Masz coś ważnego do omówienia w pracy? W takim razie umów się na spotkanie! Jeśli umawiasz spotkanie dla siebie, w imieniu swojego szefa lub firmy, musisz wysłać prośbę.
Wezwania na spotkania są standardową częścią korespondencji zawodowej, czyli są zgodne z zasadami i formalną etykietą e-mailową . Jeśli nie wiesz, co to jest, nie martw się – wyjaśnimy Ci to w ramach tego mistrzowskiego kursu dotyczącego e-maili z zaproszeniami na spotkania.
Wyjaśnimy, czym są wezwania na spotkania, kiedy je wysyłać i jak je pisać. Możesz także zapoznać się z 5 przykładowymi e-mailami z prośbą o spotkanie, obejmującymi:
- E-mail z prośbą o spotkanie wewnętrzne
- E-mail z prośbą o spotkanie zewnętrzne
- E-mail z prośbą o spotkanie osobiste
- E-mail z prośbą o spotkanie przez telefon/Zoom
- Nieformalny e-mail z prośbą o spotkanie
Z naszą pomocą już nigdy nie będziesz wpatrywał się w pusty ekran lub salę konferencyjną!
Co to jest e-mail z wezwaniem na spotkanie?
E-maile z prośbą o spotkanie to wiadomości umożliwiające zorganizowanie spotkania pomiędzy dwiema (lub większą liczbą) osób. E-maile z prośbami służą podnoszeniu świadomości i generowaniu odpowiedzi. Mówiąc najprościej, nalegasz na odpowiedź (tak, wiem, a może!).
E-maile z wezwaniem na spotkanie muszą zawierać kilka elementów:
- Szczegóły dotyczące tematu spotkania
- Dlaczego jest to konieczne
- Kto przychodzi na spotkanie i przemawia/prezentuje
- Oczekiwane rezultaty
- Niezbędne szczegóły spotkania (data, godzina, miejsce)
- Informacje dodatkowe (parking, dane do logowania itp.)
Wezwania na spotkania mają na celu potwierdzenie, czy ktoś może przyjść lub chce się z nami spotkać. W przyszłości zawsze będziemy mogli wysłać Ci kolejne e-maile.
Wydaje się, że to dużo informacji, ale to nie znaczy, że e-maile z wezwaniami na spotkania muszą być długie. Łatwiej będzie pokazać, jak to działa w praktyce, co zrobimy w następnej sekcji!
5 próbek e-maili z wezwaniami na spotkania
Aby pomóc Ci zrozumieć, czym są wezwania na spotkania i format, którego należy przestrzegać, poniżej przedstawiamy 5 próbek wiadomości e-mail z wezwaniami na spotkania utworzonych przez profesjonalistów z HIX.AI
E-mail z prośbą o spotkanie wewnętrzne
Wewnętrzne prośby e-mailem są wysyłane pomiędzy współpracownikami współpracującymi (jak można mieć!) i posiadającymi istniejącą relację. W związku z tym możemy pominąć niektóre szczegóły i skupić się na istocie spotkania i oczekiwanych wynikach.
Szanowni Państwo [ imię odbiorcy ] ,
Mam nadzieję, że ta wiadomość zastanie Państwa w dobrym nastroju. Piszę z prośbą o spotkanie w celu omówienia [ temat spotkania ] . Wierzę, że otwarta rozmowa między nami pomoże w napędzaniu postępu i skutecznym dostosowaniu naszych celów.
Główne punkty do omówienia obejmują:
[ Punkt 1 ]
[ Punkt 2 ]
[ Punkt 3 ]
Proponuję odbycie tego spotkania w dniu [ proponowana data i godzina ] . Proszę dać mi znać, jeśli będziesz dostępny w tym terminie. Jeśli nie, jestem otwarty na sugestie dotyczące dogodnego alternatywnego slotu. Naszym celem jest zapewnienie, aby wszyscy dobrze zrozumieli [ temat spotkania ] i omówili dalszą drogę.
Przewiduję, że spotkanie będzie trwało mniej więcej [ czas trwania ] i ma na celu omówienie wszystkich kwestii związanych z tematu w sposób skuteczny i terminowy.
Potwierdź swoją dostępność, abyśmy mogli sfinalizować szczegóły spotkania.
Dziękujemy za uwagę.
Pozdrowienia,
[ Twoje imię i nazwisko ]
E-mail z prośbą o spotkanie zewnętrzne
Wezwania na spotkania zewnętrzne muszą być formalne, profesjonalne i spersonalizowane – jak pokazujemy w tym przykładzie. Koncentrujemy się tutaj na zwróceniu uwagi i potwierdzeniu obecności. Ogranicz szczegóły do minimum i skup się na datach!
Szanowni Państwo, [ imię odbiorcy ] ,
Mam nadzieję, że ten e-mail zastanie Państwa w dobrym zdrowiu. Nazywam się [ Twoje imię ] i jestem [ Twoje stanowisko ] w [ Twoja firma ] . Piszę, aby poprosić o spotkanie w celu omówienia potencjalnych możliwości współpracy między naszymi firmami.
W [ Twoja firma ] mieliśmy okazję dowiedzieć się o niezwykłej pracy, jaką Twój zespół wykonał w branży. Wierzymy, że spotkanie stanowiłoby dla nas doskonałą platformę do zbadania obszarów, w których moglibyśmy dostosować nasze usługi do celów Twojej firmy i stworzyć partnerstwo korzystne dla obu stron.
Proponuję spotkanie w dniu [ proponowany termin ] o [ proponowany czas ] . Alternatywnie, jeśli ten termin nie jest dla Ciebie dogodny, jestem elastyczny, aby dostosować się do Twojej dostępności. Czas trwania spotkania będzie wynosić w przybliżeniu [ czas trwania spotkania ] , co pozwoli nam skutecznie omówić potencjalne możliwości współpracy i odpowiedzieć na wszelkie pytania, jakie możesz mieć.
Doceniam znaczną ilość czasu i poświęcenia, jakiego wymagają takie sprawy, i zapewniam że jesteśmy w pełni zaangażowani w to, aby to możliwe spotkanie było jak najbardziej produktywne i owocne.
Daj mi znać, czy proponowany harmonogram Ci odpowiada, czy wolisz inny termin i godzinę. Nie mogę się doczekać możliwości przeprowadzenia tego spotkania i potencjalnych możliwości, jakie ta współpraca może przynieść obu naszym zespołom.
Z poważaniem,
[ Twoje imię ]
E-mail z prośbą o spotkanie osobiste
Większość spotkań odbywa się obecnie online (patrz przykład poniżej!), ale spotkania osobiste są nadal popularne. Umawiając się na spotkania osobiste, należy wziąć pod uwagę więcej czynników, takich jak lokalizacja, czas itp. W tej wiadomości e-mail z prośbą o spotkanie osobiste próbujemy uzyskać konsensus co do tych szczegółów.
Szanowni Państwo, [ imię odbiorcy ] ,
Mam nadzieję, że ten e-mail zastanie Państwa w dobrym zdrowiu. Piszę, aby potwierdzić harmonogram naszego nadchodzącego spotkania.
Daj mi znać, czy proponowany harmonogram Ci odpowiada. Ustaliliśmy spotkanie na [ Data ] o godzinie [ Godzina ] , a miejscem spotkania będzie [ Lokalizacja ] . W przypadku jakichkolwiek konfliktów lub wątpliwości uprzejmie proszę mnie o tym poinformować, a omówimy alternatywne rozwiązania.
Dziękuję za uwagę i nie mogę się doczekać osobistego spotkania.
Najlepiej pozdrawiam,
[ Twoje imię ]
E-mail z prośbą o spotkanie przez telefon/Zoom
Spotkania online na platformie Zoom, Teams lub Skype (pamiętasz o tym?) są łatwe do zorganizowania, gdy wiesz, że uczestnicy są dostępni. Ten e-mail z zaproszeniem na spotkanie skupia się na znalezieniu dogodnego dla wszystkich terminu.
Szanowni Państwo, [ imię odbiorcy ] ,
Mam nadzieję, że ten e-mail zastanie Państwa w dobrym zdrowiu. Biorąc pod uwagę obecne okoliczności, proponuję zorganizowanie spotkania [ Zoom/Teams/Skype ] w celu omówienia [ Temat spotkania ] . Wierzę, że takie postępowanie zaoszczędziłoby nam wszystkim sporo czasu, przy jednoczesnym utrzymaniu skutecznej komunikacji. Zaproponuj najodpowiedniejszą dla Ciebie datę i godzinę w nadchodzącym tygodniu.
Czekamy na Twoją odpowiedź.
Z poważaniem,
[ Twoje imię i nazwisko ]
Nieformalny e-mail z prośbą o spotkanie
Jeśli wysyłasz wiadomości do znajomych (lub długoletnich współpracowników lub klientów), możesz skorzystać z nieformalnego zaproszenia na spotkanie. Możesz zaprosić je na posiłek, drinka lub spacer. Cokolwiek chcesz zrobić, ten szablon wezwania na nieformalne spotkanie będzie świetnym początkiem.
Szanowni Państwo, [ imię odbiorcy ] ,
Mam nadzieję, że ten e-mail zastanie Państwa w dobrym zdrowiu. Skontaktuję się z Tobą, aby dowiedzieć się, czy nie będziesz zainteresowany wspólnym posiłkiem w najbliższym czasie. Pragnąłem dobrej rozmowy i pomyślałem, że byłoby wspaniale nadrobić zaległości przy pysznym posiłku.
Proszę dać mi znać, czy byłbyś dostępny i czy jest jakiś konkretny termin lub godzina, która najlepiej pasuje dla Ciebie. Jestem dość elastyczny i potrafię odpowiednio zaplanować swój harmonogram.
Dziękuję za uwagę i czekam na wiadomość od Ciebie.
Z poważaniem,
[ Twoje imię ]
Jak napisać e-mail z zaproszeniem na spotkanie
E-maile z prośbą o spotkanie to profesjonalne wiadomości, których celem jest nawiązanie połączenia i potwierdzenie szczegółów. Pamiętaj, że Twoja prośba o spotkanie dotyczy ustalenia daty w kalendarzu. Prawdopodobnie przekażesz więcej informacji (takich jak program spotkania, lista prelegentów, prezentacje itp.) podczas wysyłania zaproszenia na spotkanie.
Oto niektóre elementy, które należy uwzględnić w każdym e-mailu z wezwaniem na spotkanie:
- Data i godzina: Zaproponuj godzinę (lub możliwą godzinę)
- Czas trwania: wskaż oczekiwany czas trwania spotkania
- Lokalizacja lub platforma spotkań: określ, czy jest to spotkanie fizyczne czy wirtualne
- Agenda: Podaj przegląd tematów, które będziesz omawiać i oczekiwanych wyników
- Uczestnicy: Wyraźnie określ wymaganych i opcjonalnych uczestników
- Przygotowanie: Wspomnij o wszelkich potrzebnych dokumentach lub informacjach
- Potwierdzenie: Poproś o potwierdzenie obecności lub zaproponuj alternatywne godziny
Wydaje się, że to dużo, więc podzielmy to na 3 części:
- Wiersz tematu
- Kopia ciała
- Podpisanie/kolejne kroki
Możemy zacząć od tematu.
Temat wiadomości e-mail z prośbą o spotkanie
Temat wiadomości z wezwaniem na spotkanie musi podsumowywać treść. Nie marnuj słów; powiedz, że organizujesz spotkanie. Aby rozpocząć, przejrzyj poniższy przykładowy e-mail z prośbą o spotkanie z 25 zaproszeniami na spotkanie!
E-mail z prośbą o spotkanie wewnętrzne:
- Zaproszenie: Porozmawiajmy o postępie Projektu Alfa
- Prośba o spotkanie zespołu w celu omówienia celów kwartalnych
- Sesja burzy mózgów w zespole: Twoja obecność jest ceniona
- Proponowany termin spotkania przeglądowego wydziału
- Zaproszenie na spotkanie: Wzmocnijmy nasze wspólne wysiłki
E-mail z prośbą o spotkanie zewnętrzne:
- Badanie możliwości partnerstwa: Proponowane spotkanie
- Zaproszenie do omówienia możliwych strategii współpracy
- Szukam Twojej dostępności: Spotkanie poświęcone przeglądowi produktu
- Możliwość omówienia wspólnych celów biznesowych
- Prośba o spotkanie: Porozmawiajmy o perspektywach na przyszłość
E-mail z prośbą o spotkanie osobiste:
- Proponowane spotkanie twarzą w twarz w celu pogłębienia naszego zrozumienia
- Zaproszenie: Dołącz do nas i weź udział w osobistej dyskusji na temat strategii
- Poszukujemy Twojej dostępności do przeglądu projektu na miejscu
- Prośba o osobiste spotkanie w celu omówienia nadchodzących inicjatyw
- Połączmy się osobiście: dyskusja o współpracy w ramach projektu
E-mail z prośbą o spotkanie przez telefon/Zoom:
- Prośba o spotkanie wirtualne: Omówienie nowej strategii marketingowej
- Prośba o Twoją obecność: połączenie Zoom w sprawie aktualizacji projektu
- Zaproszenie na spotkanie telefoniczne dotyczące najnowszych osiągnięć
- Proponowany termin rozmowy telefonicznej w sprawie bramek kwartalnych
- Szukam Twojej dostępności do wirtualnej sesji burzy mózgów
E-mail z prośbą o spotkanie nieformalne:
- Spotkanie przy kawie: omówmy kilka pomysłów
- Przyjazna prośba o spotkanie w celu omówienia naszych wspólnych zainteresowań
- Nieformalne spotkanie w celu wymiany myśli na temat Projektu X
- Zaproszenie na zespołowy lunch i naukę
- Połączmy się: nieformalna dyskusja na temat ulepszeń w miejscu pracy
Kopia treści e-maila z wezwaniem na spotkanie
W kopii zasadniczej określamy spotkanie, cel, czas, miejsce i wyniki. Zaczynamy od spersonalizowanego kontaktu z użyciem imienia danej osoby: „Cześć (imię)”.
Teraz rozpocznij wiadomość e-mail od ciepłego powitania i celu wiadomości. W tym przykładzie chcemy przejrzeć dane dotyczące sprzedaży.
„Mam nadzieję, że masz się dobrze. Kontaktuję się z Tobą, aby zapytać, czy jesteś dostępny na spotkanie na Zoomie, aby omówić wyniki sprzedaży w tym kwartale?”
Aby im pomóc, podaj kilka szczegółów. Użyj wypunktowań, aby było to tak proste, jak to tylko możliwe.
Szczegóły znajdują się poniżej:
- Data i godzina
- Cel: Omówienie wyników sprzedaży w tym kwartale i ocena wyników
- Uczestnicy:
- Struktura: (dodaj trochę szczegółów)
OK, to krótko – ale wypunktowania pozwalają nam szybko przekazać wiele informacji. Przejdźmy do ostatniego etapu...
Podpisanie wezwania na spotkanie e-mailem/dalsze kroki
Wyjaśniliśmy już na czym polega spotkanie i dlaczego jest potrzebne, teraz potwierdźmy termin.
„Czy możesz potwierdzić, że możesz przyjść i że data i godzina Ci odpowiadają? Jeśli tak, udostępnię Ci dane do logowania jak najszybciej.”
Możesz poprosić ich o zasugerowanie alternatyw.
„Jeśli ta data lub godzina nie pasuje, możesz zaproponować inne alternatywy”.
Podpisz się pozytywnym zakończeniem. „Nie mogę się doczekać wiadomości od Ciebie” jest odpowiednie.
Teraz dodaj swoje imię i nazwisko, dane kontaktowe lub podpis oraz wszelkie inne informacje i możesz rozpocząć spotkanie!
Niezbędna lista kontrolna: 10 zasad pisania e-maili z wezwaniami na spotkania
Oto kilka solidnych wskazówek, jak pisać skuteczne e-maile z zaproszeniami na spotkania od profesjonalistów z HIX.AI
- Określ datę, godzinę i miejsce : Zawsze wyraźnie podawaj proponowaną datę, godzinę i miejsce spotkania. Jest to najważniejsza kwestia numer 1 (choć ludzie wciąż o tym zapominają).
- Podaj wcześniej cel spotkania : Więc chcesz spotkania. Świetnie! Pamiętaj, aby jak najszybciej poinformować, czego dotyczy spotkanie i dlaczego je organizujesz.
- Używaj wypunktowań : wypunktowania to świetny sposób na wypisanie wielu szczegółów w sposób łatwy do zrozumienia.
- Krótko : zaproszenia na spotkania to początek, więc nie przeciążaj czytelnika zbyt dużą ilością informacji. Zapisz szczegóły spotkania.
- Zwracaj się do osoby właściwie: Zawsze zwracaj się do osoby (lub osób) po imieniu. To buduje relację i jest grzecznym zachowaniem.
- Zakończ wezwaniem do działania : Powiedz danej osobie, czego od niej oczekujesz! Dzięki CTA uzyskanie odpowiedzi jest tak proste, jak to tylko możliwe.
- Wartość wyraźna : spotkania nie są zbyt zabawne, więc wyjaśnij, co dana osoba uzyska dzięki spotkaniu. Wyrażanie wartości jest niezbędne do uzyskania pożądanego rezultatu.
- Bądź uprzejmy i profesjonalny : wydaje się to oczywiste, ale nawet jeśli znasz tę osobę, zawsze zachowuj się profesjonalnie, wysyłając e-maile z zaproszeniami na spotkania.
- Spraw, aby temat był prosty: w wierszu tematu powinieneś podsumować wezwanie na spotkanie. Aby uzyskać najlepsze wyniki, powinien być krótki, prosty i łatwy do zrozumienia.
- Skorzystaj z generatora poczty e-mail HIX.AI Oczywiście możesz spędzać godziny na pisaniu wiadomości e-mail z wezwaniem na spotkanie, ale po co zawracać sobie głowę, skoro generator poczty e-mail HIX.AI może zrobić to za Ciebie? Ten niesamowity generator wiadomości e-mail oparty na sztucznej inteligencji może w ciągu kilku sekund utworzyć skuteczne wiadomości z wezwaniami na spotkania. Dlaczego nie spróbować już dziś?
Wniosek
Co myślisz o wysłaniu e-maila z zaproszeniem na spotkanie? Mamy nadzieję, że nie wiesz, czym są e-maile z wezwaniami na spotkania, jaki ma standardowy format i co należy uwzględnić. Jeśli szukasz inspiracji lub potrzebujesz więcej informacji, zapoznaj się z naszymi wskazówkami i skopiuj nasze próbki. Aby znaleźć najprostsze rozwiązanie, wykorzystaj moc technologii i pozwól HIX.AI pisać e-maile z wezwaniami na spotkania.