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首頁 > 電子郵件 > 如何請求電子郵件(5 個範例和範本)

如何請求電子郵件(5 個範例和範本)

撰寫請求電子郵件的能力在業務中至關重要,我們可以向您展示如何每次都正確撰寫。我們可以幫助您獲得所需的資訊、會議出席確認以及發票結算!

在本請求電子郵件編寫指南中,我們將概述為所有請求電子郵件提供基礎的格式,並描述如何編寫它們。

HIX.AI專家也提供了一些專業提示,幫助您編寫最有效的請求電子郵件,並且一次又一次地發揮作用。我們還提供了 5 封範例電子郵件,要求您提供一些幫助您入門的信息,其中包括:

  • 發送電子郵件索取聯絡方式
  • 發送電子郵件索取產品資訊
  • 發送電子郵件請假
  • 發送電子郵件請求發票付款
  • 請求參加活動的電子郵件

無論發送請求的原因是什麼, HIX.AI專家的提示都會為您帶來最佳結果。

什麼是電子郵件請求?

請求電子郵件是請求某事的訊息。例如,它可以要求退貨、產品資訊、發票付款或項目更新。

電子郵件請求的目的是獲取有關某事物的資訊。在上面的範例中(在我們要求某些內容的範例電子郵件中有所介紹),您要求提供使您能夠採取行動的資訊。

電子郵件請求旨在產生確認和回應——這很容易用我們的 5 封請求某些內容的範例電子郵件來說明。

5 封請求某些內容的範例電子郵件

我們建立了 5 個電子郵件請求範例,涵蓋您在工作中可能遇到的日常情況。

聯絡方式要求電子郵件

請求詳細聯絡資訊是發送請求電子郵件的常見原因。在此範例中,我們解釋了為什麼需要詳細聯絡資訊以及獲得這些詳細資訊後我們將如何處理它們。它簡短、禮貌且專業——就像所有最好的請求電子郵件一樣。

親愛的[收件者姓名] ,

希望您能收到這封電子郵件。我寫信是想詢問您的聯絡方式。我們需要您的聯絡方式,以便將您納入我們的郵件列表,以及傳達任何重要的更新或公告。請放心,您的聯絡資訊將被保密,並且僅用於上述目的。

請回覆本電子郵件或填寫隨附的聯絡表,向我們提供您的聯絡資訊。我們將非常感謝您的及時回覆。

感謝您的關注。

此致,
[您的名字]

產品資訊請求電子郵件

在此要求某些內容的範例電子郵件中,我們希望此人向我們提供有關產品的信息,但您也可以將其用於服務。我們先介紹自己,然後概述我們的要求,然後再簽字。

親愛的[收件者姓名] ,

希望您能收到這封電子郵件。我寫信是為了索取有關貴公司提供的特定產品/服務的資訊。

您能否提供我以下資訊:

- 產品/服務功能和規格

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- 定價和任何可用折扣

- 交付選項和預計時間表

感謝您對此事的關注。我期待在您方便的時候儘早收到您所要求的訊息。

此致,
[您的名字]

留下請求電子郵件

預訂假期了嗎?透過此請求休假的範例電子郵件確保您的休假。請務必在預訂假期之前發送請求,否則可能會遇到問題!在此處新增回覆日期會很有幫助,以確保收件匣中不會忽略此請求休假的電子郵件。

親愛的[收件者姓名] ,

希望您能收到這封電子郵件。我寫信請求請假。

我最近預訂了一個假期,並希望正式請求從[開始日期]到[結束日期]休假。我了解提前通知的重要性,並希望確保在最終確定我的假期計劃之前我的休假得到批准。

請告訴我這個時間範圍是否適合您以及是否有任何其他步驟或我需要填寫這些表格才能獲得休假。

感謝您的關注和及時回覆。

此致,
[您的名字]

發票請求電子郵件的付款

我們將透過這封電子郵件請求發票付款,以幫助您獲得欠款。包括所有詳細資訊(訂單編號、採購訂單、付款金額以及逾期天數),以便您獲得及時付款的最佳機會。

親愛的[收件者姓名] ,

希望您能收到這封電子郵件。我寫信請求支付採購訂單[ PO ]的發票號碼[訂單號碼] 。應付金額為[付款金額] ,現已逾期[逾期天數]天。

請儘早處理付款,以免進一步延誤。如果您已經付款,請忽略此提醒。

感謝您對此事的關注。

此致,
[您的名字]

請求參加活動的電子郵件

如果您參與安排活動,那麼此電子郵件請求參加是合適的。在此電子郵件範例請求訊息中,我們介紹了活動的基礎知識,並提供了該人應該參加的原因。

親愛的[收件者姓名] ,

希望您能收到這封電子郵件。我寫信請求您參加我們即將舉行的活動。這是行業專家的重要聚會,我們將在會議上討論我們領域的最新趨勢和發展。

您的出席將對活動的成功做出巨大貢獻,因為我們重視您的專業知識和見解。將有機會與其他與會者建立聯繫和協作,這可能會帶來富有成效的合作夥伴關係和商機。

請確認您的空閒時間,並告知我們您是否能夠加入我們。我們期待您的參與並感謝您的支持。

感謝您的關注。

此致,
[您的名字]

如何寫電子郵件請求某事

請求電子郵件遵循經過考驗的專業電子郵件格式。很高興知道這一點,因為這意味著它們很容易編寫和複製。請求電子郵件由三個部分組成:

  1. 請求電子郵件主題行
  2. 正文
  3. 簽名/後續步驟

在本節中,我們將介紹編寫請求電子郵件的每個階段,以幫助您建立自己的範本。

請求電子郵件主題行

要求電子郵件需要主題行,但如何開始寫作?我們建議在主題行中概述您的請求。正如您從我們的 25 個請求電子郵件主題行中看到的,即使是簡短的句子也可以表達您的需求。

這裡有 25 個請求電子郵件主旨可以幫助您入門。

發送電子郵件索取聯絡方式:

  • 能分享一下您的聯絡方式嗎?
  • 快速請求您的聯絡人
  • 需要更新您的聯絡資訊
  • 聯絡您以取得聯絡方式
  • 希望能得到您目前的聯絡方式

索取產品資訊的電子郵件:

  • 詢問[產品名稱]
  • 尋找有關[產品名稱]的更多信息
  • 需要有關[產品名稱]的一些詳細信息
  • [產品名稱] - 您能分享更多資訊嗎?
  • 有興趣了解更多有關[產品名稱]的信息

請假電子郵件:

  • 請求休息一段時間
  • 希望能短暫休息
  • 計劃一些必要的休息
  • 想要安排一些休假
  • 需要出去幾天

請求發票付款的電子郵件:

  • 關於發票 # [編號]的快速說明
  • 根據您的未付發票進行聯繫
  • 友情提醒:發票 # [ Number ]即將到期
  • 希望結算發票 # [編號]
  • 讓我們清理一下發票 # [ Number ]

請求參加活動的電子郵件:

  • 希望您能參加我們的[活動名稱]
  • 我們很高興在[活動名稱]見到您
  • 您被邀請參加[活動名稱] - 您能參加嗎?
  • [活動名稱] :希望您能參加!
  • 請您出席[活動名稱]

請求電子郵件正文副本

在正文中,我們詳細介紹了細節,但首先是積極的、個人的問候。以「嗨」或「你好」和對方的名字開始。一旦我們提供了問候語,我們就可以進入請求。在此請求範本中,我們請求更新項目。

「我希望你一切都好。我正在聯繫你以了解(插入姓名)項目的最新情況。你能告訴我到目前為止的最新進展以及還需要做什麼嗎?”

我們已經在前幾句話中總結了所有內容,這意味著我們實際上不需要添加更多內容,但我們可以要求提供更多詳細資訊。

“具體來說,我希望您向我提供有關(插入信息)的詳細信息。”

您可以在此處添加有關進展的積極註釋。收到該電子郵件的任何人都將不勝感激!

“你們在這個項目上投入了很多,並取得了很大的進展。感謝你們迄今為止所做的辛勤工作。”

請求電子郵件簽署/後續步驟

是時候結束你的電子郵件並尋求回覆了。

“請確認您已收到這封電子郵件,並且可以向我提供所需的信息嗎?您可以通過(插入詳細信息)與我聯繫。”

有時,此人可能無法提供訊息,因此請讓他們離開。

“如果您在提供資訊時遇到困難,或者優先事項相互衝突,請告訴我。”

幹得好!現在用一些友善的話語結束(「再次感謝」、「非常感謝」等),然後準備發送。確保您已新增全名、電子郵件簽名和重要的聯絡資訊。

您即將完成,但在發送之前,請查看我們撰寫有效電子郵件請求的 10 項原則。

基本清單:撰寫電子郵件提出請求的 10 項原則

以下是專業人士提供的 10 個提示,可協助您撰寫更好的請求電子郵件。

  1. 創建資訊豐富且引人入勝的主題行:精心設計一個能夠吸引註意力並準確表達電子郵件內容的主題行。盡可能清晰至關重要,以便接收者可以處理您的請求。
  2. 使用熱情的問候語:用個人化的問候語吸引收件人。始終使用他們的名字和職稱(如果有的話)。
  3. 保持隱私:如果您之前與此人有過互動或有過關係,請提及。這對於建立信任並確保您得到回應非常重要。
  4. 簡單地表達你的要求:不要拐彎抹角;說出你想要什麼以及為什麼。在簡短的介紹、評論或讚美之後,直接進入正題!
  5. 保持請求電子郵件積極:沒有人願意閱讀負面電子郵件,因此請保持您的請求電子郵件樂觀和積極。
  6. 表達你的感激之情:感謝對方抽出時間,並補充讚美,或表達謝意(如果可以的話)。這樣做意味著您更有可能收到回覆。
  7. 使用友善的語氣:當然,您正在處理業務訊息,但保持友好是值得的。我們總是更有可能回應我們信任和喜歡的人的請求(所以成為那個人!)。
  8. 考慮收件人的時間:或者,換句話說,讓您的請求訊息簡短!沒有人願意花太多時間閱讀和回覆訊息,因此訊息應盡可能簡短(自然地要保持禮貌和專業)。
  9. 提供明確的號召性用語 (CTA):如果您希望收件人做一些特定的事情,請詢問他們。清晰的 CTA 對於確保您獲得正確的回應至關重要。
  10. 利用HIX.AI :如果您擔心找不到合適的字詞,請讓HIX.AI為您做到。其強大的人工智慧電子郵件寫作工具使創建專業電子郵件(包括請求電子郵件)變得比以往更容易。今天就嘗試一下,您將永遠不會回頭!

結論

正確獲取請求電子郵件需要理解格式並將其付諸實踐。從我們請求某些東西的範例電子郵件開始,看看它是如何運作的。在建立您自己的請求電子郵件之前,請分析結構並了解基礎。

最好的請求訊息簡短明了,具有明確的結果和號召性用語。刪除不必要的單詞,這將為您的請求電子郵件帶來奇蹟!

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