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首页 > 电子邮件 > 如何在电子邮件中使用抄送和密件抄送

如何在电子邮件中使用抄送和密件抄送

查看您的电子邮件程序,您将看到“发件人”电子邮件地址(即您!)和“收件人”电子邮件地址(即您要向其发送电子邮件的人)。您还可能会看到抄送和密件抄送。您知道它们是什么以及如何使用它们吗?

如果答案是否定的,那么本指南适合您!

电子邮件程序中的这两个框(CC 和 BBC)实际上在专业电子邮件礼仪中发挥着重要作用。他们可以帮助您向个人通报项目进展情况或秘密了解敏感主题的详细信息。学习使用它们将帮助您更好、更聪明地工作!

继续阅读,成为 CC 和 BCC 专业人士。我们还回答了有史以来最古老的电子邮件问题之一:CC 和 BCC 之间有什么区别?

那么,电子邮件中的 CC 是什么意思

CC 代表“抄送”。这是前数字时代的遗留问题,当时人们使用复写纸(如描图纸)来复印重要文件,例如信用卡单。

您在复写纸上写下的任何内容都会转移到下面,为您提供精确的副本。

这和电子邮件有什么关系?

打败了我们。但原理基本是一样的。

当您抄送某人的电子邮件时,他们会收到一份并非直接发送给他们的电子邮件副本。

要知道的一件重要的事情是,电子邮件的收件人可以看到抄送该电子邮件的任何人和每个人。这些信息根本没有被隐藏。

为什么我要在电子邮件中使用抄送?

电子邮件中的抄送收到了不好的名声,因为有些人(我们没有指名道姓!)喜欢通过将所有人复制到与他们不相关的电子邮件来使自己看起来强大而强大。不要成为这样的人。

相反,请明智地在电子邮件中使用抄送。 CC 用于向某人提供他们感兴趣的消息的信息,但他们不必采取行动。

CC 的目的是提供信息,而不是行动。

用一些例子更容易解释这一点:

  • 当您向主管请假时,您可以抄送您的团队领导。
  • 向重要客户发送电子邮件时,您可以抄送您的老板。
  • 在将朋友介绍给新联系人时,您可以抄送朋友。
  • 您可以在度假前抄送同事的重要对话。
  • 向一个人发送指令时,您可以抄送整个项目团队。

这些只是您可能想要抄送某人的部分原因。在将他们的电子邮件地址添加到抄送框之前,问问自己:

  • 这相关吗?
  • 他们会感兴趣吗?
  • 我提供此信息是为了提供信息还是要求他们采取行动?
  • 我是否希望电子邮件的收件人知道我已将此邮件发送给该人?

如果这四点的答案都是肯定的,那么您就决定通过电子邮件抄送它们。

如何通过电子邮件抄送某人?

要通过电子邮件抄送某人,请按照以下流程操作:

  • 打开您的电子邮件程序并在“收件人”框中选择收件人。
  • 单击 CC 按钮以显示该框。
  • 将电子邮件地址(或多个地址)添加到抄送框。
  • 写下您的电子邮件并发送。

通过电子邮件抄送某人确实如此简单。但在此之前,请先回顾一下基础知识并查看我们的专家提示,以了解 CC 电子邮件礼仪。

抄送电子邮件基础知识

在我们进一步讨论之前,先提醒您一些抄送电子邮件的基础知识:

  • CC 代表抄送。
  • 要通过电子邮件抄送某人,必须有发件人和收件人。
  • 您可以抄送任意数量的人。
  • 收件人可以看到您在电子邮件中抄送的任何人。
  • 如果收件人回复,他们可以选择抄送或不抄送那些被抄送的人。这不会自动发生。

在电子邮件中使用抄送的注意事项

CC 在商业上名声不好,因为人们不加考虑地使用它。结果是电子邮件收件箱被不必要和不相关的消息堵塞。以下是在电子邮件中使用抄送的注意事项。

  • 如果信息相关,请抄送某人。如果您要求某人采取行动,请不要抄送。
  • 请谨慎使用 CC。不要只是抄送给所有人(他们不会喜欢的)。
  • 如果您希望对方看到您发过消息,请使用抄送。如果您想秘密包含它们,请不要使用 CC。
  • 抄送你的老板和同事。除非你是认真的,否则不要包括董事或高级管理人员。
  • 请检查您使用的是 CC,而不是 BCC。在发送电子邮件之前,请先检查您的收件人和原因。

那么,BCC 在电子邮件中意味着什么?

你的侦探技巧如何?如果您已经读到这里,您会猜到 CC 代表复写本,但是 B 呢?

BCC 代表“密件抄送”,其原理与 CC 完全相同,只不过收件人无法看到您在电子邮件中抄送的是谁。

当您将电子邮件密送某人时,收件人会收到该消息(正常情况下),并将副本秘密发送给您密送的任何人。

收到电子邮件的人并不知道该电子邮件已被密件抄送给其他人。没有迹象或信号表明情况确实如此。这是100%的秘密。

由于接收电子邮件的人不知道某人已被密件抄送,因此他们无法选择将该人包含在任何回复中。

为什么我要在电子邮件中使用密件抄送?

密件抄送用于在不让其他人知道的情况下与您想要副本的人共享电子邮件。密件抄送是一个敏感话题,因为您的行为是秘密的,但在专业领域使用它有一些原因:

  • 向有问题的客户发送电子邮件时,您可以密件抄送您的老板。
  • 向经理投诉时,您可以密件抄送给同事。
  • 在代表某人投诉时,您可以密件抄送某人。
  • 在处理工作中的问题时,您可以密件抄送您的另一个电子邮件帐户。
  • 如果您想保留信件的副本,可以密件抄送另一个帐户。

如何通过电子邮件密送某人?

使用BCC的过程与CC相同。我们将再次解释如何在电子邮件中密件抄送:

  • 打开您的电子邮件程序并在“收件人”框中选择收件人。
  • 单击密件抄送按钮以显示该框。
  • 将电子邮件地址(或多个地址)添加到密件抄送框中。
  • 写下您的电子邮件并发送。

密件抄送电子邮件基础知识

  • BCC 代表“密件抄送”。
  • 当您密件抄送某人时,他们会收到电子邮件的精确副本。
  • 电子邮件的收件人不知道是否有人被密件抄送。
  • 如果收件人回复,回复将不会发送给被密件抄送的人。
  • BCC 可能会被视为偷偷摸摸,但事实并非如此!如果使用得当,它可以帮助保护您的声誉。

在电子邮件中使用密件抄送的注意事项

仍然不确定如何在电子邮件中使用密件抄送?以下是在电子邮件中使用密件抄送的一些注意事项:

  • 如果您想秘密分享您的消息,请进行密件抄送。如果您希望收件人回复,请勿使用密件抄送。
  • 如果您想保留电子邮件记录,请使用密件抄送。如果密件抄送会给您带来麻烦或违反规则(例如在雇主网络之外共享机密电子邮件),请勿使用密件抄送。
  • 请在发送前检查邮件并确保您正确使用密件抄送。每次发送消息前都检查一下!
  • 向朋友密送时请务必小心。不要违反任何规则!

电子邮件中的抄送和密件抄送有什么区别?

古老的电子邮件问题,CC 和 BCC 有什么区别?你还能回答吗?如果没有,这里列出了差异:

  • 抄送用于与某人共享电子邮件的副本,收件人可以看到他们已收到该电子邮件。这是为了提供信息,而不是行动。
  • 密件抄送用于在收件人不知情的情况下秘密向某人提供电子邮件副本。

这是另一种解释方式。 (如果您的电子邮件程序与我们的类似,则这应该类似于您的电子邮件程序。)

出自:这就是你

收件人:您要向其发送电子邮件的人(或一群人)

CC:这些人将收到电子邮件以获取信息。

BCC:这些人将秘密接收电子邮件。

结论

我们知道 CC 和 BCC 可能会令人困惑,但是 - 正如我们希望已经向您展示的那样 - 一旦您掌握了基础知识,它们都是非常简单的概念。现在您已经了解了它们是什么,接下来就取决于您是否明智地使用它们了。这意味着不要将每个人都复制到不相关的电子邮件中,而是有效地使用抄送和密件抄送来提高工作效率。

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