Har du noe viktig å diskutere på jobben? Så avtal et møte! Hvis du arrangerer et møte for deg selv, på vegne av sjefen eller bedriften din, må du sende en forespørsel.
Møteforespørsler er standard stykker av profesjonell korrespondanse, noe som betyr at de samsvarer med reglene og den formelle e-postetiketten . Hvis du ikke vet hva det er, ikke bekymre deg – vi deler det ned for deg i denne mesterklassen for e-postmøteforespørsel.
Vi forklarer hva møteforespørsler er, når de skal sendes og hvordan de skal skrives. Du får også sjekke ut 5 møtere-e-postforespørsler som dekker:
- Intern møteforespørsel på e-post
- E-post med ekstern møteforespørsel
- E-post med personlig møteforespørsel
- Telefon/Zoom møteforespørsel på e-post
- E-post med uformell møteforespørsel
Med vår hjelp vil du aldri mer stirre på en tom skjerm eller møterom!
Hva er en e-post med møteforespørsel?
E-poster med møteforespørsel er meldinger for å organisere et møte mellom to (eller flere) personer. E-post forespørsler handler om å øke bevisstheten og generere et svar. Enkelt sagt, du presser på for et svar (ja, vet, eller kanskje!).
E-poster med møteforespørsel må inneholde flere ting:
- Detaljer om hva møtet handler om
- Hvorfor det er nødvendig
- Hvem kommer på møtet og taler/presenterer
- De forventede resultatene
- Viktige møtedetaljer (dato, klokkeslett, sted)
- Tilleggsinformasjon (parkering, påloggingsdetaljer osv.)
Møteforespørsler er for å bekrefte om noen kan delta eller ønsker å møte oss. Vi kan alltid følge opp med flere e-poster i fremtiden.
Det høres ut som mye informasjon, men det betyr ikke at e-poster med møteforespørsel trenger å være lange. Det er lettere å vise deg hvordan dette fungerer i praksis, noe vi skal gjøre i neste avsnitt!
5 e-postprøver for møteforespørsel
For å hjelpe deg å forstå hva møteforespørsler er og formatet du bør følge, her er 5 e-posteksempler for møteforespørsel laget av proffene på HIX.AI
Intern møteforespørsel på e-post
Interne e-postforespørsler sendes mellom kolleger som jobber sammen (håper du!) og har et eksisterende forhold. Som sådan kan vi fjerne noen av detaljene og fokusere på kjernen av møtet og de forventede resultatene.
Kjære [ mottakerens navn ] ,
Jeg håper denne meldingen finner deg ved godt humør. Jeg skriver for å be om et møte for å diskutere [ møteemne ] . Jeg tror at en åpen samtale mellom oss vil bidra til å drive fremgang og justere målene våre effektivt.
Kjernepunktene som skal diskuteres inkluderer:
[ Punkt 1 ]
[ Punkt 2 ]
[ Punkt 3 ]
Jeg foreslår å holde dette møtet på [ foreslått dato og klokkeslett ] . Gi meg beskjed om du er tilgjengelig i denne tiden. Hvis ikke, er jeg åpen for forslag til en praktisk alternativ spilleautomat. Målet vårt er å sikre at alle har en klar forståelse av [ møtetema ] og diskutere veien videre.
Jeg regner med at møtet vil vare omtrent i [ varighet ] , og tar sikte på å ta opp alle problemer knyttet til emnet på en effektiv og tidsriktig måte.
Bekreft at du er tilgjengelig slik at vi kan fullføre møtedetaljene.
Takk for oppmerksomheten.
Vennlig hilsen
[ Ditt navn ]
E-post med ekstern møteforespørsel
Eksterne møteforespørsler må være formelle, profesjonelle og personlig tilpassede – som vi viser i dette eksemplet. Fokus her er å få oppmerksomhet og bekrefte oppmøte. Hold detaljene på et minimum og fokuser på datoer!
Kjære [ mottakerens navn ] ,
Jeg håper denne e-posten finner deg godt. Mitt navn er [ Ditt navn ] og jeg er [ Din stilling ] hos [ Ditt firma ] . Jeg skriver for å be om et møte for å diskutere potensielle samarbeidsmuligheter mellom våre selskaper.
Vi i [ Your Company ] har hatt sjansen til å lære om det bemerkelsesverdige arbeidet ditt team har utført i bransjen. Vi tror at et møte vil gi oss en utmerket plattform for å utforske områder der vi kan være i stand til å samkjøre tjenestene våre med bedriftens mål og skape et gjensidig fordelaktig partnerskap.
Jeg foreslår at vi møtes den [ foreslått dato ] på [ foreslått tidspunkt ] . Alternativt, hvis dette tidspunktet ikke passer for deg, er jeg fleksibel til å justere innenfor din tilgjengelighet. Møtevarigheten vil være omtrent [ møtevarighet ] , noe som sikrer at vi effektivt kan dekke de potensielle mulighetene for samarbeid og løse eventuelle spørsmål du måtte ha.
Jeg setter pris på den betydelige tiden og engasjementet slike saker krever, og jeg forsikrer du at vi er fullt forpliktet til å gjøre dette mulige møtet så produktivt og fruktbart som mulig.
Vennligst gi meg beskjed om den foreslåtte timeplanen passer deg eller om du foretrekker en annen dato og tid. Jeg ser frem til muligheten for å gjennomføre dette møtet og de potensielle mulighetene dette samarbeidet kan gi for begge teamene våre.
Vennlig hilsen
[ Ditt navn ]
E-post med personlig møteforespørsel
De fleste møter er nå online (se eksempelet nedenfor!), men personlige møter er fortsatt populære. Når du arrangerer personlige møter, er det flere hensyn, som sted, tidspunkt osv. Denne e-posten med personlig møteforespørsel prøver å finne en konsensus for disse detaljene.
Kjære [ mottakerens navn ] ,
Jeg håper denne e-posten finner deg godt. Jeg skriver for å bekrefte planleggingen av vårt kommende møte.
Vennligst gi meg beskjed om den foreslåtte timeplanen fungerer for deg. Vi har satt møtet til [ Date ] kl [ Time ] , og lokalet vil være [ Location ] . Hvis det er noen konflikter eller bekymringer, vennligst informer meg, så kan vi diskutere alternative ordninger.
Takk for oppmerksomheten, og jeg ser frem til å møte deg personlig.
Beste hilsen
[ Ditt navn ]
Telefon/Zoom møteforespørsel på e-post
Nettmøter på Zoom, Teams eller Skype (husker du det?) er enkle å arrangere når du vet at deltakerne er tilgjengelige. Denne møteforespørsels-e-posten fokuserer på å finne en passende dato for alle.
Kjære [ mottakerens navn ] ,
Jeg håper denne e-posten finner deg godt. Gitt dagens omstendigheter foreslår jeg at vi holder et [ Zoom/Teams/Skype ] møte for å diskutere [ Møteemne ] . Jeg tror at dette vil spare oss alle for mye tid samtidig som vi opprettholder effektiv kommunikasjon. Foreslå en dato og et klokkeslett som passer deg best i løpet av den kommende uken.
Gleder meg til svaret ditt.
Vennlig hilsen
[ Ditt navn ]
E-post med uformell møteforespørsel
Hvis du sender meldinger til venner (eller langsiktige kolleger eller kunder), kan du bruke den uformelle møteforespørselen. Det kan være lurt å invitere dem på et måltid, en drink eller en spasertur. Uansett hva du vil gjøre, er denne uformelle møteforespørselsmalen en flott startpakke.
Kjære [ mottakerens navn ] ,
Jeg håper denne e-posten finner deg godt. Jeg tar kontakt for å se om du er interessert i å spise sammen en gang snart. Jeg har hatt lyst på en god samtale og tenkte at det ville være flott å ta igjen et deilig måltid.
Vennligst gi meg beskjed hvis du vil være tilgjengelig og om det er en bestemt dato eller klokkeslett som fungerer best for deg. Jeg er ganske fleksibel og kan ordne timeplanen min deretter.
Takk for oppmerksomheten, og jeg ser frem til å høre fra deg.
Vennlig hilsen
[ Ditt navn ]
Hvordan skrive e-post for en møteforespørsel
E-poster med møteforespørsel er profesjonelle meldinger som tar sikte på å etablere en forbindelse og bekrefte detaljer. Husk at møteforespørselen din handler om å få en dato i dagboken. Du vil sannsynligvis gi mer informasjon (som en agenda, foredragsliste, presentasjoner osv.) når du sender ut avtalen.
Her er noen av tingene du bør inkludere i hver møteforespørsels-e-post:
- Dato og klokkeslett: Foreslå et tidspunkt (eller mulig tid)
- Varighet: Angi forventet møtevarighet
- Sted eller møteplattform: Angi om det er et fysisk eller virtuelt møte
- Agenda: Gi en oversikt over emner du vil diskutere og resultatene du ønsker
- Deltakere: Oppgi tydelig nødvendige og valgfrie deltakere
- Forberedelse: Nevn alle nødvendige dokumenter eller opplysninger
- Bekreftelse: Be om oppmøtebekreftelse eller foreslå alternative tidspunkter
Det høres mye ut, så la oss dele det opp i 3 deler:
- Emnefeltet
- Brødtekst
- Avmelding/neste trinn
Vi kan starte med emnelinjen.
Emnelinje for møteforespørsel på e-post
Emnelinjen i møteforespørselsmeldingene dine må oppsummere innholdet. Ikke kast bort ord; si at du organiserer et møte. Ta en titt på vårt e-posteksempel på 25 møteforespørsel nedenfor for å komme i gang!
E-post for intern møteforespørsel:
- Invitasjon: La oss diskutere fremdriften i Project Alpha
- Be om teamsamling for å diskutere kvartalsmål
- Team idédugnad: Din tilstedeværelse blir verdsatt
- Foreslått dato for avdelingsmøte
- Oppfordring til å møte: La oss styrke samarbeidet vårt
E-post for ekstern møteforespørsel:
- Utforske partnerskapsmuligheter: Foreslått møte
- Invitasjon til å diskutere mulige samarbeidsstrategier
- Søker din tilgjengelighet: Produktvurderingsmøte
- Mulighet for å diskutere gjensidige forretningsmål
- Forespørsel om møte: La oss diskutere fremtidsutsikter
E-post for personlig møteforespørsel:
- Foreslått ansikt til ansikt møte for å utdype vår forståelse
- Invitasjon: Bli med oss for en personlig strategidiskusjon
- Søker din tilgjengelighet for en prosjektgjennomgang på stedet
- Be om et personlig møte for å diskutere kommende initiativer
- La oss koble sammen personlig: Prosjektsamarbeidsdiskusjon
Telefon/Zoom møteforespørsel e-post:
- Virtuell møteforespørsel: Diskuter den nye markedsføringsstrategien
- Din tilstedeværelse forespurt: Zoom-anrop på prosjektoppdateringer
- Invitasjon til å bli med på telefonmøte om siste utvikling
- Foreslått dato for telefonisk diskusjon om kvartalsmål
- Ser etter din tilgjengelighet for en virtuell idédugnad
E-post med uformell møteforespørsel:
- Ta igjen en kaffe: La oss diskutere noen ideer
- Vennlig møteforespørsel for å diskutere våre felles interesser
- Uformelt møte for å utveksle tanker om Project X
- Invitasjon til teamlunsj og lær
- La oss koble sammen: Uformell diskusjon om forbedringer på arbeidsplassen
Møteforespørselstekst på e-post
Brødteksten er der vi angir møtet, formålet, tidspunktet, stedet og resultatene. Vi starter med en personlig innføring ved å bruke personens fornavn: "Hei (fornavn)".
Nå starter e-posten med en varm velkomst og formålet med meldingen. I dette eksemplet ønsker vi å gjennomgå salgstall.
"Jeg håper du har det bra. Jeg kontakter deg for å spørre om du er tilgjengelig for et Zoom-møte for å diskutere dette kvartalets salgstall?"
For å hjelpe dem, oppgi noen detaljer. Bruk kulepunkter for å gjøre det så enkelt som mulig.
Detaljene er nedenfor:
- Dato tid
- Formål: Å diskutere dette kvartalets salgstall og vurdere ytelsen
- Deltakere:
- Struktur: (legg til noen detaljer)
OK, dette er kort – men punktpunkter gjør det mulig for oss å formidle mye informasjon raskt. La oss gå videre til sluttfasen...
Møteforespørsel e-post sign-off/neste trinn
Vi har forklart hva møtet er, og hvorfor det er nødvendig, la oss nå bekrefte tidspunktet.
"Kan du bekrefte at du kan delta og at dato og klokkeslett passer for deg? I så fall vil jeg dele påloggingsdetaljer med deg ASAP."
Du kan be dem foreslå alternativer.
"Hvis denne datoen eller klokkeslettet ikke fungerer, kan du gjerne foreslå noen alternativer."
Meld deg av med en positiv avslutning. "Jeg ser frem til å høre fra deg" passer.
Nå, legg til navnet ditt, kontaktdetaljer eller signatur og annen informasjon, og du er klar til å starte dette møtet!
Viktig sjekkliste: 10 prinsipper for å skrive e-post med møteforespørsel
Her er noen solide gulltips for å skrive effektive e-poster for en møteforespørsel fra proffene på HIX.AI
- Spesifiser dato, klokkeslett og sted : Oppgi alltid tydelig møtets foreslåtte dato, klokkeslett og sted. Dette er det essensielle nummer 1 (men folk glemmer det fortsatt).
- Oppgi formålet med møtet ditt tidlig : Så du vil ha et møte. Flott! Husk å oppgi hva møtet handler om og hvorfor du arrangerer det så snart som mulig.
- Bruk punktpunkter : Punktpunkter er en fin måte å liste opp mange detaljer på en måte som er lett å forstå.
- Hold det kort : Møteforespørsler er starten – så ikke overbelast leseren med for mye informasjon. Lagre detaljene for møtet.
- Tiltaler personen riktig: Tiltal alltid personen (eller personene) med fornavnet. Dette bygger et forhold og er den høflige tingen å gjøre.
- Avslutt med en CTA : Fortell personen hva du vil at de skal gjøre! En CTA gjør det så enkelt som mulig for deg å få svar.
- Uttrykksverdi : Møter er ikke mye moro, så forklar hva personen får ut av møtet. Å uttrykke verdi er avgjørende for å få det resultatet du ønsker.
- Vær høflig og profesjonell : Det høres åpenbart ut, men selv om du kjenner personen, vær alltid profesjonell når du sender møteforespørsler på e-post.
- Gjør emnelinjer enkle: Du bør oppsummere møteforespørselen din i emnelinjen. Hold det kort, enkelt og lett å forstå for de beste resultatene.
- Bruk HIX.AI e-postgenerator Du kan selvfølgelig bruke timer på å skrive e-post for en møteforespørsel, men hvorfor bry deg når HIX.AI e-postgenerator kan gjøre det for deg? Denne fantastiske AI-drevne e-postgeneratoren kan lage effektive møteforespørselsmeldinger på sekunder. Hvorfor ikke prøve det i dag?
Konklusjon
Hva synes du om å sende en e-post for en møteforespørsel nå? Vi håper du er klar over hva e-poster med møteforespørsel er, standardformatet du skal følge og hva du skal inkludere. Hvis du står fast etter inspirasjon eller trenger mer informasjon, sjekk ut tipsene våre og kopier prøvene våre. For den enkleste løsningen, utnytte kraften i teknologien og la HIX.AI skrive e-postene med møteforespørsel.