Avez-vous quelque chose d'important à discuter au travail ? Alors organisez une rencontre ! Si vous organisez une réunion pour vous-même, au nom de votre patron ou de votre entreprise, vous devez envoyer une demande.
Les demandes de réunion sont des éléments de correspondance professionnelle standard, ce qui signifie qu'elles sont conformes aux règles et à l'étiquette formelle des e-mails . Si vous ne savez pas ce que c'est, ne vous inquiétez pas : nous vous l'expliquerons dans cette masterclass par courrier électronique sur les demandes de réunion.
Nous vous expliquerons ce que sont les demandes de réunion, quand les envoyer et comment les rédiger. Vous aurez également la possibilité de consulter 5 exemples de demandes de réunion par e-mail couvrant :
- E-mail de demande de réunion interne
- E-mail de demande de réunion externe
- Courriel de demande de réunion en personne
- E-mail de demande de réunion par téléphone/Zoom
- Courriel de demande de réunion informelle
Avec notre aide, vous ne regarderez plus jamais un écran ou une salle de réunion vide !
Qu'est-ce qu'un e-mail de demande de rendez-vous ?
Les emails de demande de réunion sont des messages permettant d'organiser une réunion entre deux (ou plusieurs) personnes. Les e-mails de demande visent à sensibiliser et à générer une réponse. En termes simples, vous exigez une réponse (oui, je sais, ou peut-être !).
Les e-mails de demande de réunion doivent inclure plusieurs éléments :
- Détails du sujet de la réunion
- Pourquoi c'est nécessaire
- Qui vient à la réunion et parle/présente
- Les résultats attendus
- Détails essentiels de la réunion (date, heure, lieu)
- Informations complémentaires (parking, informations de connexion, etc.)
Les demandes de réunion visent à confirmer si quelqu'un peut assister ou souhaite nous rencontrer. Nous pouvons toujours vous envoyer d'autres e-mails à l'avenir.
Cela ressemble à beaucoup d’informations, mais cela ne signifie pas que les e-mails de demande de réunion doivent être longs. Il est plus facile de vous montrer comment cela fonctionne en pratique, ce que nous ferons dans la section suivante !
5 exemples d'e-mails de demande de réunion
Pour vous aider à comprendre ce que sont les demandes de réunion et le format que vous devez suivre, voici 5 exemples d'e-mails de demande de réunion créés par les pros de HIX.AI
E-mail de demande de réunion interne
Les demandes internes par e-mail sont envoyées entre collègues travaillant ensemble (vous l’espérez !) et ayant une relation existante. Ainsi, nous pouvons supprimer certains détails et nous concentrer sur l’essentiel de la réunion et les résultats attendus.
Cher [ Nom du destinataire ] ,
J'espère que ce message vous trouvera de bonne humeur. J'écris pour demander une réunion pour discuter de [ sujet de la réunion ] . Je pense qu'une conversation ouverte entre nous contribuera à faire avancer les choses et à aligner efficacement nos objectifs.
Les points essentiels qui seront discutés comprennent :
[ Point 1 ]
[ Point 2 ]
[ Point 3 ]
Je propose de tenir cette réunion le [ date et heure proposées ] . N'hésitez pas à me faire savoir si vous êtes disponible pendant cette période. Dans le cas contraire, je suis ouvert aux suggestions pour un emplacement alternatif pratique. Notre objectif est de garantir que chacun comprend clairement [ sujet de la réunion ] et discute de la voie à suivre.
Je prévois que la réunion durera environ [ durée ] et vise à aborder toutes les questions liées au sujet de manière efficace et en temps opportun.
Veuillez confirmer votre disponibilité afin que nous puissions finaliser les détails de la réunion.
Merci de votre attention.
Meilleures salutations,
[ Votre nom ]
E-mail de demande de réunion externe
Les demandes de réunions externes doivent être formelles, professionnelles et personnalisées – comme nous le démontrons dans cet exemple. L’accent ici est d’attirer l’attention et de confirmer la participation. Gardez les détails au minimum et concentrez-vous sur les dates !
Cher [ Nom du destinataire ] ,
J'espère que cet e-mail vous trouvera bien. Je m'appelle [ Votre nom ] et je suis [ Votre poste ] chez [ Votre entreprise ] . Je vous écris pour demander une réunion pour discuter des opportunités de collaboration potentielles entre nos entreprises.
Nous, chez [ Votre entreprise ] , avons eu la chance de découvrir le travail remarquable que votre équipe a accompli au sein de l'industrie. Nous pensons qu'une réunion nous fournirait une excellente plate-forme pour explorer les domaines dans lesquels nous pourrions être en mesure d'aligner nos services sur les objectifs de votre entreprise et de créer un partenariat mutuellement bénéfique.
Je propose que nous nous rencontrions le [ date proposée ] à [ heure proposée ] . Alternativement, si cet horaire ne vous convient pas, je suis flexible pour m'adapter en fonction de vos disponibilités. La durée de la réunion serait d'environ [ durée de la réunion ] , ce qui garantirait que nous puissions couvrir efficacement les pistes potentielles de collaboration et répondre à toutes vos questions.
J'apprécie le temps et le dévouement considérables que de telles affaires nécessitent, et je vous assure que nous sommes pleinement déterminés à rendre cette éventuelle réunion aussi productive et fructueuse que possible.
Merci de me faire savoir si l'horaire proposé vous convient ou si vous préférez une autre date et heure. J'attends avec impatience la possibilité de mener cette réunion et les opportunités potentielles que cette collaboration pourrait apporter à nos deux équipes.
Meilleures salutations,
[ Votre nom ]
Courriel de demande de réunion en personne
La plupart des réunions se déroulent désormais en ligne (voir l'exemple ci-dessous !), mais les réunions en personne sont toujours populaires. Lors de l'organisation de réunions en personne, d'autres considérations doivent être prises en compte, comme le lieu, l'heure, etc. Cet e-mail de demande de réunion en personne tente de trouver un consensus sur ces détails.
Cher [ Nom du destinataire ] ,
J'espère que cet e-mail vous trouvera bien. Je vous écris pour confirmer l'horaire de notre prochaine réunion.
Veuillez me faire savoir si l'horaire proposé vous convient. Nous avons fixé la réunion au [ Date ] à [ Heure ] et le lieu sera [ Lieu ] . S'il y a des conflits ou des préoccupations, veuillez m'en informer et nous pourrons discuter d'arrangements alternatifs.
Merci de votre attention et j'ai hâte de vous rencontrer en personne.
Meilleur. Cordialement,
[ Votre nom ]
E-mail de demande de réunion par téléphone/Zoom
Les réunions en ligne sur Zoom, Teams ou Skype (vous vous en souvenez ?) sont faciles à organiser lorsque vous savez que vos participants sont disponibles. Cet e-mail de demande de réunion vise à trouver une date qui convient à tout le monde.
Cher [ Nom du destinataire ] ,
J'espère que cet e-mail vous trouvera bien. Compte tenu des circonstances actuelles, je propose que nous tenions une réunion [ Zoom/Teams/Skype ] pour discuter du [ Sujet de la réunion ] . Je pense que cela nous permettrait à tous de gagner un temps considérable tout en maintenant une communication efficace. Veuillez suggérer une date et une heure qui vous conviennent le mieux au cours de la semaine à venir.
Dans l'attente de votre réponse.
Meilleures salutations,
[ Votre nom ]
Courriel de demande de réunion informelle
Si vous envoyez des messages à des amis (ou à des collègues ou clients de longue date), vous pouvez utiliser la demande de réunion informelle. Vous voudrez peut-être les inviter à un repas, un verre ou une promenade. Quoi que vous souhaitiez faire, ce modèle de demande de réunion informelle est un excellent point de départ.
Cher [ Nom du destinataire ] ,
J'espère que cet e-mail vous trouvera bien. Je vous contacte pour voir si vous seriez intéressé à prendre un repas ensemble bientôt. J'avais envie d'une bonne conversation et j'ai pensé que ce serait formidable de se retrouver autour d'un délicieux repas.
S'il vous plaît laissez-moi savoir si vous seriez disponible et s'il y a une date ou une heure spécifique qui vous convient le mieux. pour toi. Je suis assez flexible et je peux organiser mon emploi du temps en conséquence.
Merci de votre attention et j'attends avec impatience de vos nouvelles.
Meilleures salutations,
[ Votre nom ]
Comment rédiger des e-mails pour une demande de réunion
Les e-mails de demande de rendez-vous sont des messages professionnels visant à établir une connexion et à confirmer des détails. N'oubliez pas que votre demande de rendez-vous concerne l'obtention d'une date dans l'agenda. Vous êtes susceptible de fournir plus d'informations (telles qu'un ordre du jour, une liste d'intervenants, des présentations, etc.) lorsque vous envoyez le rendez-vous.
Voici quelques-uns des éléments que vous devez inclure dans chaque e-mail de demande de réunion :
- Date et heure : Proposer une heure (ou une heure possible)
- Durée : Indiquez la durée prévue de la réunion
- Lieu ou plateforme de réunion : précisez s'il s'agit d'une réunion physique ou virtuelle
- Ordre du jour : fournissez un aperçu des sujets dont vous discuterez et des résultats souhaités.
- Participants : indiquez clairement les participants obligatoires et facultatifs
- Préparation : Mentionnez tous les documents ou informations nécessaires
- Confirmation : demandez une confirmation de présence ou suggérez des horaires alternatifs
Cela semble beaucoup, alors décomposons-le en 3 parties :
- Ligne d'objet
- Corps du texte
- Signature/étapes suivantes
Nous pouvons commencer par la ligne d'objet.
Ligne d’objet de l’e-mail de demande de réunion
La ligne d’objet de vos messages de demande de réunion doit résumer le contenu. Ne gaspillez pas de mots ; dites que vous organisez une réunion. Consultez notre exemple d’e-mail de demande de 25 réunions ci-dessous pour commencer !
E-mail de demande de réunion interne :
- Invitation : discutons de l'avancement du projet Alpha
- Demande de réunion d'équipe pour discuter des objectifs trimestriels
- Séance de brainstorming en équipe : votre présence est valorisée
- Date proposée pour la réunion d'examen ministériel
- Appel à rencontre : Renforçons nos efforts de collaboration
E-mail de demande de réunion externe :
- Explorer les opportunités de partenariat : réunion proposée
- Invitation à discuter de possibles stratégies de collaboration
- Recherche de vos disponibilités : Réunion d'évaluation des produits
- Possibilité de discuter des objectifs commerciaux communs
- Demande de rendez-vous : discutons des perspectives d'avenir
Courriel de demande de réunion en personne :
- Rencontre en face-à-face proposée pour approfondir notre compréhension
- Invitation : Rejoignez-nous pour une discussion stratégique en personne
- Recherche de vos disponibilités pour une revue de projet sur site
- Demande de rendez-vous personnel pour discuter des initiatives à venir
- Connectons-nous en personne : discussion sur la collaboration dans le cadre d'un projet
E-mail de demande de réunion par téléphone/Zoom :
- Demande de réunion virtuelle : discuter de la nouvelle stratégie marketing
- Votre présence demandée : appel Zoom sur les mises à jour du projet
- Invitation à rejoindre une réunion téléphonique sur les derniers développements
- Date proposée pour une discussion téléphonique sur les objectifs du trimestre
- Recherche de vos disponibilités pour une séance de brainstorming virtuelle
Courriel de demande de réunion informelle :
- Rencontre autour d'un café : discutons de quelques idées
- Demande de rendez-vous amical pour discuter de nos intérêts communs
- Rassemblement informel pour échanger des idées sur le projet X
- Invitation à un déjeuner d'équipe et d'apprentissage
- Connectons-nous : discussion informelle sur les améliorations en milieu de travail
Corps du message de demande de réunion
Le corps du texte est l'endroit où nous définissons la réunion, l'objectif, l'heure, le lieu et les résultats. On commence par une réception personnalisée utilisant le prénom de la personne : "Bonjour (prénom)".
Maintenant, commencez l’e-mail par un accueil chaleureux et le but de votre message. Dans cet exemple, nous souhaitons examiner les chiffres de ventes.
"J'espère que vous allez bien. Je vous contacte pour vous demander si vous êtes disponible pour une réunion Zoom afin de discuter des chiffres de ventes de ce trimestre ?"
Pour les aider, fournissez quelques détails. Utilisez des puces pour le rendre aussi simple que possible.
Les détails sont ci-dessous :
- Date et heure
- Objectif : Discuter des chiffres de ventes de ce trimestre et évaluer la performance
- Participants:
- Structure : (ajouter quelques détails)
OK, c'est court, mais les puces nous permettent de transmettre rapidement de nombreuses informations. Passons à la dernière étape...
Signature par e-mail de demande de réunion/étapes suivantes
Nous avons expliqué en quoi consiste la réunion et pourquoi elle est nécessaire, confirmons maintenant l'heure.
"Pouvez-vous confirmer que vous pouvez y assister et que la date et l'heure vous conviennent ? Si tel est le cas, je partagerai vos informations de connexion avec vous dès que possible."
Vous pouvez leur demander de suggérer des alternatives.
"Si cette date ou cette heure ne vous convient pas, n'hésitez pas à proposer des alternatives."
Terminez par une fin positive. "J'ai hâte d'avoir de vos nouvelles" convient.
Maintenant, ajoutez votre nom, vos coordonnées ou votre signature, ainsi que toute autre information, et vous êtes prêt à démarrer cette réunion !
Checklist essentielle : 10 principes pour rédiger des e-mails de demande de rendez-vous
Voici quelques conseils en or pour rédiger des e-mails efficaces pour une demande de réunion des pros de HIX.AI
- Précisez la date, l'heure et le lieu : Indiquez toujours clairement la date, l'heure et le lieu proposés pour la réunion. C’est l’essentiel numéro 1 (mais les gens l’oublient encore).
- Indiquez tôt le but de votre réunion : Vous souhaitez donc une réunion. Super! Assurez-vous d'indiquer le sujet de la réunion et pourquoi vous l'organisez dès que possible.
- Utilisez des puces : les puces sont un excellent moyen de répertorier de nombreux détails d'une manière facile à comprendre.
- Soyez bref : les demandes de réunion sont le début – alors ne surchargez pas le lecteur avec trop d'informations. Enregistrez les détails de la réunion.
- Adressez-vous correctement à la personne : adressez-vous toujours à la ou aux personnes par son prénom. Cela construit une relation et c’est la chose polie à faire.
- Terminez par un CTA : Dites à la personne ce que vous voulez qu'elle fasse ! Un CTA vous permet d'obtenir une réponse aussi facilement que possible.
- Valeur expresse : Les réunions ne sont pas très amusantes, alors expliquez ce que la personne retirera de la réunion. Exprimer de la valeur est essentiel pour obtenir le résultat souhaité.
- Soyez poli et professionnel : Cela semble évident, mais même si vous connaissez la personne, soyez toujours professionnel lorsque vous envoyez vos demandes de rendez-vous par courrier électronique.
- Simplifiez les lignes d'objet : vous devez résumer votre demande de réunion dans votre ligne d'objet. Soyez bref, simple et facile à comprendre pour de meilleurs résultats.
- Utiliser le générateur d'e-mails HIX.AI Bien sûr, vous pourriez passer des heures à rédiger un e-mail pour une demande de réunion, mais pourquoi s'embêter quand le générateur d'e-mails HIX.AI peut le faire pour vous ? Cet incroyable générateur d'e-mails alimenté par l'IA peut créer des messages de demande de réunion efficaces en quelques secondes. Pourquoi ne pas essayer aujourd'hui ?
Conclusion
Que pensez-vous de l'envoi d'un e-mail pour une demande de réunion maintenant ? Nous espérons que vous savez clairement ce que sont les e-mails de demande de réunion, le format standard à suivre et ce qu'il faut inclure. Si vous êtes en panne d'inspiration ou si vous avez besoin de plus d'informations, consultez nos conseils et copiez nos échantillons. Pour la solution la plus simple, exploitez la puissance de la technologie et laissez HIX.AI rédiger vos e-mails de demande de réunion.