¿Tienes algo importante que discutir en el trabajo? ¡Entonces concierte una reunión! Si está organizando una reunión para usted mismo, en nombre de su jefe o de su empresa, debe enviar una solicitud.
Las solicitudes de reunión son piezas estándar de correspondencia profesional, lo que significa que se ajustan a las reglas y la etiqueta formal del correo electrónico . Si no sabe qué es eso, no se preocupe: lo desglosaremos en esta clase magistral por correo electrónico de solicitud de reunión.
Explicaremos qué son las solicitudes de reunión, cuándo enviarlas y cómo redactarlas. También podrá ver cinco ejemplos de solicitudes de reuniones por correo electrónico que cubren:
- Correo electrónico de solicitud de reunión interna
- Correo electrónico de solicitud de reunión externa
- Correo electrónico de solicitud de reunión en persona
- Correo electrónico de solicitud de reunión por teléfono/Zoom
- Correo electrónico de solicitud de reunión informal
¡Con nuestra ayuda, nunca más volverás a mirar una pantalla vacía o una sala de reuniones!
¿Qué es un correo electrónico de solicitud de reunión?
Los correos electrónicos de solicitud de reunión son mensajes para organizar una reunión entre dos (o más) personas. Los correos electrónicos de solicitud tienen como objetivo crear conciencia y generar una respuesta. En pocas palabras, estás presionando para obtener una respuesta (¡sí, lo sabes o tal vez!).
Los correos electrónicos de solicitud de reunión deben incluir varias cosas:
- Detalles de de qué se trata la reunión
- Por que es necesario
- ¿Quién asistirá a la reunión y hablará/presentará?
- Los resultados esperados
- Detalles esenciales de la reunión (fecha, hora, lugar)
- Información complementaria (aparcamiento, datos de acceso, etc.)
Las solicitudes de reunión son para confirmar si alguien puede asistir o quiere reunirse con nosotros. Siempre podremos realizar un seguimiento con más correos electrónicos en el futuro.
Parece mucha información, pero eso no significa que los correos electrónicos de solicitud de reunión deban ser largos. ¡Es más fácil mostrarle cómo funciona esto en la práctica, lo cual haremos en la siguiente sección!
5 ejemplos de correos electrónicos de solicitud de reunión
Para ayudarlo a comprender qué son las solicitudes de reunión y el formato que debe seguir, aquí hay cinco ejemplos de correos electrónicos de solicitud de reunión creados por los profesionales de HIX.AI
Correo electrónico de solicitud de reunión interna
Las solicitudes internas por correo electrónico se envían entre colegas que trabajan juntos (¡eso es de esperar!) y tienen una relación existente. Como tal, podemos eliminar algunos de los detalles y centrarnos en el núcleo de la reunión y los resultados esperados.
Estimado [ Nombre del destinatario ] ,
Espero que este mensaje te encuentre de buen humor. Le escribo para solicitar una reunión para discutir [ tema de la reunión ] . Creo que una conversación abierta entre nosotros ayudará a impulsar el progreso y alinear nuestros objetivos de manera efectiva.
Los puntos centrales que se discutirán incluyen:
[ Punto 1 ]
[ Punto 2 ]
[ Punto 3 ]
Propongo celebrar esta reunión el [ fecha y hora propuestas ] . Avíseme si está disponible durante este tiempo. Si no, estoy abierto a sugerencias para una ranura alternativa conveniente. Nuestro objetivo es garantizar que todos comprendan claramente [ tema de la reunión ] y discutir el camino a seguir.
Anticipo que la reunión durará aproximadamente [ duración ] y tratará de abordar todas las cuestiones relacionadas con la reunión. el tema de manera eficiente y oportuna.
Por favor confirme su disponibilidad para que podamos ultimar los detalles de la reunión.
Gracias por su atención.
Saludos cordiales,
[ Su nombre ]
Correo electrónico de solicitud de reunión externa
Las solicitudes de reuniones externas deben ser formales, profesionales y personalizadas, como demostramos en este ejemplo. El objetivo aquí es llamar la atención y confirmar la asistencia. ¡Mantenga los detalles al mínimo y concéntrese en las fechas!
Estimado [ Nombre del destinatario ] ,
Espero que este correo electrónico te encuentre bien. Mi nombre es [ Su nombre ] y soy [ Su puesto ] en [ Su empresa ] . Le escribo para solicitar una reunión para analizar posibles oportunidades de colaboración entre nuestras empresas.
Nosotros en [ Su empresa ] hemos tenido la oportunidad de conocer el extraordinario trabajo que su equipo ha estado realizando dentro de la industria. Creemos que una reunión nos proporcionaría una excelente plataforma para explorar áreas en las que podríamos alinear nuestros servicios con los objetivos de su empresa y crear una asociación mutuamente beneficiosa.
Propongo que nos reunamos el [ fecha propuesta ] a las [ hora propuesta ] . Alternativamente, si este horario no es conveniente para usted, soy flexible para adaptarme a su disponibilidad. La duración de la reunión sería de aproximadamente [ duración de la reunión ] , lo que garantiza que podamos cubrir de manera efectiva las posibles vías de colaboración y abordar cualquier consulta que pueda tener.
Aprecio el tiempo y la dedicación considerables que requieren estos asuntos, y le aseguro que estamos plenamente comprometidos a hacer que esta posible reunión sea lo más productiva y fructífera posible.
Por favor, déjame saber si te parece bien el horario propuesto o si prefieres otra fecha y hora. Espero con ansias la posibilidad de llevar a cabo esta reunión y las oportunidades potenciales que esta colaboración podría brindar a nuestros dos equipos.
Saludos cordiales,
[ Su nombre ]
Correo electrónico de solicitud de reunión en persona
La mayoría de las reuniones ahora se realizan en línea (¡vea el ejemplo a continuación!), pero las reuniones en persona siguen siendo populares. Al organizar reuniones en persona, hay más consideraciones, como ubicación, hora, etc. Este correo electrónico de solicitud de reunión en persona intenta encontrar un consenso para estos detalles.
Estimado [ Nombre del destinatario ] ,
Espero que este correo electrónico te encuentre bien. Le escribo para confirmar la programación de nuestra próxima reunión.
Por favor, avíseme si el programa propuesto le conviene. Hemos fijado la reunión para [ Fecha ] a las [ Hora ] y el lugar será [ Ubicación ] . Si hay algún conflicto o inquietud, por favor infórmeme y podremos discutir arreglos alternativos.
Gracias por su atención y espero conocerlo en persona.
Mejor Saludos,
[ Tu nombre ]
Correo electrónico de solicitud de reunión por teléfono/Zoom
Las reuniones en línea en Zoom, Teams o Skype (¿recuerdas eso?) son fáciles de organizar cuando sabes que tus participantes están disponibles. Este correo electrónico de solicitud de reunión se centra en encontrar una fecha conveniente para todos.
Estimado [ Nombre del destinatario ] ,
Espero que este correo electrónico te encuentre bien. Dadas las circunstancias actuales, propongo que celebremos una reunión [ Zoom/Teams/Skype ] para discutir [ Tema de la reunión ] . Creo que hacerlo nos ahorraría a todos un tiempo considerable y al mismo tiempo mantendríamos una comunicación eficaz. Sugiera la fecha y la hora que mejor le convengan durante la próxima semana.
Esperamos su respuesta.
Saludos cordiales,
[ Su nombre ]
Correo electrónico de solicitud de reunión informal
Si envía mensajes a amigos (o colegas o clientes desde hace mucho tiempo), puede utilizar la solicitud de reunión informal. Quizás quieras invitarlos a comer, beber o caminar. Independientemente de lo que quieras hacer, esta plantilla de solicitud de reunión informal es un excelente comienzo.
Estimado [ Nombre del destinatario ] ,
Espero que este correo electrónico te encuentre bien. Me comunico con usted para ver si estaría interesado en comer juntos pronto. He estado deseando tener una buena conversación y pensé que sería genial ponernos al día con una comida deliciosa.
Avíseme si estaría disponible y si hay una fecha u hora específica que funcione mejor. para ti. Soy bastante flexible y puedo organizar mi horario en consecuencia.
Gracias por su atención y espero tener noticias suyas.
Saludos cordiales,
[ Tu nombre ]
Cómo escribir correos electrónicos para una convocatoria de reunión
Los correos electrónicos de solicitud de reunión son mensajes profesionales que tienen como objetivo establecer una conexión y confirmar detalles. Recuerde, su solicitud de reunión se trata de conseguir una fecha en el diario. Es probable que proporciones más información (como una agenda, lista de oradores, presentaciones, etc.) cuando envíes la cita.
Estas son algunas de las cosas que debe incluir en cada correo electrónico de solicitud de reunión:
- Fecha y hora: Proponer una hora (o posible hora)
- Duración: indique la duración prevista de la reunión.
- Ubicación o plataforma de reunión: Especifica si es una reunión física o virtual
- Agenda: proporcione una descripción general de los temas que discutirá y los resultados que desea
- Asistentes: Indique claramente los participantes obligatorios y opcionales.
- Preparación: Mencione cualquier documento o información necesaria.
- Confirmación: Solicitar confirmación de asistencia o sugerir horarios alternativos
Parece mucho, así que dividámoslo en 3 partes:
- Línea de asunto
- Copia de cuerpo
- Aprobación/próximos pasos
Podemos comenzar con la línea de asunto.
Línea de asunto del correo electrónico de solicitud de reunión
La línea de asunto de sus mensajes de solicitud de reunión debe resumir el contenido. No desperdicies palabras; Digamos que estás organizando una reunión. ¡Consulte nuestro ejemplo de correo electrónico de solicitud de 25 reuniones a continuación para comenzar!
Correo electrónico de solicitud de reunión interna:
- Invitación: Analicemos el progreso del Proyecto Alfa
- Solicitud de reunión de equipo para discutir objetivos trimestrales
- Sesión de lluvia de ideas en equipo: Se valora tu presencia
- Fecha propuesta para la reunión de revisión departamental
- Convocatoria para reunirnos: Mejoremos nuestros esfuerzos colaborativos
Correo electrónico de solicitud de reunión externa:
- Explorando oportunidades de asociación: reunión propuesta
- Invitación a discutir posibles estrategias colaborativas
- Buscando su disponibilidad: Reunión de revisión de producto
- Oportunidad para discutir objetivos comerciales mutuos
- Solicitud de reunión: analicemos las perspectivas de futuro
Correo electrónico de solicitud de reunión en persona:
- Propuesta de encuentro presencial para profundizar nuestro entendimiento
- Invitación: Únase a nosotros para una discusión estratégica en persona
- Buscando su disponibilidad para una revisión del proyecto en sitio
- Solicitud de una reunión personal para discutir próximas iniciativas.
- Conectémonos en persona: debate sobre colaboración en proyectos
Correo electrónico de solicitud de reunión por teléfono/Zoom:
- Solicitud de reunión virtual: discutir la nueva estrategia de marketing
- Se solicita su presencia: llamada Zoom sobre actualizaciones del proyecto
- Invitación a unirse a una reunión telefónica sobre los últimos avances
- Fecha propuesta para una discusión telefónica sobre los objetivos trimestrales
- Buscando su disponibilidad para una sesión virtual de lluvia de ideas
Correo electrónico de solicitud de reunión informal:
- Ponte al día tomando un café: analicemos algunas ideas
- Solicitud amistosa de reunión para discutir nuestros intereses compartidos.
- Reunión informal para intercambiar opiniones sobre el Proyecto X
- Invitación a un almuerzo en equipo y aprender
- Conectemos: Debate informal sobre mejoras en el lugar de trabajo
Texto del cuerpo del correo electrónico de solicitud de reunión
El cuerpo del texto es donde establecemos la reunión, el propósito, la hora, el lugar y los resultados. Comenzamos con un get personalizado utilizando el nombre de la persona: "Hola (nombre)".
Ahora, comienza el correo electrónico con una cálida bienvenida y el propósito de tu mensaje. En este ejemplo, queremos revisar las cifras de ventas.
"Espero que estés bien. Me comunicaré contigo para preguntarte si estás disponible para una reunión de Zoom para discutir las cifras de ventas de este trimestre".
Para ayudarlos, proporcione algunos detalles. Utilice viñetas para hacerlo lo más fácil posible.
Los detalles están a continuación:
- Fecha y hora
- Propósito: Discutir las cifras de ventas de este trimestre y evaluar el desempeño.
- Asistentes:
- Estructura: (agregar algunos detalles)
Vale, esto es breve, pero las viñetas nos permiten transmitir mucha información rápidamente. Pasemos a la etapa final...
Aprobación del correo electrónico de solicitud de reunión/próximos pasos
Hemos explicado qué es la reunión y por qué es necesaria, ahora confirmemos la hora.
"¿Puede confirmar que puede asistir y que la fecha y la hora son adecuadas para usted? Si es así, le compartiré los datos de inicio de sesión lo antes posible".
Puede pedirles que sugieran alternativas.
"Si esta fecha u hora no funciona, no dude en sugerir algunas alternativas".
Cierra la sesión con un final positivo. "Espero tener noticias suyas" es adecuado.
Ahora, agregue su nombre, datos de contacto o firma, y cualquier otra información, ¡y estará listo para comenzar esta reunión!
Lista de verificación esencial: 10 principios para escribir correos electrónicos de solicitud de reunión
A continuación, se ofrecen algunos consejos sólidos de los profesionales de HIX.AI para redactar correos electrónicos eficaces para una solicitud de reunión.
- Especifique la fecha, hora y lugar : indique siempre claramente la fecha, hora y lugar propuestos para la reunión. Este es el elemento esencial número 1 (pero la gente todavía lo olvida).
- Indique el propósito de su reunión con anticipación : Entonces desea una reunión. ¡Excelente! Asegúrese de indicar de qué se trata la reunión y por qué la está organizando lo antes posible.
- Utilice viñetas : las viñetas son una excelente manera de enumerar muchos detalles de una manera que sea fácil de entender.
- Sea breve : las solicitudes de reunión son el comienzo, así que no sobrecargue al lector con demasiada información. Guarde los detalles de la reunión.
- Dirígete a la persona adecuadamente: Dirígete siempre a la persona (o personas) por su nombre. Esto construye una relación y es lo más educado que se debe hacer.
- Termina con una CTA : ¡Dile a la persona lo que quieres que haga! Una CTA hace que obtener una respuesta sea lo más fácil posible.
- Valor expreso : las reuniones no son muy divertidas, así que explique qué obtendrá la persona de la reunión. Expresar valor es vital para obtener el resultado que desea.
- Sea cortés y profesional : suena obvio, pero incluso si conoce a la persona, sea siempre profesional cuando envíe por correo electrónico sus solicitudes de reunión.
- Simplifique las líneas de asunto: debe resumir su solicitud de reunión en su línea de asunto. Sea breve, simple y fácil de entender para obtener mejores resultados.
- Utilice el generador de correo electrónico HIX.AI Por supuesto, podría pasar horas escribiendo correos electrónicos para una solicitud de reunión, pero ¿por qué molestarse cuando el generador de correo electrónico HIX.AI puede hacerlo por usted? Este increíble generador de correo electrónico impulsado por IA puede crear mensajes de solicitud de reunión efectivos en segundos. ¿Por qué no intentarlo hoy?
Conclusión
¿Qué te parece ahora enviar un correo electrónico para solicitar una reunión? Esperamos que tenga claro qué son los correos electrónicos de solicitud de reunión, el formato estándar a seguir y qué incluir. Si no encuentra inspiración o necesita más información, consulte nuestros consejos y copie nuestros ejemplos. Para obtener la solución más sencilla, aproveche el poder de la tecnología y deje que HIX.AI escriba sus correos electrónicos de solicitud de reunión.