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如何撰寫報價電子郵件(包括格式和範例)

如果您正在尋找能夠提供您所需的商品或服務的完美供應商,通常會先要求報價,其中包含定價結構、條款和項目範圍的詳細細目。為此,您可能需要發送報價電子郵件

本文提供了 7 個報價電子郵件範例和逐步指南,供您參考,以幫助您製作引人入勝的報價郵件格式。您將能夠建立專業且有效的報價信,使您和其他公司能夠快速建立業務聯繫。

讓我們從...開始

7 份報價電子郵件範本

本部分提供 7 個報價電子郵件模板,涵蓋各種產品、服務和情況。為了更好地理解報價郵件格式,請查看給定的範例。在將它們部署到您的業務之前,請記住修改和調整內容。

請求初始報價

這是最常用的報價電子郵件類型,通常會發送給多個提供者。當您第一次向服務提供者發送詢價電子郵件尋求報價時,您需要先介紹自己並明確告訴對方您寫信的主要目的。

在初始報價電子郵件的正文中,生動地描述您所需的產品或服務,並詢問所有需要的信息,例如逐項成本、數量、交貨條款、付款條款以及任何其他相關條款和條件。

親愛的[收件人姓名] ,

我希望你能收到這封電子郵件。我寫信是為了索取[特定產品/服務]的初始報價。

由於我們目前正在評估潛在的供應商,如果您能為我們提供一份全面的報價,其中包括所有必要的詳細信息,例如定價、交付時間表和任何額外費用,我們將不勝感激。

此外,請告知我們可能適用於大量訂單的任何最低訂購量或折扣。

請在[所需日期]之前將您的報價發送至[電子郵件地址] 。如果您有任何疑問或需要澄清,請隨時與我們聯繫。

感謝您的關注。

此致,
[你的名字]

請求修改報價

如果您收到的回覆未符合您的所有要求,或原始報價文件發生變更或調整,您需要撰寫一封報價電子郵件,要求提供先前提供的報價的更新版本。

在修改後的報價請求電子郵件中,您應該清楚地解釋為什麼需要修改以及您特別想要避免誤解的內容。

親愛的[收件人姓名] ,

我希望你能收到這封電子郵件。感謝您提供報價。然而,經過審查,我發現它並不能滿足我們所有的要求。需要進行一些更改和調整。

您能否提供我們包含必要變更的更新版報價?感謝您對此事的關注。

感謝您的及時幫助。

此致,
[你的名字]

索取報價以了解成本詳細信息

此類報價請求比其他範本簡單得多,因為您主要專注於特定產品或服務的定價,例如材料價格、人工費率、運輸成本和服務費。

請務必提出準確、詳細的請求,以便您可以從供應商收到準確且資訊豐富的報價。

親愛的[收件人姓名] ,

我希望你能收到這封電子郵件。我寫信是為了索取有關成本詳細資訊的報價。具體來說,我想問以下項目的定價:材料價格、人工費、運輸費、服務費。

您能否提供我這些費用的詳細明細?此外,如果有任何折扣或特別優惠,也請註明該資訊。

感謝您對此事的關注。我期待在您方便的時候儘早收到報價。

此致,
[你的名字]

請求批量採購的報價

大量購買產品是企業對企業交易常見的情況。此大量採購報價請求範本可以幫助您查詢您可能有資格獲得的任何折扣或其他特別優惠的詳細資訊。

然後,您可以比較成本,以發現提供最佳價值的服務或產品,並為您的企業節省預算。

親愛的[收件人姓名] ,
我希望你能收到這封電子郵件。我們目前正計劃為我們公司批量採購[產品名稱] 。我們有興趣大量採購[產品名稱] ,並希望向貴公司索取報價。
如果您能為我們提供以下信息,我們將不勝感激:
1. [產品名稱]批量單價(約[數量] )
2. 大量購買可享的折扣
3. 交貨時間和預計運費
4. 付款條件和選項
此外,如果有任何其他特別優惠或促銷活動,請告知我們。
我們期待您的及時回复,並感謝您對此事的關注。
感謝祢並致以真誠的問候,
[你的名字]

向供應商索取報價

如果您的組織使用多個上游供應商來製造其產品或提供服務,則向供應商索取報價對於降低成本和提高效率至關重要。

這些供應商報價電子郵件通常是針對不同賣家提供的每種商品或服務量身訂製的。但是,如果您將詢價傳送給提供相同資料、商品或服務的賣家,則詢價應包含您想要了解的一致資訊以進行比較。

親愛的[收件人姓名] ,

希望這封電子郵件能讓您滿意。我寫信是想向貴公司索取[產品/服務]的報價。我們正在考慮不同的供應商,以降低我們組織的成本並提高效率。

請向我們提供詳細的報價,包括定價、條款和條件、交貨時間表以及任何其他相關資訊。

請在[截止日期]之前將報價發送至[電子郵件地址] 。如果需要任何說明或其他信息,請隨時與我聯繫。

感謝您對此事的及時關注。

此致,
[你的名字]

向供應商索取報價

供應商(零售商和經銷商)的選擇對於任何企業的成功都至關重要,因為它們有助於擴大市場和提高獲利能力。

在供應商報價電子郵件中解釋供應商的要求和期望,並根據這些標準請求報價。

親愛的[收件人姓名] ,

我希望你能收到這封電子郵件。我寫信是想向貴公司索取以下項目的報價:

[項目 1 ]

[項目2 ]

[項目3 ]

請向我們提供詳細的報價,包括單價、數量折扣(如果適用)以及任何附加費用,例如運費或手續費。

如果您有任何疑問或需要更多信息,請隨時與我聯繫。我們期待在[截止日期]之前收到您的報價。

感謝您的關注。

此致,
[你的名字]

回應報價請求

作為供應鏈的一部分,您的企業還將收到潛在客戶的報價詢問。在寫信回覆報價請求時,提供清晰、全面的回覆非常重要,以表達您對這個機會的感激之情並滿足每項要求。

強烈建議您使用要點、表格、清單、連結和附件來涵蓋所有要求的資訊並確保準確性和清晰度。

親愛的[收件人姓名] ,

感謝您考慮我們公司的報價請求。我們很高興有機會為您提供我們的產品/服務。

為了回應您的要求,請參閱隨附的全面報價單,以滿足您指定的每項要求。我們確保所有細節和定價都清晰概述。

如果您有任何疑問或需要進一步說明,請隨時與我們聯繫。我們可以討論您可能需要的報價的任何方面。

再次感謝您考慮我們公司。我們期待與您合作的機會。

此致,
[你的名字]

透過HIX.AI發送專業且有說服力的報價信

HIX.AI是一個由ChatGPT支援的線上寫作幫助系統,擁有 120 多種寫作工具。它的人工智慧電子郵件編寫工具可以幫助您撰寫和撰寫用於各種用途的電子郵件。它利用先進的人工智慧技術,特別是自然語言處理和機器學習來自動化和增強您的電子郵件通訊。

HIX.AI的電子郵件產生器如何協助您撰寫報價電子郵件

自動產生電子郵件主旨。 HIX.AI可以根據您要求的詳細資訊產生迷人且出色的報價電子郵件主旨。

改進了電子郵件內容。 HIX.AI可以增強您的措辭,以便在報價信中更好地表達您的請求、理由和期望。

廣泛支援語言。 HIX.AI可以建立和翻譯 50 多種語言的報價請求電子郵件,讓您的企業與國際合作夥伴和客戶之間的電子郵件通訊變得輕鬆。

報價請求電子郵件的格式

如果您想從頭開始撰寫報價電子郵件,本部分介紹了正確的報價郵件格式。您可以按照結構和提示建立引人注目的報價電子郵件。

報價電子郵件應包含三個主要部分:

  • 主題行
  • 電子郵件正文
  • 電子郵件關閉

報價請求電子郵件主題行

在報價電子郵件中,使用清晰簡潔的主題行來指定電子郵件的目的,以展示您的專業水平。同時,簡潔明了的主旨行可以幫助收件人立即識別電子郵件的性質並相應地確定其優先順序。

避免模糊或非正式的措辭,這可能會讓收件人感到困惑,從而減慢溝通速度。最好在主題行中包含您的公司名稱,以確保收件者快速識別電子郵件。

報價請求電子郵件的主題行清晰簡潔的一些範例:

  • 報價請求: [產品/服務名稱] - [您的公司名稱]
  • 需要緊急報價: [產品/服務名稱] - 來自[您的公司名稱]的請求
  • 報價請求 - [您的公司名稱] - 截止日期: [日期/時間]
  • 查詢[產品/服務名稱]

報價請求電子郵件正文

報價電子郵件的正文包含您想要發送給供應商的所有要求、原因、解釋以及相關詳細支援資料。完整的報價電子郵件結構應包含以下內容。可以修改佈局以滿足您的需求。

  • 問候 - 稱呼收件人的名字並有禮貌地致意
  • 簡介 - 介紹您自己或您的公司,為獲取報價提供背景信息
  • 報價請求 - 明確說明您的報價請求
  • 要求描述 - 清楚概述您正在尋求報價的產品或服務以及具體細節
  • 附件 - 附上任何支持文件以提供附加信息
  • 截止日期 - 指定您希望收到報價的截止日期或時間範圍

報價請求電子郵件關閉

在報價信的末尾,提供您的聯絡方式,包括您的姓名、職位、公司名稱、電子郵件地址和電話號碼,以便收件人輕鬆聯繫。加入禮貌的結束語以提前感謝收件人的合作也很重要。簽署您的姓名、職位和公司以結束電子郵件。

結論

目標是使供應商和供應商能夠以準確和全面的報價做出回應,因此在撰寫報價電子郵件時,您應該清晰具體,並在整個電子郵件中保持專業和禮貌的語氣。

如果您仍然覺得此任務具有挑戰性,請考慮使用HIX.AI的 AI 電子郵件編寫器來幫助您建立正式的報價信以及對報價請求做出正確的回應。

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