E-posta programınıza baktığınızda, "Kimden" e-posta adresini (bu sizsiniz!) ve "Kime" e-posta adresini (e-posta gönderdiğiniz kişi) göreceksiniz. Ayrıca CC ve BCC'yi de görebilirsiniz. Bunların ne olduğunu ve nasıl kullandığınızı biliyor musunuz?
Cevabınız hayır ise bu rehber tam size göre!
E-posta programınızdaki (CC ve BBC) bu iki kutu aslında profesyonel e-posta görgü kurallarında önemli bir rol oynamaktadır. Bireyleri projelerin ilerleyişi hakkında güncel tutmanıza veya hassas konuların ayrıntıları hakkında gizlice bilgi sahibi olmanıza yardımcı olabilirler. Bunları kullanmayı öğrenmek daha iyi ve daha akıllı çalışmanıza yardımcı olacaktır!
CC ve BCC profesyoneli olmak için okumaya devam edin. Ayrıca tüm zamanların en eski e-posta sorularından birine de yanıt veriyoruz: CC ile BCC arasındaki fark nedir?
Peki bir e-postada CC ne anlama geliyor ?
CC, "karbon kopya" anlamına gelir. Bu, insanların kredi kartı slipleri gibi önemli belgelerin kopyalarını almak için karbon kağıdı (aydınger kağıdı gibi) kullandığı dijital öncesi çağdan kalma bir kalıntıdır.
Karbon kağıdının üzerine yazdığınız her şey aşağıya aktarılarak size tam bir kopyası verilir.
Bunun e-postayla ne alakası var?
Bizi yener. Fakat prensip temelde aynıdır.
Birisini bir e-postaya CC olarak eklediğinizde, bu kişi doğrudan kendisine gönderilmeyen bir e-postanın kopyasını alır.
Bilmeniz gereken önemli bir şey, e-postanın alıcısının e-postaya CCd yapılan herkesi görebilmesidir. Bu bilgiler hiçbir şekilde gizlenmiyor.
Bir e-postada neden CC kullanayım?
Bir e-postadaki CC kötü bir isim aldı çünkü bazı insanlar (isim vermiyoruz!) herkesi kendileriyle alakalı olmayan e-postalara kopyalayarak kendilerini büyük ve güçlü göstermeyi seviyorlar. Bu kişi olmayın.
Bunun yerine, bir e-postada CC'yi akıllıca kullanın. CC, birine ilgi duyduğu bir mesaj hakkında bilgi sağlamak için kullanılır, ancak buna göre hareket etmek zorunda değildir.
CC'nin amacı eylem değil bilgi sağlamaktır.
Bunu birkaç örnekle açıklamak daha kolaydır:
- Yöneticinizden izin talebinde bulunurken ekip liderinize CC verebilirsiniz.
- Önemli bir müşteriye e-posta gönderirken patronunuza CC verebilirsiniz.
- Bir arkadaşınızı yeni bir kişiyle tanıştırırken CC'yi kullanabilirsiniz.
- Tatile çıkmadan önce bir meslektaşınızı önemli bir sohbete dahil edebilirsiniz.
- Bir kişiye talimat gönderirken tüm proje ekibini CC'ye dahil edebilirsiniz.
Bunlar birisine CC vermek isteyebileceğiniz nedenlerden sadece birkaçı. E-posta adreslerini Bilgi kutusuna eklemeden önce kendinize şunu sorun:
- Bu konuyla alakalı mı?
- İlgilenecekler mi?
- Bunu bilgi için mi veriyorum yoksa harekete geçmelerini mi istiyorum?
- E-postanın alıcısının bunu o kişiye gönderdiğimi bilmesini ister miyim?
Bu noktaların dördünün de cevabı evet ise, o zaman bunları bir e-postayla CC olarak belirtmeye karar verdiniz.
Bir kişiyi e-postaya nasıl CC'leyebilirim?
Bir kişiyi e-postayla CC'ye eklemek için şu işlemi izleyin:
- E-posta programınızı açın ve "Kime" kutusundan bir alıcı seçin.
- Kutuyu açmak için CC düğmesine tıklayın.
- E-posta adresini (veya adreslerini) Bilgi kutusuna ekleyin.
- E-postanızı yazın ve gönderin.
Birini e-postayla CC'ye eklemek gerçekten bu kadar basit. Ancak bunu yapmadan önce temel bilgileri inceleyin ve CC e-posta görgü kuralları hakkında bilgi edinmek için uzman ipuçlarımıza göz atın.
CC e-posta temelleri
Daha ileri gitmeden önce, bazı CC e-posta temellerini hatırlatmak isteriz:
- CC, karbon kopya anlamına gelir.
- Bir kişiyi bir e-postaya CC eklemek için bir gönderen ve bir alıcının olması gerekir.
- İstediğiniz kadar kişiyi CC yapabilirsiniz.
- Alıcı, CCd'niz olan kişilerden herhangi birini bir e-postada görebilir.
- Alıcı yanıt verirse, CCd olan veya olmayan kişilere kopyalamayı seçebilir. Bu otomatik olarak gerçekleşmez.
E-postalarda CC kullanımında yapılması ve yapılmaması gerekenler
CC'nin iş dünyasında kötü bir adı var çünkü insanlar onu düşüncesizce kullanıyor. Sonuç, e-posta gelen kutularının gereksiz ve alakasız mesajlarla tıkanmasıdır. İşte bir e-postada CC kullanmanın yapılması ve yapılmaması gerekenler.
- Bilgi alakalıysa birisine bilgi verin. Birinden harekete geçmesini istiyorsanız CC yapmayın.
- CC'yi dikkatli kullanın. Herkesi CC'lemeyin (beğenmeyecekler).
- Kime mesaj attığınızı görmekten memnunsanız CC'yi kullanın. Bunları gizlice eklemek istiyorsanız CC'yi kullanmayın.
- Patronunuza ve meslektaşlarınıza CC yapın. Ciddi değilseniz yöneticileri veya üst düzey yöneticileri dahil etmeyin.
- BCC'yi değil CC'yi kullandığınızı kontrol edin. Kime ve neden gönderdiğinizi kontrol etmeden e-posta göndermeyin.
Peki e-postada BCC ne anlama geliyor?
Dedektif becerileriniz nasıl? Buraya kadar okuduysanız CC'nin karbon kopya anlamına geldiğini tahmin edeceksiniz, peki ya B?
BCC, "Kör Karbon Kopya" anlamına gelir ve alıcının e-postaya kimi kopyaladığınızı görememesi dışında prensip CC ile tamamen aynıdır.
Birini bir e-postaya BCC yaptığınızda, alıcı mesajı (normal olarak) alır ve bir kopyası BCC yaptığınız herkese gizlice teslim edilir.
E-postayı alan kişi, e-postanın başka birine BCCd olduğundan habersizdir. Durumun böyle olduğuna dair hiçbir işaret veya sinyal yok. Bu %100 gizlidir.
E-postayı alan kişi, birinin BCCd olduğunu bilmediğinden, bu kişiyi herhangi bir cevaba dahil etmeyi seçemez.
Neden bir e-postada BCC kullanayım?
BCC, bir kopyasını almak istediğiniz kişiyle, diğer kişinin haberi olmadan e-postaları paylaşmak için kullanılır. Gizlice hareket ettiğiniz için BCC hassas bir konudur ancak profesyonel dünyada kullanılmasının bazı nedenleri vardır:
- Sorunlu bir müşteriye e-posta gönderirken patronunuza BCC uygulayabilirsiniz.
- Bir yöneticiye şikayette bulunurken bir iş arkadaşınıza BCC verebilirsiniz.
- Bir kişi adına şikayette bulunurken BCC yapabilirsiniz.
- İşyerinde bir sorunla uğraşırken başka bir e-posta hesabınızı BCC edebilirsiniz.
- Yazışmalarınızın bir kopyasını saklamak istiyorsanız başka bir hesabı BCC yapabilirsiniz.
Birisini bir e-postaya nasıl BCC'leyebilirim?
BCC kullanma süreci CC ile aynıdır. Bir e-postada nasıl BCC yapılacağını tekrar açıklayacağız:
- E-posta programınızı açın ve "Kime" kutusundan bir alıcı seçin.
- Kutuyu açmak için BCC düğmesine tıklayın.
- E-posta adresini (veya adreslerini) BCC kutusuna ekleyin.
- E-postanızı yazın ve gönderin.
BCC e-posta temelleri
- BCC, "Kör karbon kopya" anlamına gelir.
- Birini BCC yaptığınızda, o kişi e-postaların tam bir kopyasını alır.
- E-postanın alıcısı, herhangi birinin e-postaya BCC eklenip eklenmediğini bilmiyor.
- Alıcı cevap verirse cevap BCCd olan kişiye gönderilmeyecektir.
- BCC sinsi olarak görülebilir ama öyle değil! Doğru kullanıldığında itibarınızın korunmasına yardımcı olabilir.
E-postalarda BCC kullanımında yapılması ve yapılmaması gerekenler
Hala bir e-postada BCC'yi nasıl kullanacağınızdan emin değil misiniz? E-postalarda BCC kullanımıyla ilgili bazı yapılması ve yapılmaması gerekenler şunlardır:
- Mesajınızı gizlice paylaşmak istiyorsanız BCC yapın. Alıcının yanıt vermesini istiyorsanız BCC'yi kullanmayın.
- E-postalarınızın kaydını tutmak istiyorsanız BCC'yi kullanın. Başınızı belaya sokacaksa veya kuralları çiğneyecekse (gizli e-postaları işvereninizin ağı dışında paylaşmak gibi) BCC'yi kullanmayın.
- Mesajları göndermeden önce kontrol edin ve BCC'yi doğru kullandığınızdan emin olun. Her seferinde kontrol etmeden mesaj göndermeyin!
- Arkadaşlarınızı BCC yaparken dikkatli olun. Hiçbir kuralı ihlal etmeyin!
Bir e-postadaki CC ve BCC arasındaki fark nedir?
Asırlık e-posta sorusu, CC ve BCC arasındaki fark nedir? Henüz cevaplayabilir misin? Değilse, burada açıklanan farklar şunlardır:
- Karbon kopya, bir e-postanın bir kopyasını birisiyle paylaşmak için kullanılır ve alıcı, e-postayı aldığını görebilir. Bilgi amaçlıdır, eylem değil.
- Kör karbon kopya, bir e-postanın bir kopyasını, alıcıların haberi olmadan birine gizlice sağlamak için kullanılır.
İşte bunu açıklamanın başka bir yolu. (Sizinki bizimkine benziyorsa, bu sizin e-posta programınız gibi görünmelidir.)
Gönderen: Bu sensin
Kime: E-posta gönderdiğiniz kişi (veya kişi grubu)
CC: Bunlar bilgi için e-posta alacak kişilerdir.
BCC: Bunlar e-postayı gizlice alacak kişilerdir.
Çözüm
CC ve BCC'nin kafa karıştırıcı olabileceğini biliyoruz, ancak size gösterdiğimizi umduğumuz gibi, temel bilgileri aldıktan sonra kavramanız oldukça basit kavramlardır. Artık bunların ne olduğunu anladığınıza göre onları akıllıca kullanmak size kalmış. Bu, herkesi alakasız e-postalara kopyalamak yerine, verimliliği artırmak için CC ve BCC'yi etkili bir şekilde kullanmak anlamına gelir.