Szanowny Panie/Pani, dziękujemy za przeczytanie naszego przewodnika po formalnych e-mailach. Z przyjemnością oprowadzimy Cię po wspaniałym świecie formalnych e-maili.
Tak właśnie możesz sobie wyobrazić oficjalne e-maile, ale wszystko się zmieniło. Usunęliśmy „Szanowni Państwo” na rzecz bardziej spersonalizowanego podejścia. To wspaniale, ale musimy też zachować profesjonalizm.
Dlaczego? Ponieważ formalne e-maile są używane na całym świecie do budowania kontaktów, umawiania spotkań, składania podziękowań, przyjmowania ofert pracy, rezygnacji z ról i milionów innych rzeczy!
Jesteśmy ekspertami w dziedzinie poczty elektronicznej i niezrównaną dbałością o szczegóły. Chcesz dowiedzieć się, jak pisać lepsze e-maile? W tym przewodniku znajdziesz wszystko, co musisz wiedzieć, w tym 5 przykładów profesjonalnych wiadomości e-mail, opis formatów wiadomości e-mail i kilka porad ekspertów. Możesz skorzystać z naszych próbek lub zniszczyć je, tworząc własne!
W tym przewodniku omawiamy:
- Formalny e-mail z pozdrowieniami
- Formalny e-mail z podziękowaniami
- Formalny e-mail z fakturą
- Formalny e-mail z rezygnacją
- Formalny e-mail pożegnalny
Na koniec będziesz mieć umiejętności, doświadczenie i zrozumienie potrzebne do tworzenia fantastycznych formalnych e-maili!
Co to jest oficjalny e-mail?
Oficjalne e-maile są wysyłane do kogoś, kogo nie znasz. Może to być nowy współpracownik, klient, szef lub zimny e-mail z informacją o nowej pracy.
Oficjalne e-maile są w 100% profesjonalne i zgodne z akceptowanym formatem wiadomości biznesowych. Nie zawierają slangu, żartów, kolokwializmów ani niejasnej terminologii. I nigdy nie próbuj być zabawny w formalnym e-mailu!
Jeśli nigdy nie pisałeś formalnego e-maila, nie martw się! Nasz niezbędny przewodnik poniżej dzieli formalny format na proste kroki.
Po pierwsze, zacznijmy od 5 przykładów profesjonalnych e-maili, abyś mógł zobaczyć, jak to się robi.
5 przykładów profesjonalnych e-maili
Możemy zacząć od 5 przykładów profesjonalnych e-maili, aby zilustrować podstawowe zasady. Te próbki e-maili są praktycznymi przykładami różnych typów formalnych e-maili. Wykorzystaj je jako inspirację do tworzenia własnych formalnych e-maili.
Formalny e-mail z pozdrowieniami
E-maile z pozdrowieniami to podstawa w biznesie! Wyślesz je do nowych współpracowników, klientów, szefów, mieszkańców, gości i nie tylko. Nasz przykładowy formalny e-mail z pozdrowieniami jest prosty, przejrzysty i przekonujący – co oznacza, że zrobisz najlepsze pierwsze wrażenie.
Szanowni Państwo, [ imię odbiorcy ] ,
Mam nadzieję, że ten e-mail zastanie Państwa w dobrym zdrowiu. Jestem [ Twoje imię ] , [ Twoje stanowisko ] w [ Twoja firma ] . Piszę, aby serdecznie Cię powitać na początku Twojej podróży z nami. Cieszymy się, że jesteś na pokładzie i nie możemy się doczekać wyjątkowej perspektywy, jaką wniesiesz do naszego zespołu.
Jeśli masz jakiekolwiek pytania lub potrzebujesz pomocy, skontaktuj się z nami podczas aklimatyzacji. Nasz zespół jest tutaj, aby Cię wspierać i dokładamy wszelkich starań, aby Twoje przejście przebiegło tak sprawnie, jak to możliwe.
Jeszcze raz witamy w [ Twoja firma ] . Jesteśmy podekscytowani możliwością współpracy z Tobą i jesteśmy pewni, że wniesiesz znaczący wkład w osiągnięcie naszych wspólnych celów.
Z poważaniem,
[ Twoje imię ]
Formalny e-mail z podziękowaniami
Jeśli ktoś zrobił coś, żeby pomóc, czas podziękować. Próbka naszego formalnego e-maila z podziękowaniami jest krótka i skupia się na wpływie i znaczeniu tego, co zrobiła dana osoba. Zatem bezzwłocznie przedstawiamy próbkę formalnego e-maila z podziękowaniami.
Szanowni Państwo, [ imię odbiorcy ] ,
Mam nadzieję, że ten e-mail zastanie Państwa w dobrym zdrowiu. Piszę, aby wyrazić moje szczere uznanie za pomoc przy [ konkretnym zadaniu lub projekcie ] . Twoja wiedza i zaangażowanie w ogromnym stopniu przyczyniły się do jego sukcesu.
Twoje wsparcie i wskazówki były nieocenione. Jestem wdzięczny za czas i wysiłek włożony w to przedsięwzięcie. Praca z kimś tak kompetentnym i wykwalifikowanym jak Ty jest naprawdę inspirująca.
Jeszcze raz dziękuję za Twój wyjątkowy wkład. Twoja pomoc wywarła znaczący wpływ i jestem pewien, że wspólnie będziemy nadal osiągać wspaniałe rzeczy.
Z pozdrowieniami,
[ Twoje imię ]
Formalny e-mail z fakturą
Wykonałeś swoją pracę, więc musisz otrzymać zapłatę – możemy Ci w tym pomóc, przygotowując nasz przykładowy formalny e-mail z fakturą. Faktury zawierają wszystkie szczegóły, dlatego sprawdź każdą linię i upewnij się, że uwzględniłeś wszystkie szczegóły potrzebne do uniknięcia zignorowania lub niezapłacenia faktury.
Szanowni Państwo, [ imię odbiorcy ] ,
Mam nadzieję, że ten e-mail zastanie Państwa w dobrym zdrowiu. Piszę w celu formalnego przedstawienia faktury za wykonaną pracę. W załączeniu znajdziesz szczegółową fakturę.
Proszę zapoznać się z fakturą i dać mi znać, jeśli potrzebne są jakieś wyjaśnienia lub dodatkowe informacje. Całkowita należna kwota wynosi [ Kwota ] , a warunki płatności to [ Warunki płatności ] .
Dziękujemy za zainteresowanie tą sprawą. Jeśli masz jakiekolwiek pytania lub wątpliwości, nie wahaj się z nami skontaktować.
Pozdrowienia,
[ Twoje imię i nazwisko ]
Formalny e-mail z rezygnacją
Zdecydowałeś się więc skorzystać z nowej możliwości – musisz zrezygnować. Ten przykładowy e-mail z formalną rezygnacją to profesjonalny sposób na opuszczenie stanowiska, przy jednoczesnym utrzymaniu – a nawet poprawie – swojej reputacji.
Szanowni Państwo, [ imię odbiorcy ] ,
Mam nadzieję, że ten e-mail zastanie Państwa w dobrym zdrowiu. Piszę, aby poinformować Państwa, że po dokładnym rozważeniu i namyśle podjąłem trudną decyzję o rezygnacji ze stanowiska w [ nazwa firmy ] ze skutkiem [ data rezygnacji ] .
Jestem wdzięczny za możliwości i doświadczenia, które zdobyłem podczas pracy w firmie. Wiele się nauczyłem, pracując z tak utalentowanym zespołem i doceniam wsparcie i wskazówki zapewniane przez moich kolegów i przełożonych.
Proszę dać mi znać, jak mogę pomóc w procesie przejścia. Zależy mi na sprawnym przekazaniu moich obowiązków i dołożę wszelkich starań, aby zawiązać wszelkie luźne końce przed moim wyjazdem.
Dziękuję za zrozumienie i wsparcie. Życzę firmie dalszych sukcesów.
Z poważaniem,
[ Twoje imię ]
Formalny e-mail pożegnalny
Tę formalną, dobrą próbkę e-maila można wysłać ostatniego dnia na stanowisku, w firmie lub na stanowisku kierowniczym. Wiadomości formalne są profesjonalne i praktyczne, dlatego możesz dodać kilka przykładów lub emocji do tej próbki e-maila.
Szanowni Państwo, [ imię odbiorcy ] ,
Mam nadzieję, że ten e-mail zastanie Państwa w dobrym zdrowiu. Piszę, aby poinformować Cię, że dzisiaj jest mój ostatni dzień na tym stanowisku/stanowisku w [ Nazwa firmy ] . Chciałem poświęcić chwilę, aby oficjalnie się pożegnać i wyrazić moją serdeczną wdzięczność za możliwość pracy z Państwem i bycia częścią tego niesamowitego zespołu.
Podczas mojego pobytu tutaj byłem świadkiem poświęcenia i profesjonalizmu każdego członka zespołu i jestem wdzięczny za wsparcie i zachętę, jakie otrzymałem od Ciebie i całego zespołu.
Jestem dumny z pracy, którą razem wykonaliśmy, i postępu, jaki poczyniliśmy. Praca z tak utalentowanymi osobami była dla mnie zaszczytem i naprawdę będzie mi brakowało bycia częścią tego zespołu.
Przechodząc do kolejnej przygody, chciałbym złożyć Tobie i Tobie najlepsze życzenia zespół do dalszych sukcesów i rozwoju. Pozostańcie w kontakcie i nie wahajcie się z nami skontaktować, jeśli kiedykolwiek będziecie potrzebować pomocy lub macie jakieś pytania.
Jeszcze raz dziękuję za wszystko.
Z poważaniem,
[ Twoje imię i nazwisko ]
Jak pisać formalne e-maile – niezbędny przewodnik
Pisanie formalnych e-maili może wydawać się trudne, ale w rzeczywistości jest proste. Dlaczego? Ponieważ istnieje standardowy formalny format wiadomości e-mail, którego należy przestrzegać. Tak, możemy wszystko ująć w zaledwie trzy sekcje lub elementy składowe. Każda sekcja następuje po ostatniej, tworząc formalny e-mail.
Trzy części obejmują:
- Wiersz tematu
- Kopia ciała
- Podpisanie/kolejne kroki
Wspaniałą rzeczą w formalnych e-mailach jest to, że nie trzeba próbować być kreatywnym ani zabawnym. W rzeczywistości jest to przeciwieństwo tego, co powinieneś zrobić. Nikt, kto otrzymuje formalny e-mail, nie spodziewa się, że będzie się śmiać, uśmiechać lub uzna to za zabawne. (Więc proszę bez żartów, emotikonów i zdjęć swojego kota!)
Formalne e-maile są skuteczne, ponieważ są proste, jasne i łatwe do zrozumienia. W tym niezbędnym przewodniku omówiono formalny format wiadomości e-mail i pokazano, jak zbudować własny szablon.
Formalny temat wiadomości e-mail
Wszystko zaczyna się od formalnego tematu wiadomości e-mail. Temat każdego e-maila powinien spełniać kilka zasad. Tematy powinny być krótkie, łatwe do zrozumienia, ukierunkowane i profesjonalne.
Tak naprawdę, im mniej słów użyjesz, tym lepiej. Dzieje się tak dlatego, że większość osób sprawdza wiadomości na telefonach komórkowych, a długie tematy mogą nie być wyświetlane prawidłowo.
Formalne tematy wiadomości e-mail są proste i łatwe do napisania. Jeśli szukasz inspiracji, wypróbuj te:
- Dziękujemy za Twój ostatni e-mail
- Pozdrowienia od (twoje imię)
- Wprowadzenie: (twoje imię)
- Proszę przyjąć moją rezygnację
- Oświadczenie o rezygnacji: (nazwa stanowiska)
- Żegnam w mój ostatni dzień
Zobacz, co mamy na myśli? Żadnej osobowości, po prostu 100% profesjonalizmu. O to właśnie chodzi w formalnych wiadomościach.
Oficjalna kopia treści wiadomości e-mail
W formalnej treści e-maila zagłębiasz się w szczegóły i angażujesz odbiorców. Wspaniałą cechą formalnych e-maili (jak pokazują nasze próbki) jest to, jak łatwo je napisać.
W tym miejscu tworzymy formalną próbkę wiadomości e-mail, w której można poprosić o informacje od nowego dostawcy.
Zacznij od grzecznego powitania. W przeszłości wszystkie oficjalne e-maile zaczynały się od słów „Szanowny Panie/Pani” lub „Szanowna Pani (imię osoby)” – ale sprawy uległy zmianie. Dzisiaj powinieneś zacząć od imienia osoby („Cześć”) lub od określenia zbiorczego, jeśli angażujesz grupę („Cześć, koledzy”).
Jedną z zasad, którymi powinny kierować się wszystkie e-maile, jest podsumowanie wszystkiego w pierwszym zdaniu lub akapicie.
Dlatego w tej formalnej próbce e-maila poprosimy o pewne informacje.
„Nazywam się (Twoje imię). Kontaktuję się z Tobą z (nazwa firmy) i chciałbym poprosić (o cokolwiek chcesz).”
Jest to podstawowy komunikat, ale zawiera wszystko, czego potrzebujesz. Chcemy dodać więcej kontekstu, abyśmy mogli uwzględnić więcej szczegółów w naszej próbce e-maila.
„Proszę o informacje dotyczące mojej firmy. Jesteśmy zainteresowani poznaniem Państwa produktów w związku z poszukiwaniem alternatywnych dostawców”.
To jest świetne. Teraz wyjaśnij dokładnie, czego chcesz. Użyj wypunktowań lub list, aby maksymalnie ułatwić dostawcom wypełnienie Twoich żądań:
„Aby maksymalnie ułatwić Państwu realizację mojej prośby, wypisałem tutaj to, czego potrzebuję: (dołącz listę).”
Dowiedz się więcej o tym , jak pisać e-maile z prośbą o coś .
Formalne podpisanie umowy e-mailem/kolejne kroki
Na końcu e-maila będziesz chciał profesjonalnie zakończyć sprawę, ale zanim to zrobisz, dodaj termin i ustal kolejne kroki. Jak? Pokażmy Ci tę przykładową końcówkę e-maila.
„Wysłaliśmy tę prośbę do kilku innych dostawców i ustaliliśmy termin udzielenia odpowiedzi na (wstawić datę terminu). Czy mogą Państwo potwierdzić, że otrzymali Państwo tę wiadomość e-mail i że zamierzają Państwo przesłać odpowiedź? Jeśli mają Państwo jakiekolwiek pytania lub masz pytania lub potrzebujesz wyjaśnienia jakichkolwiek szczegółów, możesz się ze mną skontaktować pod adresem (wstaw dane kontaktowe).”
To już prawie koniec – ale musisz grzecznie się wylogować.
„Z góry dziękujemy za przesłanie odpowiedzi. Jesteśmy podekscytowani możliwością współpracy z Państwem”.
Na koniec dodaj podpis (Wielkie podziękowania, pozdrawiam itp.) i resztę informacji. Podaj swoje imię i nazwisko, stanowisko, dane kontaktowe i pełny podpis.
Dowiedz się więcej o tym , jak profesjonalnie zakończyć wiadomość e-mail .
Nakazy i zakazy dotyczące formalnych e-maili
Oto kilka nakazów i zakazów, które pomogą Ci stworzyć formalne e-maile, które przyniosą oczekiwany rezultat. Chodzi o to, aby pomóc Ci odnaleźć swój głos i przekazać wiadomość, która przebije się przez hałas.
- Nie używaj słów „Szanowny Panie/Szanowna Pani”. Używaj imienia danej osoby.
- Nie czekaj wiekami, aby przejść do sedna sprawy. Podsumuj to w pierwszym zdaniu.
- Nie zapomnij o żadnych szczegółach. Poświęć trochę czasu na przygotowanie wiadomości i sprawdzenie, czy wszystko uwzględniłeś.
- Nie odbiegaj od scenariusza i ignoruj format. Postępuj zgodnie z naszym przewodnikiem powyżej.
- Nie żartuj i nie próbuj rozśmieszać ludzi. Używaj profesjonalnego tonu głosu.
- Nie marnuj czasu. Staraj się, aby e-maile były jak najkrótsze.
- Nie bój się pisać e-maili samodzielnie. Skorzystaj z generatora poczty elektronicznej HIX.AI
- Nie wysyłaj go bez korekty. Zrób korektę (oczywiście).
- Nie zapomnij dodać CTA i kolejnych kroków. Unikaj zabrzmienia, jakbyś mówił komuś, co ma robić.
Wniosek
Dziękuje za przeczytanie. Z poważaniem, HIX.AI .
OK, formalny format e-maili nieco się zmienił (na szczęście), ale nadal musisz wiedzieć, jak pisać profesjonalne e-maile w miejscu pracy. Oto nasz podstawowy elementarz: Trzymaj się formatu, postępuj zgodnie z naszymi radami i skup się na tworzeniu krótkich i biznesowych komunikatów. Jeśli masz trudności, przejrzyj nasze próbki e-maili w poszukiwaniu inspiracji. Lub, jeśli chcesz pisać najprostsze, najłatwiejsze i najskuteczniejsze formalne e-maile, użyj HIX.AI – najlepszego na świecie asystenta AI do pisania tekstów biznesowych.