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Hogar > Correos electrónicos > Cómo escribir correos electrónicos de facturas (5 plantillas y muestras)

Cómo escribir correos electrónicos de facturas (5 plantillas y muestras)

Las facturas son las que hacen girar el mundo empresarial. Haces el trabajo, envías la factura y te pagan de inmediato, ¿verdad? Ésa es la teoría, pero no siempre funciona así. No siempre puedes confiar en que las personas paguen, ¡pero los correos electrónicos con facturas de oro sólido pueden desempeñar un papel importante para que te paguen!

Entonces, ¿cómo escribir un correo electrónico de factura? Te lo vamos a mostrar. En esta guía, le brindamos 5 plantillas de correo electrónico de facturas para situaciones comunes:

  • Primer correo electrónico de factura a un nuevo cliente
  • Correo electrónico de recordatorio de factura
  • Factura corta por correo electrónico
  • Correo electrónico de factura formal
  • Correo electrónico de factura detallada

Si tiene prisa, puede copiar y pegar estos ejemplos de correos electrónicos de facturas, pero describimos el formato de correo electrónico de facturas y trabajamos juntos para crear una plantilla. No podemos garantizar que recibirá el dinero que se le debe, pero tiene más posibilidades si utiliza nuestros correos electrónicos de facturas.

¡Muéstranos el dinero!

¿Qué son los correos electrónicos de facturas?

Los correos electrónicos de facturas son mensajes que le permiten obtener dinero. Es así de simple. Cuando hayas entregado un servicio, proporcionado un producto o completado un proyecto, recibirás el pago mediante una factura.

Los correos electrónicos de facturas no son facturas. Pero eso no significa que puedas ignorar información esencial.

De hecho, muchos correos electrónicos de facturas no logran que las personas actúen porque no incluyen tres datos críticos.

  1. Qué cubre la factura
  2. cuanto se debe
  3. Tiempo límite de pago

Asegurarse de incluir cada una de estas tres cosas en los correos electrónicos de sus facturas le ayudará a recibir sus pagos.

También deberá asegurarse de que estén estructurados adecuadamente, sean profesionales y vayan al grano.

Aquí hay 5 ejemplos de correos electrónicos de facturas para que pueda ver cómo lograrlo.

5 muestras de correos electrónicos de facturas

Uno pensaría que solo habría una muestra de factura, pero se equivoca. De hecho, existen varios tipos de correos electrónicos de facturas que es posible que deba enviar para cubrir una variedad de situaciones. Cubriremos un primer correo electrónico a un nuevo proveedor, un recordatorio de factura y una factura detallada.

Primer correo electrónico de factura a un nuevo cliente

¡Ahh, esa sensación de nuevo cliente! Si ha registrado un nuevo cliente o cliente, es fundamental que reciba correctamente el primer correo electrónico de factura. Deberá asegurarse de incluir todos los detalles (servicios prestados, costos, detalles de pago y plazos). Vea cómo abordamos eso en este ejemplo.

Estimado [ Nombre del destinatario ] ,

¡Gracias por elegir nuestros servicios! Nos complace proporcionarle los detalles de su primera factura.

Servicios prestados:

- [ Descripción detallada de los servicios prestados ]

Costos:

- [ Desglose de costos y precios ]

Detalles del pago:

- Importe del pago: [ Importe ] - Forma de pago: [ Forma de pago ] - Fecha de vencimiento del pago: [ Fecha de vencimiento ]

Asegúrese de que el pago se realice antes de la fecha límite indicada. Si tiene alguna pregunta o necesita más aclaraciones, no dude en comunicarse con nosotros.

Gracias por su cooperación.

Atentamente,
[ Tu nombre ]

Correo electrónico de recordatorio de factura

¿No te han pagado? Enviar una factura recordatorio. Este ejemplo aborda la complicada tarea de recordarle a alguien que le debe dinero. Evite las emociones y concéntrese en los hechos. Nunca te disculpes ni retrocedas.

Estimado [ Nombre del destinatario ] ,

Espero que este correo electronico te encuentre bien. Este es un recordatorio amistoso de que la factura de [ Producto/Servicio ] aún está pendiente. El pago venció el [ Fecha de vencimiento ] .

Le rogamos que liquide el importe pendiente de [ Importe ] lo antes posible. Adjunto la factura para su referencia.

Si tiene alguna pregunta o inquietud con respecto al pago, no dude en contactarnos. Valoramos su negocio y apreciamos su pronta atención a este asunto.

Gracias por su cooperación.

Atentamente,
[ Tu nombre ]

Descubra también cómo escribir un correo electrónico de seguimiento eficaz aquí .

Factura corta por correo electrónico

¿Por qué enviar una factura corta? Si conoce bien al cliente o solicita un pago regular, puede completar los espacios en blanco aquí y presionar enviar. Su familiaridad significa que puede ser amigable y renunciar a algunas de las formalidades.

Estimado [ Nombre del destinatario ] ,

Espero que este correo electronico te encuentre bien. Le escribo para proporcionarle la factura de nuestros servicios recientes.

Adjuntamos la factura por el importe total adeudado. Por favor, avíseme si tiene alguna pregunta o necesita más ayuda con este asunto.

Gracias por su atención y su pronto pago.

Atentamente,
[ Tu nombre ]

Correo electrónico de factura formal

Este modelo de factura es 100% formal y sigue al pie de la letra las funciones y el formato. Si está buscando una plantilla de factura estándar que cumpla todos los requisitos, ésta es la solución.

Estimado [ Nombre del destinatario ] ,

Espero que este correo electronico te encuentre bien. Le escribo para confirmar la programación de nuestra próxima reunión.

Por favor, avíseme si el horario propuesto le conviene.

Gracias por su atención.

Atentamente,
[ Tu nombre ]

Descubra también cómo escribir un correo electrónico formal aquí .

Correo electrónico de factura detallada

Si ha proporcionado muchos productos o servicios, deberá detallar los detalles en su factura. Este ejemplo utiliza viñetas para explicar con precisión lo que ha hecho o proporcionado y el precio que debe pagarse.

Estimado [ Nombre del destinatario ] ,

Adjunto a este correo electrónico encontrará la factura detallada de los productos/servicios que hemos proporcionado. A continuación se detallan los detalles relevantes:

  • Producto/Servicio 1: [ Descripción ] - [ Precio ]
  • Producto/Servicio 2: [ Descripción ] - [ Precio ]
  • Producto/Servicio 3: [ Descripción ] - [ Precio ]

Importe total: [ Precio total ]

Revise la factura y háganos saber si tiene alguna pregunta o inquietud. El pago debe realizarse antes del [ Fecha de vencimiento ] a través de los métodos de pago proporcionados. Agradecemos su pronta atención a este asunto.

Gracias por su continuo apoyo.

Atentamente,
[ Tu nombre ]

Cómo escribir correos electrónicos de facturas – guía experta

Los correos electrónicos de facturas son básicamente demandas de pago, pero usted quiere interpretarlo de manera diferente.

En lugar de simplemente enviar una factura como archivo adjunto, querrá presentarla de manera positiva, hacerles un cumplido e indicar claramente los detalles del pago y los términos y condiciones.

¿Por qué molestarse con todo este esfuerzo? En los negocios, las relaciones son importantes y usted debe hacer todo lo posible para construirlas. Además, es más probable que un correo electrónico de factura positivo y amigable se atienda rápidamente que una solicitud grosera.

La conclusión es que enviar correos electrónicos de solicitud de facturas amigables y detallados le permitirá pagar más rápido.

y hacerte amigos.

Entonces, ¿por dónde empiezas? Hemos dividido el correo electrónico de factura en 3 partes:

  1. Línea de asunto del correo electrónico de factura
  2. Copia de cuerpo
  3. Aprobación/próximos pasos

Cada correo electrónico comienza con un excelente asunto, y nosotros también lo hacemos en esta guía de expertos.

Línea de asunto del correo electrónico de factura

Nadie espera que las líneas de asunto de su factura sean ingeniosas, divertidas o amigables. Lo que sí esperan son detalles y fechas, pero no una "exigencia de pago".

Querrá explicar que se trata de una factura, para que pueda archivarse o enviarse rápidamente a la persona adecuada. Puede agregar el nombre de su empresa, el número de factura y la fecha de pago.

A continuación se muestran algunos ejemplos de líneas de asunto de correo electrónico de facturas para revisar:

  • Factura – (Nombre de la empresa) – (Fecha)
  • Factura (Número) – (Nombre de la empresa) – (Fecha)
  • Encuentre nuestra última factura
  • Última factura – (Nombre de la empresa)
  • Recordatorio de factura: ¿puede realizar su pago?
  • (Nombre de la empresa) – Factura (Número) –
  • Factura del pedido #(insertar número)
  • (Número de pedido) – Factura – Fecha

Una cosa positiva a tener en cuenta es que una vez que haya establecido un estilo para sus facturas, no necesitará cambiarlo nuevamente. Puedes (y debes) reutilizar el mismo una y otra vez.

¡Resultado!

Texto del cuerpo del correo electrónico de factura

Se ha abierto su factura, lo cual es un gran comienzo. A continuación, debemos establecer qué cubre la factura, las condiciones de pago, las fechas y los montos. Pero primero, comience con un saludo personalizado usando un nombre.

"Hola (nombre de la persona)"

Los correos electrónicos de facturas siguen una estructura estándar, lo que los hace fáciles de escribir. Vamos a trabajar en ello a continuación mientras construimos nuestra plantilla, pero aquí hay un proceso de 4 pasos para escribir correos electrónicos que le permitirán pagar:

  1. Preséntate (¡y saluda!)
  2. Explique que esto es una factura.
  3. Proporcionar detalles (enumerar servicios o productos y sus precios)
  4. Establecer términos estándar

¿Listo para comenzar a crear sus correos electrónicos de facturas?

  • Preséntate (¡y saluda!)

"Mi nombre es (su nombre) y me comunico con usted desde (nombre de la empresa). ¡Ha sido un placer trabajar con usted!"

Infórmate sobre: ¿ Cómo presentarte en un correo electrónico?

  • Explique que esto es una factura.

"Me comunico con usted con nuestra factura (adjunta) de nuestros servicios/productos. Puede encontrar detalles de todo en la factura".

  • Proporcionar detalles (enumerar servicios o productos y sus precios)

"Para hacerlo lo más fácil posible, también los he enumerado a continuación. (Insertar lista). El monto total adeudado por el pago es ($$$)".

  • Establecer términos estándar

"Nuestras condiciones de pago estándar son 28 días (o 7 días, o 60 días, ¡o lo que usted use!)."

Esto se está convirtiendo en una excelente plantilla de correo electrónico para facturas. Ahora tenemos que finalizar con nuestros próximos pasos y cerrar sesión.

Aprobación del correo electrónico de factura/próximos pasos

Ya casi estás listo para enviar tu factura por correo electrónico, pero aún quedan algunas cosas por incluir. En primer lugar, querrá asegurarse de que su correo electrónico haya sido entregado, así que solicite confirmación y pídales que verifiquen los detalles.

"¿Puede confirmar que recibió este correo electrónico con la factura? Le agradecería que pudiera verificar todos los detalles y comunicarse conmigo si hay algún problema".

Si no recibe una respuesta a tiempo, considere enviar un correo electrónico de seguimiento (¡consulte nuestros ejemplos anteriores sobre cómo abordarlo!). Ahora, expresa gratitud y finaliza el correo electrónico de la factura con una nota positiva.

"Ha sido fantástico trabajar con usted y todos nosotros en (nombre de la empresa) esperamos continuar nuestra relación positiva".

¡Perfecto! Ahora terminemos agregando una firma, su nombre, firma y datos de contacto.

"Muchas gracias" está bien.

¡Acabas de escribir tu primer correo electrónico de factura...!

Cobramos: lo que se debe y no se debe hacer en los correos electrónicos de facturas

¿Qué es lo peor que puede pasar con un correo electrónico de factura? Que sea ignorado. Eso significa que usted debe preocuparse por si se recibió y si no le pagarán.

Demasiadas personas cometen errores comunes al escribir correos electrónicos de facturas. Ellos suponen que

A continuación se detallan algunos pros y contras para garantizar que sus correos electrónicos de facturas siempre obtengan resultados.

  • Utilice el nombre de pila de la persona. No utilices una introducción anticuada como "Estimado señor/señora". Está desactualizado e innecesario.
  • Brinde una cálida bienvenida. ¡No empieces exigiendo el pago!
  • Intenta ser amigable. No parezca demasiado formal.
  • Enumere todo. No se limite a agregar un archivo adjunto.
  • Incluya el monto del pago y la fecha de pago. No omitas ningún detalle.
  • Solicite confirmación de que se ha entregado el correo electrónico de la factura. No asumas nada.
  • Programe un seguimiento. No dejes los recordatorios de facturas para el último momento.
  • Desarrolle un formato y utilícelo de manera consistente. No desperdicies creando un nuevo correo electrónico de factura cada vez que tengas que enviar una.
  • Revise y revise cada correo electrónico. No confíes en ti mismo (ni en los editores en línea).
  • Pruebe el generador de correo electrónico HIX.AI , la poderosa herramienta de creación de correo electrónico que crea correos electrónicos con facturas claras en segundos. No pruebe alternativas de mala calidad que produzcan texto robótico que no esté dirigido a nadie.

Conclusión

Los correos electrónicos de facturas tienen que ver con el dinero. Claro, puedes decir que quieres el dinero AHORA, pero la clave para que te paguen es ser educado y nunca insistente. Los correos electrónicos de facturas más eficaces son cálidos, amigables e incluyen todos los detalles. Sí, pueden tardar un poco más en redactar, pero el resultado es una mejor oportunidad de recibir el pago, y creemos que vale la pena.

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