizmente, muitas pessoas ainda irão ignorar seus convites, mas pelo menos você tentou!

Conclusão

Se você pulou para o final, volte ao início (vale a pena). No final de nosso guia especializado para escrever exemplos de e-mails de convite, vamos recapitular o que aprendemos. Emails de convite são mensagens formais com formato definido.

Para obter os melhores resultados e o maior número de respostas, seus e-mails de convite devem ser personalizados, profissionais e – acima de tudo – expressar valor para o destinatário. Chame a atenção deles e inspire-os a participar, e seu evento, reunião, conferência ou webinar será um sucesso estrondoso!

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