วิธีเขียนอีเมลขอประชุม (5 ตัวอย่าง & เทมเพลต)

คุณมีเรื่องสำคัญที่จะหารือเกี่ยวกับที่ทำงานหรือไม่? แล้วจัดประชุม! หากคุณกำลังจัดการประชุมสำหรับตัวคุณเอง ในนามของเจ้านายหรือธุรกิจของคุณ คุณต้องส่งคำขอ

การเรียกประชุมเป็นส่วนมาตรฐานของการติดต่อทางจดหมายอย่างมืออาชีพ ซึ่งหมายความว่าคำขอเหล่านี้จะเป็นไปตาม กฎและมารยาททางอีเมลที่เป็นทางการ หากคุณไม่ทราบว่ามันคืออะไร ไม่ต้องกังวล เราจะแจกแจงรายละเอียดให้คุณในมาสเตอร์คลาสทางอีเมลคำขอการประชุมนี้

เราจะอธิบายว่าการเรียกประชุมคืออะไร จะส่งเมื่อใด และจะเขียนอย่างไร นอกจากนี้ คุณยังจะได้รับตัวอย่างคำขออีเมลการประชุม 5 รายการที่ครอบคลุม:

• อีเมลขอประชุมภายใน
• อีเมลคำขอประชุมภายนอก
• อีเมลขอประชุมแบบต่อหน้า
• อีเมลขอประชุมทางโทรศัพท์/Zoom
• อีเมล์ขอประชุมอย่างไม่เป็นทางการ

ด้วยความช่วยเหลือของเรา คุณจะไม่ต้องจ้องมองหน้าจอหรือห้องประชุมที่ว่างเปล่าอีกต่อไป!

อีเมลการเรียกประชุมคืออะไร

อีเมลขอประชุมคือข้อความสำหรับจัดการประชุมระหว่างคนสองคน (หรือมากกว่า) อีเมลคำขอ เป็นเรื่องเกี่ยวกับการสร้างความตระหนักรู้และสร้างการตอบกลับ พูดง่ายๆ ก็คือ คุณกำลังพยายามตอบกลับ (ใช่ รู้ หรืออาจจะ!)

อีเมลการเรียกประชุมต้องมีหลายสิ่ง:

• รายละเอียดเกี่ยวกับการประชุม
• ทำไมจึงจำเป็น
• ที่จะมาประชุมและพูด/นำเสนอ
• ผลลัพธ์ที่คาดหวัง
• รายละเอียดการประชุมที่สำคัญ (วัน เวลา สถานที่)
• ข้อมูลเพิ่มเติม (รายละเอียดที่จอดรถ ข้อมูลการเข้าสู่ระบบ ฯลฯ)

การร้องขอการประชุมเป็นการยืนยันว่ามีคนสามารถเข้าร่วมหรือต้องการพบเราได้หรือไม่ เราสามารถติดตามผลทางอีเมลเพิ่มเติมได้ในอนาคต

ดูเหมือนข้อมูลจะเยอะมาก แต่ไม่ได้หมายความว่าอีเมลคำขอประชุมจะต้องยาว มันง่ายกว่าที่จะแสดงให้คุณเห็นว่าสิ่งนี้ทำงานอย่างไรในทางปฏิบัติ ซึ่งเราจะทำในหัวข้อถัดไป!

ตัวอย่างอีเมลขอประชุม 5 รายการ

เพื่อช่วยให้คุณเข้าใจว่าคำขอประชุมคืออะไรและรูปแบบที่คุณควรปฏิบัติตาม ต่อไปนี้คือตัวอย่างอีเมลคำขอประชุม 5 รายการที่สร้างโดยผู้เชี่ยวชาญที่ HIX.AI

วิธีเขียน อีเมล์เพื่อขอประชุม

อีเมลการเรียกประชุมเป็นข้อความระดับมืออาชีพที่มีจุดมุ่งหมายเพื่อสร้างการเชื่อมต่อและยืนยันรายละเอียด โปรดจำไว้ว่า คำขอประชุมของคุณเกี่ยวกับการขอเดทในไดอารี่ คุณมีแนวโน้มที่จะให้ข้อมูลเพิ่มเติม (เช่น วาระการประชุม รายชื่อวิทยากร การนำเสนอ ฯลฯ) เมื่อคุณส่งการนัดหมาย

ต่อไปนี้คือบางสิ่งที่คุณควรรวมไว้ในอีเมลคำขอประชุมทุกฉบับ:

• วันที่และเวลา: เสนอเวลา (หรือเวลาที่เป็นไปได้)
• ระยะเวลา: ระบุระยะเวลาการประชุมที่คาดหวัง
• สถานที่หรือแพลตฟอร์มการประชุม: ระบุว่าเป็นการประชุมจริงหรือเสมือน
• วาระการประชุม: ให้ภาพรวมของหัวข้อที่คุณจะอภิปรายและผลลัพธ์ที่คุณต้องการ
• ผู้เข้าร่วม: ระบุผู้เข้าร่วมที่จำเป็นและผู้เข้าร่วมที่ไม่บังคับอย่างชัดเจน
• การเตรียมการ: ระบุเอกสารหรือข้อมูลที่จำเป็น
• การยืนยัน: ขอการยืนยันการเข้าร่วมหรือแนะนำเวลาอื่น

ฟังดูเหมือนมาก เลยขอแบ่งออกเป็น 3 ส่วน:

• หัวเรื่อง
• สำเนาร่างกาย
• ลงชื่อออก/ขั้นตอนถัดไป

เราสามารถเริ่มต้นด้วยหัวเรื่อง

หัวเรื่องอีเมลการขอประชุม

บรรทัดเรื่องของข้อความการเรียกประชุมของคุณต้องสรุปเนื้อหา อย่าเสียคำพูด; บอกว่าคุณกำลังจัดการประชุม ลองดูตัวอย่างอีเมลคำขอประชุม 25 รายการด้านล่างเพื่อเริ่มต้น!

อีเมลขอประชุมภายใน:

• คำเชิญ: มาหารือเกี่ยวกับความคืบหน้าของโครงการอัลฟ่า
• ขอรวมทีมเพื่อหารือเกี่ยวกับเป้าหมายรายไตรมาส
• เซสชันการระดมความคิดของทีม: การมีอยู่ของคุณมีค่า
• วันที่เสนอสำหรับการประชุมทบทวนแผนก
• โทรไปพบ: มาเพิ่มความพยายามในการทำงานร่วมกันของเรากันเถอะ

อีเมลคำขอประชุมภายนอก:

• การสำรวจโอกาสในการเป็นหุ้นส่วน: การประชุมที่เสนอ
• คำเชิญให้หารือเกี่ยวกับกลยุทธ์การทำงานร่วมกันที่เป็นไปได้
• การค้นหาความพร้อมของคุณ: การประชุมทบทวนผลิตภัณฑ์
• โอกาสในการหารือเกี่ยวกับเป้าหมายทางธุรกิจร่วมกัน
• การขอประชุม: มาหารือเกี่ยวกับโอกาสในอนาคตกัน

อีเมลขอประชุมแบบต่อหน้า:

• เสนอการประชุมแบบเห็นหน้ากันเพื่อทำความเข้าใจให้ลึกซึ้งยิ่งขึ้น
• คำเชิญ: เข้าร่วมกับเราเพื่อหารือเกี่ยวกับกลยุทธ์แบบตัวต่อตัว
• การค้นหาความพร้อมของคุณสำหรับการทบทวนโครงการในสถานที่
• ขอพบปะส่วนตัวเพื่อหารือเกี่ยวกับโครงการริเริ่มที่กำลังจะเกิดขึ้น
• มาพูดคุยกันแบบตัวต่อตัว: การอภิปรายเรื่องการทำงานร่วมกันในโครงการ

อีเมลขอประชุมทางโทรศัพท์/Zoom:

• คำขอประชุมเสมือนจริง: หารือเกี่ยวกับกลยุทธ์การตลาดใหม่
• ขอแสดงตนของคุณ: โทร Zoom ในการอัปเดตโครงการ
• ขอเชิญเข้าร่วมการประชุมทางโทรศัพท์เกี่ยวกับการพัฒนาล่าสุด
• วันที่เสนอสำหรับการสนทนาทางโทรศัพท์เกี่ยวกับเป้าหมายของไตรมาส
• ค้นหาความพร้อมของคุณสำหรับเซสชันการระดมความคิดเสมือนจริง

อีเมล์ขอประชุมอย่างไม่เป็นทางการ:

• จิบกาแฟ: มาพูดคุยถึงแนวคิดกัน
• คำขอพบปะที่เป็นมิตรเพื่อหารือเกี่ยวกับความสนใจร่วมกันของเรา
• การรวมตัวแบบไม่เป็นทางการเพื่อแลกเปลี่ยนความคิดเห็นเกี่ยวกับ Project X
• ขอเชิญร่วมรับประทานอาหารกลางวันแบบทีมและเรียนรู้
• มาเชื่อมต่อกัน: การอภิปรายอย่างไม่เป็นทางการเกี่ยวกับการปรับปรุงสถานที่ทำงาน

สำเนาเนื้อหาอีเมลการขอประชุม

สำเนาเนื้อหาคือส่วนที่เรากำหนดการประชุม วัตถุประสงค์ เวลา สถานที่ และผลลัพธ์ เราเริ่มต้นด้วยการใช้ชื่อของบุคคลนั้นในแบบส่วนตัว: "สวัสดี (ชื่อ)"

ตอนนี้ ให้เริ่มอีเมลด้วยการต้อนรับอย่างอบอุ่นและวัตถุประสงค์ของข้อความของคุณ ในตัวอย่างนี้ เราต้องการตรวจทานตัวเลขยอดขาย

"หวังว่าคุณจะสบายดี ฉันกำลังติดต่อคุณเพื่อสอบถามว่าคุณว่างสำหรับการประชุม Zoom เพื่อหารือเกี่ยวกับตัวเลขยอดขายในไตรมาสนี้หรือไม่"

โปรดระบุรายละเอียดบางอย่างเพื่อช่วยพวกเขา ใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยเพื่อให้ง่ายที่สุด

รายละเอียดอยู่ด้านล่าง:

• วันเวลา
• วัตถุประสงค์: เพื่อหารือเกี่ยวกับตัวเลขยอดขายของไตรมาสนี้และประเมินผลการดำเนินงาน
• ผู้เข้าร่วม:
• โครงสร้าง: (เพิ่มรายละเอียดบางส่วน)

โอเค นี่เป็นเรื่องสั้น แต่หัวข้อย่อยช่วยให้เราสามารถถ่ายทอดข้อมูลจำนวนมากได้อย่างรวดเร็ว มาต่อกันที่ขั้นตอนสุดท้ายกันเลย...

การลงชื่อออกอีเมลคำขอประชุม/ขั้นตอนถัดไป

เราได้อธิบายว่าการประชุมคืออะไร และเหตุใดจึงจำเป็น ตอนนี้เรามายืนยันเวลากันดีกว่า

“คุณช่วยยืนยันได้ไหมว่าคุณสามารถเข้าร่วมได้ และวันที่และเวลานั้นเหมาะสำหรับคุณ ถ้าเป็นเช่นนั้น ฉันจะแบ่งปันรายละเอียดการเข้าสู่ระบบกับคุณโดยเร็วที่สุด”

คุณสามารถขอให้พวกเขาแนะนำทางเลือกอื่นได้

"หากวันที่หรือเวลานี้ใช้ไม่ได้ โปรดเสนอทางเลือกอื่นได้ตามสบาย"

ปิดท้ายด้วยตอนจบที่เป็นบวก “ฉันหวังว่าจะได้ยินจากคุณ” เหมาะสม

ตอนนี้ ให้เพิ่มชื่อ รายละเอียดการติดต่อ หรือลายเซ็น และข้อมูลอื่นๆ เท่านี้คุณก็พร้อมที่จะเริ่มต้นการประชุมแล้ว!

รายการตรวจสอบที่สำคัญ: หลักการ 10 ประการในการเขียนอีเมลขอประชุม

ต่อไปนี้เป็นเคล็ดลับดีๆ สำหรับการเขียนอีเมลที่มีประสิทธิภาพสำหรับการเรียกประชุมจากผู้เชี่ยวชาญที่ HIX.AI

1. ระบุวัน เวลา และสถานที่ : ระบุวัน เวลา และสถานที่เสนอให้ชัดเจนเสมอ นี่คือสิ่งสำคัญอันดับ 1 (แต่ผู้คนยังคงลืมมัน)
2. ระบุวัตถุประสงค์ของการประชุมของคุณตั้งแต่เนิ่นๆ : ดังนั้นคุณต้องการการประชุม ยอดเยี่ยม! อย่าลืมระบุว่าการประชุมเกี่ยวกับอะไรและทำไมคุณจึงจัดให้มีการประชุมโดยเร็วที่สุด
3. ใช้สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย : สัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อยเป็นวิธีที่ดีในการแสดงรายการรายละเอียดมากมายในแบบที่เข้าใจง่าย
4. ให้กระชับ : การเรียกประชุมเป็นจุดเริ่มต้น ดังนั้นอย่าให้ข้อมูลมากเกินไปแก่ผู้อ่าน บันทึกรายละเอียดการประชุม
5. กล่าวถึงบุคคลอย่างถูกต้อง: กล่าวถึงบุคคล (หรือผู้คน) ด้วยชื่อจริงเสมอ สิ่งนี้จะสร้างความสัมพันธ์และเป็นสิ่งที่ควรทำอย่างสุภาพ
6. ปิดท้ายด้วย CTA : บอกบุคคลนั้นว่าคุณต้องการให้พวกเขาทำอะไร! CTA ช่วยให้คุณได้รับคำตอบได้ง่ายที่สุด
7. คุณค่าที่ชัดเจน : การประชุมไม่ค่อยสนุก ดังนั้นให้อธิบายว่าบุคคลนั้นจะได้รับประโยชน์อะไรจากการประชุม การแสดงคุณค่ามีความสำคัญอย่างยิ่งต่อการได้รับผลลัพธ์ที่คุณต้องการ
8. สุภาพและเป็นมืออาชีพ : ฟังดูชัดเจน แต่แม้ว่าคุณจะรู้จักบุคคลนั้น แต่ก็ต้องเป็นมืออาชีพเสมอเมื่อส่งอีเมลคำขอการประชุมของคุณ
9. ทำให้หัวเรื่องเป็นเรื่องง่าย: คุณควรสรุปคำขอประชุมของคุณในหัวเรื่อง เขียนให้สั้น เรียบง่าย และเข้าใจง่ายเพื่อผลลัพธ์ที่ดีที่สุด
10. ใช้โปรแกรมสร้างอีเมล HIX.AI แน่นอนว่าคุณสามารถใช้เวลาหลายชั่วโมงในการเขียนอีเมลสำหรับการเรียกประชุม แต่ทำไมต้องกังวลในเมื่อ โปรแกรมสร้างอีเมล HIX.AI สามารถทำเพื่อคุณได้ เครื่องมือสร้างอีเมลที่ขับเคลื่อนด้วย AI ที่น่าทึ่งนี้สามารถสร้างข้อความคำขอการประชุมที่มีประสิทธิภาพได้ภายในไม่กี่วินาที ทำไมไม่ลองวันนี้ล่ะ?

บทสรุป

คุณรู้สึกอย่างไรกับการส่งอีเมลเพื่อขอประชุมตอนนี้ เราหวังว่าคุณจะเข้าใจอย่างชัดเจนว่าอีเมลคำขอประชุมคืออะไร รูปแบบมาตรฐานที่ต้องปฏิบัติตาม และสิ่งที่ควรรวมไว้ หากคุณติดอยู่กับแรงบันดาลใจหรือต้องการข้อมูลเพิ่มเติม โปรดดูเคล็ดลับของเราและคัดลอกตัวอย่างของเรา สำหรับวิธีแก้ปัญหาที่ง่ายที่สุด ให้ควบคุมพลังของเทคโนโลยีและให้ HIX.AI เขียนอีเมลคำขอการประชุมของคุณ