หากคุณคุ้นเคยกับการเขียนอีเมลธรรมดาถึงเพื่อน ครอบครัว และคนรู้จัก คุณอาจประสบปัญหาในการเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการอย่างถูกต้อง อย่างไรก็ตาม หากคุณยึดติดกับโครงสร้างที่กำหนดไว้ มารยาททางอีเมลทางธุรกิจที่เหมาะสม และตัวอย่างอีเมลอย่างเป็นทางการที่ใช้งานได้จริง การเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการอาจเป็นขั้นตอนที่ง่ายและรวดเร็ว
บทความนี้จะแจกแจงโครงสร้างของอีเมลอย่างเป็นทางการและนำเสนอตัวอย่างอีเมลอย่างเป็นทางการ 12 ตัวอย่าง คุณจะสามารถเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการถึงองค์กรใดก็ได้และรับการตอบกลับอย่างที่คุณคาดหวัง
อีเมลอย่างเป็นทางการคืออะไร?
อีเมลอย่างเป็นทางการ คืออีเมลทางการประเภทหนึ่งที่ส่งถึงบุคคลในหน่วยงานหรือองค์กรเพื่อดำเนินการสื่อสารอย่างเป็นทางการหรือทางวิชาชีพ อีเมลทางการมักใช้ในที่ทำงาน สถาบันการศึกษา หน่วยงานภาครัฐ และสถานประกอบวิชาชีพ
ตัวอย่างของผู้รับที่คุณอาจส่งอีเมลถึงอย่างเป็นทางการ ได้แก่ ผู้จัดการ ศาสตราจารย์ เจ้าหน้าที่ของรัฐ ลูกค้า เพื่อนร่วมงาน หรือผู้ร่วมธุรกิจของคุณ
คุณควรเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการเมื่อใด
คุณสามารถใช้อีเมลอย่างเป็นทางการสำหรับสถานการณ์ทุกประเภทที่ต้องมีการสื่อสารอย่างเป็นทางการ ไม่ว่าคุณจะส่งประกาศอย่างเป็นทางการ ยื่นคำขอเกี่ยวกับธุรกิจ หรือติดต่อบุคคลที่ไม่คุ้นเคย
ต่อไปนี้เป็นสถานการณ์ทั่วไปบางส่วนเมื่อคุณควรพิจารณาเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการ:
1. การสมัครงาน : เมื่อสมัครงาน การส่งอีเมลอย่างเป็นทางการจะช่วยสร้างความประทับใจอย่างมืออาชีพ และทำให้ผู้สรรหาสามารถตรวจสอบเอกสารการสมัครของคุณได้อย่างง่ายดาย
2. การสอบถามเกี่ยวกับธุรกิจ : การส่งอีเมลอย่างเป็นทางการมีความเหมาะสมเมื่อคุณต้องการข้อมูลที่เกี่ยวข้องกับธุรกิจจากเพื่อนร่วมงาน ลูกค้า หรือบริษัทอื่น ช่วยรักษาการสนทนาที่มีประสิทธิภาพ
3. การตอบสนองต่อการร้องเรียน: คุณอาจต้องส่งอีเมลคำขอโทษในอาชีพการงานหรือกระบวนการทางการศึกษาของคุณเพื่อตอบสนองต่อปัญหา
4. ประกาศอย่างเป็นทางการ: เมื่อเผยแพร่ข้อมูลสำคัญ เช่น แนะนำบุคคลอื่นอย่างเป็นทางการหรือประกาศทั่วทั้งบริษัท อีเมลอย่างเป็นทางการช่วยให้แน่ใจว่าข้อความนั้นคงความเป็นมืออาชีพ
5. การประสานงานโครงการ : เมื่อทำงานในโครงการที่มีสมาชิกในทีมหลายคน อีเมลอย่างเป็นทางการจะปรับปรุงความชัดเจนและช่วยเหลือทุกคนที่เกี่ยวข้อง
12 ตัวอย่างอีเมลอย่างเป็นทางการ
ตัวอย่างอีเมลอย่างเป็นทางการด้านล่างนี้สร้างขึ้นโดยใช้อินสแตนซ์ในโลกแห่งความเป็นจริง อย่างไรก็ตาม ตัวอย่างเป็นแบบทั่วไป ดังนั้นโปรดคำนึงถึงการแก้ไขและปรับใช้ตามความต้องการของคุณและบริษัท อุตสาหกรรม หรือวัฒนธรรมใดๆ
ตัวอย่างอีเมลอย่างเป็นทางการสำหรับการแนะนำอย่างเป็นทางการ
มีหลายครั้งที่คุณต้องส่ง อีเมลแนะนำอย่างเป็นทางการ เพื่อแนะนำลูกค้า พันธมิตรทางธุรกิจ หรือพนักงานใหม่ให้กับคนที่คุณรู้จักอยู่แล้ว ในตัวอย่างอีเมลแนะนำอย่างเป็นทางการต่อไปนี้ คุณกำลังเขียนถึงทีมขายทั้งหมดเพื่อแจ้งให้ทราบว่ามีสมาชิกใหม่เข้าร่วมทีมแล้ว
เรียน [ ชื่อผู้รับ ] ,
ฉันขอแจ้งให้ทราบว่าเรามีสมาชิกใหม่เข้าร่วมทีมขายของเรา ยินดีต้อนรับ [ ชื่อสมาชิกใหม่ ] ซึ่งจะทำงานอย่างใกล้ชิดกับพวกเราทุกคนเพื่อให้บรรลุเป้าหมายของทีม
[ ชื่อสมาชิกใหม่ ] นำประสบการณ์ที่กว้างขวาง [ ของเขา/เธอ ] ใน [ กล่าวถึงประสบการณ์หรือทักษะที่เกี่ยวข้อง ] . [ He/She ] รู้สึกตื่นเต้นที่ได้มีส่วนร่วมกับทีมและช่วยให้เราประสบความสำเร็จมากยิ่งขึ้น
โปรดร่วมแสดงความยินดีกับ [ New Member's Name ] ด้วยนะครับ ฉันแน่ใจว่า [ เขา/เธอ ] จะเป็นส่วนเสริมที่มีคุณค่าสำหรับทีมของเรา
หากคุณมีคำถามหรือต้องการข้อมูลเพิ่มเติม โปรดติดต่อ [ ชื่อสมาชิกใหม่ ] โดยตรง . ที่อยู่อีเมล [ เขา/เธอ ] คือ [ ที่อยู่อีเมลของสมาชิกใหม่ ] .
ขอขอบคุณสำหรับความสนใจและความร่วมมือของคุณ
ขอแสดงความนับถือ
[ ชื่อของคุณ ]
ตัวอย่างอีเมลประกาศอย่างเป็นทางการ
อีเมลประกาศอย่างเป็นทางการมักจะส่งภายในองค์กรหรือกลุ่มบุคคล โดยทั่วไปจะใช้เพื่อประกาศการเปลี่ยนแปลงนโยบาย การอัปเดตโครงการ เหตุการณ์สำคัญทางธุรกิจ และเหตุการณ์สำคัญอื่นๆ ในอีเมลอย่างเป็นทางการด้านล่าง คุณกำลังแบ่งปันข่าวดีกับทั้งบริษัทว่าผลิตภัณฑ์เรือธงของบริษัทได้รับรางวัลการออกแบบที่สำคัญ
เรียน [ ชื่อผู้รับ ] ,
ฉันรู้สึกตื่นเต้นที่จะประกาศว่าผลิตภัณฑ์หลักของบริษัทเรา [ ชื่อผลิตภัณฑ์ ] ได้รับรางวัลการออกแบบอันทรงเกียรติ! ความสำเร็จนี้เป็นข้อพิสูจน์ถึงการทำงานหนักและความทุ่มเทของทีมงานทั้งหมดของเรา
การได้รับรางวัลนี้ไม่เพียงแต่เป็นการยกย่องการออกแบบและนวัตกรรมที่โดดเด่นของ [ ชื่อผลิตภัณฑ์ ] เท่านั้น แต่ยังเน้นย้ำให้บริษัทของเราเป็นผู้นำใน อุตสาหกรรม. เราภูมิใจอย่างยิ่งกับความสำเร็จนี้และต้องการแบ่งปันข่าวนี้กับพวกคุณทุกคน
รางวัลนี้จะเกิดขึ้นไม่ได้หากปราศจากความพยายามและความเชี่ยวชาญอย่างไม่เหน็ดเหนื่อยของสมาชิกในทีมแต่ละคนที่เกี่ยวข้องกับการพัฒนา การออกแบบ และการตลาดของ [ ชื่อผลิตภัณฑ์ ] ขอขอบคุณสำหรับการอุทิศตนและความมุ่งมั่นของคุณ
เราเชื่อว่าเหตุการณ์สำคัญนี้จะช่วยเพิ่มชื่อเสียงของแบรนด์ของเราและขับเคลื่อนความสำเร็จที่ยิ่งใหญ่ยิ่งขึ้นในตลาด มาสร้างแรงผลักดันนี้ต่อไปและส่งมอบผลิตภัณฑ์ที่ยอดเยี่ยมยิ่งขึ้นให้กับลูกค้าของเรา
ขอแสดงความยินดีกับทีมงานทั้งหมดอีกครั้งสำหรับการยอมรับที่สมควรได้รับนี้!
ขอแสดงความนับถือ
[ ชื่อของคุณ ]
ตัวอย่างอีเมลอย่างเป็นทางการสำหรับการลาป่วย
ในที่ทำงาน อีเมลคำขอส่วนตัวเพื่อขอความช่วยเหลือหรือการอนุญาตถือเป็นเรื่องปกติ อาจเป็นอะไรก็ได้ตั้งแต่คำถามเล็กๆ น้อยๆ ไปจนถึงคำขอที่สำคัญ ในตัวอย่างอีเมลทางการสำหรับการลาป่วยนี้ คุณกำลังเขียนเพื่อชี้แจงอย่างละเอียดถึงการไร้ความสามารถของคุณในการทำงาน ในตอนท้ายของอีเมล อย่าลืมระบุข้อมูลเกี่ยวกับแผนของคุณในช่วงพักและวันที่คาดว่าจะกลับมาทำงาน
เรียน [ ชื่อผู้รับ ] ,
ฉันหวังว่าอีเมลนี้จะพบคุณโดยดี ฉันเสียใจที่ต้องแจ้งให้คุณทราบว่า ฉันรู้สึกไม่สบายและไม่สามารถมาทำงานได้ ฉันได้พบแพทย์ที่แนะนำให้ฉันหยุดสองสามวันเพื่อฟื้นตัว
ฉันขออภัยในความไม่สะดวกที่เกิดขึ้น และฉันเข้าใจว่าการขาดงานของฉันอาจส่งผลกระทบต่อทีม วางใจได้เลย ฉันได้แจ้ง [ ชื่อเพื่อนร่วมงาน ] เกี่ยวกับโครงการของฉันแล้ว และพวกเขาจะชดเชยให้ฉันในระหว่างที่ฉันไม่อยู่
ฉันคาดว่าจะกลับมาทำงานได้ในวันที่ [ วันที่คาดว่าจะกลับมา ] หากมีเรื่องเร่งด่วนที่ต้องได้รับการดูแลจากฉัน โปรดอย่าลังเลที่จะติดต่อฉันทางอีเมลหรือโทรศัพท์
ขอขอบคุณสำหรับความเข้าใจและการสนับสนุนของคุณ
ขอแสดงความนับถือ
[ ชื่อของคุณ ]
ตัวอย่างอีเมลอย่างเป็นทางการสำหรับคำเชิญเข้าร่วมการประชุม
เมื่อจัดการประชุมกับเพื่อนร่วมงาน ลูกค้า หรือหุ้นส่วน คุณควรส่งคำขอประชุมหรือคำเชิญผ่านทางอีเมลอย่างเป็นทางการ ในตัวอย่างอีเมลคำเชิญเข้าร่วมการประชุมอย่างเป็นทางการ ผู้เข้าร่วมทุกคนจะต้องมีข้อมูลที่จำเป็นเกี่ยวกับวัน เวลา สถานที่ และวาระการประชุม
เรียน [ ชื่อผู้รับ ] ,
ฉันหวังว่าอีเมลนี้จะพบคุณโดยดี ฉันเขียนมาเพื่อยืนยันกำหนดการประชุมที่กำลังจะมาถึง
โปรดแจ้งให้เราทราบว่ากำหนดการที่เสนอนั้นเหมาะกับคุณหรือไม่
ขอขอบคุณสำหรับความสนใจของคุณ
ขอแสดงความนับถือ
[ ชื่อของคุณ ]
ตัวอย่างอีเมลทางการสำหรับการสมัครงาน
อีเมลอย่างเป็นทางการสำหรับติดต่อสมัครงานก็เป็นเรื่องปกติเช่นกัน ตัวอย่างอีเมลอย่างเป็นทางการนี้แสดงวิธีเขียน อีเมลสมัครงานอย่างเป็นทางการ ซึ่งรวมถึงจดหมายสมัครงาน ประวัติย่อ และเอกสารที่จำเป็นอื่น ๆ
เรียน [ ชื่อผู้รับ ]
ฉันเขียนมาเพื่อแสดงความสนใจในตำแหน่งงานที่บริษัทของคุณ ฉันได้แนบจดหมายสมัครงาน ประวัติย่อ และเอกสารที่จำเป็นอื่นๆ เพื่อให้คุณตรวจสอบแล้ว
ฉันมีประสบการณ์มากกว่า 10 ปีในอุตสาหกรรมนี้ และเชื่อว่าทักษะและคุณสมบัติของฉันทำให้ฉันเป็นผู้สมัครที่แข็งแกร่งสำหรับตำแหน่งนี้
ฉันมั่นใจในความสามารถของฉันที่จะมีส่วนร่วมในความสำเร็จของบริษัทของคุณ
ขอขอบคุณสำหรับการพิจารณาใบสมัครของฉัน
ฉันหวังว่าจะมีโอกาสหารือเกี่ยวกับตำแหน่งนี้เพิ่มเติม
ขอแสดงความนับถือ
[ ชื่อของคุณ ]
ตัวอย่างอีเมลขอบคุณอย่างเป็นทางการ
อีกสถานการณ์หนึ่งที่คุณจะต้องได้รับอีเมลอย่างเป็นทางการก็คือการส่งจดหมายแสดงความขอบคุณ โดยปกติแล้ว อีเมลขอบคุณอย่างเป็นทางการ จะถูกส่งไปหลังการสื่อสารครั้งก่อน หรือเมื่อคุณต้องการขอบคุณใครสักคนที่ทำตามคำขอส่วนตัวของคุณ ตัวอย่างอีเมลขอบคุณนี้สั้น ตรงประเด็น และมีน้ำใจ
เรียน [ ชื่อผู้รับ ] ,
ฉันหวังว่าอีเมลนี้จะพบคุณโดยดี ฉันเขียนมาเพื่อแสดงความขอบคุณอย่างจริงใจสำหรับ [ ตอบสนองคำขอส่วนตัวของฉัน / ความช่วยเหลือของคุณใน [ งานเฉพาะ ] ]
[ การสนับสนุน / คำแนะนำ / ความเชี่ยวชาญ ] ของคุณมีค่าอันล้ำค่า และฉันขอขอบคุณที่สละเวลา และความพยายามใน [ การให้ความช่วยเหลือ / ทำงานให้เสร็จสิ้น ] .
ขอขอบคุณสำหรับความสนใจของคุณ
ขอแสดงความนับถือ
[ ชื่อของคุณ ]
ตัวอย่างการตอบกลับอีเมลอย่างเป็นทางการ
หลักเกณฑ์มารยาทในการใช้อีเมลธุรกิจประการหนึ่งคือการตอบกลับอีเมลทุกฉบับที่คุณได้รับ หากต้องการเร่งการตอบกลับอีเมล คุณสามารถใช้ตัวอย่างอีเมลตอบกลับอย่างเป็นทางการด้านล่าง เริ่มต้นด้วยการยืนยันว่าคุณได้รับการสื่อสารแล้ว จากนั้นอธิบายว่าคุณจะทำอย่างไรเพื่อดำเนินการตามเจตนารมณ์ของผู้ส่ง
เรียน [ ชื่อผู้รับ ]
ฉันรับทราบที่ได้รับอีเมลของคุณและขอขอบคุณสำหรับข้อมูลที่ให้ไว้ ฉันจะทำตามขั้นตอนที่จำเป็นเพื่อปฏิบัติตามคำแนะนำของคุณและให้แน่ใจว่าบรรลุผลตามที่ตั้งใจไว้
หากฉันมีคำถามหรือต้องการคำชี้แจงเพิ่มเติม ฉันจะติดต่อคุณทันที
ขอขอบคุณสำหรับความสนใจของคุณ
ขอแสดงความนับถือ
[ ชื่อของคุณ ]
ตัวอย่างอีเมลติดตามผลอย่างเป็นทางการ
ต่างจากอีเมลติดต่อฉบับแรก เมื่อเขียน อีเมลเตือนความจำ หรือ อีเมลติดตามผล คุณไม่จำเป็นต้องให้บริบทที่กว้าง แต่ยังคงต้องยึดตามโครงสร้างและน้ำเสียงที่เป็นมืออาชีพ ตัวอย่างอีเมลติดตามผลนี้กล่าวถึงความเป็นมาของการสื่อสารนี้โดยย่อ และกระตุ้นให้ผู้รับดำเนินการอย่างอ่อนโยน
เรียน [ ชื่อผู้รับ ] ,
ฉันหวังว่าอีเมลนี้จะพบคุณโดยดี ฉันเขียนมาเพื่อยืนยันกำหนดการประชุมที่กำลังจะมาถึง
โปรดแจ้งให้เราทราบว่ากำหนดการที่เสนอนั้นเหมาะกับคุณหรือไม่
ขอขอบคุณสำหรับความสนใจของคุณ
ขอแสดงความนับถือ
[ ชื่อของคุณ ]
ตัวอย่างอีเมลอย่างเป็นทางการสำหรับการตอบกลับข้อร้องเรียน
คนที่ร้องเรียนย่อมหงุดหงิดอยู่แล้ว ดังนั้นการตอบสนองอย่างไม่เป็นมืออาชีพ เช่น การใช้ภาษาที่ไม่เหมาะสมหรือการทำเสียงที่ไม่ระมัดระวัง อาจลุกลามและก่อให้เกิดผลลัพธ์ทางธุรกิจที่ร้ายแรง นั่นเป็นเหตุผลที่คุณควรส่งอีเมลอย่างเป็นทางการ เช่น ตัวอย่างนี้ เพื่อขออภัยและสาธิตทางเลือกในการแก้ปัญหา
เรียน [ ชื่อผู้รับ ]
ฉันกำลังเขียนถึงคำร้องเรียนที่คุณเพิ่งส่งมา เราเข้าใจถึงความหงุดหงิดของคุณ และขออภัยในความไม่สะดวกที่เกิดขึ้น เราให้ความสำคัญกับความคิดเห็นของคุณและมุ่งมั่นที่จะแก้ไขข้อกังวลของคุณทันที
หลังจากตรวจสอบปัญหาแล้ว เราได้ระบุสาเหตุที่แท้จริงแล้วและกำลังดำเนินการแก้ไข เพื่อแก้ไขสถานการณ์ เราขอเสนอวิธีแก้ปัญหาสองประการให้กับคุณ:
1. [ โซลูชันที่ 1 ]
2. [ โซลูชันที่ 2 ]
โปรดแจ้งให้เราทราบว่าคุณต้องการตัวเลือกใด หรือหากคุณมีข้อเสนอแนะเพิ่มเติม เราจะทำทุกอย่างตามอำนาจของเราเพื่อให้คุณพึงพอใจ
ฉันต้องขออภัยอีกครั้งสำหรับความไม่สะดวกที่เกิดขึ้น และขอขอบคุณที่กรุณาอดทนรอในขณะที่เราแก้ไขปัญหา
ขอแสดงความนับถือ
[ ชื่อของคุณ ]
ตัวอย่างอีเมลอย่างเป็นทางการสำหรับการแชร์สถานะของโปรเจ็กต์
อีเมลอัปเดตงานอย่างเป็นทางการมีความสำคัญอย่างยิ่งในการทำให้ทุกคนเข้าใจตรงกันในระหว่างกระบวนการความร่วมมือในโครงการ โดยเฉพาะอย่างยิ่งเมื่อทำงานร่วมกับหลายบริษัท ในตัวอย่างอีเมลอย่างเป็นทางการนี้ คุณสามารถเรียนรู้วิธีระบุการมอบหมายงาน การอัปเดตโครงการ ความคาดหวัง และข้อมูลสำคัญอื่นๆ เกี่ยวกับโครงการอย่างชัดเจนด้วยสัญลักษณ์แสดงหัวข้อย่อย
เรียน [ ชื่อผู้รับ ]
ฉันต้องการแจ้งข้อมูลอัปเดตเกี่ยวกับสถานะของโครงการให้คุณทราบ ประเด็นสำคัญมีดังนี้
- ระยะแรกของโครงการเสร็จสมบูรณ์แล้ว
- ระยะที่สองซึ่งเกี่ยวข้องกับการวิเคราะห์ข้อมูลกำลังดำเนินการอยู่
- เราคาดว่าจะเสร็จสิ้นการวิเคราะห์ภายในสัปดาห์หน้าและจะแบ่งปันผลลัพธ์กับคุณ
- เมื่อการวิเคราะห์เสร็จสมบูรณ์ เราจะดำเนินการในขั้นตอนสุดท้ายของโครงการซึ่งก็คือการดำเนินการ< /li>
- โปรดตรวจสอบเอกสารที่แนบมาเพื่อดูรายละเอียดไทม์ไลน์ของโครงการและการส่งมอบ
หากคุณมีคำถามหรือข้อกังวลใดๆ โปรดแจ้งให้เราทราบ ขอขอบคุณที่ให้ความสนใจ
ขอแสดงความนับถือ
[ ชื่อของคุณ ]
ตัวอย่างอีเมลลาออกอย่างเป็นทางการ
หากคุณตัดสินใจลาออกจากตำแหน่งงานปัจจุบัน คุณต้องเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการเพื่อแจ้งให้นายจ้างทราบถึงการตัดสินใจของคุณ ในตัวอย่างนี้ คุณสามารถเรียนรู้วิธีเขียน อีเมลลาออก ที่จะยุติการจ้างงานของคุณในเชิงบวก โดยการอธิบายสั้นๆ ถึงเหตุผลในการลาออก ขอบคุณนายจ้าง และเสนอความช่วยเหลือแก่พนักงานใหม่ในกระบวนการเปลี่ยนงาน
เรียน [ ชื่อผู้รับ ]
ฉันเขียนมาเพื่อแจ้งให้คุณทราบถึงการตัดสินใจลาออกจากตำแหน่งปัจจุบันของฉันที่ [ ชื่อบริษัท ] หลังจากการพิจารณาอย่างถี่ถ้วนแล้ว ฉันจึงตัดสินใจที่จะไล่ตามโอกาสใหม่ๆ ที่สอดคล้องกับเป้าหมายการทำงานในระยะยาวของฉันมากขึ้น
ฉันอยากจะแสดงความขอบคุณอย่างจริงใจต่อคุณและทีมงานทั้งหมดที่ [ ชื่อบริษัท ] สำหรับ การสนับสนุน คำแนะนำ และโอกาสที่ฉันได้รับระหว่างดำรงตำแหน่ง ฉันรู้สึกขอบคุณสำหรับโอกาสในการทำงานร่วมกับบุคคลที่มีความสามารถดังกล่าว และได้รับประสบการณ์อันล้ำค่าที่จะเป็นประโยชน์ต่อฉันในความพยายามในอนาคต
เพื่อให้แน่ใจว่าการเปลี่ยนผ่านสำหรับการเปลี่ยนแทนของฉันจะเป็นไปอย่างราบรื่น ฉันยินดีอย่างยิ่งที่จะ ช่วยเหลือในทางใดทางหนึ่งที่เป็นไปได้ ไม่ว่าจะเกี่ยวข้องกับการฝึกอบรมพนักงานใหม่หรือการให้คำแนะนำในระหว่างกระบวนการส่งมอบ โปรดอย่าลังเลที่จะติดต่อฉัน
ขอขอบคุณอีกครั้งสำหรับโอกาสและประสบการณ์ที่ฉันได้รับที่ [ ชื่อบริษัท ] . ฉันขอให้คุณและทีมงานประสบความสำเร็จต่อไปในอนาคต
ขอแสดงความนับถือ
[ ชื่อของคุณ ]
อีเมลอย่างเป็นทางการสำหรับการสอบถามเกี่ยวกับธุรกิจ
อีเมลสอบถามเกี่ยวกับธุรกิจ จะถูกส่งไปเพื่อขอข้อมูล ขอคำชี้แจง หรือแสดงความสนใจในผลิตภัณฑ์ บริการ หรือโอกาสทางธุรกิจโดยเฉพาะ ในตัวอย่างอีเมลสอบถามอย่างเป็นทางการนี้ คุณกำลังแสดงความสนใจอย่างแท้จริงและให้คำถามที่ชัดเจนและเฉพาะเจาะจง
เรียน [ ชื่อผู้รับ ] ,
ฉันหวังว่าอีเมลนี้จะพบคุณโดยดี ฉันเขียนมาเพื่อขอข้อมูลบางอย่างเกี่ยวกับ [ ผลิตภัณฑ์/บริการเฉพาะ/โอกาสทางธุรกิจ ]
ก่อนอื่น ฉันต้องการสอบถามเกี่ยวกับช่วงราคาของ [ ผลิตภัณฑ์/บริการ ] คุณช่วยเสนอราคาหรือข้อมูลการกำหนดราคาที่เกี่ยวข้องให้ฉันได้ไหม
นอกจากนี้ ฉันสนใจที่จะเรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับคุณลักษณะเฉพาะและคุณประโยชน์ของ [ ผลิตภัณฑ์/บริการ ] โปรดให้คำอธิบายโดยละเอียดหรือโบรชัวร์/เอกสารใดๆ แก่ฉัน
สุดท้ายนี้ ฉันขอขอบคุณสำหรับข้อมูลใดๆ เกี่ยวกับลำดับเวลาในการจัดส่ง/การติดตั้ง และตัวเลือกการรับประกันใดๆ ที่มี
ขอขอบคุณที่ให้ความสนใจในเรื่องนี้ ฉันหวังว่าจะได้รับข้อมูลที่ร้องขอโดยเร็วที่สุด
ขอแสดงความนับถือ
[ ชื่อของคุณ ]
รูปแบบอีเมลอย่างเป็นทางการ
เช่นเดียวกับ อีเมลทางการ อื่นๆ อีเมลทางการมีวิธีการบางอย่างในการปรับโครงสร้างและส่งมอบ รูปแบบอีเมลนั้นเรียบง่ายหากคุณเชี่ยวชาญองค์ประกอบหลักทั้งสี่ประการ:
● หัวเรื่อง . ใช้หัวเรื่องที่ชัดเจนและกระชับซึ่งระบุถึงวัตถุประสงค์ของอีเมล โดยเฉลี่ยแล้ว หัวเรื่องที่มีเจ็ดคำหรือน้อยกว่านั้นจะถูกเปิดมากขึ้น
● การทักทายและการทักทาย เริ่มต้นอีเมลด้วยคำทักทายอย่างเป็นทางการพร้อมชื่อผู้รับและคำทักทายที่เหมาะสม
● เนื้อหาอีเมล ตามการสื่อสารและบริบทของคุณ ให้ใช้บรรทัดเริ่มต้นที่เหมาะสม ตรวจสอบให้แน่ใจว่าข้อความอีเมลมีความเฉพาะเจาะจงและทำให้เนื้อหาสั้น
● ปิดท้ายและลงนาม ใช้นามสกุลอีเมลอย่างเป็นทางการ ตามด้วยลายเซ็นธุรกิจอย่างเป็นทางการ รวมถึงชื่อ ตำแหน่งงาน บริษัท ข้อมูลติดต่อ และข้อมูลอื่น ๆ หากมี
เรียนรู้เพิ่มเติมเกี่ยวกับรูปแบบอีเมล ที่นี่
ควบคุมพลังของ AI เพื่อเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการ
การเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการมักใช้เวลามากขึ้นเนื่องจากคุณต้องสร้างเนื้อหาอย่างมืออาชีพและสุภาพ และตรวจทานทุกอย่างก่อนที่จะส่ง ทำไมไม่ลองใช้ตัวเขียนอีเมล AI เพื่อเร่งกระบวนการสร้างอีเมลอย่างเป็นทางการล่ะ
เครื่องมือสร้างอีเมล HIX.AI อาจเป็นทางออกที่ดีที่สุดของคุณ ใช้เทคโนโลยีปัญญาประดิษฐ์ขั้นสูงและอัลกอริธึมการเรียนรู้ภาษาธรรมชาติเพื่อช่วยคุณในการสร้างและปรับปรุงงานการเขียนอีเมลของคุณโดยอัตโนมัติ คุณสามารถใช้ได้ในทุกสถานการณ์ที่ต้องมีการสื่อสารอย่างเป็นทางการผ่านทางอีเมล
● ลดความซับซ้อนของการเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการด้วยคลิกเดียว
● รักษาน้ำเสียงที่เป็นมืออาชีพและสุภาพตลอดข้อความอีเมลอย่างเป็นทางการ
● รองรับการแปลอีเมลทางการเป็นภาษาต่างๆ มากกว่า 50 ภาษา
● คลังตัวอย่างอีเมลอย่างเป็นทางการขนาดใหญ่ที่ปรับแต่งมาเพื่อเหตุผลทางอีเมลอย่างเป็นทางการทุกประการ
บรรทัดล่าง
การรู้วิธีการเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการเป็นสิ่งสำคัญสำหรับการรักษาความเป็นมืออาชีพและประสิทธิผลในการสื่อสารเมื่อส่งอีเมลถึงลูกค้า ลูกค้า เพื่อนร่วมงาน ซัพพลายเออร์ ผู้ขาย หรือผู้ติดต่อทางธุรกิจอื่นๆ
หวังว่าบทความนี้จะช่วยให้คุณเริ่มต้นการเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการที่ส่งถึงความตั้งใจของคุณและให้ผลลัพธ์ที่ดีแก่คุณ หากคุณยังคงพบว่าการเขียนอีเมลอย่างเป็นทางการมีความท้าทายและใช้เวลานาน ให้ใช้ตัวเขียนอีเมล HIX.AI เพื่อจัดการอีเมลดังกล่าว