抱歉確實是最難說的字（謝謝，艾爾頓強）。但如果你在工作上做錯了事，道歉是糾正錯誤的唯一方法。親自道歉總是最好的，但如果您不能（或不願意），那麼發送專業的電子郵件道歉也可以。
但你說什麼，怎麼說呢？我們將向您展示 5 封工作場所抱歉電子郵件範例，涵蓋：
- 向客戶/顧客道歉
- 為忘記寄東西道歉
- 為未支付發票道歉
- 因缺席會議而致歉
- 對於延遲交貨表示歉意
當然，這些真誠的道歉範例並不能涵蓋所有情況或情況，因此我們將建立一個您可以自訂的範本回應。
到最後，您將成為電子郵件道歉專家（儘管我們希望您永遠不必發送電子郵件！）。
什麼是道歉電子郵件（以及為什麼要發送它們）？
不好了。你犯了一個錯誤。您是否忽略它並希望沒有人注意到或處理它？
顯然是第二個選擇（這就是你在這裡的原因！）。
道歉電子郵件的目的是要緩和事情並維持關係。事實上，儘早誠實地道歉可以改善你們之間的關係。為什麼？因為你正在接受責任，承認這一點，並制定解決問題的計劃。
如果我們誠實的話，沒有人願意承認自己錯了並道歉。但有時，這比忽略問題並希望它消失更好。
擔心是否應該發送電子郵件或親自道歉？如果這是一個小問題（例如產品交付延遲或發送報告延遲），那麼電子郵件就可以了。如果這是一個將對營運或關係產生重大影響的重大問題（例如燒毀您的建築物！），請親自道歉。
只有您可以做出決定，但如果您確實選擇發送電子郵件，請先查看我們真誠的道歉範例。
5個真誠的道歉例子
有了HIX.AI說對不起變得更容易。我們將協助您找到針對您可能遇到的幾種常見情況道歉所需的字詞。需要向顧客道歉嗎？我們可以提供協助。產品遲到？沒問題。
使用我們的範例來了解專業人士如何道歉。不要複製和貼上它們，而是用它們作為你的訊息的靈感，因為道歉只有在誠實的情況下才有意義。
向客戶/顧客道歉
再說一次，如果你做了一些非常糟糕的事情，那麼打電話給客戶或客戶，但如果這是一個小問題，一封電子郵件就可以了！這封給客戶或顧客的道歉電子郵件遵循格式（稍後會詳細介紹），並清楚、簡潔地表達歉意。
親愛的[收件人姓名] ，
對於在[具體問題]方面發生的錯誤，我深表歉意。我想向您保證，我們正在立即採取行動糾正這種情況，並防止未來再次發生這種情況。我們無意讓這種情況發生，對於由此給您帶來的任何不便，我們深表歉意。
請放心，我們重視您的業務，並致力於為您提供最高水準的服務。如果我們還有什麼可以做的，請隨時告知我們。
感謝您在此事上的理解和耐心。
謹致問候，
[你的名字]
為忘記寄東西道歉
忘記給你的老闆或同事發送重要的東西？是時候道歉了。這是一個很常見的道歉理由，所以請將此範例放在方便的地方！如果您確實犯了此類錯誤，請務必在您的電子郵件中附上附件！
為未支付發票道歉
不支付發票是一個嚴重的問題，應立即處理。在這封發票道歉電子郵件中，我們承認所發生的事情及其潛在影響 - 並解釋發票將被支付（我們希望立即！）。
尊敬的[收件人姓名] ，
對於發票[發票號碼]付款的延遲，我深表歉意。我了解履行財務義務的重要性，並對由此造成的任何不便表示歉意。請放心，未付金額將立即結清。
感謝您對此事的理解和耐心。
此致，
[您的名字]
因缺席會議而致歉
日記衝突、生病或簡單地將日期和時間搞混都可能導致您錯過會議。如果發生這種情況，請道歉並承諾趕上（透過另一次會議或電話）。
親愛的[收件人姓名] ，
對於錯過我們預定的會議，我深表歉意。不幸的是，由於不可預見的情況，我遇到了日記衝突，無法參加。我理解這次會議的重要性以及由此帶來的不便。
我想建議將會議重新安排在我們雙方都方便的時間。請告知我您的空閒時間，我將確保及時重新安排會議。
對於給您帶來的任何不便，我再次表示歉意，並感謝您的理解。我期待盡快與您聯繫。
此致，
[您的名字]
對於延遲交貨表示歉意
快遞公司在世界各地運送貨物是一項艱鉅的工作，有時會出錯。如果交貨延遲，您需要接受它，解釋發生的情況，並提出解決方案。
親愛的[收件人姓名] ，
對於延遲遞送您的包裹，我深表歉意。不幸的是，我們遇到了意外情況，導致了延誤。請放心，我們正在努力糾正這種情況並確保及時交貨。
為了彌補您的不足，我願意為您的下一次發貨提供折扣或加快您當前包裹的交貨速度，無論你喜歡哪一個。請告知我們您的偏好，我們將立即採取相應行動。
我們重視您的業務，對於由此帶來的不便，我們深表歉意。感謝您的理解與耐心。
謹致問候，
[您的名字]
如何在電子郵件中專業地道歉
我們都可以說對不起。這很容易。但你真的是這個意思嗎？專業的道歉電子郵件指南經常告訴您要消除情緒並堅持事實。問題是，消除個性會讓道歉變得沒有人情味──這是一件壞事。
為什麼？因為最好、最有效的道歉電子郵件是誠實且有吸引力的。他們也著眼於未來，希望為你們的關係找到前進的道路。
這聽起來很複雜，但道歉電子郵件的組成部分很容易理解。
- 提供積極的介紹
- 解釋問題所在 – 並道歉
- 提出解決方案
- 對他們的耐心和理解表示感謝
- 制定未來的後續步驟
我們現在將處理這個清單並一起建立一個模板。為了使它更容易，我們將其分為 3 個部分：
- 道歉電子郵件主旨行
- 正文
- 登出/後續步驟
我們從抱歉的電子郵件主題行開始。
道歉電子郵件主旨行
主題行寫起來極為複雜，但讀起來只需要不到一秒鐘的時間。為什麼他們這麼強硬？當談到道歉主題時，它是關於發布壞消息，而我們中沒有人真正喜歡這樣做。
但是，當你要道歉時，請提前進行——這意味著在主題行中說抱歉（或其他形式）。
以下是一些範例主題行，涵蓋了上述一些情況：
- 對於任何不便，我們深表歉意
- 抱歉錯過了我們的會議
- 交貨延遲 - 請接受我的歉意
- 付款延遲 – 對於造成您的不便，我們深表歉意
- 隨附文件 – 對於延遲表示歉意
- 對糟糕的服務表示歉意
- 對於造成您的不便，我們深表歉意
- 請接受我們的道歉（您所道歉的事！）
- 對於最近出現的問題，我們深表歉意
在每個主題行中，很明顯我們都在說抱歉。做對了，你就會有一個好的開始。
道歉電子郵件正文
我們在上面概述了專業電子郵件道歉的結構，但讓我們更詳細地討論一下。道歉時，你必須準確地解釋發生的事情並承認影響。
你怎麼能這樣做呢？我們使用的電子郵件技巧之一是要有同理心。這意味著從對方的角度思考問題。如果您錯過了會議，他們可能會感到不安並擔心重要專案的進展。例如，未能支付發票會讓人感到不安，並可能產生重大的財務影響。
當您以這種方式考慮事情時，您就會以正確的心態寫出有意義的道歉電子郵件。在此範例中，我們將共同構建，我們為收到劣質產品而向客戶道歉。準備好？
首先使用此人的姓名進行個人化問候：
“嗨（人名）”
- 提供積極的介紹
“我希望您一切都好，享受夏天。我查看了您的網站，我看到您擴大了產品範圍。激動人心的時刻！”
- 解釋問題所在 – 並道歉
「我們被告知，我們的一些客戶在使用我們最新批次的產品時遇到了問題。其中一些問題包括（插入問題）。如果這影響了我們向您提供的任何產品，我想與您聯繫並表示歉意」。
- 提出解決方案
“我們百分之百致力於提供最好的服務，並希望盡快更換這些有缺陷的產品。您能讓我知道您訂購了哪些產品並需要更換嗎？”
- 對他們的耐心和理解表示感謝
“您是一位非常有價值的客戶，我想說感謝您在我們處理這個問題時的耐心和理解。”
道歉電子郵件簽署/後續步驟
道歉郵件已經寫好了，你已經說了抱歉並列出了解決方案。下一步是什麼？
- 制定未來的後續步驟
“收到您的回覆後，我將安排更換物品的交付。如果您有任何問題，可以隨時與我聯繫（插入詳細資訊）。”
現在以一個積極的結局結束。
“我們希望繼續我們積極的關係。非常感謝，（你的名字）。”
您可以輸入您的姓名、簽名和聯絡方式。
現在道歉已經完成了。讓我們繼續前進！
改善道歉電子郵件的 5 種方法
我們已經分解了道歉電子郵件的格式並提供了基本的構建模組，現在這裡有 5 個專業提示：
- 先道歉——如果你犯了錯誤，那就承認吧。儘早說對不起比拖到最後一刻容易得多。
- 永遠不要找藉口──責怪別人是懦夫的出路。只需承認問題、承認影響、提供解決方案並繼續前進。
- 樂觀點！ – 這聽起來很瘋狂，但樂觀和積極的道歉更有可能讓事情繼續前進。不要過度道歉。錯誤總是會發生，所以不要沉迷其中。
- 著眼於未來－道歉電子郵件是針對過去發生的事。改變現狀並著眼於未來。就如何糾正這種情況提出建議，並專注於以前的積極經驗。
- 使用技術– 如果您的道歉電子郵件沒有擊中要害，請嘗試使用HIX.AI電子郵件產生器。這款人工智慧電子郵件寫作助理可以幫助您撰寫有意義且有效的道歉電子郵件，並在幾秒鐘內做出專家回應。今天就試試吧！
結論
準備好說對不起了嗎？道歉電子郵件寫起來並不有趣，但堅持結構，它會讓說對不起更簡單。始終著眼於未來，並提出解決方案以使事情正確。我們有時都會搞砸；重要的是你如何處理它。無論發生什麼情況，使用我們的道歉電子郵件指南都可以確保您保持並提高您的聲譽。