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Casa > E-mail > Come scrivere email di invito (5 modelli)

Come scrivere email di invito (5 modelli)

Quando organizzi una riunione, un colloquio o una festa, dovrai imparare a scrivere gli inviti. Tutti amiamo un grande invito, può farci sentire emozionati e coinvolti. Come sono i tuoi inviti?

Se sono noiosi, noiosi e basilari, ti aiuteremo. Possiamo garantire che le tue riunioni, le chiamate Zoom, i webinar e gli eventi saranno pieni di persone. L'abilità è rendere le tue email di invito chiare e convincenti e catturare tutto ciò che riguarda il tuo evento.

Come puoi imparare? Con il nostro aiuto, ovviamente! In questa guida su come scrivere email di invito, lavoriamo con te per creare email di invito migliori e aiutarti a ottenere il 100% di partecipazione!

Ti mostreremo 5 campioni che puoi utilizzare, che coprono:

  • E-mail di invito alla riunione
  • E-mail di invito all'evento
  • E-mail di invito al webinar
  • E-mail di invito Zoom
  • E-mail di invito al relatore

Sei invitato a continuare a leggere – e speriamo che lo farai.

Cos'è un'e-mail di invito?

Un'e-mail di invito ha lo scopo di convincere una persona (o un gruppo di persone) a partecipare a qualcosa. Nella nostra vita professionale, invieremo e-mail di invito a riunioni, eventi, webinar e conferenze. Le e-mail di invito possono essere utilizzate anche per invitare individui e organizzazioni a partecipare ad attività (parlare a un evento o esporre a una conferenza).

Le e-mail di invito sono corrispondenza formale e seguono strutture ed etichette e-mail formali.

Sembra difficile, ma rende molto più semplice scrivere e-mail di invito, poiché c'è meno che possa andare storto!

Le email di invito devono includere alcune informazioni essenziali:

  • Nome dell'evento
  • Appuntamento
  • Posizione
  • Scopo
  • Risultato
  • CTA

In questo articolo analizziamo il formato dell'e-mail di invito. Ma prima, iniziamo con 5 esempi di email di invito.

5 modelli di invito per e-mail

In questa sezione abbiamo creato una selezione di modelli di invito per e-mail, perfetti per diverse situazioni quotidiane che potresti incontrare al lavoro. Se lo desideri, puoi tagliare e incollare questi campioni. Ti consigliamo tuttavia di utilizzarli come base per creare le tue email personalizzate.

E-mail di invito alla riunione

Gli inviti alle riunioni sono probabilmente il tipo più comune di email di invito che invierai. Se sei come noi, sei sempre presente alle riunioni, quindi avere un modello efficace può farti risparmiare enormi quantità di tempo. Ecco un esempio di email di invito alla riunione.

Gentile [ Nome del destinatario ] ,

Spero che questo messaggio ti trovi bene. Propongo un incontro in cui potremmo scambiare preziose informazioni.

Apprezzerei la tua considerazione e attendo con ansia una risposta favorevole.

Distinti saluti,
[ Il tuo nome ]

Scopri anche come scrivere un'e-mail per richiedere un incontro qui .

E-mail di invito all'evento

Le e-mail per le interviste agli eventi vengono utilizzate per valutare l'interesse e incoraggiare le iscrizioni. Per fare ciò, sono ricchi di dettagli e scritti in modo coinvolgente ed emozionante. Ti consigliamo di riempire la persona di entusiasmo per il tuo evento per convincerla a iscriversi.

Gentile [ Nome del destinatario ] ,

Sono lieto di invitarti al nostro prossimo evento, [ Nome evento ] , il [ Data evento ] . Questo evento promette di essere una fantastica opportunità per entrare in contatto con professionisti del settore e acquisire preziose informazioni.

L'evento sarà caratterizzato da relatori rinomati, workshop interattivi e sessioni di networking che ti forniranno preziose conoscenze e la possibilità di espandere la tua rete professionale.

Abbiamo allegato ulteriori dettagli e il programma dell'evento come riferimento. Ti chiediamo gentilmente di confermare la tua presenza entro il [ Data RSVP ] in modo da poter prendere le disposizioni necessarie di conseguenza.

Aspettiamo con ansia la vostra presenza e partecipazione per rendere questo evento un enorme successo!

Distinti saluti,
[ Il tuo nome ]

E-mail di invito al webinar

Gli inviti ai webinar sono simili al tradizionale esempio di invito via email sopra. La differenza è che devi fornire tutti i dettagli di accesso e le informazioni personalizzate per ciascun lettore. Dai un'occhiata al nostro esempio per vedere come funziona.

Gentile [ Nome del destinatario ] ,

Spero che questo messaggio ti trovi bene. Siamo lieti di invitarvi al nostro prossimo webinar su [ Argomento del webinar ] .

Data: [ Data del webinar ]

Orario: [ Orario webinar ]

Durata: [ Durata del webinar ]

[ Includi eventuali istruzioni speciali o dettagli di accesso specifici alla piattaforma webinar, come il collegamento per partecipare o le credenziali di accesso. ]

Riteniamo che questo webinar fornirà preziosi spunti e opportunità per [ vantaggio o risultato specifico ] . Incoraggiamo vivamente la vostra presenza e la partecipazione attiva.

Se avete domande o desiderate ulteriori informazioni, non esitate a contattarci.

Grazie per l'attenzione e non vediamo l'ora di avervi con noi al webinar.

Distinti saluti,
[ Il tuo nome ]

E-mail di invito Zoom

Dopo la pandemia, Zoom (e Teams) hanno conquistato il mondo e sono diventati il modo più popolare per incontrarsi. Questo esempio di invito Zoom è fedele al formato e include tutti i dettagli e le informazioni.

Gentile [ Nome del destinatario ] ,

Spero che questo messaggio ti trovi bene. Scrivo per confermare la programmazione del nostro prossimo incontro.

Per favore fatemi sapere se il programma proposto va bene per voi.

Grazie per l'attenzione.

Distinti saluti,
[ Il tuo nome ]

E-mail di invito al relatore

Se stai organizzando un evento, questo esempio di email di invito per il relatore fa al caso tuo! Devi fornire dettagli sul tuo evento, di cosa vuoi che il relatore parli e perché è la persona più adatta. Scopri come riusciamo a raggiungere questo obiettivo in questo esempio.

Gentile [ Nome del destinatario ] ,

Spero che questo messaggio ti trovi bene. Sto organizzando un evento il [ Data evento ] presso [ Luogo dell'evento ] . L'evento mira a discutere [ Argomento dell'evento ] .

Saremo onorati di averti come relatore all'evento. La tua vasta conoscenza ed esperienza in [ Competenza del relatore ] ti rendono il candidato perfetto per illuminare il nostro pubblico.

La durata prevista del discorso è di circa [ Durata discorso ] minuti, seguita da una breve sessione di domande e risposte. Apprezzeremmo se potessi concentrarti su [ Argomenti specifici da discutere ] durante la presentazione.

Le tue preziose intuizioni e competenze contribuiranno notevolmente al successo del nostro evento e miglioreranno la conoscenza di tutti i partecipanti.

Grazie per aver considerato il nostro invito. Ci auguriamo di sentire presto la vostra disponibilità e volontà di partecipare come relatore.

Distinti saluti,
[ Il tuo nome ]

Come scrivere email di invito

Quindi, hai esaminato i nostri modelli di invito per e-mail ma ti stai ancora chiedendo come scriverne uno. Lascia che ti mostriamo...

Abbiamo tutti ricevuto noiose e-mail di invito con una data e un'ora. Volevi partecipare? 100% no. Perché? Perché l'invito non ne spiegava il valore. Non attira la tua attenzione, richiede la tua presenza e nessuno lo vuole.

Le email di invito sono corrispondenza formale che segue il formato email standard . Possiamo dividerlo in tre parti:

  1. Oggetto dell'e-mail di invito
  2. Copia del corpo
  3. Approvazione/Passi successivi

Nelle sezioni seguenti, spieghiamo cosa accade in ciascuna sezione e come crearle. Alla fine, puoi creare le tue email di invito.

Oggetto dell'e-mail di invito

Non appena la tua email arriva nella casella di posta di una persona, vorrà sapere di cosa si tratta, quindi diglielo con un oggetto chiaro. Molti argomenti sono noiosi, ma questi sono affari, quindi non cercare di risaltare troppo. Esatto, fai le nozioni di base, attira la loro attenzione e incoraggiali ad aprire l'e-mail. Questo è tutto ciò che dovrebbe fare un buon oggetto.

Ecco alcuni meravigliosi argomenti delle riunioni che saremmo tutti felici di ricevere (forse).

  • Invito alla riunione (inserire dettagli)
  • Sei invitato a (inserire i dettagli)
  • Invito al webinar ((inserire dettagli)
  • Sei disponibile per (inserire dettagli)
  • Invito all'evento ((inserire dettagli)
  • Sei disponibile il (inserire data)?
  • Disponibilità agenda: richiesta di incontro

Nell'oggetto dell'e-mail di invito, riassumi il nocciolo del messaggio nel modo più rapido e semplice possibile. Non perdere tempo o la tua email verrà ignorata.

Copia del corpo dell'e-mail di invito

Il corpo dei tuoi messaggi è il luogo in cui attiri la loro attenzione e li coinvolgi direttamente. Inizia con un saluto personalizzato ("Ciao" e il nome della persona). Se stai scrivendo a un gruppo numeroso di persone, puoi coinvolgerle individualmente (il che può richiedere molto tempo) o dire "Ciao colleghi". Noi preferiamo la seconda opzione (più semplice).

Colpiscili subito con lo scopo dell'e-mail.

"Vorrei invitarti ad un evento. L'evento si chiama (inserire nome) e si terrà il (inserire data, ora e luogo)."

Questo è un invito, quindi non è necessario essere troppo dettagliati.

"L'evento rappresenta per noi un'entusiasmante opportunità di (di cosa tratta l'evento). Ho allegato alcune informazioni di seguito e ho fornito un collegamento al sito Web dell'evento affinché tu possa esaminarlo."

Hai attirato la loro attenzione e hai spiegato di cosa si tratta. Ora è il momento di agganciarli...

Approvazione dell'e-mail di invito/passaggi successivi

Le tue email di invito dovrebbero concludersi con un forte CTA. Qui è dove li prendi e non dai loro la possibilità di dire di no!

"Puoi dirmi se vuoi partecipare a (nome dell'evento)? Se rispondi entro (inserire la data), posso assicurarti un posto."

Li hai agganciati! È sempre una buona idea offrire la risposta a qualsiasi domanda o fornire informazioni aggiuntive.

"Se hai domande sull'evento, incluso se desideri parlare o esibirti con noi, contattami all'indirizzo (inserire i dettagli)."

Quasi finito. Ora aggiungi una cortese conclusione ("Molte grazie", "Cordiali saluti", ecc.) e il tuo nome, i dettagli di contatto e la firma.

Ora sei pronto per inviare! Prima di farlo, consulta la nostra lista di controllo per scrivere email di invito migliori.

Suggerimenti professionali per scrivere e-mail di invito

Abbiamo delineato le nozioni di base per scrivere buone email di invito aziendale, ma sappiamo che tu vuoi di più. Sei pronto per andare oltre e creare email di invito che impressionino i professionisti? Andiamo avanti e facciamo qualche progresso.

Riceviamo così tanti messaggi che è impossibile leggerli tutti. Quindi assicurati di personalizzare ogni invito: rivolgiti sempre alla persona per nome per rendere l'e-mail personale, non arida e sconnessa.

Li hai attirati, ora afferrali con un'introduzione intrigante. Al lavoro siamo spesso annoiati, quindi ingannaci con le tue parole e assicurati che il tuo invito risalti. Ciò non significa essere informali o divertenti, ma puoi coinvolgerli fornendo dettagli sullo scopo e sui risultati. Fai sentire loro che la loro presenza sarà apprezzata.

Non perdere tempo a cercare, quindi includi *TUTTE* le informazioni sull'evento: fornisci tutte le informazioni sull'evento, comprese le informazioni di base su data, ora e luogo. Risparmia tempo affidandoti in anticipo all'amministratore.

Può sembrare strano, ma fa appello alle emozioni: tutti soffriamo di FOMO, quindi usa questo potere a tuo vantaggio! Fai appello alle emozioni del lettore e incoraggialo a partecipare (o fai notare cosa si perderà).

Non hai tempo o ti manca l'ispirazione per le email? Utilizza gli strumenti di posta elettronica AI Strumenti come HIX.AI : strumenti come HIX.AI possono aiutarti a creare email di invito più forti, migliori e più efficaci. La piattaforma basata sull'intelligenza artificiale può creare e-mail di invito professionali in pochi secondi, facendoti risparmiare tempo da investire nel tuo evento (riunione, conferenza o chiamata).

Una volta completata e spolverata la tua email, non inviarla senza averla corretta. Gli errori possono essere imbarazzanti e persino dannosi, quindi non rischiarli. Controlla i messaggi, chiedi aiuto a un collega o utilizza un programma online.

Purtroppo, così tante persone continueranno a ignorare i tuoi inviti, ma almeno ci hai provato!

Conclusione

Se hai saltato fino alla fine, torna all'inizio (ne vale la pena). Alla fine della nostra guida esperta su come scrivere esempi di email di invito, ricapitoliamo ciò che abbiamo imparato. Le email di invito sono messaggi formali con un formato prestabilito.

Per ottenere i migliori risultati e il maggior numero di risposte, le tue email di invito devono essere personalizzate, professionali e, soprattutto, esprimere valore per il destinatario. Cattura la loro attenzione e ispirali a partecipare, e il tuo evento, meeting, conferenza o webinar sarà un successo strepitoso!

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