Umiejętność pisania e-maili z żądaniami jest niezbędna w biznesie, a my pokażemy Ci, jak to zrobić dobrze za każdym razem. Pomożemy Ci uzyskać potrzebne informacje, potwierdzenie obecności na spotkaniu i rozliczyć faktury!
W tym przewodniku po pisaniu e-maili z prośbami przedstawimy format stanowiący podstawę wszystkich e-maili z prośbami i opiszemy, jak je pisać.
Eksperci HIX.AI udostępniają również kilka profesjonalnych wskazówek, które pomogą Ci napisać najskuteczniejsze e-maile z prośbami, które będą skuteczne za każdym razem. Załączamy także 5 przykładowych e-maili z prośbą o pomoc na początek i obejmującymi:
- Wyślij e-mail z prośbą o dane kontaktowe
- E-mail z prośbą o informacje o produkcie
- E-mail z prośbą o urlop
- E-mail z prośbą o płatność za fakturę
- Wyślij e-mail z prośbą o udział w wydarzeniu
Niezależnie od powodu wysłania prośby, nasze wskazówki od ekspertów HIX.AI pozwolą Ci uzyskać najlepszy wynik.
Co to jest prośba e-mailowa?
E-maile z prośbami to wiadomości z prośbą o coś. Może to być na przykład prośba o zwrot przedmiotu, informacje o produkcie, płatność za fakturę lub aktualizację projektu.
Celem prośby e-mailowej jest uzyskanie informacji na jakiś temat. W powyższych przykładach (omówionych w naszych przykładowych e-mailach z prośbą o coś) prosisz o informacje umożliwiające Ci podjęcie działania.
Prośba e-mail ma na celu wygenerowanie potwierdzenia i odpowiedzi – co łatwo zilustrować za pomocą naszych 5 przykładowych e-maili z prośbą o coś.
5 przykładowych e-maili z prośbą o coś
Stworzyliśmy 5 przykładów próśb e-mailowych dotyczących codziennych sytuacji, z którymi możesz się spotkać w pracy.
Dane kontaktowe, prośba o e-mail
Prośba o podanie danych kontaktowych jest częstym powodem wysyłania wiadomości e-mail z prośbą. W tym przykładzie wyjaśniamy, dlaczego potrzebujemy danych kontaktowych i co z nimi zrobimy, gdy je otrzymamy. Jest krótki, uprzejmy i profesjonalny – jak wszystkie najlepsze e-maile z prośbami.
Szanowni Państwo, [ imię odbiorcy ] ,
Mam nadzieję, że ten e-mail zastanie Państwa w dobrym zdrowiu. Piszę z prośbą o podanie danych kontaktowych. Potrzebujemy Twoich danych kontaktowych, aby umieścić Cię na naszej liście mailingowej, a także przekazywać wszelkie ważne aktualizacje i ogłoszenia. Możesz mieć pewność, że Twoje dane kontaktowe będą traktowane jako poufne i zostaną wykorzystane wyłącznie do wymienionych celów.
Proszę podać nam swoje dane kontaktowe, odpowiadając na tę wiadomość e-mail lub wypełniając załączony formularz kontaktowy. Twoja szybka odpowiedź będzie dla nas bardzo cenna.
Dziękujemy za uwagę.
Pozdrowienia,
[ Twoje imię i nazwisko ]
E-mail z prośbą o informacje o produkcie
W tym przykładowym e-mailu z prośbą o coś chcemy, aby osoba przekazała nam informacje o produkcie, ale możesz je również wykorzystać w przypadku usług. Zaczynamy od przedstawienia się, następnie przedstawiamy naszą prośbę przed podpisaniem umowy.
Szanowni Państwo, [ imię odbiorcy ] ,
Mam nadzieję, że ten e-mail zastanie Państwa w dobrym zdrowiu. Piszę, aby poprosić o informacje na temat konkretnego produktu/usługi oferowanej przez Państwa firmę.
Czy mogliby Państwo podać mi następujące informacje:
- Cechy i specyfikacje produktu/usługi
p>
- Ceny i dostępne rabaty
- Opcje dostawy i przewidywane terminy
Dziękujemy za zainteresowanie tą sprawą. Z niecierpliwością czekam na otrzymanie żądanych informacji w możliwie najkrótszym czasie.
Z pozdrowieniami,
[ Twoje imię i nazwisko ]
Zostaw e-mail z prośbą
Zarezerwowałeś wakacje? Zabezpiecz swój urlop za pomocą tego przykładowego e-maila z prośbą o urlop. Ważne jest, aby wysłać prośbę przed dokonaniem rezerwacji wakacji, w przeciwnym razie możesz napotkać problemy! Warto dodać tutaj datę odpowiedzi, aby mieć pewność, że wiadomość e-mail z prośbą o urlop nie zostanie zignorowana w skrzynce odbiorczej.
Szanowni Państwo, [ imię odbiorcy ] ,
Mam nadzieję, że ten e-mail zastanie Państwa w dobrym zdrowiu. Piszę, aby poprosić o trochę wolnego od pracy.
Niedawno zarezerwowałem urlop i chciałbym formalnie poprosić o urlop na okres od [ data rozpoczęcia ] do [ data zakończenia ] . Rozumiem, jak ważne jest powiadomienie z wyprzedzeniem i chcę mieć pewność, że mój urlop zostanie zatwierdzony przed sfinalizowaniem planów urlopowych.
Daj mi znać, czy ten przedział czasowy Ci odpowiada i czy są jakieś dodatkowe kroki lub formularze, które muszę wypełnić, aby zabezpieczyć sobie urlop.
Dziękuję za uwagę i szybką odpowiedź.
Z poważaniem,
[ Twoje imię i nazwisko ]
Płatność za e-mail z żądaniem wystawienia faktury
Pomożemy Ci uzyskać należną Ci kwotę za pomocą tego e-maila z żądaniem zapłaty za fakturę. Podaj wszystkie szczegóły (numer zamówienia, zamówienie zakupu, kwotę płatności i liczbę dni opóźnienia), aby zapewnić sobie największą szansę na szybką płatność.
Szanowni Państwo, [ imię odbiorcy ] ,
Mam nadzieję, że ten e-mail zastanie Państwa w dobrym zdrowiu. Piszę z prośbą o płatność za numer faktury [ numer zamówienia ] za zamówienie [ PO ] . Należna kwota to [ kwota płatności ] , która jest obecnie opóźniona o [ liczba dni ] dni.
Prosimy o zrealizowanie płatności jak najszybciej, aby uniknąć dalszych opóźnień. Jeśli dokonałeś już płatności, zignoruj to przypomnienie.
Dziękujemy za zainteresowanie tą sprawą.
Z pozdrowieniami,
[ Twoje imię ]
Wyślij e-mail z prośbą o udział w wydarzeniu
Jeśli zajmujesz się organizacją wydarzenia, ta prośba e-mail o uczestnictwo będzie odpowiednia. W tej przykładowej wiadomości e-mail z prośbą o przesłanie omówimy podstawy wydarzenia i podajemy powody, dla których dana osoba powinna wziąć w nim udział.
Szanowni Państwo, [ imię odbiorcy ] ,
Mam nadzieję, że ten e-mail zastanie Państwa w dobrym zdrowiu. Piszę z prośbą o przybycie na nasze nadchodzące wydarzenie. To ważne spotkanie ekspertów branżowych, podczas którego będziemy omawiać najnowsze trendy i osiągnięcia w naszej dziedzinie.
Twoja obecność w znacznym stopniu przyczyni się do powodzenia wydarzenia, ponieważ cenimy Twoją wiedzę i spostrzeżenia. Pojawią się możliwości nawiązania kontaktów i współpracy z innymi uczestnikami, co może zaowocować owocnymi partnerstwami i możliwościami biznesowymi.
Potwierdź swoją dostępność i daj nam znać, czy będziesz mógł do nas dołączyć. Cieszymy się na Twój udział i doceniamy Twoje wsparcie.
Dziękujemy za uwagę.
Pozdrowienia,
[ Twoje imię ]
Jak pisać e-maile z prośbą o coś
E-maile z żądaniami trzymają się wypróbowanego i przetestowanego profesjonalnego formatu e-maili. Dobrze to wiedzieć, ponieważ oznacza to, że można je łatwo napisać i powielić. E-maile z żądaniami składają się z trzech części:
- Poproś o temat wiadomości e-mail
- Kopia ciała
- Podpisanie/kolejne kroki
W tej sekcji przejdziemy przez każdy etap pisania e-maili z prośbami, które pomogą Ci stworzyć własne szablony.
Poproś o temat wiadomości e-mail
E-maile z prośbami wymagają tematu, ale jak zacząć pisać? Zalecamy opisanie swojej prośby w temacie. Jak widać z 25 tematów wiadomości e-mail z prośbami, nawet krótkie zdania mogą określić, czego chcesz.
Oto 25 tematów wiadomości e-mail z prośbą o pomoc, od których możesz zacząć.
E-mail z prośbą o dane kontaktowe:
- Czy mógłbyś udostępnić swoje dane kontaktowe?
- Szybka prośba o kontakty
- Musisz zaktualizować swoje dane kontaktowe
- Sięgnięcie po Twoje dane kontaktowe
- Mam nadzieję, że otrzymam Twoje aktualne dane kontaktowe
E-mail z prośbą o informacje o produkcie:
- Zapytanie o [ nazwa produktu ]
- Szukasz więcej informacji na temat [ Nazwa produktu ]
- Potrzebujesz szczegółów na temat [ Nazwa produktu ]
- [ Nazwa produktu ] – czy możesz udostępnić więcej informacji?
- Chcesz dowiedzieć się więcej o [ Nazwa produktu ]
E-mail z prośbą o urlop:
- Prośba o trochę wolnego
- Mam nadzieję, że zrobię sobie krótką przerwę
- Planowanie potrzebnego odpoczynku
- Chcę zaplanować urlop
- Trzeba wyjechać na kilka dni
E-mail z prośbą o płatność za fakturę:
- Szybka notatka na temat faktury nr [ Numer ]
- Wzruszająca podstawa na podstawie zaległej faktury
- Przyjazne przypomnienie: faktura nr [ Numer ] wkrótce wystawiona
- Mam nadzieję na uregulowanie faktury nr [ Numer ]
- Wyjaśnijmy fakturę nr [ numer ]
E-mail z prośbą o udział w wydarzeniu:
- Mamy nadzieję, że dołączysz do nas na [ nazwa wydarzenia ]
- Chętnie zobaczymy Cię na [ Nazwa wydarzenia ]
- Jesteś zaproszony na [ Nazwa wydarzenia ] – dasz radę?
- [ Nazwa wydarzenia ] : mam nadzieję, że będziesz mógł wziąć w nim udział!
- Prośba o Twoją obecność w [ Nazwa wydarzenia ]
Poproś o kopię treści wiadomości e-mail
W treści tekstu zagłębiamy się w szczegóły – ale zacznijmy od pozytywnego i osobistego powitania. Zacznij od „Cześć” lub „Witam” i imienia osoby. Kiedy już przedstawimy powitanie, możemy przejść do prośby. W tym szablonie prośby prosimy o aktualizację projektu.
„Mam nadzieję, że masz się dobrze. Kontaktuję się z Tobą w celu uzyskania aktualnych informacji na temat projektu (wstaw nazwę). Czy możesz poinformować mnie o dotychczasowych postępach i tym, co pozostało do zrobienia?”
Wszystko podsumowaliśmy w pierwszych kilku zdaniach, więc tak naprawdę nie musimy dodawać wiele więcej, ale możemy poprosić o dodatkowe szczegóły.
„W szczególności chciałbym, abyś podał mi szczegółowe informacje na temat (wstaw informacje)”.
Możesz tutaj dodać pozytywną notatkę na temat postępów. Będzie to docenione przez każdego, kto otrzyma wiadomość e-mail!
„Dużo zainwestowałeś w ten projekt i poczyniłeś ogromne postępy. Dziękuję za całą dotychczasową ciężką pracę”.
Poproś o wylogowanie się e-mailem/dalsze kroki
Czas zakończyć e-mail i poprosić o odpowiedź.
„Proszę potwierdzić, że otrzymałeś ten e-mail i czy możesz przekazać mi wymagane informacje? Możesz się ze mną skontaktować pod adresem (wstaw dane).”
Czasami dana osoba może mieć problem z przekazaniem informacji, więc zaproponuj jej ucieczkę.
„Jeśli będziesz mieć problemy z dostarczeniem informacji lub będziesz mieć sprzeczne priorytety, daj mi znać”.
Dobra robota! Teraz podpisz się, używając kilku miłych słów („Jeszcze raz dziękuję”, „Wielkie dzięki” itp.) i przygotuj się do wysłania. Upewnij się, że dodałeś swoje imię i nazwisko, podpis e-mail i najważniejsze dane kontaktowe.
Prawie gotowe, ale zanim wyślesz, zapoznaj się z naszymi 10 zasadami pisania skutecznych próśb e-mailowych.
Niezbędna lista kontrolna: 10 zasad pisania e-maili z prośbą o coś
Oto 10 wskazówek od profesjonalistów, które pomogą Ci pisać lepsze e-maile z prośbami.
- Utwórz informacyjny i wciągający temat: Stwórz temat, który przyciąga uwagę i dokładnie odzwierciedla treść wiadomości e-mail. Ważne jest, aby zachować jak największą przejrzystość, aby osoba otrzymująca mogła rozpatrzyć Twoją prośbę.
- Użyj ciepłego powitania: Zaangażuj odbiorcę spersonalizowanym powitaniem. Zawsze używaj ich imienia i tytułu zawodowego (jeśli taki posiada).
- Zachowaj to dla siebie: jeśli miałeś już wcześniej kontakt z daną osobą lub masz z nią jakąś relację, wspomnij o tym. Jest to ważne, aby zbudować zaufanie i mieć pewność, że otrzymasz odpowiedź.
- Przedstaw swoją prośbę w prosty sposób: nie owijaj w bawełnę; powiedz, czego chcesz i dlaczego. Po krótkim wprowadzeniu, komentarzu lub komplementie przejdź od razu do rzeczy!
- Staraj się, aby e-maile z prośbami były pozytywne: Nikt nie chce czytać negatywnych e-maili, więc twórz e-maile z prośbami optymistyczne i pozytywne.
- Okaż wdzięczność: Podziękuj danej osobie za poświęcony czas i dodaj komplement lub wyraź wdzięczność, jeśli możesz. Jeśli to zrobisz, zwiększysz prawdopodobieństwo otrzymania odpowiedzi.
- Używaj przyjaznego tonu głosu: Oczywiście, wysyłasz wiadomości w celach biznesowych, ale opłaca się być przyjaznym. Zawsze chętniej odpowiadamy na prośby osób, którym ufamy i które lubimy (więc bądź tą osobą!).
- Uważaj na czas odbiorcy: Lub, ujmując to inaczej, staraj się, aby Twoje prośby były krótkie! Nikt nie chce spędzać zbyt dużo czasu na czytaniu wiadomości i odpowiadaniu na nie, dlatego staraj się, aby były one jak najkrótsze (oczywiście zachowując się kulturalnie i profesjonalnie).
- Podaj jasne wezwanie do działania (CTA): jeśli chcesz, żeby odbiorca zrobił coś konkretnego, poproś go. Jasne wezwanie do działania jest niezbędne, aby mieć pewność, że otrzymasz właściwą odpowiedź.
- Wykorzystaj HIX.AI : Jeśli martwisz się znalezieniem właściwych słów, pozwól HIX.AI zrobić to za Ciebie. Jego potężne narzędzie do pisania e-maili AI sprawia, że tworzenie profesjonalnych e-maili, w tym e-maili z prośbami, jest łatwiejsze niż kiedykolwiek. Wypróbuj już dziś, a nigdy nie będziesz oglądać się za siebie!
Wniosek
Właściwe przygotowanie e-maili z prośbami wymaga zrozumienia formatu i zastosowania go w praktyce. Zacznij od naszych przykładowych e-maili z prośbą o sprawdzenie, jak to działa. Zanim stworzysz własne e-maile z żądaniami, przeanalizuj strukturę i poznaj podstawy.
Najlepsze wiadomości z żądaniami są krótkie i zwięzłe, z jasnym wynikiem i wezwaniem do działania. Usuń niepotrzebne słowa, a Twoje e-maile z prośbami zdziałają cuda!