การลงท้ายอีเมลไม่ได้รับความสนใจมากนักในโลกแห่งการเขียน แต่จริงๆ แล้วการลงท้ายอีเมลมีความสำคัญมากกว่าที่คุณคิด มันเป็นสิ่งสุดท้ายที่ผู้รับของคุณจะอ่านและจะทิ้งรสชาติสุดท้ายของข้อความของคุณไว้ให้พวกเขา
การเลือกตอนจบที่ถูกต้องสามารถสร้างความแตกต่างระหว่างการได้รับคำตอบและการที่อีเมลของคุณถูกเพิกเฉยได้ มันสำคัญจริงๆ
เราจะมอบตอนจบตามที่พวกเขาสมควรได้รับ และมุ่งเน้นไปที่ตอนจบตั้งแต่ต้น กลาง และปลาย เราจะอธิบายความสำคัญของการลงท้ายอีเมล ให้ตัวอย่างการลงท้ายอีเมล 20 ตัวอย่าง (ใช่ มีเยอะมากจริงๆ!) และแสดงวิธีใช้อย่างถูกต้อง
การลงท้ายอีเมล คืออะไร (และเหตุใดจึงมีความสำคัญ)
เราจะถือว่าคุณกำลังเขียนอีเมลอยู่แล้ว คุณใช้ส่วนท้ายอีเมลแบบใด
พวกเราส่วนใหญ่พบตอนจบที่เราพอใจและเพิ่มลงท้ายอีเมลทุกฉบับที่เราส่ง ลองดูของคุณและดูว่าคุณสามารถมองเห็นรูปแบบได้หรือไม่!
แน่นอนว่าเรามักใช้การลงท้ายอีเมลหลายรายการในสถานการณ์ที่แตกต่างกัน โดยคร่าวๆ เราสามารถแบ่งอีเมลออกเป็นสองประเภทโดยประมาณ:
- อีเมลส่วนตัว – นี่คือข้อความที่คุณส่งถึงเพื่อน ครอบครัว เพื่อนร่วมงานที่เชื่อถือได้ และบุคคลอื่นที่ไม่ใช่มืออาชีพ
- อีเมลระดับมืออาชีพ – อีเมลเหล่านี้ส่งถึงลูกค้า ลูกค้า ผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทางธุรกิจ ผู้จัดการ หัวหน้า และผู้อำนวยการ นอกจากนี้คุณยังจะใช้ข้อมูลเหล่านี้เมื่อสมัครงาน มีส่วนร่วมกับผู้เชี่ยวชาญคนอื่นๆ และเมื่อผู้อื่นอาจอ่านอีเมลของคุณ (เช่น เมื่อคุณร้องเรียน)
เมื่อเขียนอีเมล จำเป็นอย่างยิ่งที่คุณจะต้องค้นหาตอนจบอีเมลที่เหมาะสมซึ่งเกี่ยวข้องกับบริบท ยังไง? เริ่มจากตัวอย่างการลงท้ายอีเมลกันก่อน
การปิดอีเมลที่ไม่ซ้ำกัน 20 รายการ – คืออะไรและควรใช้เมื่อใด
เราได้กล่าวถึงทฤษฎีนี้แล้ว ตอนนี้ก็ถึงเวลาเข้าสู่ภาคปฏิบัติแล้ว! ต่อไปนี้เป็นการปิดท้ายอีเมลทั่วไป 20 รายการ ซึ่งจะอธิบายว่าอีเมลเหล่านี้คืออะไรและเมื่อใดจึงเหมาะสมที่จะใช้
- ดีที่สุด: นี่คือการลงนามแบบคลาสสิก ปลอดภัย และเป็นที่ยอมรับในระดับสากล เป็นตัวเลือกที่ดีสำหรับอีเมลกึ่งทางการหรือไม่เป็นทางการ แต่อาจไม่เหมาะสำหรับอีเมลถึงผู้อำนวยการหรือลูกค้าที่มีชื่อเสียง (ส่วนตัวและมืออาชีพ)
- ขอแสดงความนับถือ: นี่เป็นวิธีสิ้นสุดอีเมลที่ได้รับความนิยมเพิ่มมากขึ้น "Kind Regis" เป็นทางเลือกที่ดีเยี่ยมแทนการลงท้ายที่เป็นทางการ เช่น "Yours Sincerely" (ส่วนตัวและมืออาชีพ)
- หวังว่าจะได้รับการติดต่อจากคุณ: ใช้เมื่อคุณคาดหวังการตอบกลับ เช่น การเรียกประชุม หรือการแชร์ข้อเสนอ สนับสนุนให้ผู้อ่านติดต่อและไม่เพิกเฉยต่ออีเมล ใช้มันเมื่อคุณกำลังต้องการคำตอบ (ส่วนตัวและมืออาชีพ)
- ขอแสดงความนับถือ: นี่เป็นการลงท้ายอีเมลที่เป็นทางการและล้าสมัย (หากเราพูดตามตรง) ไม่ได้ใช้อีกต่อไปแล้ว แต่จะไม่รู้สึกแปลกแยกเมื่อสิ้นสุดข้อความอย่างเป็นทางการถึงผู้เชี่ยวชาญ (แพทย์ ศาสตราจารย์ ทนายความ ฯลฯ) (มืออาชีพ)
- ขอแสดงความนับถือ: เหมือนกับ "ขอแสดงความนับถือ" ข้างต้น "ของคุณ" ล้าสมัยและล้าสมัย คำแนะนำของเราคือการหาทางเลือกอื่น (มืออาชีพ – แต่เท่าที่จำเป็น)
- ขอแสดงความนับถือ: สิ่งนี้ (และตัวอย่างที่ลงท้ายด้วยด้านล่าง) มาจากช่วงเวลาของการเขียนจดหมายอย่างเป็นทางการ ไม่เป็นไรหากคุณส่งข้อความอย่างมืออาชีพ (เช่น ส่งคำเชิญเข้าร่วมงานแต่งงาน เป็นต้น) (มืออาชีพ – แต่เท่าที่จำเป็น)
- ขอแสดงความนับถือ: ในการเขียนจดหมายแบบดั้งเดิม นี่เป็นวิธีการลงท้ายจดหมายถึงคนที่คุณไม่รู้จัก เช่นเดียวกับ VHS และโทรศัพท์บ้าน ทิ้งอดีตไว้เป็นดีที่สุด (มืออาชีพ – แต่เท่าที่จำเป็น)
- ไชโย: นี่เป็นอีเมลที่ลงท้ายด้วยข้อความที่ไม่เป็นทางการอย่างยิ่ง ซึ่งคุณอาจต้องการใช้ในการเชิญเข้าร่วมงานปาร์ตี้หรือส่งถึงเพื่อนบริษัท มันค่อนข้างผ่อนคลาย (ส่วนตัว 100%)
- ขอบคุณ: รายการโปรดเก่า! "ขอบคุณ" เป็นวิธีแสดงความขอบคุณที่เรียบง่ายและเป็นที่ยอมรับในระดับสากล และยังใช้ในภาษาอื่นด้วย (ส่วนตัวและมืออาชีพ)
- ขอบคุณล่วงหน้า: การสิ้นสุดนี้ก็เป็นคำแนะนำเช่นกัน มันบอกว่า "ส่งข้อความหาฉันเมื่อคุณทำสิ่งที่ฉันขอเสร็จแล้ว" คุณสามารถใช้สิ่งนี้กับเพื่อนของคุณได้ แต่พวกเขาอาจคาดหวังบางสิ่งที่เป็นทางการน้อยกว่าเล็กน้อย (ส่วนตัวและมืออาชีพ)
- ขอบคุณมาก: นี่เป็นตอนจบที่ค่อนข้างไม่เปิดเผยตัวตน แต่ใช้ได้ผลในทุกสถานการณ์ (ส่วนตัวและมืออาชีพ)
- ขอแสดงความนับถือ: ใช่ นี่เป็นอีกหนึ่งสัญญาณที่ปลอดภัยและเป็นที่ยอมรับในระดับสากล ซึ่งคุณสามารถใช้กับอีเมลทุกประเภทได้อย่างปลอดภัย (ส่วนตัวและมืออาชีพ)
- ขอแสดงความนับถือ: นี่เป็นวิธีที่สวยงามและโรแมนติกในการสิ้นสุดอีเมลของคุณ และทางที่ดีที่สุดคือปล่อยไว้ตามลำพัง ( (ส่วนตัวและมืออาชีพแต่เราจะไม่ใช้เลย)
- ขอแสดงความนับถือ: มีใครใช้สิ่งนี้หรือไม่? ดูเหมือนว่าพวกเขาจะทำ แต่มันก็แปลก มันไม่อบอุ่นและเป็นมิตรหรือเป็นทางการ หลีกเลี่ยง. (ส่วนตัวและมืออาชีพ)
- ขอแสดงความนับถือ: เราชอบอันนี้ มันเป็นรูปแบบหนึ่งของ "ขอแสดงความนับถือ" และสามารถนำมาใช้ในบริบทเดียวกันได้ (ส่วนตัวและมืออาชีพ)
- ขอแสดงความนับถือ: เช่นเดียวกับ "ขอแสดงความนับถือ" ข้างต้นเราชอบมัน เพิ่มลงในคลังแสงสุดท้ายของคุณ (ส่วนตัวและมืออาชีพ)
- ความปรารถนาดี: นี่เป็นตอนจบที่ใจดีและเป็นบวกที่คุณมักจะเห็นในอีเมลระหว่างเพื่อน (ส่วนตัวและเป็นมืออาชีพหากคุณรู้จักบุคคลนั้น)
- แจ้งให้เราทราบความคิดของคุณ: หากคุณกำลังถามความคิดเห็นหรือมุมมองของใครบางคนนี่เป็นตอนจบที่ดี มันบอกพวกเขาว่าพวกเขาจะรับฟังและคุณก็เปิดกว้าง (ส่วนตัวและมืออาชีพ)
- คุณสนใจไหม: นี่เป็นตอนจบแบบพิเศษที่คุณอาจใช้ในการส่งข้อเสนอ การเรียกประชุม หรือข้อเสนอให้กับบุคคล
- ต้องการแชทหรือไม่: เช่นเดียวกับตัวอย่างด้านบน สิ่งนี้ใช้เพื่อผลักดันการโต้ตอบ คุณกำลังส่งบอลไปที่สนามของพวกเขาและถาม (แต่ไม่ได้เรียกร้อง) คำตอบ เราชอบมัน. (ส่วนตัวและมืออาชีพ)
วิธีลงท้ายอีเมลด้วยการลงท้ายอีเมลที่เหมาะสม
เรา (หวังว่า) ทำให้การเลือกตอนจบที่เหมาะสมเป็นเรื่องง่ายที่สุดเท่าที่จะเป็นไปได้ คุณสามารถทำรายการและค้นหารายการที่เหมาะสมได้
เมื่อตัดสินใจ ต่อไปนี้เป็น 5 สิ่งที่ควรพิจารณา:
- คุณรู้จักบุคคลนั้นดีหรือไม่? หากเป็นเช่นนั้น คุณสามารถใช้ตอนจบแบบใดก็ได้!
- คุณกำลังส่งอีเมลถึงบุคคลที่มีอำนาจหรือตำแหน่งที่มีอำนาจหรือไม่? จบแบบเป็นทางการเพื่อหลีกเลี่ยงปัญหาใดๆ
- หัวข้ออีเมลหรือบริบทของคุณมีความละเอียดอ่อนหรือไม่? ไปจบแบบมืออาชีพ.
- คุณกำลังผลักดันให้เกิดผลลัพธ์หรือไม่? ใช้ตอนจบที่กระตือรือร้น เช่น "อยากแชทไหม" หรือ "หวังว่าจะได้ยินจากคุณ"
- คุณอาศัยอยู่ในศตวรรษที่ 21 หรือไม่? หากเป็นเช่นนั้น ให้หลีกเลี่ยงตอนจบที่ล้าสมัย เช่น "ขอแสดงความนับถือ" หรือ "ขอแสดงความนับถือ" เนื่องจากเป็นเรื่องล้าสมัยและเก่า
เคล็ดลับที่มีประโยชน์อีกอย่างหนึ่งคือการอ่านอีเมลและพูดตอนจบของคุณออกมาดังๆ มันฟังดูเป็นยังไงบ้าง? ถ้ามันฟังดูโอเค มันอาจจะโอเค – ดังนั้นทำไปเถอะ ถ้าไม่เช่นนั้น ให้ใช้รายการของเราด้านบนและเลือกทางเลือกอื่น
บทสรุป
ขอขอบคุณที่อ่านคู่มือการลงท้ายอีเมลนี้จนจบ
ขอแสดงความนับถือ,
เห็นไหมว่าการค้นหาการลงท้ายอีเมลที่เหมาะสมและใช้งานนั้นทำได้ง่ายจริงๆ เคล็ดลับในการค้นหาตอนจบที่เหมาะสมคือการเข้าใจผู้ฟัง (ส่วนตัวหรือมืออาชีพ) และเขียนให้พวกเขา หากคุณไม่พบคำที่เหมาะสม ลองใช้ โปรแกรมสร้างอีเมลของ HIX.AI ผู้ช่วยเขียนอีเมลที่ชาญฉลาดและขับเคลื่อนด้วย AI นี้สามารถสร้างอีเมลที่มีประสิทธิภาพ (รวมถึงตอนจบ) ได้ในไม่กี่วินาที ทำให้คุณเริ่มทำงานต่อไปได้ ลองวันนี้