繁體中文

HIX AI Writer
ArticleGPT
BrowserGPT
工具
價格
首頁 > 電子郵件 > 如何在電子郵件中使用副本和密件副本

如何在電子郵件中使用副本和密件副本

查看您的電子郵件程序,您將看到「寄件者」電子郵件地址(即您!)和「收件者」電子郵件地址(即您要向其發送電子郵件的人)。您也可能會看到副本和密件副本。您知道它們是什麼以及如何使用它們嗎?

如果答案是否定的,那麼本指南適合您!

電子郵件程式中的這兩個框(CC 和 BBC)實際上在專業電子郵件禮儀中發揮著重要作用。他們可以幫助您向個人通報專案進度或秘密了解敏感主題的詳細資訊。學習使用它們將幫助您更好、更聰明地工作!

繼續閱讀,成為 CC 和 BCC 專業人士。我們也回答了有史以來最古老的電子郵件問題之一:CC 和 BCC 之間有什麼區別?

那麼,電子郵件中的 CC 是什麼意思呢

CC 代表「抄送」。這是前數位時代的遺留問題,當時人們使用複寫紙(如描圖紙)來複印重要文件,例如信用卡單。

您在複寫紙上寫下的任何內容都會轉移到下面,為您提供精確的副本。

這和電子郵件有什麼關係?

打敗了我們。但原理基本上是一樣的。

當您抄送某人的電子郵件時,他們會收到一份並非直接發送給他們的電子郵件副本。

要知道的一件重要的事情是,電子郵件的收件者可以看到副本該電子郵件的任何人和每個人。這些資訊根本沒有被隱藏。

為什麼我要在電子郵件中使用抄送?

電子郵件中的副本收到了不好的名聲,因為有些人(我們沒有指名道姓!)喜歡通過將所有人複製到與他們不相關的電子郵件來使自己看起來強大而強大。不要成為這樣的人。

相反,請明智地在電子郵件中使用副本。 CC 用於向某人提供他們感興趣的消息的信息,但他們不必採取行動。

CC 的目的是提供訊息,而不是行動。

用一些例子比較容易解釋這一點:

  • 當您向主管請假時,您可以抄送您的團隊領導。
  • 向重要客戶發送電子郵件時,您可以抄送您的老闆。
  • 在將朋友介紹給新聯絡人時,您可以抄送朋友。
  • 您可以在度假前抄送同事的重要對話。
  • 向一個人發送指令時,您可以抄送整個專案團隊。

這些只是您可能想要抄送某人的部分原因。在將他們的電子郵件地址添加到抄送框之前,請問問自己:

  • 這樣相關嗎?
  • 他們會有興趣嗎?
  • 我提供此資訊是為了提供資訊還是要求他們採取行動?
  • 我是否希望電子郵件的收件者知道我已將此郵件發送給該人?

如果這四點的答案都是肯定的,那麼您就決定透過電子郵件來抄送它們。

如何透過電子郵件抄送某人?

要透過電子郵件抄送某人,請按照以下流程操作:

  • 開啟您的電子郵件程式並在「收件者」方塊中選擇收件者。
  • 按一下 CC 按鈕以顯示該方塊。
  • 將電子郵件地址(或多個地址)新增至副本框。
  • 寫下您的電子郵件並發送。

透過電子郵件抄送某人確實如此簡單。但在此之前,請先回顧一下基礎知識並查看我們的專家提示,以了解 CC 電子郵件禮儀。

副本電子郵件基礎知識

在我們進一步討論之前,先提醒您一些抄送電子郵件的基礎知識:

  • CC 代表抄送。
  • 要透過電子郵件抄送某人,必須有寄件者和收件者。
  • 您可以抄送任意數量的人。
  • 收件人可以看到您在電子郵件中抄送的任何人。
  • 如果收件人回复,他們可以選擇抄送或不抄送那些被抄送的人。這不會自動發生。

在電子郵件中使用副本的注意事項

CC 在商業上名聲不好,因為人們不加考慮地使用它。結果是電子郵件收件匣被不必要和不相關的訊息堵塞。以下是在電子郵件中使用副本的注意事項。

  • 如果資訊相關,請抄送某人。如果您要求某人採取行動,請不要抄送。
  • 請謹慎使用 CC。不要只是抄送給所有人(他們不會喜歡的)。
  • 如果您希望對方看到您發過訊息,請使用副本。如果您想秘密包含它們,請不要使用 CC。
  • 抄送你的老闆和同事。除非你是認真的,否則不要包括董事或高階主管。
  • 請檢查您使用的是 CC,而不是 BCC。在發送電子郵件之前,請先檢查您的收件者和原因。

那麼,BCC 在電子郵件中意味著什麼?

你的偵探技巧如何?如果您已經讀到這裡,您會猜到 CC 代表複寫本,但是 B 呢?

BCC 代表“密件副本”,其原則與 CC 完全相同,只不過收件人無法看到您在電子郵件中抄送的是誰。

當您將電子郵件密送某人時,收件人會收到該訊息(正常情況下),並將副本秘密發送給您密送的任何人。

收到電子郵件的人並不知道該電子郵件已被密件副本給其他人。沒有跡像或信號表明情況確實如此。這是100%的秘密。

由於接收電子郵件的人不知道某人已被密件抄送,因此他們無法選擇將該人包含在任何回覆中。

為什麼我要在電子郵件中使用密件副本?

密件副本用於在不讓其他人知道的情況下與您想要副本的人共享電子郵件。密件副本是一個敏感話題,因為您的行為是秘密的,但在專業領域使用它有一些原因:

  • 向有問題的客戶發送電子郵件時,您可以密件抄送您的老闆。
  • 向經理投訴時,您可以密件副本給同事。
  • 在代表某人投訴時,您可以密件副本副本。
  • 在處理工作中的問題時,您可以密件副本給您的另一個電子郵件帳戶。
  • 如果您想保留信件的副本,可以密件副本給另一個帳戶。

如何透過電子郵件密送某人?

使用BCC的過程與CC相同。我們將再次解釋如何在電子郵件中密件副本:

  • 開啟您的電子郵件程式並在「收件者」方塊中選擇收件者。
  • 按一下密件副本按鈕以顯示該方塊。
  • 將電子郵件地址(或多個地址)新增至密件副本框中。
  • 寫下您的電子郵件並發送。

密件副本電子郵件基礎知識

  • BCC 代表「密件副本」。
  • 當您密件副本副本時,他們會收到電子郵件的精確副本。
  • 電子郵件的收件者不知道是否有人被密件副本。
  • 如果收件人回复,回覆將不會發送給被密件抄送的人。
  • BCC 可能被視為偷偷摸摸,但事實並非如此!如果使用得當,它可以幫助保護您的聲譽。

在電子郵件中使用密件副本的注意事項

還是不確定如何在電子郵件中使用密件副本?以下是在電子郵件中使用密件副本的一些注意事項:

  • 如果您想秘密分享您的訊息,請進行密件副本。如果您希望收件人回复,請勿使用密件副本。
  • 如果您想保留電子郵件記錄,請使用密件副本。如果密件副本會給您帶來麻煩或違反規則(例如在雇主網路之外共用機密電子郵件),請勿使用密件副本。
  • 請在發送前檢查郵件並確保您正確使用密件副本。每次發送訊息前都檢查一下!
  • 向朋友密送時請務必小心。不要違反任何規則!

電子郵件中的副本和密件副本有什麼區別?

古老的電子郵件問題,CC 和 BCC 有什麼不同?你還能回答嗎?如果沒有,這裡列出了差異:

  • 副本用於與某人共享電子郵件的副本,收件人可以看到他們已收到該電子郵件。這是為了提供信息,而不是行動。
  • 密件副本用於在收件人不知情的情況下秘密向某人提供電子郵件副本。

這是另一種解釋方式。 (如果您的電子郵件程式與我們的類似,則這應該類似於您的電子郵件程式。)

來自:這就是你

收件者:您要傳送電子郵件的人(或一群人)

CC:這些人將收到電子郵件以獲取資訊。

BCC:這些人將秘密接收電子郵件。

結論

我們知道 CC 和 BCC 可能會令人困惑,但是 - 正如我們希望已經向您展示的那樣 - 一旦您掌握了基礎知識,它們都是非常簡單的概念。現在您已經了解了它們是什麼,接下來就取決於您是否明智地使用它們了。這意味著不要將每個人都複製到不相關的電子郵件中,而是有效地使用副本和密件副本來提高工作效率。

相關文章

查看更多