Entschuldigung ist wirklich das schwerste Wort (danke, Elton John). Aber wenn Sie bei der Arbeit etwas falsch gemacht haben, ist eine Entschuldigung die einzige Möglichkeit, es wiedergutzumachen. Es ist immer das Beste, sich persönlich zu entschuldigen. Wenn Sie dies jedoch nicht können (oder wollen), ist es in Ordnung, eine professionelle Entschuldigung per E-Mail zu senden.
Aber was sagen Sie und wie sagen Sie es? Wir zeigen Ihnen 5 Beispiele für Entschuldigungs-E-Mails am Arbeitsplatz, die Folgendes abdecken:
- Entschuldigen Sie sich bei einem Klienten/Kunden
- Entschuldigen Sie sich dafür, dass Sie vergessen haben, etwas zu senden
- Entschuldigen Sie sich dafür, dass Sie eine Rechnung nicht bezahlt haben
- Entschuldigen Sie, dass Sie ein Meeting verpasst haben
- Bitte entschuldigen Sie die verspätete Lieferung
Natürlich decken diese Beispiele für aufrichtige Entschuldigungen nicht jede Situation oder jeden Umstand ab, daher erstellen wir eine Antwortvorlage, die Sie anpassen können.
Am Ende werden Sie ein E-Mail-Entschuldigungsprofi sein (obwohl wir hoffen, dass Sie nie eine verschicken müssen!).
Was sind Entschuldigungs-E-Mails (und warum werden sie versendet)?
Ach nein. Du hast einen Fehler gemacht. Ignorieren Sie es und hoffen, dass es niemand bemerkt oder sich darum kümmert?
Offensichtlich die zweite Option (deshalb sind Sie hier!).
Bei Entschuldigungs-E-Mails geht es darum, Ordnung zu schaffen und Beziehungen aufrechtzuerhalten. Tatsächlich kann eine ehrliche und frühe Entschuldigung die Beziehung zwischen Ihnen verbessern. Warum? Weil Sie Verantwortung übernehmen, sie zugeben und einen Plan zur Lösung des Problems erstellen.
Wenn wir ehrlich sind, gibt keiner von uns gern zu, dass wir Unrecht haben und entschuldigt uns. Aber manchmal ist es eine bessere Option, als ein Problem zu ignorieren und zu hoffen, dass es verschwindet.
Sind Sie besorgt darüber, ob Sie eine E-Mail senden oder sich persönlich entschuldigen sollten? Wenn es sich um ein geringfügiges Problem handelt (z. B. eine verspätete Produktlieferung oder eine Verzögerung beim Versenden eines Berichts), ist eine E-Mail in Ordnung. Wenn es sich um ein schwerwiegendes Problem handelt, das erhebliche Auswirkungen auf den Betrieb oder die Beziehungen haben wird (z. B. das Abbrennen Ihres Gebäudes!), dann entschuldigen Sie sich persönlich.
Nur Sie können die Entscheidung treffen. Wenn Sie sich jedoch dafür entscheiden, eine E-Mail zu senden, sehen Sie sich zunächst unsere Beispiele für aufrichtige Entschuldigungen an.
5 Beispiele für aufrichtige Entschuldigungen
Mit HIX.AI ist es jetzt noch einfacher, sich zu entschuldigen. Wir helfen Ihnen dabei, die Worte zu finden, die Sie brauchen, um sich für verschiedene häufige Situationen zu entschuldigen, die Sie möglicherweise erleben. Müssen Sie sich bei einem Kunden entschuldigen? Wir können helfen. Produkt verspätet? Kein Problem.
Nutzen Sie unsere Beispiele, um zu sehen, wie Profis sich entschuldigen. Kopieren Sie sie nicht und fügen Sie sie ein, sondern nutzen Sie sie als Inspiration für Ihre Nachrichten, denn eine Entschuldigung bedeutet nur dann etwas, wenn sie ehrlich ist.
Entschuldigen Sie sich bei einem Klienten/Kunden
Auch hier gilt: Wenn Sie etwas wirklich Schlimmes getan haben, rufen Sie einen Kunden oder Klienten an. Wenn es sich jedoch um ein geringfügiges Problem handelt, ist eine E-Mail in Ordnung! Diese Entschuldigungs-E-Mail an einen Klienten oder Kunden hält sich an das Format (dazu später mehr) und entschuldigt sich klar und prägnant.
Sehr geehrter [ Name des Empfängers ] ,
Ich entschuldige mich für den Fehler, der bezüglich [ spezifisches Problem ] aufgetreten ist. Ich möchte Ihnen versichern, dass wir sofort Maßnahmen ergreifen, um die Situation zu korrigieren und zu verhindern, dass so etwas in Zukunft noch einmal passiert. Es war nie unsere Absicht, dass dies geschieht, und wir bedauern zutiefst die Unannehmlichkeiten, die Ihnen dadurch entstanden sein könnten.
Bitte seien Sie versichert, dass wir Ihr Geschäft wertschätzen und uns dafür einsetzen, Ihnen den bestmöglichen Service zu bieten. Wenn wir sonst noch etwas tun können, um das Problem zu beheben, zögern Sie bitte nicht, es uns mitzuteilen.
Vielen Dank für Ihr Verständnis und Ihre Geduld in dieser Angelegenheit.
Mit freundlichen Grüßen,
[ Ihr Name ]
Entschuldigen Sie sich dafür, dass Sie vergessen haben, etwas zu senden
Haben Sie vergessen, Ihrem Chef oder einem Kollegen etwas Wichtiges zu schicken? Es ist Zeit, sich zu entschuldigen. Dies ist ein ziemlich häufiger Grund, sich zu entschuldigen. Bewahren Sie dieses Beispiel also griffbereit auf! Wenn Ihnen ein solcher Fehler unterläuft, fügen Sie Ihrer E-Mail unbedingt den Anhang bei!
Entschuldigen Sie sich dafür, dass Sie eine Rechnung nicht bezahlt haben
Die Nichtbezahlung einer Rechnung ist eine ernste Angelegenheit und sollte sofort behoben werden. In dieser E-Mail zur Entschuldigung für die Rechnung bestätigen wir, was passiert ist und welche möglichen Auswirkungen es hat – und erläutern, dass diese Rechnung bezahlt wird (sofort, wie wir hoffen!).
Sehr geehrter [ Name des Empfängers ] ,
Ich entschuldige mich für die Verzögerung bei der Zahlung der Rechnung [ Rechnungsnummer ] . Ich verstehe, wie wichtig es ist, unseren finanziellen Verpflichtungen nachzukommen, und bedauere etwaige Unannehmlichkeiten. Seien Sie versichert, der ausstehende Betrag wird umgehend beglichen.
Vielen Dank für Ihr Verständnis und Ihre Geduld in dieser Angelegenheit.
Mit freundlichen Grüßen
[ Ihr Name ]
Entschuldigen Sie, dass Sie ein Meeting verpasst haben
Terminüberschneidungen, Krankheit oder einfach die Verwechslung von Terminen und Uhrzeiten können dazu führen, dass Sie ein Meeting verpassen. Wenn es passiert, entschuldigen Sie sich und verpflichten Sie sich, den Fehler nachzuholen (entweder durch ein weiteres Treffen oder einen Anruf).
Lieber [ Name des Empfängers ] ,
Ich entschuldige mich aufrichtig dafür, dass ich unser geplantes Treffen verpasst habe. Leider kam es aufgrund unvorhergesehener Umstände zu einem Terminkonflikt und ich konnte nicht teilnehmen. Ich verstehe die Bedeutung dieses Treffens und die dadurch verursachten Unannehmlichkeiten.
Ich möchte vorschlagen, das Treffen auf einen für uns beide passenden Zeitpunkt zu verschieben. Bitte teilen Sie mir Ihre Verfügbarkeit mit, und ich werde dafür sorgen, dass das Treffen umgehend verschoben wird.
Ich entschuldige mich noch einmal für etwaige Unannehmlichkeiten und danke Ihnen für Ihr Verständnis. Ich freue mich darauf, Sie bald wiederzusehen.
Mit freundlichen Grüßen
[ Ihr Name ]
Bitte entschuldigen Sie die verspätete Lieferung
Kurierunternehmen leisten beim Transport von Waren rund um die Welt harte Arbeit und manchmal machen sie Fehler. Wenn eine Lieferung verspätet ist, müssen Sie sie annehmen, erklären, was passiert, und eine Lösung vorschlagen.
Sehr geehrter [ Name des Empfängers ] ,
Ich entschuldige mich für die Verzögerung bei der Zustellung Ihres Pakets. Leider sind wir auf unerwartete Umstände gestoßen, die zu der Verzögerung geführt haben. Seien Sie versichert, wir arbeiten fleißig daran, die Situation zu beheben und eine pünktliche Lieferung sicherzustellen.
Um es wieder gut zu machen, möchte ich einen Rabatt auf Ihre nächste Lieferung anbieten oder die Lieferung Ihres aktuellen Pakets beschleunigen. was auch immer du bevorzugst. Bitte teilen Sie uns Ihre Präferenz mit und wir werden umgehend entsprechende Maßnahmen ergreifen.
Wir schätzen Ihr Geschäft und entschuldigen uns für die Unannehmlichkeiten. Vielen Dank für Ihr Verständnis und Ihre Geduld.
Mit freundlichen Grüßen
[ Ihr Name ]
So entschuldigen Sie sich professionell per E-Mail
Wir können uns alle entschuldigen. Es ist einfach. Aber meinst du das wirklich so? In professionellen Entschuldigungs-E-Mail-Ratgebern werden Sie oft dazu aufgefordert, Ihre Emotionen herauszunehmen und bei den Fakten zu bleiben. Das Problem ist, dass Entschuldigungen durch das Entfernen der Persönlichkeit unpersönlich werden – und das ist eine schlechte Sache.
Warum? Denn die besten und effektivsten Entschuldigungs-E-Mails sind ehrlich und ansprechend. Sie sind außerdem zukunftsorientiert und suchen nach einem Weg nach vorne für Ihre Beziehung.
Das klingt kompliziert, aber die Bausteine von Entschuldigungs-E-Mails sind einfach zu verstehen.
- Sorgen Sie für eine positive Einleitung
- Erklären Sie, worum es geht – und entschuldigen Sie sich
- Schlagen Sie eine Lösung vor
- Drücken Sie Ihre Dankbarkeit für ihre Geduld und ihr Verständnis aus
- Legen Sie die nächsten Schritte für die Zukunft fest
Wir werden nun diese Liste durcharbeiten und gemeinsam eine Vorlage erstellen. Um es noch einfacher zu machen, haben wir es in drei Abschnitte unterteilt:
- Betreffzeile der Entschuldigungs-E-Mail
- Körper Kopie
- Abmelden/nächste Schritte
Wir beginnen mit der Betreffzeile der Entschuldigungs-E-Mail.
Betreffzeile der Entschuldigungs-E-Mail
Betreffzeilen sind unglaublich kompliziert zu schreiben, aber das Lesen dauert weniger als eine Sekunde. Warum sind sie hart? Wenn es um Entschuldigungs-Betreffzeilen geht, geht es darum, schlechte Nachrichten zu überbringen, und keiner von uns macht das wirklich gern.
Aber wenn Sie sich entschuldigen wollen, tun Sie es im Voraus – und das bedeutet, dass Sie sich in der Betreffzeile entschuldigen (oder eine Variation davon).
Hier sind einige Beispiel-Betreffzeilen, die einige der oben beschriebenen Situationen abdecken:
- Bitte entschuldigen Sie die Unannehmlichkeiten
- Entschuldigung, dass wir unser Treffen verpasst haben
- Lieferung verspätet – bitte entschuldigen Sie
- Zahlungsverzögerung – entschuldigen Sie die Unannehmlichkeiten
- Dokument beigefügt – Entschuldigung für die Verzögerung
- Entschuldigung für den schlechten Service
- Wir entschuldigen uns für die Unannehmlichkeiten
- Bitte akzeptieren Sie unsere Entschuldigung für (wofür Sie sich entschuldigen!)
- Wir bedauern die jüngsten Probleme
In jeder dieser Betreffzeilen ist klar, dass wir uns entschuldigen. Wenn Sie das richtig machen, haben Sie einen guten Start.
Textkopie der Entschuldigungs-E-Mail
Wir haben oben die Struktur einer professionellen E-Mail-Entschuldigung skizziert, aber gehen wir etwas detaillierter darauf ein. Wenn Sie sich entschuldigen, müssen Sie genau erklären, was passiert ist, und die Auswirkungen anerkennen.
Wie kannst du das tun? Ein E-Mail-Trick, den wir verwenden, besteht darin, Empathie zu zeigen. Das bedeutet, das Problem aus der Perspektive der anderen Person zu betrachten. Wenn Sie eine Besprechung verpasst haben, ist die Person möglicherweise persönlich verärgert und besorgt über den Fortschritt eines wichtigen Projekts. Die Nichtzahlung einer Rechnung ist ärgerlich und kann beispielsweise erhebliche finanzielle Auswirkungen haben.
Wenn Sie die Dinge auf diese Weise betrachten, entwickeln Sie die richtige Einstellung, um sinnvolle Entschuldigungs-E-Mails zu verfassen. In diesem Beispiel bauen wir gemeinsam auf und entschuldigen uns bei einem Kunden für den Erhalt minderwertiger Produkte. Bereit?
Beginnen Sie mit einer persönlichen Begrüßung mit dem Namen der Person:
„Hallo (Name der Person)“
- Sorgen Sie für eine positive Einleitung
„Ich hoffe, es geht Ihnen gut und Sie genießen den Sommer. Ich habe mir Ihre Website angesehen und festgestellt, dass Sie Ihr Produktsortiment erweitert haben. Spannende Zeiten!“
- Erklären Sie, worum es geht – und entschuldigen Sie sich
„Wir wurden darüber informiert, dass einige unserer Kunden Probleme mit unserer neuesten Produktcharge haben. Zu den Problemen gehört (Probleme einfügen). Ich wollte Sie kontaktieren und mich entschuldigen, falls dies Auswirkungen auf eines der von uns gelieferten Produkte hatte ."
- Schlagen Sie eine Lösung vor
„Wir sind zu 100 % bestrebt, den besten Service zu bieten und möchten diese fehlerhaften Produkte so schnell wie möglich ersetzen. Können Sie mir mitteilen, welche Produkte Sie bestellt haben und ersetzt werden müssen?“
- Drücken Sie Ihre Dankbarkeit für ihre Geduld und ihr Verständnis aus
„Sie sind ein sehr geschätzter Kunde und ich möchte Ihnen für Ihre Geduld und Ihr Verständnis danken, während wir uns mit diesem Problem befassen.“
Entschuldigungs-E-Mail-Abmeldung/nächste Schritte
Die Entschuldigungs-E-Mail wurde geschrieben, Sie haben sich entschuldigt und die Lösung dargelegt. Was kommt als nächstes?
- Legen Sie die nächsten Schritte für die Zukunft fest
„Sobald ich Ihre Antwort erhalten habe, werde ich die Lieferung der Ersatzartikel veranlassen. Wenn Sie Probleme haben, können Sie mich jederzeit unter (Details einfügen) kontaktieren.“
Schließen Sie nun mit einem positiven Ende ab.
„Wir hoffen, unsere positive Beziehung fortzusetzen. Vielen Dank, (Ihr Name).“
Sie können den Vorgang mit Ihrem Namen, Ihrer Unterschrift und Ihren Kontaktdaten abschließen.
Die Entschuldigung ist jetzt erledigt. Lass uns weitermachen!
5 Möglichkeiten, Entschuldigungs-E-Mails zu verbessern
Wir haben das Entschuldigungs-E-Mail-Format aufgeschlüsselt und die Grundbausteine bereitgestellt. Hier sind nun 5 Profi-Tipps:
- Entschuldigen Sie sich im Voraus – Wenn Sie einen Fehler gemacht haben, geben Sie ihn zu. Es ist viel einfacher, sich so früh wie möglich zu entschuldigen, als es bis zur letzten Minute zu verschieben.
- Erfinde niemals Ausreden – jemand anderem die Schuld zu geben, ist der Ausweg des Feiglings. Geben Sie einfach das Problem zu, erkennen Sie die Auswirkungen an, bieten Sie eine Lösung an und machen Sie weiter.
- Seien Sie optimistisch! – Es klingt verrückt, aber eine optimistische und positive Entschuldigung trägt viel eher dazu bei, dass die Dinge vorankommen. Entschuldigen Sie sich nicht zu sehr. Fehler passieren, also verweilen Sie nicht darüber.
- Konzentrieren Sie sich auf die Zukunft – Entschuldigungs-E-Mails beziehen sich auf etwas, das in der Vergangenheit passiert ist. Ändern Sie die Dinge und konzentrieren Sie sich auf die Zukunft. Machen Sie Vorschläge zur Behebung der Situation und konzentrieren Sie sich auf positive frühere Erfahrungen.
- Nutzen Sie Technologie – Wenn Ihre Entschuldigungs-E-Mails nicht zielführend sind, versuchen Sie es mit dem E-Mail-Generator HIX.AI Dieser KI-Assistent zum Schreiben von E-Mails kann Ihnen dabei helfen, aussagekräftige und effektive Entschuldigungs-E-Mails zu verfassen und in Sekundenschnelle Expertenantworten zu verfassen. Probieren Sie es noch heute aus!
Abschluss
Bereit, sich zu entschuldigen? Es macht keinen Spaß, Entschuldigungs-E-Mails zu schreiben, aber halten Sie sich an die Struktur, und das macht es einfacher, sich zu entschuldigen. Konzentrieren Sie sich immer auf die Zukunft und schlagen Sie eine Lösung vor, um die Dinge wieder in Ordnung zu bringen. Wir alle vermasseln manchmal; Es kommt darauf an, wie man damit umgeht. Nutzen Sie unseren Leitfaden für Entschuldigungs-E-Mails, um sicherzustellen, dass Sie Ihren Ruf bewahren und verbessern, egal was passiert.