Özür dilemek gerçekten en zor kelimedir (teşekkürler, Elton John). Ancak işyerinde yanlış bir şey yaptıysanız, özür dilemek bunu düzeltmenin tek yoludur. Şahsen özür dilemek her zaman en iyisidir, ancak bunu yapamıyorsanız (ya da yapmayacaksanız), o zaman profesyonel bir e-posta özürü göndermek sorun değil.
Ama ne diyorsunuz ve nasıl söylüyorsunuz? Size aşağıdakileri kapsayan 5 işyeri özür e-postası örneği göstereceğiz:
- Müşteriden/müşteriden özür dilemek
- Bir şey göndermeyi unuttuğum için özür dilerim
- Faturayı ödemediğim için özür dilerim
- Toplantıyı kaçırdığım için özür dilerim
- Geç teslimat için özür dileriz
Elbette bu samimi özür örnekleri her durumu veya durumu kapsamayacaktır, bu nedenle özelleştirebileceğiniz bir yanıt şablonu oluşturacağız.
Sonunda, e-postayla özür dileme konusunda uzman olacaksınız (ancak umarız hiçbir zaman e-posta göndermek zorunda kalmazsınız!).
Özür e-postaları nedir (ve neden gönderilir)?
Oh hayır. Bir hata yaptın. Bunu görmezden gelip kimsenin fark etmemesini veya ilgilenmemesini mi umuyorsunuz?
Açıkçası ikinci seçenek (bu yüzden buradasınız!).
Özür e-postaları işleri düzeltmek ve ilişkileri sürdürmekle ilgilidir. Aslında dürüstçe ve yeterince erken özür dilemek aranızı iyileştirebilir. Neden? Çünkü sorumluluğu kabul ediyorsunuz, kabul ediyorsunuz ve sorunu çözmek için bir plan yapıyorsunuz.
Dürüst olmak gerekirse hiçbirimiz hatalı olduğumuzu kabul etmekten ve özür dilemekten hoşlanmayız. Ancak bazen bu, bir sorunu görmezden gelip ortadan kalkmasını ummaktan daha iyi bir seçenektir.
E-posta göndermeniz mi yoksa bizzat özür dilemeniz mi gerektiği konusunda endişeleniyor musunuz? Küçük bir sorunsa (ürünün geç teslim edilmesi veya raporun gönderilmesinde gecikme gibi), e-posta gönderilmesinde sakınca yoktur. Operasyonlar veya ilişkiler üzerinde önemli bir etkisi olacak büyük bir sorunsa (binanızın yakılması gibi!), O zaman şahsen özür dileyin.
Kararı yalnızca siz verebilirsiniz, ancak e-posta göndermeyi tercih ederseniz samimi özür örneklerimizi inceleyerek başlayın.
5 samimi özür örneği
HIX.AI ile özür dilemek artık daha kolay. Karşılaşabileceğiniz bazı yaygın durumlar için özür dilemek için ihtiyacınız olan kelimeleri bulmanıza yardımcı olacağız. Bir müşteriden özür dilemeniz mi gerekiyor? Yardımcı olabiliriz. Ürün gecikti mi? Sorun değil.
Profesyonellerin nasıl özür dilediğini görmek için örneklerimizi kullanın. Bunları kopyalayıp yapıştırmayın, ancak bunları mesajlarınız için ilham kaynağı olarak kullanın çünkü bir özrün yalnızca dürüst olması durumunda bir anlamı vardır.
Müşteriden/müşteriden özür dilemek
Yine, eğer gerçekten kötü bir şey yaptıysanız, o zaman bir müşteriyi veya müşteriyi arayın, ancak eğer bu küçük bir sorunsa, bir e-posta göndermekte sorun yoktur! Bir müşteriye veya müşteriye gönderilen bu özür e-postası, formata sadık kalır (bu konuya daha sonra değineceğiz) ve açık ve kısa bir şekilde özür dilemektedir.
Sayın [ Alıcının Adı ] ,
[ belirli bir sorunla ] ilgili olarak meydana gelen hatadan dolayı özür dilerim. Durumu düzeltmek ve gelecekte tekrar yaşanmasını önlemek için derhal harekete geçeceğimize dair sizi temin ederim. Bunun olmasını hiçbir zaman istemedik ve bunun size vermiş olabileceği rahatsızlıktan dolayı derin üzüntü duyuyoruz.
İşinize değer verdiğimizden ve size en yüksek düzeyde hizmet sunmaya kararlı olduğumuzdan lütfen emin olun. Bunu düzeltmek için yapabileceğimiz başka bir şey varsa lütfen bize bildirmekten çekinmeyin.
Bu konudaki anlayışınız ve sabrınız için teşekkür ederiz.
Saygılarımızla,
[ Adınız ]
Bir şey göndermeyi unuttuğum için özür dilerim
Patronunuza veya iş arkadaşınıza önemli bir şey göndermeyi mi unuttunuz? Özür dileme zamanı geldi. Bu, özür dilemek için oldukça yaygın bir nedendir, o yüzden bu örneği el altında bulundurun! Eğer böyle bir hata yaparsanız, e-postanıza eki eklemeyi unutmayın!
Faturayı ödemediğim için özür dilerim
Fatura ödememek ciddi bir sorundur ve derhal ele alınmalıdır. Bu fatura özür e-postasında, ne olduğunu ve olası etkisini anlıyoruz ve bu faturanın ödeneceğini açıklıyoruz (umuyoruz ki hemen!).
Sayın [ Alıcının Adı ] ,
Faturanın [ Fatura Numarası ] ödemesindeki gecikmeden dolayı özür dilerim. Mali yükümlülüklerimizi yerine getirmenin önemini anlıyorum ve verdiğim rahatsızlıktan dolayı üzüntü duyuyorum. İçiniz rahat olsun, ödenmemiş tutar derhal ödenecektir.
Bu konuyla ilgili anlayışınız ve sabrınız için teşekkür ederiz.
Saygılarımızla,
[ Adınız ]
Toplantıyı kaçırdığım için özür dilerim
Günlük çakışmaları, hastalıklar veya tarih ve saatlerinizi karıştırmak bir toplantıyı kaçırmanıza neden olabilir. Böyle bir durumda özür dileyin ve arayı kapatmayı taahhüt edin (başka bir toplantıyla veya telefonla).
Sayın [ Alıcının Adı ] ,
Planlanmış toplantımızı kaçırdığım için içtenlikle özür dilerim. Ne yazık ki öngörülemeyen nedenlerden dolayı günlük çakışması yaşadım ve katılamadım. Bu toplantının önemini ve yol açtığı rahatsızlığı anlıyorum.
Toplantının ikimiz için de uygun olan bir zamana yeniden planlanmasını teklif etmek istiyorum. Lütfen müsaitlik durumunuzu bana bildirin; toplantının derhal yeniden planlanmasını sağlayacağım.
Bir kez daha, verdiğim rahatsızlıktan dolayı özür diliyor ve anlayışınız için teşekkür ediyorum. En kısa zamanda size ulaşmayı sabırsızlıkla bekliyorum.
Saygılarımla,
[ Adınız ]
Geç teslimat için özür dileriz
Kurye şirketleri, dünyanın her yerine mal taşımak konusunda zorlu bir iş çıkarıyor ve bazen bunu yanlış anlıyorlar. Teslimat gecikirse bunu kabul etmeniz, ne olduğunu açıklamanız ve bir çözüm önermeniz gerekir.
Sayın [ Alıcının Adı ] ,
Paketinizi teslim etmede yaşanan gecikme için özür dilerim. Ne yazık ki gecikmeye neden olan beklenmedik koşullarla karşılaştık. İçiniz rahat olsun, durumu düzeltmek ve hızlı teslimatı sağlamak için özenle çalışıyoruz.
Bu durumu telafi etmek için bir sonraki gönderinizde indirim sunmak veya mevcut paketinizin teslimatını hızlandırmak istiyorum. hangisini tercih edersen. Lütfen tercihinizi bize bildirin, buna göre hemen harekete geçelim.
İşinize değer veriyoruz ve bu rahatsızlıktan dolayı özür dileriz. Anlayışınız ve sabrınız için teşekkür ederiz.
Saygılarımızla,
[ Adınız ]
Bir e-postada profesyonelce nasıl özür dilenir?
Hepimiz üzgünüz diyebiliriz. Bu kolay. Ama gerçekten bunu mu kastediyorsun? Profesyonel özür e-postası rehberleri sıklıkla size duyguyu bir kenara bırakıp gerçeklere bağlı kalmanızı söyler. Sorun şu ki kişiliği ortadan kaldırmak, özürleri kişisel olmaktan çıkarıyor ve bu kötü bir şey.
Neden? Çünkü en iyi ve en etkili özür e-postaları dürüst ve ilgi çekicidir. Aynı zamanda geleceğe odaklıdırlar ve ilişkiniz için ileriye dönük bir yol bulmaya çalışırlar.
Bu kulağa karmaşık gelse de özür e-postalarının yapı taşlarını anlamak kolaydır.
- Olumlu bir giriş yapın
- Sorunun ne olduğunu açıklayın ve özür dileyin
- Bir çözüm önerin
- Sabırları ve anlayışları için şükranlarınızı ifade edin
- Gelecek için sonraki adımları belirleyin
Şimdi bu liste üzerinde çalışacağız ve birlikte bir şablon oluşturacağız. Bunu daha da kolaylaştırmak için onu 3 bölüme ayırdık:
- Özür e-postasının konu satırı
- Vücut kopya
- Oturumu kapat/sonraki adımlar
Üzgünüm e-postasının konu satırıyla başlıyoruz.
Özür e-postasının konu satırı
Konu satırlarının yazılması son derece karmaşıktır ancak okunması bir saniyeden az sürer. Neden sertler? Özür konu başlıklarına gelince, bu son dakika kötü haberle ilgilidir ve hiçbirimiz bunu yapmaktan gerçekten hoşlanmayız.
Ancak özür dileyeceğiniz zaman bunu önceden yapın; bu, konu satırında özür dilemek (veya bunun bir çeşitlemesi) anlamına gelir.
Yukarıda özetlenen durumlardan bazılarını kapsayan bazı örnek konu satırları şunlardır:
- Herhangi bir rahatsızlıktan dolayı özür dileriz
- Toplantımızı kaçırdığım için özür dilerim
- Teslimat gecikti – lütfen özürlerimi kabul edin
- Ödeme gecikmesi – rahatsızlıktan dolayı özür dileriz
- Belge ekli – gecikme için özür dileriz
- Kötü hizmet için özür
- Rahatsızlıktan dolayı özür dileriz
- Lütfen özürlerimizi kabul edin (ne için özür diliyorsunuz!)
- Son sorunlarımız için özür dileriz
Bu konu satırlarının her birinde özür dilediğimiz açıkça görülüyor. Bunu doğru anladığınızda harika bir başlangıç yapmış olursunuz.
Özür e-postasının gövde kopyası
Yukarıda profesyonel bir e-posta özrünün yapısını özetledik, ancak biraz daha ayrıntıya girelim. Özür dilerken tam olarak ne olduğunu açıklamalı ve bunun etkisini kabul etmelisiniz.
Bunu nasıl yapabilirsin? Kullandığımız bir e-posta hilesi empati kurmakla ilgilidir. Bu, konuyu diğer kişinin bakış açısından düşünmek anlamına gelir. Bir toplantıyı kaçırdıysanız, kişisel olarak üzgün olabilirler ve önemli bir projenin ilerleyişi konusunda endişe duyabilirler. Örneğin bir faturanın ödenmemesi üzücü bir durumdur ve önemli bir mali etkiye sahip olabilir.
Olayları bu şekilde düşündüğünüzde, anlamlı e-posta özürleri yazmak için doğru zihniyete sahip olacaksınız. Bu örnekte, birlikte inşa edeceğiz, bir müşterimizden düşük kaliteli ürünler aldığı için özür diliyoruz. Hazır?
Kişinin adını kullanarak kişiselleştirilmiş bir selamlamayla başlayın:
"Merhaba (kişinin adı)"
- Olumlu bir giriş yapın
"Umarım iyisinizdir ve yazın tadını çıkarıyorsunuzdur. Web sitenize baktım ve ürün yelpazenizi genişlettiğinizi gördüm. Heyecan verici zamanlar!"
- Sorunun ne olduğunu açıklayın ve özür dileyin
"Bazı müşterilerimizin son ürün grubumuzla ilgili sorunlar yaşadığını öğrendik. Bu sorunlardan bazıları (ekleme sorunları) içerir. Bu durum, size tedarik ettiğimiz ürünlerden herhangi birini etkilediyse, sizinle iletişime geçmek ve özür dilemek istedim. "
- Bir çözüm önerin
"En iyi hizmeti sunmaya %100 kararlıyız ve bu hatalı ürünleri mümkün olan en kısa sürede değiştirmek istiyoruz. Hangi ürünleri sipariş ettiğinizi ve değiştirilmesi gerektiğini bana bildirebilir misiniz?"
- Sabırları ve anlayışları için şükranlarınızı ifade edin
"Siz çok değerli bir müşterisiniz ve bu sorunla ilgilenirken gösterdiğiniz sabır ve anlayış için size teşekkür etmek istiyorum."
Özür e-postası imzalama/sonraki adımlar
Özür e-postası yazıldı, özür dilediniz ve çözümü açıkladınız. Sıradaki ne?
- Gelecek için sonraki adımları belirleyin
"Cevabınızı aldıktan sonra, yedek parçaların teslimatını ayarlayacağım. Herhangi bir sorunla karşılaşırsanız, (ayrıntıları girin) adresinden istediğiniz zaman benimle iletişime geçebilirsiniz."
Şimdi olumlu bir sonla bitirin.
"Olumlu ilişkimizi sürdürmeyi umuyoruz. Çok teşekkürler, (Adınız)."
Adınız, imzanız ve iletişim bilgilerinizle bitirebilirsiniz.
Özür artık tamamlandı. Hadi devam edelim!
Özür e-postalarını iyileştirmenin 5 yolu
Özür e-postası formatını ayrıntılı olarak inceledik ve temel yapı taşlarını sunduk. Şimdi işte size 5 profesyonel ipucu:
- Önceden özür dileyin – Bir hata yaptıysanız bunu kabul edin. Son dakikaya bırakmak yerine, mümkün olduğu kadar erken özür dilemek çok daha kolaydır.
- Asla mazeret üretmeyin ; başkasını suçlamak korkağın çıkış yoludur. Sadece sorunu kabul edin, etkisini kabul edin, bir çözüm sağlayın ve yolunuza devam edin.
- İyimser olun! – Çılgınca gelebilir ama neşeli ve olumlu bir özür, işlerin ilerlemesini sağlama olasılığı çok daha yüksektir. Fazla özür dilemeyin. Hatalar olur, o yüzden bunun üzerinde durmayın.
- Geleceğe odaklanın : Özür e-postaları geçmişte olmuş bir olay içindir. Bir şeyleri değiştirin ve geleceğe odaklanın. Durumu nasıl düzeltebileceğinize dair önerilerde bulunun ve önceki olumlu deneyimlere odaklanın.
- Teknolojiyi kullanın – Özür e-postalarınız yerine ulaşmıyorsa HIX.AI e-posta oluşturucuyu deneyin. Bu AI e-posta yazma asistanı, saniyeler içinde uzman yanıtları hazırlayarak anlamlı ve etkili özür e-postaları yazmanıza yardımcı olabilir. Bugün deneyin!
Çözüm
Özür dilemeye hazır mısın? Özür e-postalarının yazılması eğlenceli değildir ancak yapıya sadık kalınır ve özür dilemeyi kolaylaştırır. Daima geleceğe odaklanın ve işleri düzeltecek bir çözüm önerin. Bazen hepimiz işleri karıştırırız; önemli olan onunla nasıl başa çıktığındır. Ne olursa olsun itibarınızı korumanızı ve geliştirmenizi sağlamak için özür e-postası kılavuzumuzu kullanın.