HIX Writer

BrowserGPT

HIX Writer

HIX Writer

เข้าถึงเครื่องมือการเขียน AI มากกว่า 120 รายการเพื่อยกระดับประสบการณ์การเขียนของคุณ

ตรวจสอบตัวเขียน HIX
ตรวจสอบตัวเขียน HIX
ดูเครื่องมือการเขียน AI ทั้งหมดกว่า 120 รายการ
BrowserGPT

BrowserGPT

สำรวจผู้ช่วย ChatGPT แบบครบวงจรที่ทรงพลังที่สุดสำหรับเว็บ

ตรวจสอบ BrowserGPT
ตรวจสอบส่วนขยาย HIXAI Chrome
ผลผลิต
Google Doc

พิมพ์ // เพื่อเพลิดเพลินกับความช่วยเหลือ AI ของเราขณะที่คุณเขียนบน Google เอกสาร

Gmail

พิมพ์ // ประดิษฐ์อีเมลที่น่าสนใจและการตอบกลับส่วนตัว

แถบด้านข้าง

สำรวจทางเลือกแถบด้านข้าง Bing ที่มีประสิทธิภาพยิ่งขึ้นสำหรับ Chrome

เครื่องมือค้นหา

ค้นหาคำตอบที่ครอบคลุมของ HIXAI จากผลการค้นหาทั่วไป

แถบค้นหาด่วน

เลือกข้อความออนไลน์เพื่อแปล เขียนใหม่ สรุป ฯลฯ

สื่อสังคม
Twitter

พิมพ์ // เพื่อเขียนโพสต์กระแส Twitter ที่กระชับแต่ทรงพลัง

Instagram

พิมพ์ // เพื่อสร้างคำบรรยายที่น่าสนใจสำหรับโพสต์ Instagram ของคุณ

Facebook

พิมพ์ // เพื่อร่างโพสต์ Facebook แบบโต้ตอบที่มีส่วนร่วมกับชุมชนของคุณ

Quora

พิมพ์ // เพื่อให้คำตอบที่มีคุณค่าและได้รับการโหวตเห็นด้วยใน Quora

Reddit

พิมพ์ // เพื่อสร้างโพสต์ Reddit ที่โดนใจชุมชนเฉพาะ

YouTube

สรุปวิดีโอ YouTube ขนาดยาวได้ด้วยคลิกเดียว

เครื่องมือ
บ้าน > อีเมล > กฎมารยาททางอีเมล 29 ข้อในการเขียนอีเมลอย่างมืออาชีพและมีประสิทธิภาพ

กฎมารยาททางอีเมล 29 ข้อในการเขียนอีเมลอย่างมืออาชีพและมีประสิทธิภาพ

ผลการวิจัยพบว่าโดยเฉลี่ยแล้วพนักงานในสหรัฐอเมริกาใช้เวลาประมาณหนึ่งในสี่ของชั่วโมงทำงานไปกับอีเมล ดังนั้นการพัฒนาทักษะในการเขียนอีเมลธุรกิจอย่างมืออาชีพและมีประสิทธิภาพจึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งต่อการประสบความสำเร็จในอาชีพการงานของบุคคล

หากคุณต้องการสื่อสารทางอีเมลอย่างมีประสิทธิภาพและเชี่ยวชาญ จำเป็นต้องทำความคุ้นเคยกับมารยาททางอีเมล บทความนี้นำเสนอ ตัวอย่าง กฎเกณฑ์ และเคล็ดลับเกี่ยวกับมารยาททางอีเมลที่เป็นประโยชน์ 29 ข้อ ที่จะช่วยให้คุณประสบความสำเร็จในที่ทำงาน

มารยาททางอีเมลคืออะไร?

มารยาททางอีเมลคือชุดแนวทางที่อธิบายวิธีการเขียนและตอบกลับอีเมลอย่างมืออาชีพและสุภาพ ประกอบด้วยองค์ประกอบต่างๆ ของการสื่อสารทางอีเมล เช่น ภาษา น้ำเสียง การจัดรูปแบบ และพฤติกรรมทั่วไป ขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับ ตลอดจนอุตสาหกรรม องค์กร วัฒนธรรม และแม้แต่อายุของผู้รับ คุณอาจต้องปรับกฎสำหรับมารยาททางอีเมลที่เหมาะสม

เหตุใดมารยาททางอีเมลจึงมีความสำคัญ

บริษัทและบุคคลจะได้รับประโยชน์จากการปฏิบัติตามกฎมารยาททางอีเมลด้วยเหตุผลเหล่านี้

แสดงให้เห็นถึงความเป็นมืออาชีพ การใช้มารยาททางอีเมลแสดงให้เห็นว่าคุณเคารพผู้อื่น รวมถึงเชื่อถือได้และมีความสามารถในที่ทำงาน

การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ การปฏิบัติตามมารยาททางอีเมลที่เหมาะสมจะทำให้การสื่อสารของคุณกระชับและเข้าใจได้สำหรับผู้รับ ลดความเข้าใจผิดและการตีความที่ผิดให้เหลือน้อยที่สุด

การรักษาความสัมพันธ์เชิงบวก มารยาททางอีเมลที่ดีจะช่วยเพิ่มชื่อเสียงทางวิชาชีพของคุณ อำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันกับเพื่อนร่วมงาน ลูกค้า และหุ้นส่วนทางธุรกิจ

การหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับมารยาททางอีเมลช่วยลดโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดและข้อผิดพลาดในอีเมลธุรกิจที่อาจนำไปสู่ความลำบากใจหรือผลกระทบร้ายแรง

เคล็ดลับและกฎมารยาททางอีเมลมากกว่า 29 ข้อสำหรับมืออาชีพ

1. ใช้การจัดรูปแบบมาตรฐาน

อีเมลธุรกิจที่ไม่เป็นทางการหรือไม่สมบูรณ์ถือเป็นการละเมิดมารยาททางอีเมล รูปแบบอีเมลธุรกิจมาตรฐานควรมีโครงสร้างที่ดี โดยมีหัวเรื่อง คำทักทาย เนื้อหา ปิดท้าย ลงชื่อออก และลายเซ็น

เรียนรู้เพิ่มเติม: รูปแบบอีเมลที่เป็นทางการคืออะไร?

2. ใช้น้ำเสียงที่เป็นมืออาชีพและให้เกียรติ

รักษาน้ำเสียงที่เป็นมืออาชีพตลอดทั้งอีเมลเพื่อสะท้อนถึงความเป็นมืออาชีพของคุณ หลีกเลี่ยงคำสแลง ศัพท์เฉพาะ หรือสำนวนที่ไม่เป็นทางการจนเกินไปซึ่งอาจทำลายความไว้วางใจในที่ทำงาน

3. อีเมลพร้อมที่อยู่อีเมลแบบมืออาชีพ

การใช้ที่อยู่อีเมลบริษัทของคุณแสดงถึงมารยาททางอีเมลในระดับสูง หากคุณต้องใช้บัญชีอีเมลส่วนตัวเพื่อจัดการกับอีเมลที่เกี่ยวข้องกับงาน เป็นการดีที่จะใช้ชื่อนามสกุลของคุณเพื่อแสดงภาพลักษณ์ที่เป็นมืออาชีพ

4. Blind Carbon Copy (BCC) อย่างเหมาะสม

เป็นมารยาทการใช้อีเมลที่เหมาะสมในการใช้ BCC เมื่อส่งอีเมลไปยังผู้รับกลุ่มใหญ่ที่ไม่รู้จักกัน เพื่อป้องกันอีเมลของตนไม่ให้ถูกเปิดเผยต่อผู้อื่น

เรียนรู้เพิ่มเติม: วิธีใช้ CC และ BCC ในอีเมล

5. เขียนหัวเรื่องให้ชัดเจนและกระชับ

ปฏิบัติตามมารยาททางอีเมลโดยการสรุปหัวเรื่องที่สื่อความหมายและสั้น ช่วยให้ผู้รับเข้าใจวัตถุประสงค์และจัดลำดับความสำคัญของคำตอบได้อย่างรวดเร็ว ไม่มีหัวเรื่องหรือหัวเรื่องที่ยาวและคลุมเครือจะทำให้อีเมลของคุณดูเป็นสแปมและถูกย้ายไปที่ถังขยะ

6. เริ่มต้นด้วยการทักทายและทักทายอย่างมืออาชีพ

เริ่มต้นอีเมลของคุณด้วยคำทักทายและคำทักทายที่สุภาพและเหมาะสม ขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับและสถานการณ์ในการสื่อสาร คุณสามารถปรับแต่งคำทักทายและคำทักทายให้เหมาะสมได้ แต่อย่าทักทายผู้คนด้วยสำนวนที่เป็นกันเองและไม่มีตัวตนมากเกินไป เช่น "สวัสดี" "โย" "สวัสดีครับ" และ "สวัสดีครับทุกคน" ".

เรียนรู้เพิ่มเติม: จะเริ่มต้นอีเมลได้อย่างไร

7.แนะนำตัวเองให้ชัดเจน

กฎมารยาททางอีเมลอีกข้อหนึ่งคือการแนะนำตัวคุณและบริษัทของคุณโดยย่อเพื่อสร้างบริบทเมื่อติดต่อกับคนใหม่หรือส่งการติดตามผล

เรียนรู้เพิ่มเติม: จะแนะนำตัวเองทางอีเมลได้อย่างไร?

8. ระมัดระวังการใช้อารมณ์ขันและอิโมจิ

ในที่ทำงาน ให้ระมัดระวังเรื่องอารมณ์ขัน การเสียดสี อีโมจิ อีโมติคอน และ มีม ในขณะที่เขียนอีเมลเกี่ยวกับมารยาททางธุรกิจ สิ่งเหล่านี้อาจถูกตีความผิดในการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรและกลายเป็นสิ่งรบกวนสมาธิอย่างมาก

9. รักษาข้อมูลที่เป็นความลับให้ปลอดภัย

โปรดใช้ความระมัดระวังในการสื่อสารข้อมูลที่ละเอียดอ่อนหรือเป็นความลับผ่านทางอีเมล แนวทางที่ดีสำหรับมารยาททางอีเมลทางธุรกิจคือการหลีกเลี่ยงข้อความที่เป็นลายลักษณ์อักษรและพิจารณาการเข้ารหัส

10. ทำให้อีเมลของคุณกระชับและตรงประเด็น

ระวังความยาวของอีเมลของคุณ อีเมลที่ยาวเหยียดอาจล้นหลามและอาจส่งผลให้ข้อมูลสำคัญถูกมองข้าม คุณแสดงความเคารพต่อเวลาของผู้รับโดยตรงไปตรงมา

11. งดใช้เครื่องหมายอัศเจรีย์

ในอีเมลมารยาททางธุรกิจ คุณไม่ควรใช้เครื่องหมายอัศเจรีย์มากกว่าหนึ่งครั้งเพื่อสื่อถึงความตื่นเต้น ข้อความของคุณจะดูก้าวร้าว โกรธเคือง และไม่เป็นมืออาชีพ หากคุณใช้เครื่องหมายอัศเจรีย์มากเกินไปในอีเมลฉบับเดียว

12. อย่าใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด

เป็นที่ยอมรับได้ที่จะใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ที่เหมาะสมเพื่อเน้นเมื่อจำเป็น อย่างไรก็ตาม การใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดอาจทำให้ผู้อื่นตีความข้อความและเจตนาของคุณผิด

13. ทำให้แบบอักษรของคุณเป็นแบบคลาสสิก

อีเมลของคุณจะอ่านได้ยากด้วยแบบอักษรที่แปลกประหลาด สีแปลกๆ และขนาดที่แหวกแนว ยึดถือบรรทัดฐานอีเมลมาตรฐานเพื่อใช้แบบอักษรคลาสสิกและสม่ำเสมอทั่วทั้งเนื้อหาอีเมล: สี: สีดำ

ขนาด: 10 หรือ 12 จุด

แบบอักษร: Arial, Calibri, Helvetica หรือ Times New Roman

14. ฝึกไวยากรณ์และการสะกดคำให้ดี

อีเมลที่เขียนไม่ดีอาจส่งผลเสียต่ออาชีพการงานของคุณได้ เพราะมันบ่งบอกว่าคุณไม่ใส่ใจในรายละเอียด ในฐานะมืออาชีพ คุณควรรู้วิธีใช้เครื่องมือไวยากรณ์และการสะกดคำเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด

15. แชร์ลิงก์อย่างถูกต้อง

มารยาททางอีเมลไม่เหมาะสมที่จะวาง URL ทั้งหมดลงในอีเมลของคุณ ให้ระบุไฮเปอร์ลิงก์หรือ URL แบบสั้นแทนเพื่อให้ผู้รับเปิดอีเมลของคุณได้ง่ายขึ้น

16. หลีกเลี่ยงการใช้คำย่อและคำย่อมากเกินไป

แม้ว่าคุณสามารถใช้ตัวย่อและตัวย่อเฉพาะอุตสาหกรรมที่คุณและผู้รับสามารถเข้าใจได้ แต่อย่าใช้มากเกินไปเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน

17. ตอบกลับอีเมลภายใน 24 ชั่วโมง

แม้ว่าคุณจะไม่สามารถตอบอีเมลทั้งหมดได้ทันที แต่คุณสามารถดูกล่องจดหมายของคุณและจัดลำดับความสำคัญของการตอบกลับได้ พยายามตอบกลับอีเมลทันที ภายใน 24 ชั่วโมง

18. คิดให้ดีก่อนส่งต่อ

อย่าส่งต่ออีเมลลูกโซ่หรือข้อความที่ไม่เกี่ยวข้องซึ่งอาจทำให้กล่องจดหมายของผู้รับเกะกะ สิ่งสำคัญคือต้องสรุปการสนทนาในชุดข้อความอีเมล อย่าส่งต่ออีเมลที่ไม่มีเจตนาที่จะส่งต่อ

19. ใช้ "ตอบกลับทั้งหมด" เท่าที่จำเป็น

ฟังก์ชัน "ตอบกลับทั้งหมด" มีประโยชน์ แต่บางครั้งอาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดร้ายแรงเกี่ยวกับมารยาททางอีเมลทางธุรกิจได้ ก่อนที่จะกดปุ่ม "ตอบกลับทั้งหมด" ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคำตอบของคุณเกี่ยวข้องและจำเป็นสำหรับทุกคน

20. คำนึงถึงสิ่งที่แนบมาด้วย

การแนบเอกสารสนับสนุนในอีเมลธุรกิจของคุณถือเป็นมารยาททางอีเมลที่ดี บีบอัดไฟล์ขนาดใหญ่และแจ้งให้ผู้รับทราบเกี่ยวกับไฟล์แนบ

21. ตั้งค่าการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานโดยให้ข้อมูล

เมื่อคุณไม่สามารถตอบกลับได้ในทันทีเนื่องจากคุณไม่อยู่ที่ทำงาน ให้ตั้งค่าการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานอัตโนมัติเพื่อแจ้งให้ผู้อื่นทราบถึงความไม่ว่างของคุณและระบุช่องทางติดต่อสำรองในกรณีเร่งด่วน

22. ตระหนักถึงความแตกต่างทางวัฒนธรรม

ขอแนะนำอย่างยิ่งให้คุณเรียนรู้ภูมิหลังทางวัฒนธรรมและข้อห้ามทางภาษาของผู้ร่วมธุรกิจของคุณก่อนที่จะมีส่วนร่วมในการสื่อสารทางธุรกิจระหว่างประเทศ

23. ตรวจสอบที่อยู่อีเมลของผู้รับอีกครั้ง

ก่อนที่จะส่งอีเมล ให้ตรวจสอบที่อยู่อีเมลของผู้รับให้ถูกต้อง วิธีนี้จะช่วยคุณหลีกเลี่ยงการส่งไฟล์ที่เป็นความลับหรืออีเมลที่ไม่จำเป็นไปยังมือผิดโดยไม่ได้ตั้งใจ

24. พิสูจน์อักษรก่อนส่ง

มารยาททางอีเมลที่สำคัญที่สุดประการหนึ่งคือการพิสูจน์อักษรอีเมลของคุณก่อนที่จะกดปุ่มส่ง ช่วยตรวจจับข้อผิดพลาดและระบุจุดที่ต้องปรับปรุง

25. เลือกป้ายออก‍เท่าที่จำเป็น

คุณควรรักษามารยาททางอีเมลเพื่อให้ประทับใจไม่รู้ลืมจนถึงท้ายอีเมลของคุณโดยใช้สัญญาณที่เป็นมืออาชีพและเหมาะสม เช่น "ขอแสดงความนับถือ" "ด้วยความเคารพอย่างยิ่ง" หรือ "ขอแสดงความนับถือ"

เรียนรู้เพิ่มเติม: จะสิ้นสุดอีเมลได้อย่างไร

26. รวมลายเซ็นอีเมลแบบมืออาชีพ

สร้างลายเซ็นแบบมืออาชีพและอนุญาตให้ซอฟต์แวร์ไคลเอนต์อีเมลของคุณเพิ่มลงในอีเมลโดยอัตโนมัติ ลายเซ็นอีเมลที่มีลักษณะคล้ายธุรกิจควรมีชื่อนามสกุล ตำแหน่งงาน ชื่อบริษัท ข้อมูลติดต่อ และลิงก์ที่เกี่ยวข้อง

27. ใส่คำกระตุ้นการตัดสินใจ

การวางคำกระตุ้นการตัดสินใจไว้ใกล้กับส่วนท้ายของเนื้อหาอีเมลจะมีประสิทธิภาพดี เพื่อให้ผู้รับเข้าใจถึงสิ่งที่ต้องทำและดำเนินการทันที

28. ติดตามการเปิดอีเมลและอัตราการคลิกผ่าน

หากคุณมีรายชื่ออีเมล ให้ใช้เครื่องมือติดตามอีเมลเพื่อดูว่าใครบ้างที่ไม่เปิดอีเมลฉบับก่อนหน้า คุณสามารถตัดสินใจได้ว่าจะส่งการแจ้งเตือนเมื่อใดและถึงใคร อัตราการคลิกผ่านอาจใช้เพื่อเปลี่ยนหัวเรื่องสำหรับการส่งไปรษณีย์ในภายหลัง

29. สร้างข้อความที่เหมาะกับมือถือ

นักธุรกิจมืออาชีพมากกว่าหนึ่งในสามเปิดอีเมลบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ ดังนั้นจึงเป็นส่วนหนึ่งของมารยาททางอีเมลเพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณอ่านได้ง่ายบนโทรศัพท์หรือแท็บเล็ต

ใช้โปรแกรมสร้างอีเมล AI เพื่อช่วยเรื่องมารยาทในการใช้อีเมลธุรกิจของคุณ

HIX.AI สามารถเป็นผู้ช่วยอีเมลส่วนตัวของคุณได้ มี นักเขียนอีเมล AI ที่สามารถเขียนใหม่หรือสร้างข้อความอีเมลด้วยมารยาททางอีเมลที่เหมาะสม คุณสามารถใช้เพื่อสร้างอีเมลธุรกิจสำหรับการเผยแพร่ การตอบกลับ และ การติดตามผล

  • ใช้อัลกอริธึมปัญญาประดิษฐ์ที่ขับเคลื่อนโดย ChatGPT เพื่อปรับปรุงและสร้างอีเมลให้สอดคล้องกับหลักปฏิบัติด้านมารยาททางอีเมลที่ดีที่สุด
  • รับรองว่าอีเมลของคุณมีน้ำเสียงที่สม่ำเสมอและเป็นมืออาชีพ

บทสรุป

ทักษะการสื่อสารของคุณแสดงถึงบุคลิกภาพและความสามารถทางวิชาชีพของคุณ การปฏิบัติตามมารยาททางอีเมลสำหรับธุรกิจ คุณสามารถสร้างความประทับใจเชิงบวกและเปิดโอกาสในการก้าวหน้าในอาชีพการงานได้ ปฏิบัติตามเคล็ดลับมารยาทในการใช้อีเมลธุรกิจในบทความ หรือใช้นักเขียนอีเมลที่ขับเคลื่อนด้วย AI ที่มีประสิทธิภาพเพื่อสร้างข้อความอีเมลคุณภาพสูง

กระทู้ที่เกี่ยวข้อง

ดูเพิ่มเติม