سواء كنت تبحث عن الشمس أو تستكشف مدينة جديدة، فإننا نعتقد أن حجز إجازة هو أحد أفضل الأشياء التي يمكنك القيام بها (قبل الذهاب فعليًا!). لكن هل أنت قلق من أن رئيسك لن يقول نعم؟ دليلنا حول كيفية طلب بعض الإجازة عبر البريد الإلكتروني مثالي تمامًا.
تلتزم رسائل البريد الإلكتروني الناجحة لطلبات الإجازة بالصيغة الصحيحة. عليك تقديم كافة التفاصيل والتركيز على أسباب طلبك وإرساله في الوقت المناسب. لا يمكننا المساعدة في الأمر الأخير، لكن يمكننا المساعدة في الأولين. لهذا السبب أنت هنا، أليس كذلك؟
إذا كنت تشعر بالكسل، فابدأ بنماذج البريد الإلكتروني الخمسة لطلبات الإجازة. بمجرد قيامك بمراجعة رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بطلبات الإجازة، سنأخذك عبر هيكل وتنسيق طلبات العطلات الرسمية. ننتهي ببعض النصائح الاحترافية لمساعدتك في الحصول على الموافقة على الطلب. نكاد نشم رائحة كريم الشمس...
ما هي رسائل البريد الإلكتروني لطلبات الإجازة؟
تعد رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بطلبات الإجازة جزءًا أساسيًا من عالم العمل. لا يمكنك ببساطة أن تأخذ إجازة وقتما تشاء؛ يجب عليك أن تطلب ذلك من رئيسك في العمل، وأن تشرح سبب تناولك له، وتخفيف التأثير على بقية الفريق.
يبدو الأمر معقدًا، لكن رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بطلبات الإجازة تتوافق مع تنسيق البريد الإلكتروني الاحترافي القياسي، مما يسهل كتابتها وتكرارها. بمجرد الانتهاء من كتابة واحدة، سوف تفعل ذلك
سيمنحك الالتزام بالشكل القياسي أفضل فرصة للحصول على نتيجة إيجابية. يمكنك الاطلاع على نموذج طلب الإجازة في العينات والقوالب الخمسة أدناه!
5 طلب إجازة عينات البريد الإلكتروني
يمكن تقسيم رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بطلبات الإجازة إلى بعض الفئات الأساسية، بما في ذلك طلبات الإجازة السنوية، وطلبات الإجازة بإشعار قصير، والطلبات الطبية العاجلة.
فيما يلي 5 نماذج من رسائل البريد الإلكتروني لطلبات الإجازة لمعرفة التنسيق الصحيح. أو، إذا كنت تشعر بعدم الإلهام، فقم بنسخها ولصقها!
البريد الإلكتروني لطلب الإجازة السنوية
هذا القالب الكلاسيكي هو البريد الإلكتروني اليومي لطلب الإجازة السنوية. يتبع قالب البريد الإلكتروني هذا التنسيق القياسي ويوفر جميع تفاصيل تواريخ الإجازة المطلوبة والغطاء المقدم.
عزيزي [ اسم المستلم ] ،
آمل أن يجدك هذا البريد الإلكتروني جيدًا. أكتب إليكم لأطلب إجازتي السنوية للعام المقبل. أرغب في أخذ إجازتي من [ تاريخ البدء ] إلى [ تاريخ الانتهاء ] . أثناء غيابي، قمت باتخاذ الترتيبات اللازمة للتغطية. سوف يتولى [ اسم الزميل ] مسؤولياتي ويمكن الوصول إليه على [ عنوان البريد الإلكتروني للزميل ] . إذا كانت هناك أي تعليمات أو مهام محددة يجب الاهتمام بها في غيابي، فيرجى إبلاغي بذلك.
شكرًا لكم على اهتمامكم.
أطيب التحيات،
[ اسمك ]
بريد إلكتروني قصير لطلب الإجازة
سواء أكان الأمر يتعلق بعطلة نهاية أسبوع في اللحظة الأخيرة أو بحفل موسيقي لا يمكنك تفويته، فإن رسالة البريد الإلكتروني هذه المخصصة لطلب الإجازة خلال إشعار قصير مناسبة لك. نحن نقدم تفاصيل طلب عطلتنا، بما في ذلك جميع التواريخ والأوقات.
عزيزي [ اسم المستلم ] ،
آمل أن يجدك هذا البريد الإلكتروني جيدًا. أكتب إليكم لأطلب إجازة قصيرة من [ تاريخ البدء ] إلى [ تاريخ الانتهاء ] .
بسبب [ السبب ] ، أطلب هذه الإجازة في مثل هذه المهلة القصيرة. أدرك أن ذلك قد يسبب إزعاجًا، ولكن [ اشرح أهمية الإجازة أو مدى إلحاحها ] .
لقد تحدثت مع [ الزميل/المدير ] الذي تفضل بالموافقة على تغطية مهامي ومسؤولياتي أثناء غيابي. سأتأكد من إكمال جميع الأعمال المعلقة قبل مغادرتي.
يرجى إعلامي إذا كان طلب الإجازة هذا ممكنًا وإذا كان هناك أي إجراءات أو نماذج أحتاج إلى إكمالها للحصول على الموافقة.
شكرا لاهتمامكم وتفهمكم.
أطيب التحيات،
[ اسمك ]
البريد الإلكتروني لطلب الإجازة الممتدة
في بعض الأحيان لن يكون الأسبوع كافيًا، وستحتاج إلى طلب إجازة إضافية. تشرح هذه الرسالة الإلكترونية لطلب الإجازة الممتدة سبب طلبك للإجازة. من المحتمل أن تكون هذه هي المرحلة الأولى في ترتيب إجازة طويلة الأمد، لذا أرسلها في أسرع وقت ممكن!
عزيزي [ اسم المستلم ] ،
آمل أن يجدك هذا البريد الإلكتروني جيدًا. أردت التواصل لمناقشة إمكانية تمديد إجازتي. لقد استمتعت تمامًا بإجازتي حتى الآن، ولكني أشعر أن أسبوعًا واحدًا ليس كافيًا بالنسبة لي لإعادة شحن طاقتي بالكامل ومعالجة الأمور الشخصية التي تتطلب اهتمامي.
أدرك أن هذا قد يعطل سير العمل، لكنني أؤكد لك أنني اتخذت الإجراءات اللازمة لضمان أن غيابي لن يؤثر سلبًا على الفريق. لقد وضعت خطة شاملة وفوضت مهامي إلى زملائي الموثوق بهم الذين سيتعاملون معها في غيابي.
أرجو أن أطلب [ عدد الأيام/الأسابيع ] إجازة إضافية، بدءًا من [ تاريخ البدء ] إلى [ تاريخ الانتهاء ] . أنا واثق من أن هذه الإجازة الممتدة ستسمح لي بالعودة إلى العمل منتعشًا وأكثر إنتاجية.
شكرا لك لاخذ طلبي في عين الاعتبار. وأنا على أتم استعداد لمناقشة أي مخاوف أو ترتيبات بديلة قد تنشأ عن هذا التمديد.
أطيب التحيات،
[ اسمك ]
البريد الإلكتروني لطلب إجازة عائلية
العطلات العائلية مليئة بالمرح والإثارة - ولكن لا تحجز حتى تتم الموافقة على طلب الإجازة الخاص بك. امنح نفسك أفضل فرصة لتحقيق ذلك من خلال اتباع التنسيق الموجود في البريد الإلكتروني الخاص بطلب الإجازة العائلية.
عزيزي [ اسم المستلم ] ،
آمل أن يجدك هذا البريد الإلكتروني جيدًا. أكتب لأطلب إجازة لقضاء إجازة عائلية. مواعيد الإجازة هي من [ تاريخ البدء ] إلى [ تاريخ الانتهاء ] . أدرك أهمية وجودي في العمل، وسوف أتأكد من إكمال جميع مهامي المعلقة أو إسنادها إلى زميل قبل أن أذهب في إجازة.
يرجى إعلامي إذا كان من الممكن تلبية طلب الإجازة هذا، وإذا كان هناك أي إجراءات أو نماذج محددة يجب اتباعها. إذا كانت هناك أي معلومات إضافية مطلوبة من جانبي، فلا تتردد في السؤال.
شكرًا لكم على اهتمامكم.
أطيب التحيات،
[ اسمك ]
البريد الإلكتروني لطلب الإجازة الطبية أو المتعلقة بالصحة
إن صحتك (وصحة عائلتك) أمر بالغ الأهمية، وهو سبب مشروع لطلب إجازة. على الرغم من أن تقديم بعض التوضيحات أمر مهذب، فلا تشعر بالحاجة إلى إضافة الكثير من التفاصيل. بدلاً من ذلك، اتبع الهيكل والتزم بالمبادئ الواردة في البريد الإلكتروني لطلب الإجازة المتعلقة بالصحة.
عزيزي [ اسم المستلم ] ،
آمل أن يجدك هذا البريد الإلكتروني جيدًا. أكتب إليكم لأطلب إجازة لأسباب طبية عاجلة تؤثر على صحتي وصحة عائلتي.
أدرك أهمية دوري في الشركة، لكن هذا الموقف يتطلب اهتمامي الفوري. سأكون ممتنًا لو تفضلتم بمنحني [ عدد الأيام ] من الإجازة بدءًا من [ تاريخ البدء ] إلى [ تاريخ الانتهاء ] .
كن مطمئنًا، سأبذل قصارى جهدي لتفويض مسؤولياتي وضمان سير العمل بسلاسة أثناء غيابي.
نشكركم على تفهمكم والاهتمام السريع بهذا الأمر.
أطيب التحيات،
[ اسمك ]
دليل الخبراء حول كيفية كتابة رسائل البريد الإلكتروني لطلب الإجازة
إذا كنت قد قرأت النماذج المذكورة أعلاه، فقد كانت لديك بداية رائعة في إنشاء رسائل بريد إلكتروني فعالة لطلبات الإجازة. يشرح هذا القسم التنسيق والعملية والمبادئ الخاصة بكتابة طلبات الإجازة التي تحصل على نتائج.
إن مفتاح كتابة طلبات الإجازة هو فهم توازن القوى بينك وبين رئيسك في العمل. ليس عليهم الموافقة على طلب إجازتك؛ عليك أن تثبت سبب منحهم ذلك.
كيف؟ باستخدام هذا الهيكل:
- تفاصيل طلب الإجازة (التواريخ والأوقات)
- اشرح بإيجاز سبب طلبك للإجازة
- أقر بالتأثير على الفريق - وخططك الموضوعة لتقليل ذلك
- أعرب عن امتنانك للنظر في طلب إجازتك
- قم بتضمين موعد نهائي
لتسهيل إنشاء رسائل بريد إلكتروني لطلبات الإجازة قدر الإمكان، قمنا بتقسيم بنية الطلب إلى 3 أقسام:
- سطر موضوع البريد الإلكتروني لطلب الإجازة
- نسخة الجسم
- تسجيل الخروج/الخطوات التالية
دعونا نبدأ مع سطر الموضوع.
سطر موضوع البريد الإلكتروني لطلب الإجازة
سطر الموضوع هو أول ما سيقرأه رئيسك في العمل، لذا قم بتوضيح طلبك. ونحن نوصي أيضا
بما في ذلك المعلومات الهامة، بما في ذلك اسمك والتواريخ وسبب طلبك.
فيما يلي بعض نماذج سطور المواضيع لتبدأ بها:
- طلب الإجازة (أدخل التواريخ)
- طلب إجازة (أدخل التواريخ)
- أرغب في حجز عطلة (أدخل التاريخ)
- طلب عاجل للاجازة
- هل يمكنني طلب الإجازة؟
- أعتذر عن المهلة القصيرة - هل يمكنني طلب إجازة؟
- طلب إجازة قصيرة الأجل
- تنبيه بشأن الإجازة العائلية - هل يمكنني طلب إجازة؟
نسخة من البريد الإلكتروني لطلب الإجازة
تعمل طلبات الإجازة وفقًا لهيكل قياسي وتنسيق مألوف يسهل تكراره - بمجرد أن تعرفه. يعمل التنسيق كما يعتقد المدير، فهو منطقي وواضح وممل بعض الشيء. لكن هذا ليس المكان الذي تريد أن تبدع فيه.
رسائل البريد الإلكتروني الخاصة بطلب الإجازة لها غرض واحد (الحصول على موافقة على الإجازة، بالطبع)، ولكن ليس من الضروري أن يوافق رئيسك في العمل. في الواقع، قد يحتاج بعض الرؤساء إلى الكثير من الإقناع للتوقيع على طلب إجازتك، لذلك من الضروري أن تزودهم بكل شيء.
اعمل من خلال هذا الهيكل لبناء قضيتك!
تفاصيل طلب الإجازة (التواريخ والأوقات)
"أرغب في طلب الإجازة بين (أدخل التفاصيل). لقد تأكدت من استحقاقي للإجازة وتبقى لي أيام كافية."
اشرح بإيجاز سبب طلبك للإجازة
"أطلب الإجازة بسبب (أدخل الأسباب)."
أقر بالتأثير على الفريق - وخططك الموضوعة لتقليل ذلك
"أعلم أن هذا سيؤثر على الفريق، لكنني قمت بالفعل بترتيب التغطية. لن تكون هناك مشكلات في تسليم المشاريع الجارية."
أعرب عن امتنانك للنظر في طلب إجازتك
"أشكرك مقدمًا على النظر في طلب الإجازة الخاص بي، وآمل أن تتمكن من الموافقة على التواريخ!"
طلب الإجازة تسجيل الخروج عبر البريد الإلكتروني/الخطوات التالية
طلب إجازتك جاهز تقريبًا للإرسال. ولكنك لا تريد أن تظل موجودة في البريد الوارد لمديرك، لذا أضف عبارة CTA.
قم بتضمين موعد نهائي (إذا لزم الأمر).
"آمل أن أحجز إجازتي هذا الأسبوع، لذا سيكون من الرائع أن تخبرني بحلول يوم الجمعة."
قبل إرسال رسائل البريد الإلكتروني لطلب الإجازة (أو أي بريد إلكتروني!)، أضف اسمك وتفاصيل الاتصال والتوقيع وأي معلومات أخرى مطلوبة.
أنت على وشك الضغط على الزر، ولكن اقرأ قائمة المراجعة الأساسية لدينا قبل أن تفعل ذلك!
نصائح حيوية لرسائل البريد الإلكتروني لطلب الإجازة!
سوف يقرأ الرؤساء الجيدون طلبات إجازتك ويستجيبون لها على الفور. الرؤساء السيئون هم أشخاص مشغولون وقد يتجاهلون أو يحذفون أو حتى ينكرون أنهم تلقوا بريدك الإلكتروني. أي واحد هو لك؟
يواجه المديرون الكثير من الضغوط، وقد لا يكون طلب إجازتك في مرتبة عالية في قائمة أولوياتهم، ولكننا نعتقد أنه يحتل مرتبة عالية جدًا في قائمة أولوياتك. يمين؟
إذا كان من الممكن تجاهل بريدك الإلكتروني، فإليك بعض النصائح البسيطة للحصول على النتيجة التي تريدها.
يبدأ بسطر الموضوع. قل بوضوح ما تريد. اجعلها عالية، فخورة، ومن المستحيل تجاهلها! يعمل هذا المبدأ لبدء بريدك الإلكتروني أيضًا. اذكر بوضوح التواريخ التي تريد الإقلاع فيها. يمكنهم أن يروا بسرعة ما إذا كان الأمر سينجح أم لا.
سيحاول بعض الرؤساء تلقائيًا رفض طلب إجازتك لأنهم قلقون بشأن التأثير على الفريق. تخلص من التوتر وخطط لهم! ضع غلافًا للإجازة واشرح ما يحدث في طلبك عبر البريد الإلكتروني. من الصعب عليهم رفض طلب إجازتك إذا كنت قد خططت مسبقًا.
في بعض الأحيان، قد تكون هناك أسباب مشروعة لعدم الموافقة على طلب الإجازة، لذا من المفيد أن تكون مرنًا. على الرغم من أنك قد لا تحصل على كل ما تريد، إلا أن المرونة ستضعك في أفضل وضع.
إذا كنت تعمل بالفعل فستعرف أهمية كتابة رسائل بريد إلكتروني دقيقة، ولكننا سنقول ذلك مرة أخرى. يقوم جميع محترفي البريد الإلكتروني بالتدقيق اللغوي والتدقيق النحوي والتدقيق الإملائي والتحقق مرة أخرى من كل بريد إلكتروني قبل إرساله. إذا لم تقم بذلك، يجب عليك ألا تتأخر، فقد حان الوقت للبدء اليوم!
إذا لم تتمكن من العثور على الكلمات الصحيحة، فجرب مولد البريد الإلكتروني HIX.AI : نعم، ثورة الذكاء الاصطناعي موجودة، وهي تغير طريقة عملنا وحياتنا. يمكن لـ HIX.AI إنشاء رسائل صحيحة ودقيقة نحويًا حول أي موضوع، بما في ذلك رسائل البريد الإلكتروني التي تطلب إجازة. جربه اليوم وأتعجب من القوة!
خاتمة
الإجازات أمر حيوي في حياتنا المزدحمة. إنه الوقت المناسب للراحة والاسترخاء والتعافي والقيام بكل الأشياء التي لا يمكنك القيام بها في العمل.
لتمنح نفسك أفضل فرصة للموافقة على مواعيدك من قبل رئيسك، اكتب بريدًا إلكترونيًا لطلب إجازة احترافية. يعد الالتزام بالتنسيق المقبول وتوفير جميع المعلومات التي قد يحتاجها مديرك أمرًا بالغ الأهمية. كن واضحًا وواثقًا أثناء تقديم طلب مقنع للوقت الذي تريده. بمجرد الاتفاق عليه، احجز رحلاتك، واحزم أمتعتك، واستمتع!