Vous êtes bloqué pendant vos études universitaires ? Les professeurs jouent un rôle essentiel dans notre éducation collégiale, en fournissant des conférences, du leadership et du soutien. Soyons réalistes, vous payez suffisamment pour vos études universitaires, le moins que vous puissiez attendre est une réponse à un e-mail.
Les professeurs ne sont pas de gros monstres effrayants (pas tous, en tout cas), mais des personnes raisonnables qui voudront vous aider avec vos demandes par courrier électronique. Ils s’attendront à ce que vos demandes par courrier électronique soient rédigées correctement, dans un style qui fait preuve de respect. Vous n’envoyez pas de messages à un ami mais à quelqu’un au pouvoir.
Comment faites-vous? Dans ce guide sur la façon d'écrire un email à un professeur, nous détaillons le format de l'e-mail. Nous allons vous montrer comment structurer les e-mails destinés à n'importe quel professeur et fournir 5 exemples d'e-mails à un professeur, notamment :
- Envoyez un e-mail à un professeur pour lui demander plus d'informations
- Envoyer un e-mail à un professeur concernant une date limite
- Envoyez un e-mail à un professeur pour demander une référence
- Envoyer un e-mail à un professeur concernant des problèmes personnels
- E-mail à un professeur demandant une prolongation
À la fin de ce guide sur l'envoi d'e-mails à un professeur, vous pouvez demander tout ce que vous voulez (nous ne pouvons cependant pas garantir qu'ils répondront !).
Pourquoi écrire un email à votre professeur ?
Les professeurs ont la responsabilité de vous soutenir et de vous guider tout au long de votre parcours académique. Cela peut inclure de l'aide pour une mission délicate, une prolongation d'un délai ou la fourniture d'une référence. Les professeurs ont également un devoir pastoral et peuvent vous apporter leur aide si vous rencontrez un problème personnel. En gros, ils sont là pour vous aider si vous en avez besoin.
Si vous le pouvez, il est préférable de demander de l'aide et du soutien en personne – mais nous savons que cela n'est pas toujours possible, d'autant plus que de nombreux étudiants étudient à distance. Mais si vous ne pouvez pas parler en personne, vous pouvez envoyer un e-mail à votre professeur – mais vous devrez vous assurer que vos messages sont polis, professionnels et suivent le format et la structure d'e-mail corrects .
Commençons donc par vous montrer 5 exemples d’e-mails adressés à un professeur.
5 exemples d'e-mails à un professeur
Ces exemples d'e-mails adressés à un professeur fournissent des directives précieuses sur la structure, le ton de la voix et l'approche que vous pouvez utiliser. Vous pouvez couper et coller ces exemples si vous le souhaitez, mais nous vous recommandons de les utiliser comme base pour créer vos propres e-mails.
Envoyer un e-mail au professeur pour demander plus d'informations
Vous n'avez rien compris lors d'un cours ou vous avez besoin d'éclaircissements sur un devoir ? Cet e-mail adressé à un professeur vous aidera à obtenir rapidement les informations dont vous avez besoin.
Cher [ Nom du destinataire ] ,
J'espère que cet e-mail vous trouvera bien. J'ai assisté à votre conférence sur [ sujet de la conférence ] et j'aimerais obtenir des éclaircissements supplémentaires sur [ domaine spécifique ] . J'ai trouvé le contenu assez stimulant et je pense que des discussions plus approfondies amélioreront grandement ma compréhension du sujet.
Pouvons-nous planifier une brève réunion pendant vos heures de bureau cette semaine ? J'apprécierais grandement l'opportunité de discuter de mes questions et de demander des conseils supplémentaires concernant la mission. S'il vous plaît laissez-moi savoir un moment qui vous convient et je me rendrai disponible en conséquence.
Merci pour votre attention.
Cordialement,
[ Votre nom ]
Envoyer un e-mail au professeur concernant une date limite
Les professeurs sont chargés de fixer les devoirs et de gérer les délais. Mais que se passe-t-il si vous avez oublié un rendez-vous ? Cet e-mail adressé à un professeur peut être utilisé pour déterminer la date limite et vous assurer de ne pas la manquer !
Cher professeur [ Nom du destinataire ] ,
J'espère que cet e-mail vous trouvera bien. Je m'excuse pour la gêne occasionnée, mais il me semble avoir oublié la date limite pour la mission que vous aviez fixée. Pourriez-vous s'il vous plaît me communiquer la date limite de la mission ? Je veux m’assurer de ne pas le manquer. Merci d'avance pour votre aide.
Cordialement,
[ Votre nom ]
Envoyez un e-mail à un professeur pour demander une référence
Si vous n'avez pas de référence d'emploi, la référence d'un professeur est un substitut approprié. Avant d'inscrire le nom de votre professeur sur une candidature, utilisez cet e-mail pour demander une référence.
Cher [ Nom du professeur ] ,
J'espère que cet e-mail vous trouvera bien. Je vous contacte pour demander votre aide avec une référence. Je postule pour [ Emploi/Programme ] et une référence d'un professeur est requise. Votre connaissance de mon éthique de travail et de mes capacités académiques ferait de vous une référence idéale.
Si vous souhaitez fournir une référence, veuillez me le faire savoir et je vous fournirai toute information ou documentation nécessaire. La date limite de soumission est [ Date ] .
Merci d'avoir pris en compte ma demande. J'apprécie grandement votre soutien.
Cordialement,
[ Votre nom ]
Envoyer un e-mail à un professeur concernant des problèmes personnels
Parfois, la vie peut entraver notre éducation et modifier nos priorités. Ce courriel adressé à un professeur expose les problématiques que vous rencontrez et leur impact sur vos études.
Cher professeur [ Nom du destinataire ] ,
J'espère que cet e-mail vous trouvera bien. Je voulais vous informer de certains problèmes personnels auxquels je suis actuellement confronté et qui ont un impact sur mes études.
Je traverse une période difficile dans ma vie personnelle, confrontée à une urgence familiale. En conséquence, ma disponibilité et ma capacité à me concentrer pleinement sur mes cours ont été considérablement affectées. Je fais de mon mieux pour gérer la situation, mais je prévois que cela pourrait continuer à avoir un impact sur ma performance dans les semaines à venir.
Je comprends l'importance de mes études et je m'engage à surmonter ces défis. Je ferai tout mon possible pour rattraper les devoirs manqués et participer activement aux cours malgré les circonstances.
Je demande votre compréhension et votre soutien pendant cette période. Si vous pourriez m'accorder des aménagements ou des prolongations, je l'apprécierais grandement. Je suis ouvert à discuter de solutions potentielles qui me permettraient de poursuivre mes études tout en faisant face à ces difficultés personnelles.
Merci pour votre attention et votre considération.
Cordialement,
[ Votre nom ]
E-mail à un professeur demandant une prolongation
Vous n'allez pas remplir votre mission ? Demandez une prolongation ! Bien que nous ne puissions pas garantir que vous en recevrez un, cet e-mail adressé à un professeur demandant une prolongation vous donnera les meilleures chances !
Cher [ Nom du professeur ] ,
J'espère que cet e-mail vous trouvera bien. Je vous contacte aujourd'hui concernant la prochaine mission due le [ Date ] . Je m'excuse pour la gêne occasionnée, mais je rencontre des difficultés inattendues qui ont eu un impact sur ma capacité à terminer la mission à temps.
Compte tenu des circonstances, j'aimerais demander une brève prolongation pour soumettre le devoir. Je comprends que cela est entièrement à votre discrétion et je suis prêt à accepter toute condition ou pénalité en cas de prolongation du délai.
Merci de votre compréhension et j'apprécie votre attention sur cette question.
Cordialement,
[ Votre nom ]
Guide d'expert sur la façon d'envoyer un e-mail à un professeur
Les professeurs sont des professionnels (l’indice est dans le nom) et attendent les plus hauts standards de langue écrite. Ils ne seront pas impressionnés par les fautes d’orthographe ou les problèmes de grammaire. Ils sont également habitués à lire et à répondre aux e-mails formels, vous devez donc toujours vous en tenir à la structure établie.
Lorsque vous écrivez des e-mails à un professeur, vous devez rester concentré sur le résultat. Il s'agit d'une approche qui fonctionne pour écrire n'importe quel e-mail à un professeur :
- Présentez-vous
- Expliquez pourquoi vous envoyez un e-mail et ce que vous voulez
- Exprimez votre gratitude à l’avance
- Inclure une date limite/CTA
Comme nous l'avons expliqué précédemment, les professeurs s'attendent à lire les e-mails dans le bon format. Pour vous aider à expliquer comment écrire un e-mail à un professeur, nous l'avons divisé en 3 sections :
- Envoyer un e-mail à la ligne d'objet du professeur
- Corps du texte
- Signature/étapes suivantes
Envoyer un e-mail à la ligne d'objet du professeur
Les professeurs trouveront leur boîte de réception remplie de centaines de courriels provenant d'étudiants, d'autres universitaires et du personnel enseignant. La vôtre devra donc se démarquer. Comment? En créant une superbe ligne d'objet !
Il est plus facile de démontrer comment rédiger des lignes d'objet avec quelques exemples de lignes d'objet d'e-mails destinés à votre professeur.
- Puis-je demander de l'aide pour (inclure des détails)
- Clarification requise (détails du cours)
- Quelle est la date limite de ma mission ?
- Pouvez-vous confirmer la date limite de ma mission ?
- Demande de prolongation de mission
- Puis-je vous demander une référence ?
- Pourriez-vous me fournir une référence ?
- Demande de réference
Courriel adressé au corps du corps du professeur
J'espère que votre ligne d'objet sera suffisamment forte pour attirer l'attention de votre professeur. Dès qu’ils ouvrent l’e-mail, vous devez les engager correctement.
Si vous êtes confiant, vous pouvez utiliser une salutation moins formelle, telle que « Bonjour professeur (leur nom) ». Si vous ne les connaissez pas bien ou si vous écrivez un e-mail formel comme pour demander une prolongation, il est préférable d'utiliser « Cher professeur (leur nom) ».
Maintenant, nous pouvons travailler sur la structure que nous avons décrite ci-dessus. Dans cet exemple, nous souhaitons plus d’informations sur un point soulevé lors d’un cours magistral.
Présentez-vous
"Je m'appelle (votre nom) et j'assiste à votre cours (insérer les détails)."
Découvrez également : Comment se présenter dans un email ?
Expliquez pourquoi vous envoyez un e-mail et ce que vous voulez
"Je vous contacte pour vous demander des informations supplémentaires sur un point que vous avez soulevé lors de votre conférence (insérer la date, l'heure, etc.). Plus précisément, j'aimerais savoir (tout ce que vous voulez savoir !)."
Exprimez votre gratitude à l’avance
"J'apprécie que vous soyez très occupé et je voudrais vous remercier d'avance pour toutes les informations et idées que vous pourrez nous fournir."
Envoyez un e-mail à l'approbation du professeur/prochaines étapes
Votre message est puissant et (surtout) court ! Nous sommes presque arrivés à la fin, mais nous devons ajouter davantage à votre message.
Inclure une date limite/CTA
"Je travaille sur une mission dont la date limite est le (insérer la date). Pourriez-vous me répondre avant cette date ? Vous pouvez me contacter pour en discuter au (insérer les détails)."
Enfin, vous devrez fournir une ligne de clôture (« Merci », « Merci beaucoup », « Cordialement », etc.), ainsi que votre nom et toute autre information requise.
Vous êtes maintenant prêt à l'envoyer à votre professeur.
Comment écrire des messages pro à votre professeur
Lorsque vous envoyez un e-mail à votre professeur, vous devez comprendre où se situe le pouvoir. Il est occupé, sous pression et a probablement affaire à des centaines (voire des milliers) d'autres étudiants. Pour passer au travers, votre demande devra être claire et respecter ces principes :
- Utilisez toujours un message d'accueil approprié : commencez votre e-mail par un message d'accueil formel, tel que "Cher Dr. [ Nom de famille ] " ou "Bonjour professeur [ Nom de famille ] ". Vérifiez et revérifiez que vous utilisez correctement le titre de votre professeur.
- Supprimez les mots inutiles : gardez votre message aussi bref que possible en supprimant les mots inutiles. Utilisez une ligne d'objet forte et indiquez l'objectif de votre e-mail dans les premières phrases.
- Utilisez une grammaire et une orthographe appropriées : les universitaires attendent des normes élevées, alors vérifiez toujours les problèmes d’orthographe et de grammaire avant d’envoyer.
- Soyez respectueux et poli envers votre prof : Dire « s'il vous plaît » et « merci » va très loin. Demandez de l'aide avec courtoisie et exprimez votre gratitude pour toute aide.
- Identifiez-vous : les professeurs auront affaire à de nombreux étudiants et ne sauront peut-être pas qui vous êtes, alors identifiez-vous toujours ainsi que la ou les classes que vous étudiez.
- Évitez le langage informel ou l'argot : les professeurs ne s'attendront pas à un langage informel, à l'argot et à d'autres expressions paresseuses.
- Décrivez clairement vos besoins : quel que soit le but de votre e-mail, énoncez clairement vos besoins. Les professeurs manquent de temps et voudront simplement savoir ce que vous voulez le plus tôt possible, alors ne les faites pas attendre !
- Remerciez-les pour leur temps : Les professeurs sont des gens occupés, alors remerciez-les pour leur temps. Parfois, quelques mots bien choisis peuvent faire des merveilles pour obtenir le résultat souhaité.
- Signez correctement : terminez vos e-mails de manière positive et faites-le de manière professionnelle avec une signature appropriée. Les professeurs sont en position d’autorité ; ce ne sont pas vos amis.
- Utilisez HIX.AI : Si vous n'utilisez pas le bon ton ou si vous trouvez le format d'e-mail formel délicat, utilisez le générateur d'e-mails HIX.AI Cette plate-forme basée sur l'IA peut créer des e-mails efficaces destinés aux professeurs en quelques secondes.
Conclusion
Vous ne savez pas comment envoyer un e-mail à un professeur ? En utilisant les trucs, astuces et formats décrits dans ce blog, vous créerez des e-mails puissants destinés à votre professeur en un temps record. Si vous êtes inquiet, suivez toujours votre instinct et concentrez-vous sur des choses courtes, professionnelles et polies – et exprimez toujours votre gratitude.