ความสามารถในการเขียนอีเมลคำขอถือเป็นสิ่งสำคัญในธุรกิจ และเราสามารถแสดงวิธีดำเนินการให้ถูกต้องได้ทุกครั้ง เราช่วยให้คุณได้รับข้อมูลที่คุณต้องการ การยืนยันการเข้าร่วมการประชุม และการออกใบแจ้งหนี้!
ในคู่มือการเขียนอีเมลคำขอนี้ เราจะร่างรูปแบบที่เป็นพื้นฐานสำหรับอีเมลคำขอทั้งหมดและอธิบายวิธีเขียน
ผู้เชี่ยวชาญ HIX.AI ยังให้คำแนะนำระดับมืออาชีพเพื่อช่วยให้คุณเขียนอีเมลคำขอที่มีประสิทธิภาพสูงสุดซึ่งจะใช้งานได้ครั้งแล้วครั้งเล่า นอกจากนี้เรายังรวมอีเมลตัวอย่าง 5 ฉบับเพื่อขอให้คุณเริ่มต้นใช้งาน ซึ่งครอบคลุมถึง:
- อีเมล์เพื่อขอรายละเอียดการติดต่อ
- อีเมล์เพื่อขอข้อมูลผลิตภัณฑ์
- อีเมล์เพื่อขอลา
- อีเมล์เพื่อขอชำระเงินตามใบแจ้งหนี้
- อีเมล์เพื่อขอเข้าร่วมงาน
ไม่ว่าเหตุผลในการส่งคำขอจะเป็นอย่างไร เคล็ดลับของเราจากผู้เชี่ยวชาญ HIX.AI จะทำให้คุณได้รับผลลัพธ์ที่ดีที่สุด
คำขอทางอีเมลคืออะไร?
อีเมลคำขอ คือข้อความขอบางสิ่งบางอย่าง ตัวอย่างเช่น อาจเป็นการขอคืนสินค้า ข้อมูลผลิตภัณฑ์ การชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ หรือการอัปเดตโครงการ
วัตถุประสงค์ของการร้องขอทางอีเมลคือเพื่อรับข้อมูลเกี่ยวกับบางสิ่งบางอย่าง ในตัวอย่างข้างต้น (ครอบคลุมอยู่ในอีเมลตัวอย่างของเราที่ร้องขอบางสิ่ง) คุณกำลังขอข้อมูลเพื่อให้คุณดำเนินการได้
คำขอทางอีเมลมีจุดมุ่งหมายเพื่อสร้างการรับทราบและการตอบกลับ ซึ่งง่ายต่อการอธิบายด้วยอีเมลตัวอย่าง 5 ฉบับของเราที่ขออะไรบางอย่าง
อีเมลตัวอย่าง 5 ฉบับที่ขออะไรบางอย่าง
เราได้สร้างตัวอย่างคำขอทางอีเมล 5 ตัวอย่างซึ่งครอบคลุมสถานการณ์ในชีวิตประจำวันที่คุณอาจเผชิญในที่ทำงาน
รายละเอียดการติดต่อขออีเมล์
การขอรายละเอียดการติดต่อเป็นสาเหตุทั่วไปในการส่งอีเมลคำขอ ในตัวอย่างนี้ เราอธิบายว่าเหตุใดเราจึงต้องการรายละเอียดการติดต่อ และสิ่งที่เราจะดำเนินการกับรายละเอียดเหล่านั้นเมื่อได้รับ เนื้อหาสั้น สุภาพ และเป็นมืออาชีพ เช่นเดียวกับอีเมลคำขอที่ดีที่สุด
เรียน [ ชื่อผู้รับ ] ,
ฉันหวังว่าอีเมลนี้จะพบคุณโดยดี ฉันเขียนมาเพื่อขอรายละเอียดการติดต่อของคุณ เราต้องการรายละเอียดการติดต่อของคุณเพื่อรวมคุณไว้ในรายชื่ออีเมลของเรา ตลอดจนเพื่อแจ้งข้อมูลอัปเดตหรือประกาศที่สำคัญ มั่นใจได้ว่ารายละเอียดการติดต่อของคุณจะถูกเก็บเป็นความลับและจะถูกใช้เพื่อวัตถุประสงค์ดังกล่าวเท่านั้น
โปรดระบุรายละเอียดการติดต่อของคุณให้เราทราบโดยตอบกลับอีเมลฉบับนี้หรือกรอกแบบฟอร์มติดต่อที่แนบมาด้วย การตอบสนองที่รวดเร็วของคุณจะได้รับการชื่นชมอย่างมาก
ขอขอบคุณสำหรับความสนใจของคุณ
ขอแสดงความนับถือ
[ ชื่อของคุณ ]
อีเมล์ขอข้อมูลผลิตภัณฑ์
ในอีเมลตัวอย่างสำหรับการร้องขอบางอย่าง เราต้องการให้บุคคลนั้นแจ้งข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์แก่เรา แต่คุณสามารถใช้สิ่งนี้เพื่อบริการได้เช่นกัน เราเริ่มต้นด้วยการแนะนำตัวเอง จากนั้นร่างคำขอของเราก่อนลงนาม
เรียน [ ชื่อผู้รับ ] ,
ฉันหวังว่าอีเมลนี้จะพบคุณโดยดี ฉันเขียนมาเพื่อขอข้อมูลเกี่ยวกับผลิตภัณฑ์/บริการเฉพาะที่บริษัทของคุณนำเสนอ
คุณช่วยกรุณาให้ข้อมูลต่อไปนี้แก่ฉัน:
- คุณลักษณะและข้อกำหนดของผลิตภัณฑ์/บริการ
- ราคาและส่วนลดใด ๆ ที่มี
- ตัวเลือกการจัดส่งและกำหนดเวลาโดยประมาณ
ขอขอบคุณที่ให้ความสนใจในเรื่องนี้ ฉันหวังว่าจะได้รับข้อมูลที่ร้องขอโดยเร็วที่สุด
ขอแสดงความนับถือ
[ ชื่อของคุณ ]
ทิ้งอีเมล์ขอไว้
จองวันหยุดแล้วหรือยัง? รับประกันการลาของคุณด้วยอีเมลตัวอย่างนี้เพื่อขอลาพักร้อน สิ่งสำคัญคือคุณต้องส่งคำขอก่อนจองวันหยุดพักผ่อน ไม่เช่นนั้นคุณอาจประสบปัญหาได้! การเพิ่มวันที่สำหรับการตอบกลับที่นี่จะเป็นประโยชน์เพื่อให้แน่ใจว่าอีเมลเพื่อขอลาจะไม่ถูกละเลยในกล่องจดหมาย
เรียน [ ชื่อผู้รับ ] ,
ฉันหวังว่าอีเมลนี้จะพบคุณโดยดี ฉันเขียนมาเพื่อขอลาหยุดจากการทำงาน
ฉันเพิ่งจองวันหยุดไว้ และต้องการขอลาอย่างเป็นทางการตั้งแต่ [ start date ] ถึง [ end date ] ฉันเข้าใจถึงความสำคัญของการแจ้งให้ทราบล่วงหน้า และต้องการให้แน่ใจว่าการลาหยุดของฉันได้รับการอนุมัติก่อนที่จะสรุปแผนวันหยุดของฉัน
โปรดแจ้งให้เราทราบว่ากรอบเวลานี้เหมาะกับคุณหรือไม่ และหากมีขั้นตอนเพิ่มเติมหรือ แบบฟอร์มที่ฉันต้องกรอกเพื่อให้สามารถลาได้
ขอขอบคุณสำหรับความสนใจและการตอบกลับที่รวดเร็ว
ขอแสดงความนับถือ
[ ชื่อของคุณ ]
การชำระเงินสำหรับอีเมลขอใบแจ้งหนี้
เราจะช่วยคุณรับเงินที่คุณค้างชำระด้วยอีเมลนี้เพื่อขอชำระเงินตามใบแจ้งหนี้ รวมรายละเอียดทั้งหมด (หมายเลขคำสั่งซื้อ, ใบสั่งซื้อ, จำนวนเงินที่ชำระ และจำนวนวันที่เกินกำหนด) เพื่อให้คุณมีโอกาสได้รับการชำระเงินที่รวดเร็วที่สุด
เรียน [ ชื่อผู้รับ ] ,
ฉันหวังว่าอีเมลนี้จะพบคุณโดยดี ฉันเขียนมาเพื่อขอชำระเงินสำหรับหมายเลขใบแจ้งหนี้ [ หมายเลขคำสั่งซื้อ ] สำหรับใบสั่งซื้อ [ PO ] จำนวนเงินที่ต้องชำระคือ [ จำนวนเงินที่ชำระ ] ซึ่งขณะนี้คือ [ จำนวนวันที่เกินกำหนด ] วันที่เกินกำหนด
โปรดดำเนินการการชำระเงินโดยเร็วที่สุดเพื่อหลีกเลี่ยงความล่าช้าใดๆ ต่อไป หากคุณได้ชำระเงินแล้ว โปรดเพิกเฉยต่อการแจ้งเตือนนี้
ขอขอบคุณที่ให้ความสนใจในเรื่องนี้
ขอแสดงความนับถือ
[ ชื่อของคุณ ]
อีเมล์เพื่อขอเข้าร่วมงาน
หากคุณมีส่วนร่วมในการจัดกิจกรรม คำขอเข้าร่วมทางอีเมลนี้เหมาะสม ในข้อความขอตัวอย่างอีเมลนี้ เราได้กล่าวถึงพื้นฐานของกิจกรรมและระบุเหตุผลที่บุคคลนั้นควรเข้าร่วม
เรียน [ ชื่อผู้รับ ] ,
ฉันหวังว่าอีเมลนี้จะพบคุณโดยดี ฉันเขียนมาเพื่อขอเข้าร่วมกิจกรรมที่จะเกิดขึ้นของเรา เป็นการรวมตัวที่สำคัญของผู้เชี่ยวชาญในอุตสาหกรรม ซึ่งเราจะหารือเกี่ยวกับแนวโน้มและการพัฒนาล่าสุดในสาขาของเรา
การปรากฏตัวของคุณมีส่วนอย่างมากต่อความสำเร็จของงาน ในขณะที่เราให้ความสำคัญกับความเชี่ยวชาญและข้อมูลเชิงลึกของคุณ จะมีโอกาสสร้างเครือข่ายและทำงานร่วมกับผู้เข้าร่วมคนอื่นๆ ซึ่งอาจนำไปสู่ความร่วมมือและโอกาสทางธุรกิจที่ประสบความสำเร็จ
โปรดยืนยันความพร้อมของคุณและแจ้งให้เราทราบว่าคุณจะสามารถเข้าร่วมกับเราได้หรือไม่ เราหวังเป็นอย่างยิ่งว่าจะได้เข้าร่วมและขอขอบคุณสำหรับการสนับสนุนของคุณ
ขอขอบคุณสำหรับความสนใจของคุณ
ขอแสดงความนับถือ
[ ชื่อของคุณ ]
วิธีเขียนอีเมลเพื่อขออะไรบางอย่าง
คำขออีเมลเป็นไปตามรูปแบบอีเมลระดับมืออาชีพที่ได้รับการทดสอบและทดสอบแล้ว เป็นเรื่องดีที่รู้ เพราะนั่นหมายความว่าง่ายต่อการเขียนและทำซ้ำ อีเมลคำขอถูกสร้างขึ้นจากสามส่วน:
- ขอหัวเรื่องอีเมล
- สำเนาร่างกาย
- ลงชื่อออก/ขั้นตอนถัดไป
ในส่วนนี้ เราจะอธิบายแต่ละขั้นตอนในการเขียนอีเมลคำขอเพื่อช่วยคุณสร้างเทมเพลตของคุณเอง
ขอหัวเรื่องอีเมล
การขออีเมลจำเป็นต้องมีหัวเรื่อง แต่จะเริ่มเขียนได้อย่างไร? เราขอแนะนำให้สรุปคำขอของคุณในบรรทัดหัวเรื่อง ดังที่คุณเห็นจากหัวเรื่องอีเมลคำขอ 25 รายการของเรา แม้แต่ประโยคสั้นๆ ก็สามารถระบุสิ่งที่คุณต้องการได้
ต่อไปนี้เป็นหัวเรื่องอีเมลคำขอ 25 บรรทัดเพื่อให้คุณเริ่มต้นได้
อีเมล์เพื่อขอรายละเอียดการติดต่อ:
- คุณช่วยแบ่งปันรายละเอียดการติดต่อของคุณได้ไหม?
- คำขอด่วนสำหรับผู้ติดต่อของคุณ
- จำเป็นต้องอัปเดตข้อมูลการติดต่อของคุณ
- กำลังติดต่อเพื่อขอรายละเอียดการติดต่อของคุณ
- หวังว่าจะได้รับข้อมูลติดต่อปัจจุบันของคุณ
อีเมล์เพื่อขอข้อมูลผลิตภัณฑ์:
- สอบถาม [ ชื่อผลิตภัณฑ์ ]
- กำลังมองหาข้อมูลเพิ่มเติมเกี่ยวกับ [ ชื่อผลิตภัณฑ์ ]
- ต้องการรายละเอียดเกี่ยวกับ [ Product Name ]
- [ ชื่อผลิตภัณฑ์ ] - คุณช่วยแบ่งปันข้อมูลเพิ่มเติมได้ไหม?
- สนใจเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับ [ ชื่อผลิตภัณฑ์ ]
อีเมล์ขอลา:
- เลยขอเวลาพักผ่อนบ้าง
- หวังว่าจะได้พักสักหน่อย
- การวางแผนเพื่อการพักผ่อนที่จำเป็น
- กำลังหาตารางเวลาการลาออกบ้าง
- ต้องออกไปข้างนอกสักสองสามวัน
อีเมล์เพื่อขอชำระเงินตามใบแจ้งหนี้:
- บันทึกย่อเกี่ยวกับใบแจ้งหนี้ # [ หมายเลข ]
- แตะที่ฐานใบแจ้งหนี้คงค้างของคุณ
- การแจ้งเตือนที่เป็นมิตร: ใบแจ้งหนี้ # [ หมายเลข ] ครบกำหนดเร็วๆ นี้
- หวังจะชำระใบแจ้งหนี้ # [ จำนวน ]
- มาเคลียร์ Invoice # [ Number ] กันดีกว่า
อีเมล์ขอเข้าร่วมงาน:
- หวังว่าคุณจะเข้าร่วมกับเราได้ที่ [ ชื่อกิจกรรม ]
- เราอยากเห็นคุณที่ [ ชื่อกิจกรรม ]
- คุณได้รับเชิญให้เข้าร่วม [ ชื่อกิจกรรม ] - คุณทำได้ไหม?
- [ ชื่อกิจกรรม ] : หวังว่าคุณจะเข้าร่วมได้!
- ขอแสดงตนของคุณที่ [ ชื่อกิจกรรม ]
ขอสำเนาเนื้อหาอีเมล
ในข้อความเนื้อหา เราจะลงรายละเอียด - แต่เริ่มต้นด้วยคำทักทายเชิงบวกและเป็นส่วนตัว เริ่มต้นด้วยคำว่า "สวัสดี" หรือ "สวัสดี" และชื่อของบุคคลนั้น เมื่อเราแสดงคำทักทายแล้วเราก็สามารถเข้าสู่คำขอได้ ในเทมเพลตคำขอนี้ เรากำลังขอข้อมูลอัปเดตเกี่ยวกับโครงการ
"ฉันหวังว่าคุณจะสบายดี ฉันกำลังติดต่อคุณเพื่อแจ้งข้อมูลอัปเดตเกี่ยวกับโครงการ (ใส่ชื่อ) คุณช่วยแจ้งความคืบหน้าจนถึงตอนนี้ให้ฉันทราบหน่อยได้ไหม และมีอะไรให้ทำอีก"
เราได้สรุปทุกอย่างไว้ในสองสามประโยคแรกแล้ว ซึ่งหมายความว่าเราไม่จำเป็นต้องเพิ่มเติมอะไรมาก แต่เราสามารถขอรายละเอียดเพิ่มเติมได้
"โดยเฉพาะ ฉันต้องการให้คุณแจ้งรายละเอียดเกี่ยวกับ (ใส่ข้อมูล)"
คุณสามารถเพิ่มข้อความเชิงบวกเกี่ยวกับความคืบหน้าได้ที่นี่ สิ่งนี้จะได้รับการชื่นชมจากทุกคนที่ได้รับอีเมล!
"คุณได้ลงทุนไปมากมายในโครงการนี้และมีความก้าวหน้าอย่างมาก ขอขอบคุณสำหรับการทำงานหนักทั้งหมดของคุณจนถึงตอนนี้"
ขอการลงชื่อปิดอีเมล/ขั้นตอนถัดไป
ถึงเวลาสิ้นสุดอีเมลของคุณและผลักดันการตอบกลับ
"โปรดยืนยันว่าคุณได้รับอีเมลฉบับนี้และสามารถให้ข้อมูลตามที่ร้องขอได้หรือไม่ คุณสามารถติดต่อฉันได้ที่ (ใส่รายละเอียด)"
บางครั้งบุคคลนั้นอาจมีปัญหาในการให้ข้อมูล ดังนั้นควรเสนอทางออกให้พวกเขา
"หากคุณจะประสบปัญหาในการให้ข้อมูล หรือมีลำดับความสำคัญที่ขัดแย้งกัน โปรดแจ้งให้เราทราบ"
การทำงานที่ดี! ตอนนี้ลงชื่อด้วยคำพูดบางประเภท ("ขอบคุณอีกครั้ง" "ขอบคุณมาก" ฯลฯ) และเตรียมพร้อมที่จะส่ง ตรวจสอบให้แน่ใจว่าคุณได้เพิ่มชื่อนามสกุล ลายเซ็นอีเมล และรายละเอียดการติดต่อที่สำคัญแล้ว
คุณเกือบจะดำเนินการเสร็จแล้ว แต่ก่อนที่คุณจะส่ง โปรดอ่านหลักการ 10 ข้อของเราในการเขียนคำขอทางอีเมลที่มีประสิทธิภาพ
รายการตรวจสอบที่จำเป็น: หลักการ 10 ประการในการเขียนอีเมลเพื่อขอบางสิ่งบางอย่าง
คำแนะนำ 10 ข้อจากผู้เชี่ยวชาญที่จะช่วยให้คุณเขียนอีเมลคำขอได้ดียิ่งขึ้น
- สร้างหัวเรื่องที่ให้ข้อมูลและน่าสนใจ: สร้างหัวเรื่องที่ดึงดูดความสนใจและนำเสนอเนื้อหาอีเมลได้อย่างถูกต้อง สิ่งสำคัญคือต้องมีความชัดเจนที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ เพื่อให้ผู้รับสามารถดำเนินการตามคำขอของคุณได้
- ใช้คำทักทายที่อบอุ่น: มีส่วนร่วมกับผู้รับด้วยการทักทายส่วนตัว ใช้ชื่อและตำแหน่งทางวิชาชีพเสมอ (ถ้ามี)
- เก็บไว้เป็นส่วนตัว: หากคุณเคยมีปฏิสัมพันธ์หรือมีความสัมพันธ์กับบุคคลนั้นมาก่อน ให้พูดถึงสิ่งนั้น นี่เป็นสิ่งสำคัญในการสร้างความไว้วางใจและให้แน่ใจว่าคุณได้รับการตอบกลับ
- ระบุคำขอของคุณง่ายๆ: อย่าทุบตีพุ่มไม้; ระบุสิ่งที่คุณต้องการและทำไม หลังจากแนะนำ แสดงความคิดเห็น หรือชมเชยสั้นๆ แล้ว ก็เริ่มทำธุรกิจได้เลย!
- รักษาอีเมลคำขอของคุณในแง่บวก: ไม่มีใครอยากอ่านอีเมลเชิงลบ ดังนั้นควรทำให้อีเมลคำขอของคุณมีทัศนคติที่ดีและเป็นบวก
- แสดงความขอบคุณ: ขอบคุณบุคคลนั้นที่สละเวลา และเพิ่มคำชมหรือแสดงความขอบคุณหากทำได้ การทำเช่นนี้หมายความว่าคุณมีแนวโน้มที่จะได้รับการตอบกลับมากขึ้น
- ใช้น้ำเสียงที่เป็นมิตร: แน่นอนว่าคุณกำลังส่งข้อความถึงธุรกิจ แต่การเป็นมิตรก็คุ้มค่า เรามีแนวโน้มที่จะตอบสนองต่อคำขอจากคนที่เราไว้วางใจและชื่นชอบมากขึ้นเสมอ (ขอให้เป็นคนนั้นด้วย!)
- คำนึงถึงเวลาของผู้รับ: หรือพูดอีกอย่างคือทำให้ข้อความคำขอของคุณสั้นลง! ไม่มีใครอยากใช้เวลาอ่านและตอบข้อความมากเกินไป ดังนั้นควรใช้เวลาให้สั้นที่สุดเท่าที่จะทำได้ (โดยต้องสุภาพและเป็นมืออาชีพด้วย)
- ระบุคำกระตุ้นการตัดสินใจ (CTA) ที่ชัดเจน: หากมีสิ่งใดที่คุณต้องการให้ผู้รับทำโดยเฉพาะ ให้ถามพวกเขา CTA ที่ชัดเจนถือเป็นสิ่งสำคัญเพื่อให้แน่ใจว่าคุณได้รับคำตอบที่ถูกต้อง
- ใช้ประโยชน์จาก HIX.AI : หากคุณกังวลเกี่ยวกับการค้นหาคำที่เหมาะสม ให้ HIX.AI จัดการแทนคุณ เครื่องมือเขียนอีเมล AI อันทรงพลัง ช่วยให้สร้างอีเมลระดับมืออาชีพได้ง่ายกว่าที่เคย รวมถึงอีเมลขอด้วย ลองวันนี้แล้วคุณจะไม่มองย้อนกลับไป!
บทสรุป
การได้รับอีเมลคำขออย่างถูกต้องเกี่ยวข้องกับการทำความเข้าใจรูปแบบและนำไปปฏิบัติ เริ่มต้นด้วยอีเมลตัวอย่างของเราที่ขอบางอย่างเพื่อดูว่ามันทำงานอย่างไร วิเคราะห์โครงสร้างและทำความเข้าใจพื้นฐานก่อนสร้างอีเมลคำขอของคุณเอง
ข้อความคำขอที่ดีที่สุดจะต้องสั้นและกระชับ พร้อมผลลัพธ์ที่ชัดเจนและ CTA ตัดคำที่ไม่จำเป็นออก แล้วมันจะทำงานได้อย่างมหัศจรรย์สำหรับอีเมลคำขอของคุณ!