Jeśli Twoje biuro jest podobne do naszego, ludzie cały czas zapominają o wysłaniu dokumentów, podpisaniu urlopu lub przesłaniu grafiku. Kiedy tak się stanie, konieczne jest przyjacielskie przypomnienie, aby wszystko wróciło na właściwe tory.
Czy lubisz otrzymywać e-maile z przypomnieniem? Nie. Sekret polega na tym, aby nakłonić daną osobę do zrobienia czegoś (być może czegoś, czego nie chce) w bardzo uprzejmy sposób. Jak? Pokażemy ci.
Możesz się teraz zrelaksować, gdy powiemy Ci, że e-maile z przypomnieniem są łatwe do napisania, jeśli znasz właściwy format i wiesz, jak je profesjonalnie zaprezentować. Przechodzimy przez ten proces krok po kroku, maksymalnie upraszczając pisanie e-maili z przypomnieniem, które przynoszą rezultaty. Zróbmy to.
Co to są e-maile z przypomnieniem?
E-maile z przypomnieniami to proste wiadomości, które wysyłasz, gdy potrzebujesz, aby ktoś coś zrobił. Nie otrzymałeś faktury? Wyślij przyjazne przypomnienie. Nie otrzymałeś raportu? Wyślij przyjazne przypomnienie. Czekasz na gotówkę? WYŚLIJ PRZYJACIELNE PRZYPOMNIENIE.
Być może zapomnieli wysłać dokument, zapłacić fakturę lub potwierdzić podanie o pracę.
Często będziesz wysyłać delikatne e-maile z przypomnieniem, czekając, aż ktoś coś dla Ciebie zrobi. W takich przypadkach łatwo jest popaść w frustrację, ale zawsze należy starać się zachować jak największy profesjonalizm.
Jak możesz to robić? Zacznij od przejrzenia naszych 5 próbek delikatnych e-maili z przypomnieniem!
5 przykładów przyjaznych e-maili z przypomnieniem
Łatwiej będzie pokazać Ci, jak to zrobić, więc to zrobimy. Oto 5 przykładów e-maili z przypomnieniem, od których możesz zacząć pisać własne. Przeczytaj e-maile, przejrzyj format i dowiedz się, jak stworzyć własny!
Przyjazny e-mail z przypomnieniem, aby coś wysłać
Jeśli współpracownik, klient, kontrahent, członek rodziny lub przyjaciel zapomniał coś wysłać, ten e-mail z przypomnieniem jest dla Ciebie. Przesyłamy w nim ciepłe powitanie i wyjaśnienie, czego chcemy, kiedy i dlaczego. Nie zapomnij o szczegółach, w przeciwnym razie Twój e-mail może zostać zignorowany (nam się to zdarzyło).
W tym przykładzie profesjonalnego e-maila z przypomnieniem staramy się nie być nachalny. Nikt nie lubi, gdy ktoś go zmusza do odpowiedzi, więc zanim napiszesz wiadomość, sprawdź ton głosu.
Szanowni Państwo, [ imię odbiorcy ] ,
Mam nadzieję, że ten e-mail zastanie Państwa w dobrym zdrowiu. Chciałem się z Tobą skontaktować i przypomnieć Ci o [ przedmiocie/wydarzeniu/zadaniu ] , o którym rozmawialiśmy wcześniej.
Nadal potrzebujemy [ przedmiotu/wydarzenia/zadania ] i bylibyśmy bardzo wdzięczni, gdyby możesz wysłać go do nas tak szybko, jak to możliwe. [ Podaj dodatkowe szczegóły lub instrukcje, jeśli to konieczne ]
Dziękujemy za zainteresowanie tą sprawą i nie możemy się doczekać otrzymania od Ciebie [ przedmiotu/wydarzenia/zadania ] .
Pozdrowienia,
[ Twoje imię ]
Przyjazny e-mail z przypomnieniem o niezapłaconej fakturze
Pokaż mi pieniądze! Niezapłacone faktury są frustrujące i przygnębiające, ale może istnieć powód opóźnień w płatnościach, więc nie szalej. Zamiast tego przypomnij tej osobie o kwocie, wszystkich szczegółach faktury i sposobie płatności.
W tym przykładzie zachowujemy spokój i klasę, ale stanowczo stwierdzamy, czego chcemy (Twoich pieniędzy) i do kiedy (natychmiast!).
Szanowni Państwo, [ imię odbiorcy ] ,
Mam nadzieję, że ten e-mail zastanie Państwa w dobrym zdrowiu. To przyjazne przypomnienie o niezapłaconej fakturze.
Szczegóły faktury są następujące:
Numer faktury: [ Numer faktury ]
Data faktury: [ Faktura Data ]
Kwota: [ Kwota ]
Prosimy pamiętać, że płatność za tę fakturę jest obecnie przeterminowana. Uprzejmie proszę o jak najszybsze zorganizowanie płatności.
Jeśli masz jakiekolwiek pytania lub potrzebujesz dalszych wyjaśnień, nie wahaj się ze mną skontaktować.
Dziękuję za poświęcenie tej uwagi sprawa.
Pozdrowienia,
[ Twoje imię i nazwisko ]
Delikatny e-mail przypominający o podaniu o pracę
Jeśli poświęciłeś trochę czasu na przesłanie podania o pracę, ale nie otrzymałeś odpowiedzi, ten przykładowy e-mail jest idealny. Prawdopodobnie istnieje uzasadniony powód, dla którego wniosek nie został zaakceptowany, dlatego w tym przykładzie zachowujemy się grzecznie, podamy wszystkie szczegóły i nalegamy na odpowiedź. Los sprzyja odważnym!
Szanowni Państwo, [ imię odbiorcy ] ,
Mam nadzieję, że ten e-mail zastanie Państwa w dobrym zdrowiu. Chciałem uzyskać dalsze informacje dotyczące wniosku o pracę, który złożyłem w dniu [ data ] . Rozumiem, że musisz otrzymać wiele aplikacji i że ich przejrzenie wymaga czasu. Jednakże jestem bardzo zainteresowany [ stanowiskiem pracy ] i byłbym wdzięczny za aktualizację statusu mojej aplikacji.
Dla Twojej wygody załączyłem ponownie moje CV i list motywacyjny. Wierzę, że moje umiejętności i doświadczenie czynią mnie mocnym kandydatem na to stanowisko. Jestem pewien, że mogę wnieść pozytywny wkład do Twojego zespołu.
Uprzejmie proszę o informowanie mnie o aktualnym statusie mojego wniosku. Byłbym wdzięczny za wszelkie opinie i informacje. Dziękujemy za uwagę w tej sprawie.
Z poważaniem,
[ Twoje imię i nazwisko ]
Delikatny e-mail z przypomnieniem o prośbie o urlop
Każdy uwielbia wakacje, ale nie możesz dokonać rezerwacji, dopóki nie zostanie uzgodniony Twój urlop! Jeśli Twój szef nie zgodził się jeszcze na Twoją prośbę o urlop, wyślij ten przykładowy e-mail. Ponownie prawdopodobnie istnieje uzasadniony powód, aby nie otrzymać odpowiedzi, dlatego w tym przykładzie wyjaśniamy, dlaczego potrzebujemy odpowiedzi i podamy termin.
Szanowni Państwo, [ imię odbiorcy ] ,
Mam nadzieję, że ten e-mail zastanie Państwa w dobrym zdrowiu. Piszę, aby przypomnieć Państwu o moim wniosku urlopowym, który złożyłem w dniu [ data ] . Jak wspomniałem wcześniej, od [ data rozpoczęcia ] do [ data zakończenia ] chcę wziąć trochę wolnego, aby naładować baterie i spędzić miło czas z rodziną.
Ważne jest dla mnie jak najszybsze otrzymanie Twojej zgody w miarę możliwości, abym mógł przystąpić do niezbędnych przygotowań. Rozumiem, że możesz być zajęty, ale uprzejmie proszę o zapoznanie się z moją prośbą i udzielenie mi odpowiedzi do [ termin ] . Dałoby mi to wystarczająco dużo czasu na dokonanie niezbędnych ustaleń i, jeśli to konieczne, zapewniłoby płynne przekazanie moich zadań współpracownikowi.
Dziękuję za uwagę poświęconą tej sprawie i czekam na szybką wiadomość od Ciebie .
Pozdrowienia,
[ Twoje imię i nazwisko ]
Delikatny e-mail z przypomnieniem do członka personelu
Jeśli członek personelu, którym zarządzasz, nie wysłał Ci żadnej wiadomości, możesz zachować się nieco stanowczo i poprosić o odpowiedź. Ta wiadomość e-mail z przypomnieniem dla personelu to doskonały szablon do tworzenia własnych wiadomości e-mail z przypomnieniem. Dostosuj go do swojej sytuacji i stylu pisania.
Szanowni Państwo, [ imię odbiorcy ] ,
Mam nadzieję, że ten e-mail zastanie Państwa w dobrym zdrowiu. Piszę, aby przypomnieć Ci, że nie otrzymałem jeszcze [ dokumentu/raportów/informacji ] , o które Cię prosiłem [ w określonym terminie/określonym terminie ] . Ważne jest dla nas, aby [ ukończyć/przeanalizować/omówić ] to [ zadanie/projekt/problem ] w odpowiednim czasie.
Uprzejmie proszę o potraktowanie tej sprawy priorytetowo i dostarczenie mi [ dokumentu/raportów /informacje ] tak szybko, jak to możliwe. Jeśli potrzebujesz pomocy lub masz jakiekolwiek wątpliwości, nie wahaj się ze mną skontaktować.
Dziękuję za zainteresowanie tą sprawą.
Z poważaniem,
[ Twoje imię ]
Jak pisać skuteczne, przyjazne e-maile z przypomnieniem
Pisanie e-maili z przypomnieniem może być trudne, ponieważ musisz zachować odpowiedni ton. Oczywiście chcesz zachować spokój i profesjonalizm, ale musisz też mieć pewność i jasność, że chcesz znaleźć rozwiązanie.
Powyższe próbki pokazują, jak nadać odpowiedni ton, ale musisz dostosować te e-maile do każdej sytuacji.
Zanim przejdziemy do najważniejszych wskazówek, przyjrzyjmy się, jak uporządkować e-maile z przypomnieniami.
Wszystkie niezawodne e-maile z przypomnieniem mają ten sam format, który składa się z 3 części:
- Temat wiadomości e-mail z przypomnieniem
- Odważna i asertywna kopia główna
- Podpisanie umowy i dalsze kroki
Możemy je przejrzeć, aby pomóc Ci w tworzeniu przypomnienia e-maili, które przyniosą rezultaty.
Temat wiadomości e-mail z przypomnieniem
Twój temat powinien dokładnie informować osobę, dlaczego wysyłasz wiadomość. Nie bój się dodawać do nagłówków słów takich jak „przypomnienie”, „do uwagi” lub „pilne”.
Zastanów się, do kogo wysyłasz e-maile i co przyciągnie ich uwagę. Cokolwiek robisz, nie złościj się ani nie agresywnie wypowiadaj w temacie.
Oto kilka przykładowych tematów wiadomości e-mail z przypomnieniem, które mogą stanowić inspirację.
- Przypomnienie: Proszę, czy możesz…
- Przypomnienie: Zaległa faktura
- Przypomnienie o urlopie: czy możesz odpowiedzieć?
- Pilny termin: (wstawić datę)
- Czy zapoznałeś się z moim podaniem o pracę?
Treść e-maila z przypomnieniem
Treść wiadomości e-mail z przypomnieniem to miejsce, w którym budujesz swoją sprawę, określasz warunki i przedstawiasz swoje żądania. Brzmi poważnie, ale zaczynamy pozytywnie od przyjemnego „Cześć” lub „Witam” i imienia osoby.
Załóżmy, że ktoś zapomniał wysłać nam ważny dokument. Zacznij od określenia celu swojej wiadomości.
„Kontaktuję się z Państwem, ponieważ żądany dokument nie dotarł. Ostateczny termin upłynął (wstawić datę)”.
Następnie podaj kontekst swojej prośby i konsekwencje opóźnionej odpowiedzi.
„Miałem nadzieję wykorzystać ten dokument w ramach prezentacji, którą wygłosiłem (wstaw datę)”.
Przejdźmy teraz do prośby (lub żądania, jeśli chcesz to tak ująć).
„Czy może Pan potwierdzić, że otrzymali Państwo moją pierwotną prośbę i że mogą Państwo przesłać mi dokument jeszcze dzisiaj?”
To wystarczy, ale jeśli chcesz, możesz dodać inne szczegóły.
„Ostateczną datą otrzymania dokumentu jest (wstawić datę). Jeśli zatem nie otrzymam go do tego czasu, nie będę mógł wykorzystać go w mojej prezentacji, co byłoby bardzo rozczarowujące”.
Ten e-mail z przypomnieniem powinien załatwić sprawę. Jest dokładny i stanowczy, ale nie wskazujesz palcami ani nie szukasz winy. Zamiast tego przedstawiasz rozwiązanie, a to jest ważne.
Przypomnienie o podpisaniu e-mailem/następnych krokach
Powyższa wiadomość świetnie przyciąga uwagę i wyjaśnia, czego chcesz i dlaczego. Będziesz chciał zakończyć pozytywnie, ale naciskaj na odpowiedź.
„Mam nadzieję, że uda nam się to dzisiaj naprawić. Twoja pomoc w znalezieniu rozwiązania będzie dla nas bardzo cenna”.
To wszystko brzmi świetnie. Następnie dodaj swoje dane kontaktowe i wszelkie inne informacje.
„Możesz skontaktować się ze mną w dowolnym momencie, aby omówić tę kwestię pod adresem (wstaw szczegóły).
Na koniec dodaj podpis (dziękuję, pozdrawiam, wielkie podziękowania itp.), swoje imię i nazwisko oraz swój profesjonalny podpis e-mail i gotowe.
Zanim jednak je wyślesz, koniecznie przeczytaj naszą listę kontrolną, która pomoże Ci napisać lepsze e-maile z przypomnieniem.
Lista kontrolna e-maila z przypomnieniem (nie rób tego)
Zrównamy się z Tobą: nie cierpimy otrzymywać e-maili z przypomnieniem. Mogą wydawać się negatywne, krytyczne i konfrontacyjne. Oto wszystkie rzeczy, których chcesz unikać w e-mailach z przypomnieniem.
Oto niektóre rzeczy, których nie należy robić w e-mailach z przypomnieniem. (Zasadniczo zrób odwrotnie).
- Nie zwracaj się do tej osoby w naprawdę formalny sposób. Używaj ich imienia i grzecznie się przywitaj.
- Nie bądź niegrzeczny ani agresywny. Bądź pozytywny.
- Nie oczekuj, że Twoja prośba będzie priorytetem. Potwierdź, że mogą istnieć powody, dla których nie mogli odpowiedzieć.
- Nie zostawiaj naszych danych. Podaj wszystko w swoich e-mailach.
- Nie zapomnij o terminie i wezwaniu do działania. Powiedz tej osobie, co chcesz, żeby zrobiła i do kiedy.
- Nie przegap dołączenia żadnych załączników ani linków. Dokładnie sprawdź wszystko w swoich e-mailach.
- Nie stresuj się pisaniem e-maili. Wypróbuj narzędzie do pisania e-maili HIX.AI
- Nie wysyłaj bez sprawdzenia. Zrób korektę (oczywiście).
- Nie zapomnij zaplanować wizyty kontrolnej. Dodaj szczegóły do swojego pamiętnika.
- Nie bądź osobą, która kopiuje WSZYSTKICH do wiadomości e-mail. Traktuj tę osobę z odrobiną szacunku i pozwól jej rozwiązać problem.
Niektóre z tych wskazówek dotyczą tego, jak się zachować i jak pisać. Wszystko jednak zależy od tego, jak jesteś postrzegany w pracy i Twojej reputacji zawodowej.
Wniosek
To przypomnienie, że powinieneś przeczytać wszystko i się tego nauczyć. Jeśli nie wróciłeś do początku i nie zacząłeś od nowa!
A tak na serio, wszyscy wiemy, że pisanie e-maili z przypomnieniem nie jest łatwe, ponieważ trzeba je profesjonalnie zaprezentować, ale jednocześnie naciskać na wynik. Zaufaj nam, praktyka staje się zdecydowanie łatwiejsza (zaufaj nam), ale trzymaj się formatu lub kopiuj nasze próbki, a wszystko będzie dobrze. Skoncentruj się na przyszłości i dąż do rezultatu, zamiast próbować kogokolwiek obwiniać.
W końcu to sprawa biznesowa, a nie osobista.