ArticleGPT

العربية

HIX AI Writer
ArticleGPT
BrowserGPT
أدوات
التسعير
بيت > رسائل البريد الإلكتروني > كيفية كتابة بريد إلكتروني لطلب اجتماع (5 نماذج وقوالب)

كيفية كتابة بريد إلكتروني لطلب اجتماع (5 نماذج وقوالب)

هل لديك شيء مهم للمناقشة في العمل؟ ثم ترتيب لقاء! إذا كنت تقوم بترتيب اجتماع لنفسك، نيابةً عن رئيسك في العمل أو عملك، فيجب عليك إرسال طلب.

تعد طلبات الاجتماعات بمثابة أجزاء قياسية من المراسلات المهنية، مما يعني أنها تتوافق مع القواعد وآداب البريد الإلكتروني الرسمية . إذا كنت لا تعرف ما هو هذا، فلا تقلق - فسنقوم بتفصيله لك في هذا الدرس الرئيسي عبر البريد الإلكتروني لطلب الاجتماع.

سنشرح ما هي طلبات الاجتماعات ومتى يتم إرسالها وكيفية كتابتها. ستتمكن أيضًا من الاطلاع على 5 نماذج لطلبات البريد الإلكتروني للاجتماعات والتي تغطي ما يلي:

  • البريد الإلكتروني لطلب الاجتماع الداخلي
  • البريد الإلكتروني لطلب الاجتماع الخارجي
  • البريد الإلكتروني لطلب الاجتماع شخصيًا
  • البريد الإلكتروني لطلب الاجتماع عبر الهاتف/تكبير
  • البريد الإلكتروني لطلب اجتماع غير رسمي

بمساعدتنا، لن تحدق أبدًا في شاشة فارغة أو غرفة اجتماعات مرة أخرى!

ما هو البريد الإلكتروني لطلب الاجتماع؟

رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بطلب الاجتماع هي رسائل لتنظيم اجتماع بين شخصين (أو أكثر). تتعلق طلبات رسائل البريد الإلكتروني برفع مستوى الوعي وإنشاء الاستجابة. ببساطة، أنت تضغط من أجل الرد (نعم، أعرف، أو ربما!).

يجب أن تتضمن رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بطلب الاجتماع عدة أشياء:

  • تفاصيل ما يدور حوله الاجتماع
  • لماذا هو ضروري
  • من سيأتي إلى الاجتماع ويتحدث/يعرض
  • النتائج المتوقعة
  • تفاصيل الاجتماع الأساسية (التاريخ والوقت والمكان)
  • معلومات تكميلية (مواقف السيارات، تفاصيل تسجيل الدخول، وما إلى ذلك)

تهدف طلبات الاجتماع إلى تأكيد ما إذا كان بإمكان شخص ما الحضور أو رغبته في مقابلتنا. يمكننا دائمًا المتابعة بمزيد من رسائل البريد الإلكتروني في المستقبل.

قد يبدو الأمر وكأنه يحتوي على الكثير من المعلومات، ولكن هذا لا يعني أن رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بطلب الاجتماع يجب أن تكون طويلة. من الأسهل أن نوضح لك كيفية تنفيذ ذلك عمليًا، وهو ما سنفعله في القسم التالي!

5 عينات من البريد الإلكتروني لطلب الاجتماع

لمساعدتك في فهم ماهية طلبات الاجتماعات والتنسيق الذي يجب عليك اتباعه، إليك 5 نماذج من رسائل البريد الإلكتروني لطلبات الاجتماعات التي أنشأها المحترفون في HIX.AI

البريد الإلكتروني لطلب الاجتماع الداخلي

يتم إرسال طلبات البريد الإلكتروني الداخلية بين الزملاء الذين يعملون معًا (كما تأمل!) ولديهم علاقة قائمة. على هذا النحو، يمكننا تجريد بعض التفاصيل والتركيز على جوهر الاجتماع والنتائج المتوقعة.

عزيزي [ اسم المستلم ] ,

آمل أن تصلك هذه الرسالة وأنت في حالة معنوية جيدة. أكتب إليكم لطلب عقد اجتماع لمناقشة [ موضوع الاجتماع ] . أعتقد أن المحادثة المفتوحة بيننا ستساعد في دفع التقدم ومواءمة أهدافنا بشكل فعال.

وتشمل النقاط الأساسية التي سيتم مناقشتها ما يلي:
[ النقطة 1 ]
[ النقطة 2 ]
[ النقطة 3 ]


أقترح عقد هذا الاجتماع في [ التاريخ والوقت المقترحين ] . يرجى إعلامي إذا كنت متاحًا خلال هذا الوقت. إذا لم يكن الأمر كذلك، فأنا منفتح على الاقتراحات للحصول على مكان بديل مناسب. هدفنا هو ضمان حصول الجميع على فهم واضح لـ [ موضوع الاجتماع ] ومناقشة المسار للمضي قدمًا.

أتوقع أن يستمر الاجتماع لمدة [ المدة ] تقريبًا، ويهدف إلى معالجة جميع المشكلات المتعلقة بـ الموضوع بطريقة فعالة وفي الوقت المناسب.

يُرجى تأكيد تواجدك حتى نتمكن من الانتهاء من تفاصيل الاجتماع.

شكرًا لك على اهتمامك.

مع أطيب التحيات،
[ اسمك ]

البريد الإلكتروني لطلب الاجتماع الخارجي

يجب أن تكون طلبات الاجتماعات الخارجية رسمية ومهنية وشخصية - كما نوضح في هذا المثال. وينصب التركيز هنا على جذب الانتباه وتأكيد الحضور. احتفظ بالتفاصيل إلى الحد الأدنى وركز على التواريخ!

عزيزي [ اسم المستلم ] ,

آمل أن تصلك هذه الرسالة الإلكترونية بحالة جيدة. اسمي [ اسمك ] وأنا [ منصبك ] في [ شركتك ] . أكتب إليكم لطلب عقد اجتماع لمناقشة فرص التعاون المحتملة بين شركاتنا.

لقد أتيحت لنا في [ Your Company ] الفرصة للتعرف على العمل الرائع الذي قام فريقك بإنجازه في الصناعة. نعتقد أن الاجتماع سيوفر لنا منصة ممتازة لاستكشاف المجالات التي قد نكون قادرين فيها على مواءمة خدماتنا مع أهداف شركتك وإنشاء شراكة متبادلة المنفعة.

أقترح أن نلتقي في [ التاريخ المقترح ] في [ الوقت المقترح ] . وبدلاً من ذلك، إذا لم يكن هذا الوقت مناسبًا لك، فأنا مرن في التعديل في حدود ما هو متاح لديك. ستكون مدة الاجتماع تقريبًا [ مدة الاجتماع ] ، مما يضمن قدرتنا على تغطية السبل المحتملة للتعاون بشكل فعال والرد على أي استفسارات قد تكون لديكم.

إنني أقدر الوقت الكبير والتفاني الذي تتطلبه مثل هذه الأمور، وأؤكد لك ونؤكد لكم أننا ملتزمون تماما بجعل هذا الاجتماع المحتمل مثمرا ومثمرا قدر الإمكان.

يُرجى إبلاغي إذا كان الجدول الزمني المقترح موافقًا عليك أو إذا كنت تفضل تاريخًا ووقتًا آخر. إنني أتطلع إلى إمكانية عقد هذا الاجتماع والفرص المحتملة التي يمكن أن يجلبها هذا التعاون لكلا فريقينا.

مع أطيب التحيات،
[ اسمك ]

البريد الإلكتروني لطلب الاجتماع شخصيًا

معظم الاجتماعات الآن تتم عبر الإنترنت (انظر المثال أدناه!)، ولكن الاجتماعات الشخصية لا تزال شائعة. عند ترتيب اجتماعات شخصية، هناك المزيد من الاعتبارات، مثل الموقع والوقت وما إلى ذلك. تحاول رسالة البريد الإلكتروني الخاصة بطلب الاجتماع الشخصي العثور على إجماع على هذه التفاصيل.

عزيزي [ اسم المستلم ] ,

آمل أن تصلك هذه الرسالة الإلكترونية بحالة جيدة. أكتب إليكم لتأكيد جدول اجتماعنا القادم.

يُرجى إبلاغي إذا كان الجدول الزمني المقترح مناسبًا لكم. لقد حددنا موعد الاجتماع في [ التاريخ ] في [ الوقت ] ، وسيكون المكان هو [ الموقع ] . إذا كان هناك أي تعارض أو مخاوف، يرجى إبلاغي، ويمكننا مناقشة الترتيبات البديلة.

شكرًا لك على اهتمامك، وأتطلع إلى مقابلتك شخصيًا.

أفضل مع تحياتي،
[ اسمك ]

البريد الإلكتروني لطلب الاجتماع عبر الهاتف/تكبير

من السهل ترتيب الاجتماعات عبر الإنترنت على Zoom أو Teams أو Skype (هل تتذكر ذلك؟) عندما تعلم أن المشاركين متاحون. تركز رسالة البريد الإلكتروني لطلب الاجتماع هذه على إيجاد موعد مناسب للجميع.

عزيزي [ اسم المستلم ] ,

آمل أن تصلك هذه الرسالة الإلكترونية بحالة جيدة. نظرًا للظروف الحالية، أقترح أن نعقد اجتماعًا [ Zoom/Teams/Skype ] لمناقشة [ موضوع الاجتماع ] . أعتقد أن القيام بذلك سيوفر لنا وقتًا طويلاً مع الحفاظ على التواصل الفعال. يرجى اقتراح التاريخ والوقت الذي يناسبك خلال الأسبوع القادم.

نتطلع إلى ردكم.

مع أطيب التحيات،
[ اسمك ]

البريد الإلكتروني لطلب اجتماع غير رسمي

إذا كنت تراسل أصدقاء (أو زملاء أو عملاء على المدى الطويل)، فيمكنك استخدام طلب الاجتماع غير الرسمي. قد ترغب في دعوتهم لتناول وجبة أو مشروب أو المشي. مهما كان ما تريد القيام به، يعد قالب طلب الاجتماع غير الرسمي هذا بمثابة بداية رائعة.

عزيزي [ اسم المستلم ] ,

آمل أن تصلك هذه الرسالة الإلكترونية بحالة جيدة. أتواصل معك لمعرفة ما إذا كنت مهتمًا بتناول وجبة معًا في وقت ما قريبًا. كنت أرغب في إجراء بعض المحادثات الجيدة واعتقدت أنه سيكون من الرائع تناول وجبة لذيذة.

يُرجى إخباري إذا كنت متاحًا وإذا كان هناك تاريخ أو وقت محدد يناسبك بشكل أفضل. لك. أنا مرن جدًا ويمكنني ترتيب جدول أعمالي وفقًا لذلك.

شكرًا لك على اهتمامك، وأتطلع إلى الاستماع إليك.

مع أطيب التحيات،
[ اسمك ]

كيفية كتابة رسائل البريد الإلكتروني لطلب الاجتماع

رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بطلب الاجتماع هي رسائل احترافية تهدف إلى إنشاء اتصال وتأكيد التفاصيل. تذكر أن طلب الاجتماع الخاص بك يتعلق بالحصول على موعد في اليوميات. من المحتمل أن تقدم المزيد من المعلومات (مثل جدول الأعمال، وقائمة المتحدثين، والعروض التقديمية، وما إلى ذلك) عند إرسال الموعد.

فيما يلي بعض الأشياء التي يجب عليك تضمينها في كل رسالة بريد إلكتروني لطلب الاجتماع:

  • التاريخ والوقت: اقتراح وقت (أو وقت ممكن)
  • المدة: حدد مدة الاجتماع المتوقعة
  • الموقع أو منصة الاجتماع: حدد ما إذا كان الاجتماع فعليًا أم افتراضيًا
  • جدول الأعمال: قدم نظرة عامة على المواضيع التي ستناقشها والنتائج التي تريدها
  • الحضور: حدد بوضوح المشاركين المطلوبين والاختياريين
  • التحضير: اذكر أي مستندات أو معلومات مطلوبة
  • التأكيد: طلب تأكيد الحضور أو اقتراح أوقات بديلة

يبدو الأمر كثيرًا، لذا دعونا نقسمه إلى ثلاثة أجزاء:

  • سطر الموضوع
  • نسخة الجسم
  • تسجيل الخروج/الخطوات التالية

يمكننا أن نبدأ مع سطر الموضوع.

سطر موضوع البريد الإلكتروني لطلب الاجتماع

يجب أن يلخص سطر الموضوع الخاص برسائل طلب الاجتماع المحتوى. لا تضيعوا الكلمات. لنفترض أنك تنظم اجتماعًا. تحقق من نموذج البريد الإلكتروني الخاص بطلب الاجتماع الـ 25 أدناه للبدء!

البريد الإلكتروني لطلب الاجتماع الداخلي:

  • الدعوة: دعونا نناقش التقدم المحرز في مشروع ألفا
  • طلب اجتماع الفريق لمناقشة الأهداف الربع سنوية
  • جلسة العصف الذهني للفريق: حضوركم موضع تقدير
  • الموعد المقترح لاجتماع مراجعة الأقسام
  • دعوة للقاء: دعونا نعزز جهودنا التعاونية

البريد الإلكتروني لطلب الاجتماع الخارجي:

  • استكشاف فرص الشراكة: الاجتماع المقترح
  • دعوة لمناقشة الاستراتيجيات التعاونية الممكنة
  • البحث عن مدى توفرك: اجتماع مراجعة المنتج
  • فرصة لمناقشة أهداف العمل المشتركة
  • طلب الاجتماع: دعونا نناقش الآفاق المستقبلية

البريد الإلكتروني لطلب الاجتماع شخصيًا:

  • اجتماع وجها لوجه مقترح لتعميق فهمنا
  • الدعوة: انضم إلينا لمناقشة الإستراتيجية شخصيًا
  • البحث عن مدى توفرك لمراجعة المشروع في الموقع
  • طلب لقاء شخصي لمناقشة المبادرات القادمة
  • دعونا نتواصل شخصيًا: مناقشة التعاون في المشروع

البريد الإلكتروني لطلب الاجتماع عبر الهاتف/التكبير:

  • طلب الاجتماع الافتراضي: مناقشة استراتيجية التسويق الجديدة
  • حضورك مطلوب: تكبير الاتصال بشأن تحديثات المشروع
  • دعوة للانضمام إلى اجتماع عبر الهاتف حول آخر التطورات
  • الموعد المقترح للمناقشة الهاتفية حول أهداف الربع
  • البحث عن مدى توفرك لجلسة عصف ذهني افتراضية

البريد الإلكتروني لطلب الاجتماع غير الرسمي:

  • اللحاق بالقهوة: دعونا نناقش بعض الأفكار
  • طلب لقاء ودي لمناقشة اهتماماتنا المشتركة
  • تجمع غير رسمي لتبادل الأفكار حول المشروع X
  • دعوة لتناول غداء الفريق والتعلم
  • دعونا نتواصل: مناقشة غير رسمية حول التحسينات في مكان العمل

نسخة نصية من البريد الإلكتروني لطلب الاجتماع

النسخة الأساسية هي المكان الذي حددنا فيه الاجتماع والغرض والوقت والمكان والنتائج. نبدأ بالحصول على شخصية باستخدام الاسم الأول للشخص: "مرحبًا (الاسم الأول)".

الآن، ابدأ البريد الإلكتروني بترحيب حار وحدد الغرض من رسالتك. في هذا المثال، نريد مراجعة أرقام المبيعات.

"آمل أن تكون بخير. أتصل بك لأسألك عما إذا كنت متاحًا لاجتماع Zoom لمناقشة أرقام مبيعات هذا الربع؟"

ولمساعدتهم، قدم بعض التفاصيل. استخدم النقاط النقطية لتسهيل الأمر قدر الإمكان.

التفاصيل أدناه:

  • التاريخ والوقت
  • الغرض: مناقشة أرقام المبيعات لهذا الربع وتقييم الأداء
  • الحاضرين:
  • الهيكل: (أضف بعض التفاصيل)

حسنًا، هذا قصير - لكن النقاط النقطية تمكننا من نقل الكثير من المعلومات بسرعة. فلننتقل إلى المرحلة النهائية..

تسجيل الخروج عبر البريد الإلكتروني لطلب الاجتماع/الخطوات التالية

لقد شرحنا ماهية الاجتماع وسبب الحاجة إليه، والآن دعونا نؤكد الموعد.

"هل يمكنك تأكيد أنه يمكنك الحضور وأن التاريخ والوقت مناسبان لك؟ إذا كان الأمر كذلك، فسوف أشارك تفاصيل تسجيل الدخول معك في أسرع وقت ممكن."

يمكنك أن تطلب منهم اقتراح البدائل.

"إذا لم يكن هذا التاريخ أو الوقت مناسبًا، فلا تتردد في اقتراح بعض البدائل."

قم بالتسجيل بنهاية إيجابية. "إنني أتطلع إلى الاستماع منك" مناسب.

الآن، أضف اسمك وتفاصيل الاتصال أو التوقيع وأي معلومات أخرى، وستكون جاهزًا لبدء هذا الاجتماع!

قائمة المراجعة الأساسية: 10 مبادئ لكتابة رسائل البريد الإلكتروني لطلب الاجتماع

فيما يلي بعض النصائح الذهبية لكتابة رسائل بريد إلكتروني فعالة لطلب اجتماع من المحترفين في HIX.AI

  1. حدد التاريخ والوقت والمكان : اذكر دائمًا بوضوح التاريخ والوقت والمكان المقترح للاجتماع. هذا هو الأمر الأساسي رقم 1 (لكن الناس ما زالوا ينسونه).
  2. اذكر الغرض من اجتماعك مبكرًا : إذًا تريد عقد اجتماع. عظيم! تأكد من ذكر موضوع الاجتماع وسبب ترتيبه في أسرع وقت ممكن.
  3. استخدم النقاط النقطية : تعتبر النقاط النقطية طريقة رائعة لسرد الكثير من التفاصيل بطريقة يسهل فهمها.
  4. اجعل الأمر قصيرًا : طلبات الاجتماعات هي البداية، لذا لا تثقل كاهل القارئ بالكثير من المعلومات. حفظ التفاصيل للاجتماع.
  5. خاطب الشخص بشكل صحيح: خاطب الشخص (أو الأشخاص) دائمًا باسمه الأول. هذا يبني علاقة وهو الشيء المهذب الذي يجب القيام به.
  6. انتهي بـ CTA : أخبر الشخص بما تريد أن يفعله! تعمل CTA على تسهيل حصولك على الرد قدر الإمكان.
  7. القيمة الصريحة : الاجتماعات ليست ممتعة كثيرًا، لذا اشرح ما الذي سيحصل عليه الشخص من الاجتماع. يعد التعبير عن القيمة أمرًا حيويًا للحصول على النتيجة التي تريدها.
  8. كن مهذبًا ومحترفًا : يبدو الأمر واضحًا، ولكن حتى لو كنت تعرف الشخص، كن دائمًا محترفًا عند إرسال طلبات الاجتماع عبر البريد الإلكتروني.
  9. اجعل سطر الموضوع بسيطًا: يجب عليك تلخيص طلب الاجتماع الخاص بك في سطر الموضوع الخاص بك. اجعلها قصيرة وبسيطة وسهلة الفهم للحصول على أفضل النتائج.
  10. استخدم منشئ البريد الإلكتروني HIX.AI بالطبع، يمكنك قضاء ساعات في كتابة البريد الإلكتروني لطلب اجتماع، ولكن لماذا تهتم عندما يستطيع منشئ البريد الإلكتروني HIX.AI القيام بذلك نيابةً عنك؟ يمكن لمولد البريد الإلكتروني المذهل هذا والمدعوم بالذكاء الاصطناعي إنشاء رسائل طلب اجتماع فعالة في ثوانٍ. لماذا لا تجربها اليوم؟

خاتمة

ما هو شعورك تجاه إرسال بريد إلكتروني لطلب اجتماع الآن؟ نأمل أن تكون واضحًا بشأن ماهية رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بطلب الاجتماع، والتنسيق القياسي الذي يجب اتباعه، وما يجب تضمينه. إذا كنت عالقًا في الإلهام أو كنت بحاجة إلى مزيد من المعلومات، فاطلع على نصائحنا وانسخ عيناتنا. للحصول على أبسط الحلول، يمكنك الاستفادة من قوة التكنولوجيا والسماح لـ HIX.AI بكتابة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بطلب الاجتماع.

المنشورات ذات الصلة

عرض المزيد