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Heim > E-Mails > So schreiben Sie effektiv eine offizielle E-Mail (12 Beispiele)

So schreiben Sie effektiv eine offizielle E-Mail (12 Beispiele)

Wenn Sie es gewohnt sind, gelegentliche E-Mails an Freunde, Familie und Bekannte zu schreiben, haben Sie möglicherweise Schwierigkeiten damit, eine offizielle E-Mail richtig zu schreiben. Wenn Sie sich jedoch an eine festgelegte Struktur, die richtige Geschäfts-E-Mail-Etikette und praktische Beispiele für offizielle E-Mails halten, kann das Schreiben einer formellen E-Mail ein schneller und einfacher Vorgang sein.

Dieser Artikel erläutert die Struktur einer offiziellen E-Mail und stellt Ihnen 12 offizielle E-Mail-Beispiele zur Verfügung. Sie können jeder Organisation eine offizielle E-Mail schreiben und die Antwort erhalten, die Sie erwarten.

Was ist eine offizielle E-Mail?

Eine offizielle E-Mail ist eine Art formelle E-Mail, die an Autoritätspersonen oder Organisationen gesendet wird, um offizielle oder berufliche Kommunikation durchzuführen. Offizielle E-Mails werden häufig am Arbeitsplatz, in Bildungseinrichtungen, Regierungsorganisationen und im beruflichen Umfeld verwendet.

Beispiele für Empfänger, an die Sie eine offizielle E-Mail richten können, sind Ihr Vorgesetzter, Professor, Amtsträger, Kunde, Kollege oder Geschäftspartner.

Wann sollten Sie eine offizielle E-Mail schreiben?

Sie können offizielle E-Mails für alle Arten von Situationen verwenden, die eine formelle Kommunikation erfordern. Egal, ob Sie formelle Ankündigungen verschicken, geschäftliche Anfragen stellen oder sich an eine unbekannte Person wenden.

Hier sind einige häufige Szenarien, in denen Sie das Schreiben einer offiziellen E-Mail in Betracht ziehen sollten:

1. Bewerbungen : Wenn Sie sich auf eine Stelle bewerben, trägt das Versenden einer offiziellen E-Mail dazu bei, einen professionellen Eindruck zu hinterlassen und ermöglicht es dem Personalvermittler, Ihre Bewerbungsunterlagen einfacher zu prüfen.

2. Geschäftsanfragen : Das Versenden einer offiziellen E-Mail ist angebracht, wenn Sie geschäftsbezogene Informationen von Ihren Kollegen, Kunden oder einem anderen Unternehmen benötigen. Es hilft, ein effektives Gespräch aufrechtzuerhalten.

3. Reaktion auf Beschwerden: Möglicherweise müssen Sie im Rahmen Ihrer beruflichen Laufbahn oder Ihres Ausbildungsprozesses als Reaktion auf ein Problem eine Entschuldigungs-E-Mail versenden.

4. Offizielle Ankündigungen: Bei der Verbreitung wichtiger Informationen wie der offiziellen Vorstellung einer Person oder unternehmensweiten Ankündigungen sorgt eine offizielle E-Mail dafür, dass die Nachricht einen professionellen Ton behält.

5. Projektkoordination : Bei der Arbeit an einem Projekt mit mehreren Teammitgliedern verbessern offizielle E-Mails die Klarheit und helfen allen Beteiligten.

12 offizielle E-Mail-Beispiele

Die folgenden offiziellen E-Mail-Beispiele werden anhand realer Instanzen erstellt. Da es sich bei den Mustern jedoch um generische Muster handelt, sollten Sie darauf achten, sie entsprechend Ihren Anforderungen und Unternehmens-, Branchen- oder kulturellen Konventionen zu bearbeiten und anzupassen.

Offizielles E-Mail-Muster für eine formelle Einführung

Es gibt viele Gelegenheiten, bei denen Sie formelle Einführungs-E-Mails verschicken müssen, in denen Sie einen Kunden, Geschäftspartner oder einen neuen Mitarbeiter an jemanden vorstellen, den Sie bereits kennen. Im folgenden Beispiel einer offiziellen Einführungs-E-Mail schreiben Sie an das gesamte Vertriebsteam, um es darüber zu informieren, dass ein neues Mitglied dem Team beigetreten ist.

Sehr geehrter [ Name des Empfängers ] ,

Ich möchte Sie darüber informieren, dass wir ein neues Mitglied in unserem Vertriebsteam haben. Bitte begrüßen Sie [ Name des neuen Mitglieds ] , der eng mit uns allen zusammenarbeiten wird, um unsere Teamziele zu erreichen.

[ Name des neuen Mitglieds ] bringt [ seine/ihre ] umfassende Erfahrung in [ erwähnen Sie relevante Erfahrungen oder Fähigkeiten ] mit. . [ Er/Sie ] freut sich darauf, einen Beitrag zum Team zu leisten und uns zu noch größerem Erfolg zu verhelfen.

Bitte heißen Sie [ Name des neuen Mitglieds ] herzlich willkommen. Ich bin mir sicher, dass [ er/sie ] eine wertvolle Ergänzung für unser Team sein wird.

Sollten Sie Fragen haben oder weitere Informationen benötigen, können Sie sich gerne direkt an [ Name des neuen Mitglieds ] wenden . [ Seine/Ihre ] E-Mail-Adresse lautet [ E-Mail-Adresse des neuen Mitglieds ] .

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit und Zusammenarbeit.

Mit freundlichen Grüßen
[ Ihr Name ]

Beispiel einer offiziellen Ankündigungs-E-Mail

Offizielle Ankündigungs-E-Mails werden normalerweise innerhalb einer Organisation oder an eine Gruppe von Personen gesendet. Sie werden häufig verwendet, um Richtlinienänderungen, Projektaktualisierungen, Geschäftsmeilensteine und andere wichtige Ereignisse anzukündigen. In der offiziellen E-Mail unten teilen Sie dem gesamten Unternehmen die gute Nachricht mit, dass das Flaggschiffprodukt des Unternehmens einen wichtigen Designpreis erhalten hat.

Sehr geehrter [ Name des Empfängers ] ,

Ich freue mich, Ihnen mitteilen zu können, dass das Flaggschiffprodukt unseres Unternehmens, [ Produktname ] , einen prestigeträchtigen Designpreis erhalten hat! Dieser Erfolg ist ein Beweis für die harte Arbeit und das Engagement unseres gesamten Teams.

Der Gewinn dieser Auszeichnung würdigt nicht nur das herausragende Design und die Innovation von [ Produktname ] , sondern unterstreicht auch die Führungsrolle unseres Unternehmens in der Branche Industrie. Wir sind unglaublich stolz auf diese Leistung und möchten diese Neuigkeiten mit Ihnen allen teilen.

Diese Auszeichnung wäre ohne den unermüdlichen Einsatz und die Expertise jedes einzelnen Teammitglieds, das an der Entwicklung, dem Design und der Entwicklung beteiligt ist, nicht möglich gewesen. und Vermarktung von [ Produktname ] . Vielen Dank für Ihren Einsatz und Ihr Engagement.

Wir glauben, dass dieser Meilenstein den Ruf unserer Marke weiter stärken und zu einem größeren Erfolg auf dem Markt führen wird. Lassen Sie uns diese Dynamik weiter ausbauen und unseren Kunden noch mehr außergewöhnliche Produkte liefern.

Nochmals herzlichen Glückwunsch an das gesamte Team für diese wohlverdiente Anerkennung!

Mit freundlichen Grüßen
[ Ihr Name ]

Offizielles E-Mail-Muster für Krankheitsurlaub

Am Arbeitsplatz kommt es häufig vor, dass eine persönliche Anfrage-E-Mail um Hilfe oder Erlaubnis gebeten wird. Dabei kann es sich um alles Mögliche handeln, von kleinen Fragen bis hin zu größeren Anliegen. In dieser offiziellen Beispiel-E-Mail für eine Krankschreibung schreiben Sie, um Ihre Arbeitsunfähigkeit sorgfältig abzuklären. Vergessen Sie nicht, am Ende der E-Mail Informationen zu Ihren Plänen für die Pause und Ihrem voraussichtlichen Rückkehrtermin zur Arbeit anzugeben.

Lieber [ Name des Empfängers ] ,

Ich hoffe, dass diese E-Mail Sie gut erreicht. Leider muss ich Ihnen mitteilen, dass ich mich unwohl fühle und nicht zur Arbeit kommen kann. Ich habe einen Arzt aufgesucht, der mir geraten hat, mir ein paar Tage frei zu nehmen, um mich zu erholen.

Ich entschuldige mich für die entstandenen Unannehmlichkeiten und verstehe, dass meine Abwesenheit Auswirkungen auf das Team haben könnte. Seien Sie versichert, ich habe [ Name des Kollegen ] über meine Projekte informiert und sie werden mich während meiner Abwesenheit vertreten.

Ich werde voraussichtlich am [ voraussichtliches Rückkehrdatum ] wieder arbeiten. Wenn es eine dringende Angelegenheit gibt, die meine Aufmerksamkeit erfordert, zögern Sie bitte nicht, mich per E-Mail oder Telefon zu kontaktieren.

Vielen Dank für Ihr Verständnis und Ihre Unterstützung.

Mit freundlichen Grüßen
[ Ihr Name ]

Offizielles E-Mail-Beispiel für eine Besprechungseinladung

Wenn Sie ein Treffen mit Kollegen, Kunden oder Partnern vereinbaren, sollten Sie eine Besprechungsanfrage oder Einladung per offizieller E-Mail senden. In einem formellen E-Mail-Beispiel für eine Einladung zu einer Besprechung ist es wichtig, dass alle Teilnehmer über die erforderlichen Informationen zu Datum, Uhrzeit, Ort und Tagesordnung der Besprechung verfügen.

Lieber [ Name des Empfängers ] ,

Ich hoffe, dass diese E-Mail Sie gut erreicht. Ich schreibe Ihnen, um den Termin für unser bevorstehendes Treffen zu bestätigen.

Bitte lassen Sie mich wissen, ob der vorgeschlagene Terminplan für Sie in Frage kommt.

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.

Mit freundlichen Grüßen
[ Ihr Name ]

Offizielles E-Mail-Muster für eine Bewerbung

Auch eine offizielle E-Mail zur Kontaktaufnahme zur Bewerbung um eine Stelle ist üblich. Dieses offizielle E-Mail-Beispiel zeigt, wie Sie eine offizielle Bewerbungs-E-Mail verfassen, die eine Beschreibung Ihres Anschreibens, Ihres Lebenslaufs und anderer notwendiger Dokumente enthält.

Lieber [ Name des Empfängers ] ,

Ich schreibe Ihnen, um mein Interesse an der Stelle in Ihrem Unternehmen auszudrücken. Ich habe mein Anschreiben, meinen Lebenslauf und andere erforderliche Dokumente für Ihre Durchsicht beigefügt.

Ich verfüge über mehr als 10 Jahre Erfahrung in der Branche und glaube, dass meine Fähigkeiten und Qualifikationen mich zu einem guten Kandidaten für diese Position machen.

Ich bin zuversichtlich, dass ich zum Erfolg Ihres Unternehmens beitragen kann.

Vielen Dank, dass Sie meine Bewerbung berücksichtigt haben.

Ich freue mich auf die Gelegenheit, diese Position weiter zu diskutieren.

Mit freundlichen Grüßen
[ Ihr Name ]

Offizielles Dankes-E-Mail-Beispiel

Eine weitere Situation, in der Sie eine offizielle E-Mail benötigen, ist das Versenden eines Dankesschreibens. Eine offizielle Dankes-E-Mail wird in der Regel nach vorheriger Kommunikation verschickt oder wenn Sie sich bei jemandem für die Erfüllung Ihres persönlichen Anliegens bedanken möchten. Dieses Dankes-E-Mail-Beispiel ist kurz, prägnant und rücksichtsvoll.

Lieber [ Name des Empfängers ] ,

Ich hoffe, dass diese E-Mail Sie gut erreicht. Ich schreibe Ihnen, um meine aufrichtige Wertschätzung dafür zum Ausdruck zu bringen, dass Sie [ meine persönliche Bitte erfüllt haben/Ihre Unterstützung bei [ spezifischer Aufgabe ] ] .

Ihre [ Unterstützung/Anleitung/Expertise ] war von unschätzbarem Wert und ich bin dankbar für Ihre Zeit und Mühe bei der [ Hilfestellung / Erledigung der Aufgabe ] .

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.

Mit freundlichen Grüßen
[ Ihr Name ]

Beispiel für eine offizielle E-Mail-Antwort

Eine der Verhaltensrichtlinien für geschäftliche E-Mails besteht darin, auf jede E-Mail zu antworten, die Sie erhalten. Um E-Mail-Antworten zu beschleunigen, können Sie unten das offizielle Antwort-E-Mail-Beispiel verwenden. Bestätigen Sie zunächst, dass Sie die Mitteilung erhalten haben, und erklären Sie dann, was Sie tun werden, um die Absicht des Absenders umzusetzen.

Sehr geehrter [ Name des Empfängers ] ,

Ich bestätige den Erhalt Ihrer E-Mail und freue mich über die bereitgestellten Informationen. Ich werde die notwendigen Schritte unternehmen, um Ihre Anweisungen auszuführen und sicherzustellen, dass das beabsichtigte Ergebnis erreicht wird.

Wenn ich Fragen habe oder weitere Erläuterungen benötige, werde ich mich umgehend bei Ihnen melden.

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.

Mit freundlichen Grüßen
[ Ihr Name ]

Offizielles Folge-E-Mail-Beispiel

Im Gegensatz zur Erstkontakt-E-Mail müssen Sie beim Verfassen einer Erinnerungs- oder Folge-E-Mail keinen breiten Kontext angeben, aber dennoch muss die Struktur und der Ton professionell sein. Dieses Beispiel einer Folge-E-Mail erwähnt kurz den Hintergrund dieser Kommunikation und fordert den Empfänger sanft zum Handeln auf.

Lieber [ Name des Empfängers ] ,

Ich hoffe, dass diese E-Mail Sie gut erreicht. Ich schreibe Ihnen, um den Termin für unser bevorstehendes Treffen zu bestätigen.

Bitte lassen Sie mich wissen, ob der vorgeschlagene Terminplan für Sie in Frage kommt.

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.

Mit freundlichen Grüßen
[ Ihr Name ]

Offizielles E-Mail-Muster für die Antwort auf eine Beschwerde

Menschen, die eine Beschwerde einreichen, sind bereits frustriert. Eine unprofessionelle Reaktion – beispielsweise die Verwendung einer unpassenden Sprache oder ein nachlässiger Ton – könnte das Feuer weiter anheizen und schwerwiegende geschäftliche Folgen haben. Aus diesem Grund sollten Sie eine offizielle E-Mail wie dieses Beispiel senden, um sich zu entschuldigen und Lösungsoptionen aufzuzeigen.

Sehr geehrter [ Name des Empfängers ] ,

Ich schreibe Ihnen bezüglich der Beschwerde, die Sie kürzlich eingereicht haben. Ich verstehe Ihre Frustration und entschuldige mich für etwaige Unannehmlichkeiten. Wir schätzen Ihr Feedback und sind bestrebt, Ihre Bedenken umgehend zu bearbeiten.

Nach der Untersuchung des Problems haben wir die Grundursache identifiziert und arbeiten an einer Lösung. Um Abhilfe zu schaffen, bieten wir Ihnen zwei Lösungen an:

1. [ Lösung 1 ]

2. [ Lösung 2 ]

Bitte teilen Sie uns mit, welche Option Sie bevorzugen oder ob Sie weitere Vorschläge haben. Wir werden alles in unserer Macht Stehende tun, um Ihre Zufriedenheit zu gewährleisten.

Ich entschuldige mich noch einmal für etwaige Unannehmlichkeiten und schätze Ihre Geduld, während wir die Angelegenheit klären.

Mit freundlichen Grüßen,
[ Ihr Name ]

Offizielles E-Mail-Beispiel zum Teilen des Status eines Projekts

Offizielle E-Mails mit Arbeitsaktualisierungen sind von entscheidender Bedeutung, um während des Projektkooperationsprozesses alle auf dem gleichen Stand zu halten, insbesondere wenn Sie mit mehreren Unternehmen zusammenarbeiten. In diesem offiziellen E-Mail-Beispiel erfahren Sie, wie Sie Aufgabenzuweisungen, Projektaktualisierungen, Erwartungen und andere wichtige Informationen zu einem Projekt klar und deutlich mit Aufzählungspunkten angeben.

Lieber [ Name des Empfängers ] ,

Ich wollte Sie über den Status des Projekts informieren. Hier die wichtigsten Punkte:

  • Die erste Phase des Projekts wurde erfolgreich abgeschlossen.
  • Die zweite Phase, die die Datenanalyse beinhaltet, ist derzeit im Gange.
  • Wir rechnen damit, die Analyse nächste Woche abzuschließen und werden die Ergebnisse mit Ihnen teilen.
  • Sobald die Analyse abgeschlossen ist, werden wir mit der letzten Phase des Projekts fortfahren, nämlich der Umsetzung.< /li>
  • Bitte lesen Sie das beigefügte Dokument für eine detaillierte Aufschlüsselung des Projektzeitplans und der zu erbringenden Leistungen.

Wenn Sie Fragen oder Bedenken haben, lassen Sie es mich bitte wissen. Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit.

Mit freundlichen Grüßen
[ Ihr Name ]

Offizielles Rücktritts-E-Mail-Beispiel

Wenn Sie sich dazu entschließen, Ihren aktuellen Arbeitsplatz aufzugeben, müssen Sie eine offizielle E-Mail schreiben, um Ihren Arbeitgeber über Ihre Entscheidung zu informieren. In diesem Beispiel erfahren Sie, wie Sie eine Kündigungs-E-Mail verfassen, die Ihr Arbeitsverhältnis positiv beendet, indem Sie kurz Ihren Grund für die Kündigung erläutern, sich bei Ihrem Arbeitgeber bedanken und einem neuen Mitarbeiter Ihre Hilfe beim Übergangsprozess anbieten.

Sehr geehrter [ Name des Empfängers ] ,

Ich schreibe Ihnen, um Sie über meine Entscheidung zu informieren, von meiner derzeitigen Position bei [ Name des Unternehmens ] zurückzutreten. Nach langem Überlegen habe ich mich entschieden, neue Möglichkeiten wahrzunehmen, die besser zu meinen langfristigen Karrierezielen passen.

Ich möchte Ihnen und dem gesamten Team von [ Firmenname ] meinen aufrichtigen Dank dafür aussprechen Unterstützung, Anleitung und Möglichkeiten, die ich während meiner Amtszeit erhalten habe. Ich bin dankbar für die Chance, mit so talentierten Menschen zusammenarbeiten zu dürfen und habe wertvolle Erfahrungen gesammelt, die mir bei meinen zukünftigen Unternehmungen zugutekommen werden.

Um einen reibungslosen Übergang für meinen Nachfolger zu gewährleisten, bin ich mehr als bereit, dies zu tun in jeder erdenklichen Weise unterstützen. Ganz gleich, ob es um die Schulung eines neuen Mitarbeiters oder die Beratung während des Übergabeprozesses geht, zögern Sie bitte nicht, Kontakt mit mir aufzunehmen.

Nochmals vielen Dank für die Möglichkeiten und Erfahrungen, die ich bei [ Name des Unternehmens ] gemacht habe. . Ich wünsche Ihnen und dem Team weiterhin viel Erfolg für die Zukunft.

Mit freundlichen Grüßen
[ Ihr Name ]

Offizielle E-Mail für Geschäftsanfragen

E-Mails mit Geschäftsanfragen werden gesendet, um Informationen einzuholen, Klarstellungen anzufordern oder Interesse an einem bestimmten Produkt, einer bestimmten Dienstleistung oder einer Geschäftsmöglichkeit auszudrücken. In dieser offiziellen Muster-Anfrage-E-Mail zeigen Sie echtes Interesse und stellen klare und konkrete Fragen.

Lieber [ Name des Empfängers ] ,

Ich hoffe, dass diese E-Mail Sie gut erreicht. Ich schreibe Ihnen, um einige Informationen zu [ bestimmtem Produkt/Dienstleistung/Geschäftsmöglichkeit ] anzufordern.

Zunächst möchte ich mich nach der Preisspanne für [ Produkt/Dienstleistung ] erkundigen. Könnten Sie mir bitte ein Angebot oder relevante Preisinformationen zukommen lassen?

Außerdem bin ich daran interessiert, mehr über die spezifischen Funktionen und Vorteile von [ Produkt/Dienstleistung ] zu erfahren. Könnten Sie mir freundlicherweise eine detaillierte Beschreibung oder verfügbare Broschüren/Dokumentationen zukommen lassen?

Abschließend würde ich mich über Informationen zum Zeitplan für Lieferung/Installation und zu verfügbaren Garantieoptionen freuen.

Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit in dieser Angelegenheit. Ich freue mich darauf, die gewünschten Informationen so schnell wie möglich zu erhalten.

Mit freundlichen Grüßen
[ Ihr Name ]

Offizielles E-Mail-Format

Wie alle formellen E-Mails werden auch offizielle E-Mails auf eine bestimmte Weise umstrukturiert und zugestellt. Das E-Mail-Format ist einfach, wenn Sie die vier Schlüsselelemente beherrschen:

Betreffzeile . Verwenden Sie eine klare und prägnante Betreffzeile, die den Zweck der E-Mail angibt. Im Durchschnitt werden Betreffzeilen mit sieben oder weniger Wörtern häufiger geöffnet.

Anrede und Begrüßung . Beginnen Sie die E-Mail mit einer formellen Anrede mit dem Namen des Empfängers und einer passenden Begrüßung.

E-Mail-Text . Verwenden Sie je nach Ihrer Kommunikation und ihrem Kontext die passende Eröffnungszeile. Stellen Sie sicher, dass die E-Mail-Nachricht spezifisch ist und halten Sie den Text kurz.

Abschluss und Unterschrift . Verwenden Sie eine offizielle E-Mail-Endung, gefolgt von einer formellen Geschäftsunterschrift, einschließlich Ihres Namens, Ihrer Berufsbezeichnung, Ihres Unternehmens, Ihrer Kontaktinformationen und gegebenenfalls anderer Informationen.

Erfahren Sie hier mehr über das E-Mail-Format.

Nutzen Sie die Macht der KI, um eine offizielle E-Mail zu schreiben

Das Schreiben einer formellen E-Mail nimmt in der Regel mehr Zeit in Anspruch, da Sie den Inhalt professionell und höflich verfassen und vor dem Versenden alles Korrektur lesen müssen. Warum nicht den Einsatz eines KI-E-Mail-Schreibers in Betracht ziehen, um den Prozess der offiziellen E-Mail-Erstellung zu beschleunigen?

Der HIX.AI E-Mail-Generator kann Ihre beste Wahl sein. Es nutzt fortschrittliche Technologie der künstlichen Intelligenz und Algorithmen zum Erlernen natürlicher Sprache, um Sie bei der automatischen Generierung und Verbesserung Ihrer E-Mail-Schreibaufgaben zu unterstützen. Sie können es in allen Situationen verwenden, in denen eine formelle Kommunikation per E-Mail erforderlich ist.

● Vereinfachen Sie das Schreiben offizieller E-Mails mit einem Klick

● Behalten Sie in einer offiziellen E-Mail-Nachricht einen professionellen und höflichen Ton bei

● Unterstützung bei der Übersetzung einer offiziellen E-Mail in mehr als 50 Sprachen

● Eine riesige Bibliothek mit offiziellen E-Mail-Beispielen, die auf jeden offiziellen E-Mail-Anlass zugeschnitten sind

Endeffekt

Zu wissen, wie man eine offizielle E-Mail schreibt, ist wichtig für die Aufrechterhaltung der Professionalität und Kommunikationseffektivität beim E-Mail-Versand an Kunden, Kunden, Kollegen, Lieferanten, Lieferanten oder andere Geschäftskontakte.

Hoffentlich kann dieser Artikel Ihnen einen Vorsprung beim Verfassen einer offiziellen E-Mail verschaffen, die Ihre Absicht zum Ausdruck bringt und Ihnen gute Ergebnisse liefert. Wenn Sie das Schreiben einer offiziellen E-Mail immer noch als herausfordernd und zeitaufwändig empfinden, nutzen Sie den E-Mail-Writer HIX.AI

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