ผลการวิจัยพบว่าโดยเฉลี่ยแล้วพนักงานในสหรัฐอเมริกาใช้เวลาประมาณหนึ่งในสี่ของชั่วโมงทำงานไปกับอีเมล ดังนั้นการพัฒนาทักษะในการเขียนอีเมลธุรกิจอย่างมืออาชีพและมีประสิทธิภาพจึงเป็นสิ่งสำคัญอย่างยิ่งต่อการประสบความสำเร็จในอาชีพการงานของบุคคล
หากคุณต้องการสื่อสารทางอีเมลอย่างมีประสิทธิภาพและเชี่ยวชาญ จำเป็นต้องทำความคุ้นเคยกับมารยาททางอีเมล บทความนี้นำเสนอ ตัวอย่าง กฎเกณฑ์ และเคล็ดลับเกี่ยวกับมารยาททางอีเมลที่เป็นประโยชน์ 29 ข้อ ที่จะช่วยให้คุณประสบความสำเร็จในที่ทำงาน
มารยาททางอีเมลคืออะไร?
มารยาททางอีเมลคือชุดแนวทางที่อธิบายวิธีการเขียนและตอบกลับอีเมลอย่างมืออาชีพและสุภาพ ประกอบด้วยองค์ประกอบต่างๆ ของการสื่อสารทางอีเมล เช่น ภาษา น้ำเสียง การจัดรูปแบบ และพฤติกรรมทั่วไป ขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับ ตลอดจนอุตสาหกรรม องค์กร วัฒนธรรม และแม้แต่อายุของผู้รับ คุณอาจต้องปรับกฎสำหรับมารยาททางอีเมลที่เหมาะสม
เหตุใดมารยาททางอีเมลจึงมีความสำคัญ
บริษัทและบุคคลจะได้รับประโยชน์จากการปฏิบัติตามกฎมารยาททางอีเมลด้วยเหตุผลเหล่านี้
● แสดงให้เห็นถึงความเป็นมืออาชีพ การใช้มารยาททางอีเมลแสดงให้เห็นว่าคุณเคารพผู้อื่น รวมถึงเชื่อถือได้และมีความสามารถในที่ทำงาน
● การสื่อสารอย่างมีประสิทธิภาพ การปฏิบัติตามมารยาททางอีเมลที่เหมาะสมจะทำให้การสื่อสารของคุณกระชับและเข้าใจได้สำหรับผู้รับ ลดความเข้าใจผิดและการตีความที่ผิดให้เหลือน้อยที่สุด
● การรักษาความสัมพันธ์เชิงบวก มารยาททางอีเมลที่ดีจะช่วยเพิ่มชื่อเสียงทางวิชาชีพของคุณ อำนวยความสะดวกในการทำงานร่วมกันกับเพื่อนร่วมงาน ลูกค้า และหุ้นส่วนทางธุรกิจ
● การหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับมารยาททางอีเมลช่วยลดโอกาสที่จะเกิดข้อผิดพลาดและข้อผิดพลาดในอีเมลธุรกิจที่อาจนำไปสู่ความลำบากใจหรือผลกระทบร้ายแรง
เคล็ดลับและกฎมารยาททางอีเมลมากกว่า 29 ข้อสำหรับมืออาชีพ
1. ใช้การจัดรูปแบบมาตรฐาน
อีเมลธุรกิจที่ไม่เป็นทางการหรือไม่สมบูรณ์ถือเป็นการละเมิดมารยาททางอีเมล รูปแบบอีเมลธุรกิจมาตรฐานควรมีโครงสร้างที่ดี โดยมีหัวเรื่อง คำทักทาย เนื้อหา ปิดท้าย ลงชื่อออก และลายเซ็น
เรียนรู้เพิ่มเติม: รูปแบบอีเมลที่เป็นทางการคืออะไร?
2. ใช้น้ำเสียงที่เป็นมืออาชีพและให้เกียรติ
รักษาน้ำเสียงที่เป็นมืออาชีพตลอดทั้งอีเมลเพื่อสะท้อนถึงความเป็นมืออาชีพของคุณ หลีกเลี่ยงคำสแลง ศัพท์เฉพาะ หรือสำนวนที่ไม่เป็นทางการจนเกินไปซึ่งอาจทำลายความไว้วางใจในที่ทำงาน
3. อีเมลพร้อมที่อยู่อีเมลแบบมืออาชีพ
การใช้ที่อยู่อีเมลบริษัทของคุณแสดงถึงมารยาททางอีเมลในระดับสูง หากคุณต้องใช้บัญชีอีเมลส่วนตัวเพื่อจัดการกับอีเมลที่เกี่ยวข้องกับงาน เป็นการดีที่จะใช้ชื่อนามสกุลของคุณเพื่อแสดงภาพลักษณ์ที่เป็นมืออาชีพ
4. Blind Carbon Copy (BCC) อย่างเหมาะสม
เป็นมารยาทการใช้อีเมลที่เหมาะสมในการใช้ BCC เมื่อส่งอีเมลไปยังผู้รับกลุ่มใหญ่ที่ไม่รู้จักกัน เพื่อป้องกันอีเมลของตนไม่ให้ถูกเปิดเผยต่อผู้อื่น
เรียนรู้เพิ่มเติม: วิธีใช้ CC และ BCC ในอีเมล
5. เขียนหัวเรื่องให้ชัดเจนและกระชับ
ปฏิบัติตามมารยาททางอีเมลโดยการสรุปหัวเรื่องที่สื่อความหมายและสั้น ช่วยให้ผู้รับเข้าใจวัตถุประสงค์และจัดลำดับความสำคัญของคำตอบได้อย่างรวดเร็ว ไม่มีหัวเรื่องหรือหัวเรื่องที่ยาวและคลุมเครือจะทำให้อีเมลของคุณดูเป็นสแปมและถูกย้ายไปที่ถังขยะ
6. เริ่มต้นด้วยการทักทายและทักทายอย่างมืออาชีพ
เริ่มต้นอีเมลของคุณด้วยคำทักทายและคำทักทายที่สุภาพและเหมาะสม ขึ้นอยู่กับความสัมพันธ์ของคุณกับผู้รับและสถานการณ์ในการสื่อสาร คุณสามารถปรับแต่งคำทักทายและคำทักทายให้เหมาะสมได้ แต่อย่าทักทายผู้คนด้วยสำนวนที่เป็นกันเองและไม่มีตัวตนมากเกินไป เช่น "สวัสดี" "โย" "สวัสดีครับ" และ "สวัสดีครับทุกคน" ".
เรียนรู้เพิ่มเติม: จะเริ่มต้นอีเมลได้อย่างไร
7.แนะนำตัวเองให้ชัดเจน
กฎมารยาททางอีเมลอีกข้อหนึ่งคือการแนะนำตัวคุณและบริษัทของคุณโดยย่อเพื่อสร้างบริบทเมื่อติดต่อกับคนใหม่หรือส่งการติดตามผล
เรียนรู้เพิ่มเติม: จะแนะนำตัวเองทางอีเมลได้อย่างไร?
8. ระมัดระวังการใช้อารมณ์ขันและอิโมจิ
ในที่ทำงาน ให้ระมัดระวังเรื่องอารมณ์ขัน การเสียดสี อีโมจิ อีโมติคอน และ มีม ในขณะที่เขียนอีเมลเกี่ยวกับมารยาททางธุรกิจ สิ่งเหล่านี้อาจถูกตีความผิดในการสื่อสารที่เป็นลายลักษณ์อักษรและกลายเป็นสิ่งรบกวนสมาธิอย่างมาก
9. รักษาข้อมูลที่เป็นความลับให้ปลอดภัย
โปรดใช้ความระมัดระวังในการสื่อสารข้อมูลที่ละเอียดอ่อนหรือเป็นความลับผ่านทางอีเมล แนวทางที่ดีสำหรับมารยาททางอีเมลทางธุรกิจคือการหลีกเลี่ยงข้อความที่เป็นลายลักษณ์อักษรและพิจารณาการเข้ารหัส
10. ทำให้อีเมลของคุณกระชับและตรงประเด็น
ระวังความยาวของอีเมลของคุณ อีเมลที่ยาวเหยียดอาจล้นหลามและอาจส่งผลให้ข้อมูลสำคัญถูกมองข้าม คุณแสดงความเคารพต่อเวลาของผู้รับโดยตรงไปตรงมา
11. งดใช้เครื่องหมายอัศเจรีย์
ในอีเมลมารยาททางธุรกิจ คุณไม่ควรใช้เครื่องหมายอัศเจรีย์มากกว่าหนึ่งครั้งเพื่อสื่อถึงความตื่นเต้น ข้อความของคุณจะดูก้าวร้าว โกรธเคือง และไม่เป็นมืออาชีพ หากคุณใช้เครื่องหมายอัศเจรีย์มากเกินไปในอีเมลฉบับเดียว
12. อย่าใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมด
เป็นที่ยอมรับได้ที่จะใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ที่เหมาะสมเพื่อเน้นเมื่อจำเป็น อย่างไรก็ตาม การใช้ตัวพิมพ์ใหญ่ทั้งหมดอาจทำให้ผู้อื่นตีความข้อความและเจตนาของคุณผิด
13. ทำให้แบบอักษรของคุณเป็นแบบคลาสสิก
อีเมลของคุณจะอ่านได้ยากด้วยแบบอักษรที่แปลกประหลาด สีแปลกๆ และขนาดที่แหวกแนว ยึดถือบรรทัดฐานอีเมลมาตรฐานเพื่อใช้แบบอักษรคลาสสิกและสม่ำเสมอทั่วทั้งเนื้อหาอีเมล: สี: สีดำ
ขนาด: 10 หรือ 12 จุด
แบบอักษร: Arial, Calibri, Helvetica หรือ Times New Roman
14. ฝึกไวยากรณ์และการสะกดคำให้ดี
อีเมลที่เขียนไม่ดีอาจส่งผลเสียต่ออาชีพการงานของคุณได้ เพราะมันบ่งบอกว่าคุณไม่ใส่ใจในรายละเอียด ในฐานะมืออาชีพ คุณควรรู้วิธีใช้เครื่องมือไวยากรณ์และการสะกดคำเพื่อหลีกเลี่ยงข้อผิดพลาด
15. แชร์ลิงก์อย่างถูกต้อง
มารยาททางอีเมลไม่เหมาะสมที่จะวาง URL ทั้งหมดลงในอีเมลของคุณ ให้ระบุไฮเปอร์ลิงก์หรือ URL แบบสั้นแทนเพื่อให้ผู้รับเปิดอีเมลของคุณได้ง่ายขึ้น
16. หลีกเลี่ยงการใช้คำย่อและคำย่อมากเกินไป
แม้ว่าคุณสามารถใช้ตัวย่อและตัวย่อเฉพาะอุตสาหกรรมที่คุณและผู้รับสามารถเข้าใจได้ แต่อย่าใช้มากเกินไปเพื่อหลีกเลี่ยงความสับสน
17. ตอบกลับอีเมลภายใน 24 ชั่วโมง
แม้ว่าคุณจะไม่สามารถตอบอีเมลทั้งหมดได้ทันที แต่คุณสามารถดูกล่องจดหมายของคุณและจัดลำดับความสำคัญของการตอบกลับได้ พยายามตอบกลับอีเมลทันที ภายใน 24 ชั่วโมง
18. คิดให้ดีก่อนส่งต่อ
อย่าส่งต่ออีเมลลูกโซ่หรือข้อความที่ไม่เกี่ยวข้องซึ่งอาจทำให้กล่องจดหมายของผู้รับเกะกะ สิ่งสำคัญคือต้องสรุปการสนทนาในชุดข้อความอีเมล อย่าส่งต่ออีเมลที่ไม่มีเจตนาที่จะส่งต่อ
19. ใช้ "ตอบกลับทั้งหมด" เท่าที่จำเป็น
ฟังก์ชัน "ตอบกลับทั้งหมด" มีประโยชน์ แต่บางครั้งอาจทำให้เกิดข้อผิดพลาดร้ายแรงเกี่ยวกับมารยาททางอีเมลทางธุรกิจได้ ก่อนที่จะกดปุ่ม "ตอบกลับทั้งหมด" ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคำตอบของคุณเกี่ยวข้องและจำเป็นสำหรับทุกคน
20. คำนึงถึงสิ่งที่แนบมาด้วย
การแนบเอกสารสนับสนุนในอีเมลธุรกิจของคุณถือเป็นมารยาททางอีเมลที่ดี บีบอัดไฟล์ขนาดใหญ่และแจ้งให้ผู้รับทราบเกี่ยวกับไฟล์แนบ
21. ตั้งค่าการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานโดยให้ข้อมูล
เมื่อคุณไม่สามารถตอบกลับได้ในทันทีเนื่องจากคุณไม่อยู่ที่ทำงาน ให้ตั้งค่าการตอบกลับเมื่อไม่อยู่ที่สำนักงานอัตโนมัติเพื่อแจ้งให้ผู้อื่นทราบถึงความไม่ว่างของคุณและระบุช่องทางติดต่อสำรองในกรณีเร่งด่วน
22. ตระหนักถึงความแตกต่างทางวัฒนธรรม
ขอแนะนำอย่างยิ่งให้คุณเรียนรู้ภูมิหลังทางวัฒนธรรมและข้อห้ามทางภาษาของผู้ร่วมธุรกิจของคุณก่อนที่จะมีส่วนร่วมในการสื่อสารทางธุรกิจระหว่างประเทศ
23. ตรวจสอบที่อยู่อีเมลของผู้รับอีกครั้ง
ก่อนที่จะส่งอีเมล ให้ตรวจสอบที่อยู่อีเมลของผู้รับให้ถูกต้อง วิธีนี้จะช่วยคุณหลีกเลี่ยงการส่งไฟล์ที่เป็นความลับหรืออีเมลที่ไม่จำเป็นไปยังมือผิดโดยไม่ได้ตั้งใจ
24. พิสูจน์อักษรก่อนส่ง
มารยาททางอีเมลที่สำคัญที่สุดประการหนึ่งคือการพิสูจน์อักษรอีเมลของคุณก่อนที่จะกดปุ่มส่ง ช่วยตรวจจับข้อผิดพลาดและระบุจุดที่ต้องปรับปรุง
25. เลือกป้ายออกเท่าที่จำเป็น
คุณควรรักษามารยาททางอีเมลเพื่อให้ประทับใจไม่รู้ลืมจนถึงท้ายอีเมลของคุณโดยใช้สัญญาณที่เป็นมืออาชีพและเหมาะสม เช่น "ขอแสดงความนับถือ" "ด้วยความเคารพอย่างยิ่ง" หรือ "ขอแสดงความนับถือ"
เรียนรู้เพิ่มเติม: จะสิ้นสุดอีเมลได้อย่างไร
26. รวมลายเซ็นอีเมลแบบมืออาชีพ
สร้างลายเซ็นแบบมืออาชีพและอนุญาตให้ซอฟต์แวร์ไคลเอนต์อีเมลของคุณเพิ่มลงในอีเมลโดยอัตโนมัติ ลายเซ็นอีเมลที่มีลักษณะคล้ายธุรกิจควรมีชื่อนามสกุล ตำแหน่งงาน ชื่อบริษัท ข้อมูลติดต่อ และลิงก์ที่เกี่ยวข้อง
27. ใส่คำกระตุ้นการตัดสินใจ
การวางคำกระตุ้นการตัดสินใจไว้ใกล้กับส่วนท้ายของเนื้อหาอีเมลจะมีประสิทธิภาพดี เพื่อให้ผู้รับเข้าใจถึงสิ่งที่ต้องทำและดำเนินการทันที
28. ติดตามการเปิดอีเมลและอัตราการคลิกผ่าน
หากคุณมีรายชื่ออีเมล ให้ใช้เครื่องมือติดตามอีเมลเพื่อดูว่าใครบ้างที่ไม่เปิดอีเมลฉบับก่อนหน้า คุณสามารถตัดสินใจได้ว่าจะส่งการแจ้งเตือนเมื่อใดและถึงใคร อัตราการคลิกผ่านอาจใช้เพื่อเปลี่ยนหัวเรื่องสำหรับการส่งไปรษณีย์ในภายหลัง
29. สร้างข้อความที่เหมาะกับมือถือ
นักธุรกิจมืออาชีพมากกว่าหนึ่งในสามเปิดอีเมลบนอุปกรณ์เคลื่อนที่ ดังนั้นจึงเป็นส่วนหนึ่งของมารยาททางอีเมลเพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลของคุณอ่านได้ง่ายบนโทรศัพท์หรือแท็บเล็ต
ใช้โปรแกรมสร้างอีเมล AI เพื่อช่วยเรื่องมารยาทในการใช้อีเมลธุรกิจของคุณ
HIX.AI สามารถเป็นผู้ช่วยอีเมลส่วนตัวของคุณได้ มี นักเขียนอีเมล AI ที่สามารถเขียนใหม่หรือสร้างข้อความอีเมลด้วยมารยาททางอีเมลที่เหมาะสม คุณสามารถใช้เพื่อสร้างอีเมลธุรกิจสำหรับการเผยแพร่ การตอบกลับ และ การติดตามผล
- ใช้อัลกอริธึมปัญญาประดิษฐ์ที่ขับเคลื่อนโดย ChatGPT เพื่อปรับปรุงและสร้างอีเมลให้สอดคล้องกับหลักปฏิบัติด้านมารยาททางอีเมลที่ดีที่สุด
- รับรองว่าอีเมลของคุณมีน้ำเสียงที่สม่ำเสมอและเป็นมืออาชีพ
บทสรุป
ทักษะการสื่อสารของคุณแสดงถึงบุคลิกภาพและความสามารถทางวิชาชีพของคุณ การปฏิบัติตามมารยาททางอีเมลสำหรับธุรกิจ คุณสามารถสร้างความประทับใจเชิงบวกและเปิดโอกาสในการก้าวหน้าในอาชีพการงานได้ ปฏิบัติตามเคล็ดลับมารยาทในการใช้อีเมลธุรกิจในบทความ หรือใช้นักเขียนอีเมลที่ขับเคลื่อนด้วย AI ที่มีประสิทธิภาพเพื่อสร้างข้อความอีเมลคุณภาพสูง