Отправка электронных писем с отказом кандидатам – непростая задача, не так ли?
Но стоит ли вам хранить молчание, чтобы избавить их от разочарования? Действительно ли молчание — лучший подход? Разве кандидаты не заслуживают завершенности и ясности?
Возможно, вас сдерживает ваше восприятие писем с отказами. В зависимости от вашей точки зрения, они не совсем мрачны и мрачны. Хорошо составленное электронное письмо с отказом кандидату может повысить устойчивость и вдохновить кандидатов на достижение большего успеха.
Но вы должны овладеть искусством написания электронных писем с отказом кандидату, иначе ваше сообщение, даже если оно написано с добрыми намерениями, может разочаровать кандидата.
Эта статья — ваше руководство по овладению искусством написания писем с отказом. Это искусство, сочетающее в себе сочувствие, сострадание, предвидение и конструктивную критику. Наши шаблоны созданы для вас, если вам немного лень писать новый.
Что такое электронные письма с отказом кандидатам?
Электронное письмо с отказом от работы — это сообщение, написанное для информирования кандидатов, которые не пройдут следующий раунд собеседований или не будут приняты на работу.
Как только вакансия будет заполнена, важно сообщить об этом другим претендентам. Формат электронного письма с отказом кандидату не высечен на камне. Однако определенные элементы должны присутствовать. Они показаны в следующих шаблонах.
Шаблоны, которые помогут вам лучше писать электронные письма с отказом кандидатам
Вот список некоторых шаблонов электронных писем с отказом от работы, которые вы можете легко настроить.
Короткий шаблон электронного письма с отказом от работы
Электронное письмо должно быть коротким, простым и лаконичным, если вы никогда не встречались с заявителем или обменялись лишь несколькими электронными письмами. Однако ваше электронное письмо не должно выглядеть дерзким. Добавьте в свое письмо немного вежливости, вежливости и сочувствия. Этот шаблон уже помогает в этом. Электронное письмо начинается с благодарности за подачу заявки и сообщения о том, что они не прошли следующий раунд заявок. Наконец, предложите им продолжить поиск.
Подробный шаблон электронного письма об отказе
Но что, если кандидат почти идеально подходит для этой работы, и вы планируете работать с ним в будущем? Письмо с отказом не должно быть слишком формальным или расплывчатым. Хотя рекомендуется, чтобы электронные письма с отказом имели схожий тон, следует объяснить причины отклонения. Заявителю также следует предложить подать повторную заявку. Умный кандидат, которому отказали, воспользуется обратной связью, чтобы улучшить свою презентацию в следующий раз, когда подаст заявку. Это электронное письмо длиннее предыдущего, и оно сделано для того, чтобы помочь сотруднику понять, что у него хороший профиль, и он не смог попасть в список только потому, что было так много квалифицированных кандидатов, из которых можно было выбирать.
Уважаемый [ Имя заявителя ] !
Благодарим вас за то, что нашли время подать заявку на [ должность ] в [ название компании ] . Из вашего заявления стало очевидно, что у вас сильный опыт и навыки, которые могут принести пользу нашей команде.
После тщательного рассмотрения мы, к сожалению, решили на данный момент не рассматривать вашу заявку. Хотя вы были сильным кандидатом, нам пришлось принять трудное решение из-за большого количества квалифицированных кандидатов.
Мы призываем вас продолжать использовать возможности нашей компании в будущем. Мы считаем, что, приобретя дополнительный опыт и навыки, вы сможете стать выдающимся дополнением к нашей команде.
Мы ценим ваш интерес к [ Название компании ] и желаем вам успехов в поиске работы. Благодарим Вас за то, что рассматриваете нас как потенциального работодателя.
С наилучшими пожеланиями,
[ Ваше имя ]
Шаблон электронного письма с отказом от несогласия с решением
Вы когда-нибудь были членом комитета по найму? Вы когда-нибудь выставляли шею за кандидата, в то время как остальная часть комитета просто отказывалась от него? Больно, конечно! Но вы должны принять решение. Так что не поддавайтесь искушению переложить ответственность за решение фразами типа «Решено, что мы не будем этого добиваться» или «Великие шишки решили пойти в другом направлении». Отказ в такой манере не менее болезненный, и письмо, по-видимому, подрывает ваше принятие решения.
Вы должны признать отказ. Лучше сказать что-то вроде: «После долгих размышлений мы решили X» или «Это было действительно трудное решение, но в конце концов мы решили Y», но обязательно используйте «мы», а не «мы». они."
Шаблон электронного письма об отказе в переговорах
Многие работодатели изо всех сил пытаются прекратить увольнение, потратив много времени и энергии на то, чтобы наладить отношения с потенциальным сотрудником. Это похоже на тебя? Независимо от того, сколько времени вы потратили, пытаясь убедить их присоединиться к вам, возможно, пришло время двигаться дальше. Решите, будет ли телефонный звонок или электронное письмо лучшим способом сообщить о своем решении кандидату. Однако если вам необходимо отправить электронное письмо, сделайте его коротким. Вы оба, скорее всего, уже подробно обсудили рассматриваемые вопросы. Поэтому будьте краткими и простыми.
Дорогой [ Имя получателя ] ,
С сожалением сообщаю Вам, что в настоящее время мы не сможем продолжить Ваше трудоустройство. Несмотря на все наши усилия, стало очевидно, что нам не удается достичь взаимоприемлемых условий.
Я хочу выразить свою благодарность за ваше время и внимание на протяжении всего этого процесса. Ваши навыки и квалификация были впечатляющими, и принять это решение было непросто.
Еще раз спасибо за понимание. Мы желаем вам всего наилучшего в ваших будущих начинаниях.
С наилучшими пожеланиями,
[ Ваше имя ]
Шаблон электронного письма с отказом от подачи предложения
Хотите отклонить заявку на предложение? Вот как это сделать. Начните с благодарности заявителя за его вклад. Дайте им понять, что вы можете сказать, сколько труда и усилий было вложено в приложение. Затем завершите его, сообщив им, что, хотя их идеи отмечены наградами и хорошо представлены, была выбрана другая, поскольку она лучше соответствует конечным целям организации. Прежде чем произнести заключительное слово, сообщите им, что вы открыты для партнерства в будущем.
Уважаемый [ Имя заявителя ] !
Благодарим вас за отправку предложения в [ Название организации ] . Мы ценим усилия и преданность делу, которые вы вложили в свое приложение.
Ваши идеи действительно достойны похвалы и представлены в отмеченной наградами форме. Однако после тщательного рассмотрения мы выбрали другое предложение, которое лучше соответствует конечным целям нашей организации.
Мы ценим вашу работу и хотели бы выразить нашу заинтересованность в возможном партнерстве в будущем. Ваш опыт и творческий подход высоко ценятся.
Еще раз благодарим вас за ваш вклад и желаем вам всего наилучшего в ваших будущих начинаниях.
С наилучшими пожеланиями,
[ Ваше имя ]
Шаблон электронного письма об отказе в стипендии
Электронное письмо с отказом от заявки на получение стипендии пишется, чтобы сообщить заявителю, что он не был выбран для финансирования. Электронная почта мгновенно признает и ценит заявление и упорный труд кандидата. Затем продолжает объяснять, что, хотя кандидат отвечал всем требованиям к стипендии, на бумаге грант достался кому-то более квалифицированному. Заявителя благодарят за потраченное время и рекомендуют искать другие источники финансирования и будущие предложения стипендий. Этот шаблон электронного письма с отказом призван вежливо передать новость, объяснить, почему было принято такое решение, и побудить получателя реализовать свои амбиции в будущем.
Дорогой [ Имя получателя ] ,
Благодарим вас за заявку на получение [ Название стипендии ] . Мы ценим время и усилия, которые вы вложили в свое приложение.
После тщательного рассмотрения мы с сожалением сообщаем вам, что ваша заявка на стипендию на этот раз не была удовлетворена. Несмотря на то, что вы выполнили все требования по стипендии, мы получили значительное количество высококвалифицированных претендентов, и приемная комиссия в конечном итоге выбрала другого кандидата, который лучше соответствовал нашим критериям.
Мы призываем вас продолжать добиваться своих образовательных целей и изучать другие источники финансирования и возможности получения стипендий. Мы верим в ваш потенциал и желаем вам всего наилучшего в ваших будущих начинаниях.
Еще раз спасибо за ваш интерес к [ Название стипендии ] . Пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нам, если у вас возникнут дополнительные вопросы или вам понадобится поддержка в учебе.
С наилучшими пожеланиями,
[ Ваше имя ]
Шаблон электронного письма с отказом от заявки на наставничество/стажировку
Из года в год вы получаете сотни заявок, но вы можете получить лишь ограниченное количество заявок, не так ли? Сообщите невыбранным стажерам о своем решении. Ваше электронное письмо должно показать вам, насколько вы цените их заявку. Однако, как и в случае с другими, обсуждавшимися ранее, вы должны сообщить им, что процесс подачи заявок был очень конкурентным и вместо этого были наняты другие. Затем пожелайте им удачи в поиске подобных возможностей в будущем. Этот шаблон электронного письма подтверждает ваше решение сотрудничать с другими кандидатами и вашу готовность сотрудничать с ними в будущем в том или ином качестве.
Дорогой [ Имя получателя ] ,
Благодарим вас за заявку на участие в нашей программе наставничества/стажировки. Мы ценим время и усилия, которые вы вложили в свое приложение.
С сожалением сообщаю Вам, что после тщательного рассмотрения мы отобрали других кандидатов на имеющиеся должности. Процесс подачи заявок был очень конкурентным, и нам пришлось принимать трудные решения.
Однако мы хотим выразить нашу веру в ваш потенциал и призываем вас продолжать использовать подобные возможности. Ваш энтузиазм и квалификация сделали это решение трудным для нас, и мы искренне желаем вам удачи в ваших будущих начинаниях.
Хотя вы не были выбраны для участия в текущей программе, мы будем рады рассмотреть вашу заявку на участие в будущих возможностях. Мы восхищаемся вашей страстью и будем рады сотрудничать с вами в будущем.
Еще раз спасибо за интерес к нашей программе. Если у вас есть какие-либо вопросы или вам нужна дополнительная информация, пожалуйста, не стесняйтесь обращаться к нам.
С наилучшими пожеланиями,
[ Ваше имя ]
Шаблон электронного письма с отказом в поступлении в университет/колледж
Этот образец шаблона электронного письма можно использовать, чтобы мягко отклонить заявку абитуриента на поступление в колледж или учебное заведение. Письмо начинается с благодарности студенту за интерес к учебному заведению. Следует также подчеркнуть, насколько конкурентным является процесс приема. Наконец, вы должны пожелать им успехов в их будущих устремлениях и порекомендовать изучить другие возможности обучения.
Дорогой [ Имя получателя ] ,
Благодарим вас за интерес к [ Название колледжа/учреждения ] . Мы ценим время и усилия, которые вы вложили в свое приложение. Однако с сожалением сообщаю вам, что в настоящее время мы не можем предложить вам вход.
Процесс поступления в [ название колледжа/учреждения ] является очень конкурентным, и мы получаем большое количество исключительных заявлений. К сожалению, количество мест ограничено, и нам пришлось принимать трудные решения.
Помните, что это решение не отражает ваши способности или потенциал. Мы рекомендуем вам изучить другие возможности получения образования, соответствующие вашим целям и стремлениям. Есть много отличных учреждений, которые могут идеально вам подойти.
Мы желаем вам больших успехов в ваших будущих начинаниях и верим, что вы добьетесь успеха, где бы вы ни решили продолжить свой академический путь.
С наилучшими пожеланиями,
[ Ваше имя ]
Как написать письмо с отказом кандидатам
Не поддавайтесь искушению просто написать о чем угодно неудавшемуся соискателю. Имейте в виду, что качество и профессионализм вашего письма, хорошие или плохие, говорят от вашего имени и могут повлиять на общее восприятие вашего бренда. Поэтому мы рекомендуем тщательно обдумать свое письмо.
Прямой отказ никогда не будет хорошей идеей. Кандидат может не лучшим образом подходить для должности, которую вы выполняете сейчас, но может оказаться достаточно квалифицированным для другой в будущем. Зачем отговаривать их от будущего сотрудничества с помощью нахальных электронных писем? Ваше письмо должно содержать конструктивную обратную связь и показывать вашу готовность сотрудничать с ними в будущем.
Вот как написать электронное письмо с нуля, если вам понадобится письмо, выходящее за рамки нашего шаблона электронного письма с отказом:
Первая часть
В первом абзаце вашего электронного письма вы должны поблагодарить кандидата за потраченное время и интерес к должности. Вы можете мягко сообщить эту новость, включив комплимент, например «хотя ваша квалификация весьма впечатляет…» в первую часть электронного письма с отказом на работу.
Вторая часть (необязательно)
Затем следует тело письма. То, что вы напишете, зависит от того, как далеко заявитель прошёл процесс отбора и вашего предыдущего взаимодействия с ним.
Если, например, вы решите не искать кандидата дальше после первого раунда собеседований, вы можете пропустить этот шаг и сразу перейти к третьему. С другой стороны, если заявитель проходит в финальный раунд, вам следует указать вескую причину своего решения отклонить его.
Если вы хотите их удивить, расскажите, что особенного в их приложении. Например, включение такой фразы, как «нашу команду особенно впечатлили ваши навыки письма», помогает им понять, что письмо — это их меньше всего. Затем предоставьте честную обратную связь, подчеркнув конкретные области развития и рекомендации по улучшению.
Критикуя их применение, упомяните, в чем они потерпели неудачу. Строка типа «В настоящий момент мы ищем кандидатов, которые имеют более глубокое понимание веб-разработки…» подойдет как нельзя лучше.
Если кандидат произвел на вас впечатление и вы считаете, что он может хорошо подойти для вашей организации, сообщите ему, что вы добавите его в свою базу данных контактов и рассмотрите его снова.
Третья часть
Наконец, вам следует пожелать соискателю всего наилучшего в его дальнейшем поиске работы.
Заключение
Хотя электронные письма с отказом кандидатам должны быть профессиональными, вы можете выделить свой бренд, написав с небольшим человечным подходом. Освободите место, чтобы оценить усилия кандидата, тщательно составив электронное письмо, в котором выражается благодарность, но при этом оно должно быть простым. Вы можете использовать наши шаблоны, чтобы гарантировать, что это произойдет. Кроме того, существует несколько инструментов для составления электронных писем на базе искусственного интеллекта, таких как HIX.AI , которые вы можете использовать, если хотите, чтобы электронное письмо с отказом кандидата было более адаптировано к вашим конкретным потребностям.