Det er fakturaer som får næringslivet til å gå rundt. Du gjør jobben, sender fakturaen og får betalt med en gang, ikke sant? Det er teorien – men det fungerer ikke alltid slik. Du kan ikke alltid stole på at folk betaler, men e-poster med solid gullfaktura kan spille en viktig rolle for å få deg betalt!
Så, hvordan skrive en e-faktura? Vi skal vise deg. I denne veiledningen gir vi deg 5 e-postfakturamaler for vanlige situasjoner:
- Første faktura e-post til ny kunde
- E-post med påminnelse om faktura
- Kort e-faktura
- Formell faktura e-post
- Detaljert faktura e-post
Hvis du har det travelt, kan du kopiere og lime inn disse fakturaeksemplene på e-post, men vi skisserer e-postfakturaformatet og jobber sammen for å lage en mal. Vi kan ikke garantere at du får pengene du skylder, men du har den beste sjansen ved å bruke e-postfakturaene våre.
Vis oss pengene!
Hva er e-postfakturaer?
Faktura-e-poster er meldinger som gir deg penger. Så enkelt er det. Når du har levert en tjeneste, levert et produkt eller fullført et prosjekt, vil en faktura få deg betalt.
E-postfakturaer er ikke fakturaer. Men det betyr ikke at du kan ignorere viktig informasjon.
Faktisk er det mange e-postfakturaer som ikke får folk til å handle fordi de ikke inneholder tre deler av viktig informasjon.
- Hva fakturaen dekker
- Hvor mye er skyldig
- Betalingsfrist
Å sikre at du inkluderer hver av disse tre tingene i e-postfakturaene dine, vil hjelpe deg med å få betalt.
Du må også sørge for at de er strukturert riktig, profesjonelle og kommer til poenget.
Her er 5 e-fakturaeksempler slik at du kan se hvordan du oppnår dette.
5 e-fakturaeksempler
Du skulle tro at det bare ville være én fakturaprøve, men du tar feil. Faktisk er det flere typer faktura-e-poster du kanskje må sende som dekker en rekke situasjoner. Vi skal dekke en første e-post til en ny leverandør, en fakturapåminnelse og en utdypende faktura.
Første faktura e-post til ny kunde
Ahh, den nye kundefølelsen! Hvis du har registrert en ny klient eller kunde, er det viktig at du får den første fakturaen på e-post. Du må sørge for at du inkluderer alle detaljene (tjenester som tilbys, kostnader, betalingsdetaljer og frister). Se hvordan vi takler det i denne prøven.
Kjære [ mottakerens navn ] ,
Takk for at du valgte våre tjenester! Vi er glade for å kunne gi deg detaljene for din første faktura.
Tilgjengelige tjenester:
- [ Detaljert beskrivelse av tjenestene som tilbys ]
Kostnader:
- [ Fordeling av kostnader og priser ]
Betalingsinformasjon:
- Betalingsbeløp: [ Beløp ] - Betalingsmåte: [ Betalingsmåte ] - Forfallsdato for betaling: [ Forfallsdato ]
Sørg for at betalingen er utført innen den gitte fristen. Hvis du har spørsmål eller trenger ytterligere avklaringer, ta gjerne kontakt med oss.
Takk for samarbeidet.
Med vennlig hilsen,
[ Ditt navn ]
E-post med påminnelse om faktura
Ikke blitt betalt? Send purrefaktura. Denne prøven takler den vanskelige oppgaven med å minne noen på at de skylder deg penger. Unngå følelser, og fokuser på fakta. Aldri be om unnskyldning eller gå tilbake.
Kjære [ mottakerens navn ] ,
Jeg håper denne e-posten finner deg godt. Dette er en vennlig påminnelse om at fakturaen for [ Produkt/tjeneste ] fortsatt er utestående. Betalingen forfalt [ Due Date ] .
Vi ber deg om å gjøre opp det utestående beløpet på [ Beløp ] så snart som mulig. Vedlagt er fakturaen for referanse.
Hvis du har spørsmål eller bekymringer angående betalingen, ikke nøl med å kontakte oss. Vi setter pris på virksomheten din og setter pris på din umiddelbare oppmerksomhet til denne saken.
Takk for samarbeidet.
Med vennlig hilsen,
[ Ditt navn ]
Kort e-faktura
Hvorfor sende en kort faktura? Hvis du kjenner kunden godt eller ber om en vanlig betaling, kan du bare fylle ut hullene her og trykke send. Din fortrolighet betyr at du kan være vennlig og gi avkall på noen av formalitetene.
Kjære [ mottakerens navn ] ,
Jeg håper denne e-posten finner deg godt. Jeg skriver for å gi deg fakturaen for våre siste tjenester.
Vedlagt finner du fakturaen for det totale skyldige beløpet. Gi meg beskjed hvis du har spørsmål eller trenger ytterligere hjelp med denne saken.
Takk for oppmerksomheten og din raske betaling.
Med vennlig hilsen,
[ Ditt navn ]
Formell faktura e-post
Denne fakturaprøven er 100 % formell og følger funksjonene og formatet til punkt og prikke. Hvis du søker etter en standard fakturamal som krysser av for alle boksene, er dette den.
Kjære [ mottakerens navn ] ,
Jeg håper denne e-posten finner deg godt. Jeg skriver for å bekrefte planleggingen av vårt kommende møte.
Gi meg beskjed om den foreslåtte timeplanen fungerer for deg.
Takk for din oppmerksomhet.
Med vennlig hilsen,
[ Ditt navn ]
Detaljert faktura e-post
Hvis du har levert mange produkter eller tjenester, må du gå inn på detaljene på fakturaen. Denne prøven bruker punktpunkter for å stave ut nøyaktig hva du har gjort eller gitt og prisen som må betales.
Kjære [ mottakerens navn ] ,
Vedlagt denne e-posten finner du den detaljerte fakturaen for produktene/tjenestene vi har levert. Nedenfor er de relevante detaljene:
- Produkt/tjeneste 1: [ Beskrivelse ] - [ Pris ]
- Produkt/tjeneste 2: [ Beskrivelse ] - [ Pris ]
- Produkt/tjeneste 3: [ Beskrivelse ] - [ Pris ]
Totalt beløp: [ Totalpris ]
Se gjennom fakturaen og gi oss beskjed hvis du har spørsmål eller bekymringer. Betaling bør gjøres innen [ Forfallsdato ] via de angitte betalingsmetodene. Vi setter pris på din umiddelbare oppmerksomhet til denne saken.
Takk for din fortsatte støtte.
Med vennlig hilsen,
[ Ditt navn ]
Hvordan skrive e-postfakturaer – ekspertveiledning
Fakturamail er i utgangspunktet betalingskrav, men du vil spille det annerledes.
I stedet for bare å sende en faktura som et vedlegg, vil du introdusere det positivt, gi dem et kompliment og oppgi tydelig betalingsdetaljene og eventuelle vilkår og betingelser.
Hvorfor bry seg med all denne innsatsen? I næringslivet er relasjoner viktig, og du bør gjøre alt du kan for å bygge dem. Dessuten er det mer sannsynlig at en positiv og vennlig e-faktura blir behandlet raskt enn en frekk forespørsel.
Poenget er at å sende vennlige og detaljerte fakturaforespørsels-e-poster vil få deg betalt raskere
og få deg venner.
Så hvor begynner du? Vi har delt faktura-e-posten i 3 deler:
- Emnelinje på e-postfaktura
- Brødtekst
- Avmelding/neste trinn
Hver e-post starter med en flott emnelinje – og det gjør vi også i denne ekspertguiden.
Emnelinje på e-postfaktura
Ingen forventer at fakturaemnelinjene dine skal være vittige, morsomme eller vennlige. Det de forventer er detaljer og datoer, men ikke et «krav om betaling».
Du vil gjerne forklare at dette er en faktura, slik at den raskt kan arkiveres eller videresendes til rett person. Du kan legge til firmanavn, fakturanummer og betalingsdato.
Her er noen eksempler på emnelinjer for e-postfakturaer du kan se på:
- Faktura – (Bedriftsnavn) – (Dato)
- Faktura (Nummer) – (Bedriftsnavn) – (Dato)
- Vennligst finn vår siste faktura
- Siste faktura – (Bedriftsnavn)
- Fakturapåminnelse – Vennligst kan du foreta betalingen
- (Bedriftsnavn) – Faktura (nummer) –
- Faktura for ordre #(sett inn nummer)
- (Ordrenummer) – Faktura – Dato
En positiv ting å merke seg er at når du har etablert en stil for fakturaene dine, trenger du ikke å endre dem igjen. Du kan (og bør) gjenbruke den samme om og om igjen.
Resultat!
Faktura-e-posttekst
Din faktura er åpnet, noe som er en flott start. Deretter må vi angi hva fakturaen dekker, betalingsbetingelser, datoer og beløp. Men først, begynn med en personlig hilsen med et fornavn.
"Hei (personens navn),"
Faktura-e-poster følger en standardstruktur, som gjør dem enkle å skrive. Vi skal jobbe gjennom det nedenfor mens vi bygger malen vår, men her er en 4-trinns prosess for å skrive e-poster som vil få deg betalt:
- Introduser deg selv (og si hei!)
- Forklar at dette er en faktura
- Oppgi detaljer (liste over tjenester eller produkter og deres priser)
- Angi standardvilkår
Klar til å bygge e-postfakturaene dine?
- Introduser deg selv (og si hei!)
"Jeg heter (navnet ditt), og jeg kontakter deg fra (selskapets navn). Det har vært en glede å jobbe med deg!"
Lær om: Hvordan presentere deg selv i en e-post?
- Forklar at dette er en faktura
"Jeg kontakter deg med vår faktura (vedlagt) for våre tjenester/produkter. Du finner detaljer om alt på fakturaen."
- Oppgi detaljer (liste over tjenester eller produkter og deres priser)
"For å gjøre det så enkelt som mulig, har jeg også listet dem nedenfor. (Sett inn liste). Det totale beløpet som skal betales er ($$$)."
- Angi standardvilkår
"Våre standard betalingsvilkår er 28 dager (eller 7 dager, eller 60 dager, eller hva du enn bruker!)."
Dette blir til en utmerket mal for e-postfakturaer. Nå må vi runde av med våre neste steg og kvittere.
Avmelding på e-postfaktura/neste trinn
Du er nesten klar til å sende e-postfakturaen din, men det er noen få ting igjen å inkludere. For det første vil du sørge for at e-posten din er levert – så be om bekreftelse og be dem sjekke detaljene.
"Vennligst kan du bekrefte at du har mottatt denne fakturaen på e-post? Jeg ville sette pris på om du kunne sjekke alle detaljer og komme tilbake til meg hvis det er noen problemer."
Hvis du ikke mottar svar i god tid, bør du vurdere en oppfølgings-e-post (se våre eksempler ovenfor om hvordan du skal forholde deg til det!). Nå, uttrykk takknemlighet og avslutt e-postfakturaen på en positiv måte.
"Det har vært flott å jobbe med deg, og alle oss i (selskapsnavn) håper å fortsette vårt positive forhold."
Perfekt! La oss nå avslutte med å legge til en avmelding, ditt navn, signatur og kontaktinformasjon.
"Mange takk" er helt greit.
Du har nettopp skrevet din første faktura-e-post...!
La oss få betalt – dos and not av faktura-e-poster
Hva er det verste som kan skje med en faktura på e-post? At det blir ignorert. Det betyr at du er bekymret for om den er mottatt og bekymret for at du ikke vil få betalt.
Altfor mange mennesker gjør vanlige feil når de skriver e-postfakturaer. De antar det
Her er noen ting du må og ikke må gjøre for å sikre at faktura-e-postene dine alltid får resultater!
- Bruk personens fornavn. Ikke bruk en gammeldags intro som "Dear Sir/madam". Det er utdatert og unødvendig.
- Gi en varm velkomst. Ikke start det med å kreve betaling!
- Prøv og vær vennlig. Ikke fremstå som altfor formell.
- Skriv opp alt. Ikke bare legg til et vedlegg.
- Ta med betalingsbeløp og betalingsdato. Ikke legg igjen noen detaljer.
- Be om bekreftelse på at fakturaen er levert. Ikke anta noe.
- Planlegg en oppfølging. Ikke legg igjen fakturapåminnelser før i siste liten.
- Utvikle et format og bruk det konsekvent. Ikke kast bort å lage en ny e-faktura hver gang du må sende en.
- Gjør korrekturlesing og sjekk hver e-post. Ikke stol på deg selv (eller nettredaktører).
- Prøv HIX.AI e-postgenerator, det kraftige e-postverktøyet som lager klare e-postfakturaer på sekunder. Ikke prøv alternativer av dårlig kvalitet som produserer robottekst som ikke er rettet mot noen.
Konklusjon
E-postfaktura handler om penger. Jada, du kan si at du vil ha pengene NÅ – men nøkkelen til å få betalt er å være høflig og aldri påtrengende. De mest effektive faktura-e-postene er varme, vennlige og inkluderer alle detaljer. Ja, de kan ta litt lengre tid å skrive, men resultatet er større sjanse for å få betalt – og det synes vi er verdt det.