Desculpe é realmente a palavra mais difícil de dizer (obrigado, Elton John). Mas se você fez algo errado no trabalho, pedir desculpas é a única maneira de consertar. É sempre melhor pedir desculpas pessoalmente, mas se você não puder (ou não quiser), não há problema em enviar um e-mail profissional de desculpas.
Mas o que você diz e como você diz isso? Mostraremos 5 exemplos de e-mails de desculpas no local de trabalho, abrangendo:
- Peça desculpas a um cliente/consumidor
- Peça desculpas por esquecer de enviar algo
- Pedir desculpas por não pagar uma fatura
- Peça desculpas por perder uma reunião
- Peça desculpas pelo atraso na entrega
É claro que esses exemplos de desculpas sinceras não abrangem todas as situações ou circunstâncias, por isso vamos criar um modelo de resposta que você pode personalizar.
No final, você será um profissional de desculpas por e-mail (embora esperemos que nunca precise enviar um!).
O que são e-mails de desculpas (e por que enviá-los)?
Oh não. Você cometeu um erro. Você ignora isso e espera que ninguém perceba ou lide com isso?
A segunda opção, obviamente (é por isso que você está aqui!).
E-mails de desculpas têm como objetivo suavizar as coisas e manter relacionamentos. Na verdade, pedir desculpas honestamente e com antecedência pode melhorar as coisas entre vocês. Por que? Porque você está aceitando a responsabilidade, admitindo-a e traçando um plano para resolver o problema.
Se formos honestos, nenhum de nós gosta de admitir que estamos errados e pedir desculpas. Mas às vezes é uma opção melhor do que ignorar um problema e esperar que ele desapareça.
Preocupado se deve enviar um e-mail ou pedir desculpas pessoalmente? Se for um problema menor (como atraso na entrega do produto ou atraso no envio de um relatório), um e-mail é suficiente. Se for um problema importante que terá um impacto significativo nas operações ou relacionamentos (como incendiar seu prédio!), peça desculpas pessoalmente.
Só você pode tomar a decisão, mas se decidir enviar um e-mail, comece revisando nossos exemplos de desculpas sinceras.
5 exemplos de desculpas sinceras
Pedir desculpas ficou mais fácil com HIX.AI Vamos ajudá-lo a encontrar as palavras necessárias para se desculpar por várias situações comuns que você pode enfrentar. Precisa se desculpar com um cliente? Nós podemos ajudar. Produto atrasado? Sem problemas.
Use nossos exemplos para ver como os profissionais se desculpam. Não os copie e cole, mas use-os como inspiração para suas mensagens, porque um pedido de desculpas só significa algo se for honesto.
Peça desculpas a um cliente/consumidor
Novamente, se você fez algo realmente ruim, ligue para um cliente ou cliente, mas se for um problema menor, um e-mail está bem! Este e-mail de desculpas para um cliente ou cliente segue o formato (mais sobre isso mais tarde) e pede desculpas de forma clara e sucinta.
Prezado [ nome do destinatário ] ,
Peço desculpas pelo erro ocorrido em relação a [ problema específico ] . Quero assegurar-vos que estamos a tomar medidas imediatas para corrigir a situação e evitar que aconteça novamente no futuro. Nunca foi nossa intenção que isso acontecesse e lamentamos profundamente qualquer inconveniente que isso possa ter causado a você.
Tenha certeza de que valorizamos o seu negócio e estamos comprometidos em fornecer-lhe o mais alto nível de serviço. Se houver mais alguma coisa que possamos fazer para corrigir isso, não hesite em nos informar.
Agradecemos sua compreensão e paciência neste assunto.
Atenciosamente,
[ Seu nome ]
Peça desculpas por esquecer de enviar algo
Esqueceu de enviar algo importante ao seu chefe ou colega? É hora de pedir desculpas. Este é um motivo bastante comum para pedir desculpas, então mantenha este exemplo em algum lugar à mão! Se você cometer um erro como esse, inclua o anexo em seu e-mail!
Pedir desculpas por não pagar uma fatura
Não pagar uma fatura é um assunto sério e deve ser resolvido imediatamente. Neste e-mail de desculpas pela fatura, reconhecemos o que aconteceu e o impacto potencial – e explicamos que esta fatura será paga (imediatamente, esperamos!).
Prezado [ Nome do Destinatário ] ,
Peço desculpas pelo atraso no pagamento da fatura [ Número da Fatura ] . Compreendo a importância de honrar as nossas obrigações financeiras e lamento qualquer inconveniente causado. Fique tranquilo, o valor pendente será liquidado imediatamente.
Agradecemos sua compreensão e paciência em relação a este assunto.
Atenciosamente,
[ Seu nome ]
Peça desculpas por perder uma reunião
Conflitos diários, doenças ou simplesmente confusão de datas e horários podem fazer com que você perca uma reunião. Se isso acontecer, peça desculpas e comprometa-se a se atualizar (seja com outra reunião ou com uma ligação).
Prezado [ nome do destinatário ] ,
Peço sinceras desculpas por ter perdido nossa reunião agendada. Infelizmente, devido a circunstâncias imprevistas, tive um conflito diário e não pude comparecer. Entendo a importância desta reunião e os transtornos causados.
Gostaria de propor o reagendamento da reunião para um horário que seja conveniente para nós dois. Informe sua disponibilidade e garantirei que a reunião seja prontamente remarcada.
Mais uma vez, peço desculpas por qualquer inconveniente causado e agradeço sua compreensão. Aguardo contato com você em breve.
Atenciosamente,
[ Seu nome ]
Peça desculpas pelo atraso na entrega
As empresas de courier fazem um trabalho difícil no transporte de mercadorias ao redor do mundo e, às vezes, erram. Se uma entrega atrasar, você precisará aceitá-la, explicar o que acontece e propor uma solução.
Prezado [ Nome do Destinatário ] ,
Peço desculpas pelo atraso na entrega do seu pacote. Infelizmente, encontramos circunstâncias inesperadas que causaram o atraso. Fique tranquilo, estamos trabalhando diligentemente para corrigir a situação e garantir a pronta entrega.
Para compensar, gostaria de oferecer um desconto em sua próxima remessa ou agilizar a entrega de seu pacote atual, o que você preferir. Informe-nos sua preferência e tomaremos medidas imediatas de acordo.
Valorizamos sua empresa e pedimos desculpas por esse inconveniente. Agradecemos sua compreensão e paciência.
Atenciosamente,
[ Seu nome ]
Como se desculpar profissionalmente por e-mail
Todos nós podemos pedir desculpas. É fácil. Mas você realmente quer dizer isso? Guias profissionais de desculpas por e-mail geralmente dizem para você eliminar a emoção e se ater aos fatos. O problema é que remover a personalidade torna as desculpas impessoais – e isso é uma coisa ruim.
Por que? Porque os melhores e mais eficazes e-mails de desculpas são honestos e envolventes. Eles também estão focados no futuro e procuram encontrar um caminho para o seu relacionamento.
Isso parece complicado, mas os blocos de construção dos e-mails de desculpas são simples de entender.
- Forneça uma introdução positiva
- Explique qual é o problema – e peça desculpas
- Proponha uma solução
- Expresse gratidão por sua paciência e compreensão
- Defina os próximos passos para o futuro
Agora vamos trabalhar nesta lista e construir um modelo juntos. Para facilitar ainda mais, dividimos em 3 seções:
- Linha de assunto do e-mail de desculpas
- Cópia do corpo
- Aprovar/próximas etapas
Começamos com o assunto do e-mail.
Linha de assunto do e-mail de desculpas
As linhas de assunto são terrivelmente complicadas de escrever, mas levam menos de um segundo para serem lidas. Por que eles são difíceis? Quando se trata de assuntos de desculpas, trata-se de dar más notícias, e nenhum de nós gosta de fazer isso.
Mas quando você for se desculpar, faça-o com antecedência – e isso significa pedir desculpas (ou uma variação disso) na linha de assunto.
Aqui estão alguns exemplos de linhas de assunto cobrindo algumas das situações descritas acima:
- Desculpas por qualquer inconveniente
- Desculpas por perder nossa reunião
- Entrega atrasada – aceite minhas desculpas
- Atraso no pagamento – desculpe pelo inconveniente
- Documento anexado – desculpas pelo atraso
- Desculpas pelo mau serviço
- Lamentamos o inconveniente
- Por favor, aceite nossas desculpas por (pelo que você está se desculpando!)
- Lamentamos nossos problemas recentes
Em cada uma dessas linhas de assunto, fica claro que estamos pedindo desculpas. Faça isso direito e você terá um ótimo começo.
Cópia do corpo do e-mail de desculpas
Esboçamos a estrutura de um pedido de desculpas por e-mail profissional acima, mas vamos entrar em mais detalhes. Ao se desculpar, você precisa explicar exatamente o que aconteceu e reconhecer o impacto.
Como você pode fazer isso? Um truque de e-mail que usamos é ter empatia. Isso significa pensar sobre a questão do ponto de vista da outra pessoa. Se você perdeu uma reunião, eles podem ficar pessoalmente chateados e preocupados com o andamento de um projeto importante. O não pagamento de uma fatura é perturbador e pode ter um impacto financeiro significativo, por exemplo.
Ao considerar as coisas dessa maneira, você terá a mentalidade certa para escrever desculpas por e-mail que sejam significativas. Neste exemplo vamos construir juntos, estamos pedindo desculpas a um cliente por receber produtos de má qualidade. Preparar?
Comece com uma saudação personalizada usando o nome da pessoa:
"Olá (nome da pessoa)"
- Forneça uma introdução positiva
"Espero que você esteja bem e aproveitando o verão. Dei uma olhada no seu site e vi que você expandiu sua linha de produtos. Tempos emocionantes!"
- Explique qual é o problema – e peça desculpas
"Fomos informados de que alguns de nossos clientes estão enfrentando problemas com nosso último lote de produtos. Alguns dos problemas incluem (inserir problemas). Gostaria de entrar em contato com você e pedir desculpas se isso afetou algum dos produtos que fornecemos a você ."
- Proponha uma solução
"Estamos 100% comprometidos em oferecer o melhor serviço e queremos substituir esses produtos defeituosos o mais rápido possível. Você pode me informar quais produtos você encomendou e precisa substituir?"
- Expresse gratidão por sua paciência e compreensão
"Você é um cliente altamente valioso e quero agradecer sua paciência e compreensão enquanto lidamos com esse problema."
Assinatura do e-mail de desculpas/próximas etapas
O e-mail de desculpas foi escrito, você pediu desculpas e apresentou a solução. Qual é o próximo?
- Defina os próximos passos para o futuro
"Assim que receber sua resposta, providenciarei a entrega dos itens de reposição. Se você tiver algum problema, pode entrar em contato comigo a qualquer momento em (inserir detalhes)."
Agora termine com um final positivo.
"Esperamos continuar nosso relacionamento positivo. Muito obrigado, (seu nome)."
Você pode terminar com seu nome, assinatura e detalhes de contato.
O pedido de desculpas está feito agora. Vamos continuar!
5 maneiras de melhorar e-mails de desculpas
Dividimos o formato do e-mail de desculpas e fornecemos os blocos de construção básicos. Agora, aqui estão 5 dicas profissionais:
- Peça desculpas antecipadamente – Se você cometeu um erro, admita. É muito mais fácil pedir desculpas o mais cedo possível do que deixar para a última hora.
- Nunca dê desculpas – Culpar outra pessoa é a saída do covarde. Basta admitir o problema, reconhecer o impacto, fornecer uma solução e seguir em frente.
- Seja otimista! – Parece loucura, mas um pedido de desculpas otimista e positivo tem muito mais probabilidade de manter as coisas avançando. Não se desculpe demais. Erros acontecem, então não fique pensando nisso.
- Concentre-se no futuro – Os e-mails de desculpas são para algo que aconteceu no passado. Mude as coisas e concentre-se no futuro. Faça sugestões sobre como corrigir a situação e concentre-se em experiências anteriores positivas.
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Conclusão
Pronto para pedir desculpas? E-mails de desculpas não são divertidos de escrever, mas siga a estrutura e tornará mais simples pedir desculpas. Sempre foque no futuro e sugira uma solução para consertar as coisas. Todos nós erramos às vezes; é como você lida com isso que conta. Use nosso guia de e-mails de desculpas para garantir que você mantenha e melhore sua reputação, aconteça o que acontecer.