Vous avez reçu quelque chose et vous avez besoin de confirmer dans une réponse ? Vous décrivez un e-mail d'accusé de réception. Si vous êtes comme nous et travaillez dans un bureau, vous vous retrouverez régulièrement à rédiger des e-mails de confirmation de réception, mais le faites-vous correctement ?
Considérez les e-mails d’accusé de réception comme des hochements de tête. Vous avez reçu l'e-mail, vous l'avez lu et vous agissez en conséquence. Travail accompli. Vous voyez, nous vous avons dit que c'était facile.
Pour vous aider à éviter l'embarras de l'accusé de réception, nous revenons aux bases du courrier électronique, en vous montrant le format correct du courrier électronique d'accusé de réception. Bien entendu, nous fournissons également quelques super lignes d'objet, fournissons un modèle approprié et décrivons quelques principes fondamentaux.
Dans cet article, vous pourrez également consulter 5 exemples d'e-mails d'accusé de réception, notamment :
- Accuser réception d'un email
- Accuser réception d'une demande d'emploi
- Accuser réception d'une facture
- Reconnaître qu'un document/rapport est en retard
- Accuser réception de l'e-mail de demande de congé
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Qu'est-ce qu'un e-mail d'accusé de réception ?
Si quelqu'un vous envoie quelque chose, il est poli de répondre (n'est-ce pas ?). Il s'agit d'un e-mail de confirmation , également appelé e-mail d'accusé de réception. En termes simples, des messages d'accusé de réception sont envoyés pour confirmer que vous avez reçu quelque chose.
Il peut s'agir d'une demande, d'un document, d'une facture ou d'une demande de congé. Il s'agit généralement de quelque chose d'important qu'ils veulent confirmer que vous avez reçu et que vous agissez.
Accuser réception d’un reçu, c’est mettre l’autre à l’aise. Ils savent que vous l’avez reçu et (essentiellement) agiront en conséquence. Ainsi, accuser réception d'un e-mail revient en fait à dire : « J'ai reçu ceci et je vous répondrai bientôt ».
Si cela prête à confusion ou n'a pas beaucoup de sens à ce stade, jetez un œil aux exemples ici. Ils aideront à donner vie aux choses.
5 exemples d'e-mails de confirmation de réception
OK, commençons par créer quelques exemples pour vous montrer comment procéder. Voici 5 exemples d’e-mails d’accusé de réception pour vous aider à démarrer :
Confirmer la réception d'un email
Il s'agit d'un e-mail assez basique et générique que vous pouvez utiliser pour accuser réception de n'importe quel e-mail. Dans l’e-mail, vous dites merci, accusez réception et exposez les prochaines étapes.
L’avantage de ce modèle d’accusé de réception par e-mail est qu’il s’applique à (presque) toutes les situations.
Cher [ Nom du destinataire ] ,
Merci pour votre e-mail. Je confirme l'avoir bien reçu et j'en examinerai le contenu dans les plus brefs délais.
Ensuite, j'en discuterai avec mon équipe afin de vous apporter une réponse complète. S'il y a des questions urgentes qui nécessitent une attention immédiate, veuillez me le faire savoir.
Merci de votre attention.
Meilleures salutations,
[ Votre nom ]
Confirmer la réception d'une demande d'emploi
Les gens passent des heures (des jours, voire des semaines !) à transpirer sur les candidatures à un emploi, donc accuser réception dans un e-mail n'est que poli. Cet exemple d'accusé de réception par e-mail indique la nature du travail, la date limite de réponse et les prochaines étapes du processus.
C'est une bonne idée d'avoir un modèle prêt à l'emploi si vous êtes impliqué dans un processus de recrutement !
Cher [ Nom du destinataire ] ,
Merci d'avoir soumis votre candidature pour le poste [ Titre du poste ] chez [ Nom de l'entreprise ] . Nous apprécions votre intérêt à rejoindre notre équipe.
La date limite pour les réponses aux candidatures est [ Date limite ] . Nous examinerons attentivement votre candidature et vous contacterons si vos qualifications correspondent à nos exigences.
Pendant le processus d'évaluation, n'hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions ou si vous avez besoin de plus d'informations. Nous ferons de notre mieux pour répondre rapidement.
Merci encore pour votre temps et votre intérêt pour [ Nom de l'entreprise ] . Nous vous contacterons bientôt.
Cordialement,
[ Votre nom ]
Accuser réception d'une facture
Être payé est une priorité pour chaque entreprise, elles voudront donc avoir la confirmation que leur facture est arrivée. Cet exemple d'accusé de réception par e-mail indique que la facture a été reçue, ce qui donne à l'expéditeur l'assurance qu'elle sera payée.
S'il y a des problèmes dans la facture, vous pouvez les soulever dans cet échantillon et les trier avant de payer de l'argent !
Cher [ Nom du destinataire ] ,
Cet e-mail vise à accuser réception de votre facture [ Numéro de facture ] datée du [ Date de la facture ] pour le montant de [ Montant de la facture ] .
< p>Nous apprécions votre rapidité dans l'envoi de la facture et vous assurons que nous la traiterons dans les meilleurs délais. Nous nous efforçons de traiter tous les paiements rapidement afin de maintenir de bonnes relations commerciales.S'il y a des écarts ou si vous avez besoin de plus amples informations, n'hésitez pas à contacter notre service des comptes créditeurs au [ Contact Email/Téléphone Numéro ] .
Merci pour votre attention et votre coopération. Nous sommes impatients de poursuivre notre collaboration.
Meilleures salutations,
[ Votre nom ]
Reconnaître qu'un document/rapport est en retard
Parfois, vous devrez reconnaître que quelque chose ne va pas. Dans cet exemple d’e-mail d’accusé de réception, nous disons désolé du retard. Reconnaître une erreur est la première étape du processus de résolution – alors faites-le rapidement, poliment et professionnellement.
Comment? En consultant notre exemple d’e-mail d’accusé de réception (bien sûr).
Accuser réception de l'e-mail de demande de congé
Les membres de l’équipe sont susceptibles de transpirer à cause de leurs demandes de congé, il est donc important d’en accuser réception le plus tôt possible. Même si vous ne pourrez peut-être pas fournir de réponse immédiatement, cet exemple d'e-mail d'accusé de réception confirme qu'il a été reçu et que vous allez agir en conséquence. Voici comment accuser réception d'une demande de congé !
Cher [ Nom du destinataire ] ,
Merci d'avoir soumis votre demande de congé. Je reconnais l'avoir reçu et je comprends votre besoin de congé. J'examinerai votre demande et je vous répondrai dans les plus brefs délais avec une décision.
Veuillez noter que même si nous nous efforçons de répondre à toutes les demandes de congé, il peut y avoir des cas où nous devons établir des priorités en fonction des besoins de l'entreprise. Soyez assuré que j'examinerai attentivement votre demande et que je vous communiquerai le résultat dans les plus brefs délais.
Merci de votre compréhension.
Meilleures salutations,
[ Votre nom ]
Comment accuser réception d'un email
Avez-vous remarqué quelque chose de familier dans les exemples d'e-mails d'accusé de réception ci-dessus ? Ils suivent tous le même format avec une ligne d'objet claire, un corps de texte et une signature/étapes suivantes à la fin.
Suivre le bon format d’e-mail d’accusé de réception facilite – et accélère – la rédaction. Alors laissez-nous vous montrer comment !
Ligne d’objet de l’e-mail d’accusé de réception
Ouvrez votre boîte de réception le matin et vous parcourrez les e-mails pour voir ce qui se passe. Vous jugez quoi ouvrir par la ligne d'objet, n'est-ce pas ?
La première chose que la personne verra est la ligne d’objet de votre e-mail d’accusé de réception lorsqu’elle apparaîtra dans sa boîte de réception. Vous voudrez le garder court, simple et facile à comprendre.
Il est préférable de montrer plutôt que de dire, voici donc une sélection d'exemples de lignes d'objet d'e-mails de remerciement :
- Je peux accuser réception de (quoi que ce soit)
- Merci de m'avoir envoyé (quoi que ce soit)
- Votre email est ici !
- Confirmation : Votre email a été livré
- J'accuse réception de votre candidature
Utilisez des mots comme « reconnaître » et « confirmation » car ce sont des termes de base en affaires.
Corps du courrier électronique d’accusé de réception
Si votre ligne d'objet convient, certaines personnes ne prendront même pas la peine de lire votre message (désolé). Mais espérons qu’ils le font et montrons comment en rédiger un.
L’objectif principal des e-mails d’accusé de réception est de confirmer que vous avez reçu quelque chose. Le corps de votre texte doit suivre une structure simple : commencez par un message de bienvenue joyeux, accusez réception et fournissez plus de détails (si nécessaire).
C'est l'essentiel du message, mais cela vaut toujours la peine de commencer par une salutation positive. Nous pouvons constituer notre échantillon, en accusant réception d'une proposition.
"Merci de m'avoir contacté et d'avoir envoyé votre proposition."
Ensuite, vous devrez confirmer que vous l'avez reçu et que tout est en ordre.
"Je peux confirmer que nous avons reçu votre proposition. Je l'ai brièvement examinée et tout ce que nous avons demandé est là."
À ce stade, vous pouvez mettre fin à l'e-mail. Mais vous pouvez ajouter plus de détails à vos e-mails de remerciement, y compris des informations supplémentaires sur le projet.
"Maintenant que j'ai reçu votre proposition, je voulais partager quelques détails sur le projet. Vous pouvez la trouver en pièce jointe (insérez ce que vous avez joint !).
Nous sommes à la fin de cet exemple de corps de texte, mais si nous accusions réception d'une demande de congé, par exemple, nous pourrions fournir une réponse :
"Je peux confirmer que votre demande de congé a été acceptée."
Ou...
"Malheureusement, nous ne pouvons pas accepter votre demande de congé pour le moment."
Terminons nos e-mails d'accusé de réception avec les prochaines étapes et une signature.
Signature de l’e-mail d’accusé de réception/étapes suivantes
Vous avez accusé réception de sa proposition, mais le destinataire voudra savoir ce que vous comptez faire de cette information – alors allons-y maintenant.
"Maintenant que nous avons reçu votre proposition, nous l'examinerons en temps voulu."
Dites-leur quand ils peuvent s’attendre à entendre quelque chose. Les dates et délais sont toujours excellents.
"Nous examinons toutes les propositions d'ici le (insérer la date). Nous nous engageons à vous répondre d'ici le (inclure la date)."
Vous pouvez ajouter un dernier merci d'avoir pris le temps de vous envoyer un message :
"Encore une fois, merci de m'avoir envoyé un message. C'est apprécié."
Enfin, ajoutez une signature appropriée (merci, merci beaucoup, salutations, etc.). Ajoutez votre nom et déposez vos coordonnées. Vous êtes presque prêt à envoyer, mais avant de le faire, consultez nos principes de rédaction d'e-mails de confirmation !
E-mails de confirmation – dites « oui » comme un pro !
Les e-mails de remerciement sont ennuyeux, basiques et essentiels en entreprise. C'est l'essentiel. Il est difficile de s'enthousiasmer pour les e-mails de remerciement, mais ce n'est pas une excuse pour être paresseux, commettre des erreurs élémentaires ou ne pas suivre le format professionnel.
Nous sommes fidèles à la règle et souhaitons que vous fassiez la meilleure impression à toutes les personnes à qui vous envoyez un e-mail. Voici donc quelques conseils de pro par e-mail de remerciement.
- Respectez les règles et utilisez les schémas de format ci-dessus. Les e-mails de remerciement ne sont pas un endroit pour faire preuve de créativité.
- Ne perdez pas de temps à rédiger des e-mails. Au lieu de cela, respectez le format ici et produisez des messages professionnels en quelques secondes.
- Ajoutez tous les détails. De nombreux e-mails d’accusé de réception sont accompagnés d’instructions, de demandes et d’exigences. Nous aimons les puces et les utilisons pour répertorier les points et répondre aux demandes.
- Les e-mails professionnels sont relus, vérifiés orthographiquement, grammaticalement vérifiés et relus pour plus de clarté. Même dans un e-mail aussi transactionnel que celui-ci, la précision est essentielle pour conserver votre réputation de professionnel.
- Si vous êtes coincé dans une ornière de courrier électronique, si vous avez besoin d'inspiration pour vos courriers électroniques ou si vous avez du mal à trouver les mots justes, essayez notre générateur de courrier électronique . Il peut vous aider à produire en quelques secondes des e-mails de remerciement professionnels qui sont relus, vérifiés et prêts à être envoyés. Malheureusement (à ce stade), il ne peut pas faire le reste de votre travail.
Conclusion
Merci d'avoir lu jusqu'ici ! Nous reconnaissons votre engagement envers l’apprentissage et l’amélioration professionnelle.
Si vous avez relu et compris nos propos, vous devriez désormais être un expert en e-mail de remerciement doté des compétences et de la confiance nécessaires pour créer le vôtre. Si vous suivez nos conseils et nos principes de base, vous serez en mesure de rédiger des e-mails de reconnaissance efficaces. Gardez-les courts, simples à lire et professionnels (et suivez toujours nos 10 principes !).