ดูโปรแกรมอีเมลของคุณ แล้วคุณจะเห็นที่อยู่อีเมล "จาก" (นั่นคือคุณ!) และที่อยู่อีเมล "ถึง" (นั่นคือบุคคลที่คุณกำลังส่งอีเมลถึง) คุณอาจเห็น CC และ BCC คุณรู้ไหมว่ามันคืออะไรและคุณใช้มันอย่างไร?
หากคำตอบคือไม่ คำแนะนำนี้เหมาะสำหรับคุณ!
สองช่องนี้ในโปรแกรมอีเมลของคุณ (CC และ BBC) มีบทบาทสำคัญใน มารยาททางอีเมลแบบมืออาชีพ พวกเขาสามารถช่วยให้คุณอัปเดตบุคคลเกี่ยวกับความคืบหน้าของโครงการหรือแจ้งอย่างลับๆ เกี่ยวกับรายละเอียดของหัวข้อที่ละเอียดอ่อน การเรียนรู้ที่จะใช้สิ่งเหล่านี้จะช่วยให้คุณทำงานได้ดีขึ้นและทำงานได้อย่างชาญฉลาดยิ่งขึ้น!
อ่านต่อเพื่อเป็นมืออาชีพ CC และ BCC นอกจากนี้เรายังตอบคำถามทางอีเมลที่เก่าแก่ที่สุดตลอดกาลอีกด้วย: CC และ BCC แตกต่างกันอย่างไร
CC หมายถึงอะไรในอีเมล ?
CC ย่อมาจาก "สำเนาคาร์บอน" ถือเป็นอาการเมาค้างจากยุคก่อนดิจิทัลที่ผู้คนใช้กระดาษคาร์บอน (เช่น กระดาษลอกลาย) เพื่อถ่ายสำเนาเอกสารสำคัญ เช่น สลิปบัตรเครดิต
ทุกสิ่งที่คุณเขียนบนกระดาษคาร์บอนจะถูกถ่ายโอนด้านล่าง ซึ่งจะทำให้คุณได้รับสำเนาที่ถูกต้อง
เกี่ยวอะไรกับอีเมล์?
เอาชนะเรา แต่หลักการก็เหมือนกัน
เมื่อคุณ CC ถึงใครบางคนในอีเมล พวกเขาจะได้รับสำเนาอีเมลที่ไม่ได้ส่งถึงพวกเขาโดยตรง
สิ่งสำคัญประการหนึ่งที่ควรทราบคือผู้รับอีเมลสามารถเห็นใครก็ได้และทุกคนที่ได้รับ CCd ในอีเมลนั้น ข้อมูลนี้ไม่ได้ถูกซ่อนไว้เลย
เหตุใดฉันจึงต้องใช้ CC ในอีเมล
CC ในอีเมลได้รับชื่อที่ไม่ดี เนื่องจากบางคน (เราไม่ได้เอ่ยชื่อ!) ชอบทำให้ตัวเองดูใหญ่และทรงพลังโดยการคัดลอกทุกคนไปยังอีเมลที่ไม่เกี่ยวข้องกับพวกเขา อย่าเป็นคนคนนี้
ให้ใช้ CC ในอีเมลอย่างชาญฉลาดแทน CC ใช้เพื่อให้ข้อมูลแก่บุคคลเกี่ยวกับข้อความที่พวกเขาสนใจ แต่ไม่จำเป็นต้องดำเนินการใดๆ
CC คือการให้ข้อมูล ไม่ใช่การดำเนินการ
อธิบายได้ง่ายกว่าด้วยตัวอย่างบางส่วน:
- คุณสามารถ CC หัวหน้าทีมของคุณเมื่อขอลาจากผู้อำนวยการของคุณ
- คุณสามารถ CC เจ้านายของคุณเมื่อส่งอีเมลถึงลูกค้าคนสำคัญ
- คุณสามารถ CC ถึงเพื่อนได้เมื่อแนะนำพวกเขาให้รู้จักกับผู้ติดต่อใหม่
- คุณสามารถ CC ถึงเพื่อนร่วมงานในการสนทนาที่สำคัญก่อนไปเที่ยวพักผ่อน
- คุณสามารถ CC ทีมงานโครงการทั้งหมดได้เมื่อส่งคำแนะนำไปยังบุคคลเดียว
นี่เป็นเพียงเหตุผลบางส่วนว่าทำไมคุณอาจต้องการ CC ถึงใครบางคน ก่อนที่จะเพิ่มที่อยู่อีเมลลงในช่อง CC ให้ถามตัวเองว่า:
- สิ่งนี้เกี่ยวข้องหรือไม่?
- พวกเขาจะสนใจไหม?
- ฉันกำลังให้ข้อมูลนี้หรือขอให้พวกเขาดำเนินการหรือไม่
- ฉันต้องการให้ผู้รับอีเมลรู้ว่าฉันได้ส่งสิ่งนี้ถึงบุคคลนั้นหรือไม่?
หากคำตอบของทั้งสี่ประเด็นนี้คือใช่ แสดงว่าคุณได้ตัดสินใจส่งสำเนาถึงพวกเขาทางอีเมล
ฉันจะ CC ถึงใครบางคนทางอีเมลได้อย่างไร
หากต้องการ CC ถึงใครบางคนทางอีเมล ให้ทำตามขั้นตอนนี้:
- เปิดโปรแกรมอีเมลของคุณและเลือกผู้รับในกล่อง "ถึง"
- คลิกปุ่ม CC เพื่อเปิดกล่องขึ้นมา
- เพิ่มที่อยู่อีเมล (หรือที่อยู่) ลงในช่อง CC
- เขียนอีเมลของคุณแล้วส่ง
การ CC ถึงใครบางคนทางอีเมลเป็นเรื่องง่ายมาก แต่ก่อนที่คุณจะดำเนินการ โปรดตรวจสอบข้อมูลพื้นฐานและดูเคล็ดลับจากผู้เชี่ยวชาญของเราเพื่อเรียนรู้เกี่ยวกับมารยาททางอีเมล CC
ข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับอีเมล CC
ก่อนที่เราจะไปไกลกว่านี้ ต่อไปนี้คือคำเตือนเกี่ยวกับข้อมูลพื้นฐานเกี่ยวกับอีเมล CC:
- CC ย่อมาจาก Carbon Copy
- หากต้องการ CC ถึงใครบางคนในอีเมล จะต้องมีผู้ส่งและผู้รับ
- คุณสามารถ CC กี่คนก็ได้ตามที่คุณต้องการ
- ผู้รับสามารถดูบุคคลที่คุณมี CCd ได้ในอีเมล
- หากผู้รับตอบกลับสามารถเลือกคัดลอกในผู้ที่ได้รับ CCd หรือไม่ก็ได้ สิ่งนี้ไม่ได้เกิดขึ้นโดยอัตโนมัติ
สิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำในการใช้ CC ในอีเมล
CC มีชื่อที่ไม่ดีในธุรกิจเพราะคนใช้มันอย่างไม่รอบคอบ ผลลัพธ์ก็คือกล่องจดหมายอีเมลจะเต็มไปด้วยข้อความที่ไม่จำเป็นและไม่เกี่ยวข้อง สิ่งที่ควรทำและไม่ควรใช้ CC ในอีเมลมีดังนี้
- ทำสำเนาถึงใครบางคนหากข้อมูลมีความเกี่ยวข้อง อย่า CC หากคุณขอให้ใครสักคนดำเนินการ
- ใช้ CC เท่าที่จำเป็น อย่าเพียง CC ทุกคน (พวกเขาจะไม่ชอบ)
- ใช้ CC หากคุณพอใจให้บุคคลนั้นเห็นว่าคุณส่งข้อความถึงใคร อย่าใช้ CC หากคุณต้องการแอบรวมไว้
- ทำ CC เจ้านายและเพื่อนร่วมงานของคุณ อย่ารวมกรรมการหรือผู้จัดการอาวุโส เว้นแต่คุณจะจริงจัง
- ตรวจสอบว่าคุณใช้ CC ไม่ใช่ BCC อย่าส่งอีเมลโดยไม่ตรวจสอบว่าคุณส่งอีเมลถึงใครและเพราะเหตุใด
BCC หมายถึงอะไรในอีเมล
ทักษะนักสืบของคุณเป็นอย่างไรบ้าง? ถ้าคุณอ่านมาไกลถึงขนาดนี้ คุณจะเดาได้ว่า CC ย่อมาจาก carbon copy แล้วตัว B ล่ะ?
BCC ย่อมาจาก "Blind Carbon Copy" และมีหลักการเหมือนกับ CC ทุกประการ ยกเว้นผู้รับจะมองไม่เห็นว่าคุณคัดลอกใครลงในอีเมล
เมื่อคุณสำเนาลับถึงใครบางคนในอีเมล ผู้รับจะได้รับข้อความ (ตามปกติ) โดยสำเนาจะถูกส่งไปยังใครก็ตามที่คุณสำเนาลับถึงอย่างลับๆ
ผู้ที่ได้รับอีเมลไม่ทราบว่าเป็นสำเนาลับถึงบุคคลอื่น ไม่มีสัญญาณหรือสัญญาณว่าเป็นกรณีนี้ มันเป็นความลับ 100%
เนื่องจากผู้ที่ได้รับอีเมลไม่ทราบว่ามีใครบางคนได้รับสำเนาลับ พวกเขาจึงไม่สามารถเลือกที่จะรวมบุคคลนั้นในการตอบกลับใดๆ ได้
เหตุใดฉันจึงต้องใช้ BCC ในอีเมล
BCC ใช้เพื่อแบ่งปันอีเมลกับคนที่คุณต้องการให้มีสำเนาโดยที่บุคคลอื่นไม่ทราบ สำเนาลับถึงเป็นเรื่องละเอียดอ่อนในขณะที่คุณแสดงอย่างลับๆ แต่มีสาเหตุบางประการว่าทำไมจึงนำไปใช้ในโลกแห่งการทำงาน:
- คุณสามารถสำเนาลับถึงเจ้านายของคุณเมื่อส่งอีเมลถึงลูกค้าที่มีปัญหา
- คุณอาจส่งสำเนาลับถึงเพื่อนร่วมงานเมื่อร้องเรียนกับผู้จัดการ
- คุณสามารถสำเนาลับถึงบุคคลได้เมื่อร้องเรียนในนามของพวกเขา
- คุณสามารถสำเนาลับบัญชีอีเมลอื่นของคุณเมื่อจัดการกับปัญหาในที่ทำงาน
- คุณสามารถสำเนาลับถึงบัญชีอื่นได้หากต้องการเก็บสำเนาการติดต่อของคุณ
ฉันจะสำเนาลับถึงใครบางคนในอีเมลได้อย่างไร
กระบวนการใช้ BCC จะเหมือนกับ CC เราจะอธิบายวิธี BCC อีกครั้งทางอีเมล:
- เปิดโปรแกรมอีเมลของคุณและเลือกผู้รับในช่อง "ถึง"
- คลิกปุ่ม BCC เพื่อเปิดกล่องขึ้นมา
- เพิ่มที่อยู่อีเมล (หรือที่อยู่) ลงในช่อง BCC
- เขียนอีเมลของคุณแล้วส่ง
ข้อมูลเบื้องต้นเกี่ยวกับอีเมล BCC
- BCC ย่อมาจาก "Blind Carbon Copy"
- เมื่อคุณสำเนาลับถึงใครบางคน พวกเขาจะได้รับสำเนาอีเมลที่ตรงกันทุกประการ
- ผู้รับอีเมลไม่ทราบว่ามีใครเคยส่งสำเนาลับถึงอีเมลหรือไม่
- หากผู้รับตอบกลับ การตอบกลับจะไม่ถูกส่งไปยังบุคคลที่ได้รับสำเนาลับ
- BCC อาจถูกมองว่าเป็นการลับๆล่อๆ แต่ไม่ใช่! เมื่อใช้อย่างเหมาะสมจะช่วยปกป้องชื่อเสียงของคุณได้
สิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำในการใช้ BCC ในอีเมล
ยังไม่แน่ใจเกี่ยวกับวิธีการใช้ BCC ในอีเมลใช่หรือไม่ สิ่งที่ควรทำและไม่ควรทำเกี่ยวกับการใช้ BCC ในอีเมลมีดังนี้
- ทำ BCC หากคุณต้องการแบ่งปันข้อความของคุณอย่างลับๆ อย่าใช้ BCC หากคุณต้องการให้ผู้รับตอบกลับ
- ใช้ BCC หากคุณต้องการเก็บบันทึกอีเมลของคุณ อย่าใช้ BCC หากจะทำให้คุณประสบปัญหาหรือฝ่าฝืนกฎ (เช่น การแชร์อีเมลที่เป็นความลับภายนอกเครือข่ายนายจ้างของคุณ)
- ตรวจสอบข้อความก่อนที่จะส่งและให้แน่ใจว่าคุณใช้สำเนาลับถึงอย่างถูกต้อง อย่าส่งข้อความโดยไม่ตรวจสอบทุกครั้ง!
- ควรระมัดระวังเมื่อส่ง BCCing เพื่อนของคุณ อย่าแหกกฎ!
CC และ BCC ในอีเมลแตกต่างกันอย่างไร
คำถามอีเมลเก่าแก่ CC และ BCC ต่างกันอย่างไร ตอบได้ยังคะ? ถ้าไม่เช่นนั้น นี่คือข้อแตกต่างที่อธิบายไว้:
- สำเนาคาร์บอน ใช้เพื่อแชร์สำเนาอีเมลกับบุคคลอื่น และผู้รับสามารถเห็นว่าตนได้รับแล้ว มีไว้เพื่อเป็นข้อมูล ไม่ใช่การดำเนินการ
- สำเนาคาร์บอนตาบอด ใช้เพื่อแอบส่งสำเนาอีเมลให้กับบุคคลที่ผู้รับไม่ทราบ
นี่เป็นอีกวิธีในการอธิบาย (สิ่งนี้ควรมีลักษณะคล้ายกับโปรแกรมอีเมลของคุณ หากคุณเป็นเหมือนโปรแกรมอีเมลของเรา)
จาก: นี่คือคุณ
ถึง: บุคคล (หรือกลุ่มบุคคล) ที่คุณส่งอีเมลถึง
CC: คนเหล่านี้คือผู้ที่จะได้รับอีเมลเพื่อแจ้งข้อมูล
สำเนาลับ: คนเหล่านี้คือคนที่จะแอบรับอีเมล
บทสรุป
เรารู้ว่า CC และ BCC อาจทำให้เกิดความสับสน แต่ดังที่เราหวังว่าเราจะได้แสดงให้คุณเห็น สิ่งเหล่านี้เป็นแนวคิดที่ค่อนข้างง่ายที่จะเข้าใจเมื่อคุณมีพื้นฐานแล้ว เมื่อคุณเข้าใจแล้วว่าสิ่งเหล่านี้คืออะไร ก็ขึ้นอยู่กับคุณแล้วที่จะใช้มันอย่างชาญฉลาด นั่นหมายถึงไม่คัดลอกทุกคนไปยังอีเมลที่ไม่เกี่ยวข้อง แต่ใช้ CC และ BCC อย่างมีประสิทธิภาพเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพการทำงาน