Si votre bureau ressemble au nôtre, les gens oublient tout le temps d’envoyer des documents, de signer des congés ou de soumettre des feuilles de temps. Lorsque cela se produit, un rappel amical est nécessaire pour remettre les choses sur les rails.
Aimez-vous recevoir des e-mails de rappel? Nous ne le faisons pas. Le secret est de pousser la personne à faire quelque chose (éventuellement quelque chose qu'elle ne veut pas faire) d'une manière très polie. Comment? Nous allons vous montrer.
Vous pouvez vous détendre maintenant lorsque nous vous disons que les e-mails de rappel sont faciles à rédiger si vous comprenez le format correct et comment le présenter de manière professionnelle. Nous suivons le processus étape par étape, en rendant aussi simple que possible la rédaction d'e-mails de rappel qui donnent des résultats. Faisons cela.
Que sont les e-mails de rappel ?
Les e-mails de rappel sont de simples messages que vous envoyez lorsque vous avez besoin que quelqu'un fasse quelque chose. Vous n'avez pas reçu de facture ? Envoyez un rappel amical. Vous n'avez pas reçu de rapport ? Envoyez un rappel amical. Vous attendez votre argent? ENVOYEZ UN RAPPEL AMICAL.
Ils ont peut-être oublié d'envoyer un document, de payer une facture ou d'accuser réception de votre candidature.
Vous enverrez souvent de doux e-mails de rappel en attendant que quelqu'un fasse quelque chose pour vous. Il est facile de se sentir frustré dans ces cas-là, mais vous devez toujours vous efforcer d'être aussi professionnel que possible.
Comment peux-tu faire ça? Commencez par consulter nos 5 exemples d’e-mails de rappel en douceur !
5 exemples d'e-mails de rappel conviviaux
Il est plus facile de vous montrer comment procéder, alors nous le ferons. Voici 5 exemples d’e-mails de rappel pour vous aider à commencer à rédiger le vôtre. Lisez les e-mails, examinez le format et comprenez comment créer le vôtre !
E-mail de rappel amical pour envoyer quelque chose
Si un collègue, un client, un entrepreneur, un membre de la famille ou un ami a oublié d'envoyer quelque chose, cet e-mail de rappel est fait pour vous. Nous y offrons un accueil chaleureux et des explications sur ce que nous voulons, quand et pourquoi. N'oubliez pas les détails, sinon votre email pourrait être ignoré (cela nous est arrivé).
Dans cet exemple d’e-mail de rappel professionnel, nous essayons de ne pas être insistants. Personne n'aime être intimidé pour répondre, alors vérifiez votre ton de voix avant d'écrire un message.
Cher [ Nom du destinataire ] ,
J'espère que cet e-mail vous trouvera bien. Je voulais vous contacter et vous rappeler [ l'élément/l'événement/la tâche ] dont nous parlions plus tôt.
Nous avons toujours besoin de [ l'élément/l'événement/la tâche ] et nous apprécierions grandement si vous pourriez nous l'envoyer dans les plus brefs délais. [ Fournissez des détails ou des instructions supplémentaires, si nécessaire ]
Merci de l'attention que vous portez à ce sujet et nous sommes impatients de recevoir [ l'élément/l'événement/la tâche ] de votre part.
Meilleures salutations,
[ Votre nom ]
E-mail de rappel convivial pour facture impayée
Montre moi l'argent! Les factures impayées sont frustrantes et bouleversantes, mais il peut y avoir une raison pour laquelle le paiement est en retard, alors n'allez pas avec toutes les armes. Au lieu de cela, rappelez à la personne le montant, tous les détails de la facture et la manière dont le paiement est dû.
Dans cet exemple, nous restons calmes et soyons élégants, mais affirmons avec confiance ce que nous voulons (votre argent) et quand (immédiatement !).
Cher [ Nom du destinataire ] ,
J'espère que cet e-mail vous trouvera bien. Ceci est un rappel amical concernant une facture impayée.
Les détails de la facture sont les suivants :
Numéro de facture : [ Numéro de facture ]
Date de facture : [ Facture Date ]
Montant : [ Montant ]
Veuillez noter que le paiement de cette facture est maintenant en retard. Veuillez organiser le paiement dans les meilleurs délais.
Si vous avez des questions ou si vous avez besoin de précisions supplémentaires, n'hésitez pas à me contacter.
Merci de l'attention que vous portez à ce sujet. important.
Meilleures salutations,
[ Votre nom ]
E-mail de rappel doux concernant une candidature à un emploi
Si vous avez passé du temps à soumettre une candidature à un emploi mais n'avez reçu aucune réponse, cet exemple d'e-mail est idéal. Il y a probablement une bonne raison pour laquelle une candidature n'a pas été reconnue, c'est pourquoi dans cet exemple, nous sommes polis, fournissons tous les détails et insistons pour obtenir une réponse. La fortune sourit aux audacieux!
Cher [ Nom du destinataire ] ,
J'espère que cet e-mail vous trouvera bien. Je voulais donner suite à la demande d'emploi que j'ai soumise le [ date ] . Je comprends que vous devez recevoir de nombreuses candidatures et qu'il faut du temps pour toutes les examiner. Cependant, je suis très intéressé par le [ poste ] et j'apprécierais une mise à jour sur l'état de ma candidature.
J'ai encore une fois joint mon curriculum vitae et ma lettre de motivation pour votre commodité. Je pense que mes compétences et mon expérience font de moi un candidat solide pour ce poste. Je suis convaincu que je peux contribuer positivement à votre équipe.
Je vous demande de bien vouloir me fournir une mise à jour sur l'état de ma candidature. Je serais reconnaissant pour tout commentaire ou information que vous pourriez avoir. Merci de l'attention que vous portez à ce sujet.
Meilleures salutations,
[ Votre nom ]
E-mail de rappel doux pour une demande de vacances
Tout le monde aime les vacances, mais vous ne pouvez pas réserver tant que votre congé n'a pas été convenu ! Si votre patron n'a pas encore accepté votre demande de vacances, envoyez cet exemple d'e-mail. Encore une fois, il y a probablement une bonne raison pour ne pas recevoir de réponse, c'est pourquoi dans cet exemple, nous expliquons pourquoi nous avons besoin d'une réponse et fournissons un délai.
Cher [ Nom du destinataire ] ,
J'espère que cet e-mail vous trouvera bien. Je vous écris pour vous rappeler ma demande de vacances que j'ai soumise le [ date ] . Comme je l'ai mentionné précédemment, je cherche à prendre un peu de temps entre [ date de début ] et le [ date de fin ] pour me ressourcer et passer du temps de qualité avec ma famille.
Il est important pour moi de recevoir votre approbation le plus tôt possible. que possible afin que je puisse procéder aux dispositions nécessaires. Je comprends que vous êtes peut-être occupé, mais je vous demande de bien vouloir examiner ma demande et de me fournir une réponse avant le [ date limite ] . Cela me laisserait suffisamment de temps pour prendre les dispositions nécessaires et assurer une transition en douceur de mes tâches vers un collègue si nécessaire.
Merci de l'attention que vous portez à cette question et j'espère avoir de vos nouvelles bientôt. .
Meilleures salutations,
[ Votre nom ]
E-mail de rappel doux à un membre du personnel
Si un membre du personnel que vous dirigez ne vous a pas envoyé quelque chose, vous pouvez être un peu énergique et demander une réponse. Cet e-mail de rappel destiné au personnel est un modèle parfait pour créer vos propres e-mails de rappel. Adaptez-le à votre situation et à votre style d’écriture.
Cher [ Nom du destinataire ] ,
J'espère que cet e-mail vous trouve en bonne santé. Je vous écris pour vous rappeler que je n'ai pas encore reçu [ le document/rapports/information ] que je vous ai demandé [ à la date/quand il était dû ] . Il est important pour nous de [ compléter/analyser/discuter ] cette [ tâche/projet/problème ] en temps opportun.
Je vous demande de bien vouloir prioriser cette question et de me fournir le [ document/rapports /informations ] dans les meilleurs délais. Si vous avez besoin d'aide ou si vous avez des inquiétudes, n'hésitez pas à me contacter.
Merci de l'attention que vous portez à ce sujet.
Meilleures salutations,
[ Votre nom ]
Comment rédiger des e-mails de rappel conviviaux et efficaces
Rédiger des e-mails de rappel peut être délicat, car il faut trouver le bon ton. Bien sûr, vous voulez être détendu et professionnel, mais vous devez également être sûr et clair que vous voulez une solution.
Les exemples ci-dessus montrent comment donner le bon ton, mais vous devez adapter ces e-mails à chaque situation.
Avant d'entrer dans les conseils essentiels, explorons comment structurer vos e-mails de rappel.
Les e-mails de rappel fiables partagent tous le même format, qui comporte 3 parties :
- Ligne d'objet de l'e-mail de rappel
- Corps de texte audacieux et affirmé
- Signature et prochaines étapes
Nous pouvons les examiner pour vous aider à créer des e-mails de rappel qui donnent des résultats.
Ligne d'objet de l'e-mail de rappel
Votre ligne d'objet doit indiquer précisément à la personne pourquoi vous envoyez un message. N'hésitez pas à ajouter des mots comme « rappel », « à votre attention » ou « urgent » à vos en-têtes.
Pensez à la personne à qui vous envoyez un e-mail et à ce qui pourrait attirer son attention. Quoi que vous fassiez, ne soyez pas en colère ou agressif dans vos lignes d'objet.
Voici quelques exemples de lignes d’objet d’e-mails de rappel pour vous inspirer.
- Rappel : S'il vous plaît, pouvez-vous…
- Rappel : Facture impayée
- Rappel de vacances : pouvez-vous répondre ?
- Date limite urgente : (insérer la date)
- Avez-vous examiné ma candidature?
Copie du corps de l'e-mail de rappel
Le corps de votre e-mail de rappel est l'endroit où vous construisez votre dossier, indiquez vos conditions et présentez vos demandes. Cela paraît sérieux, mais on commence positivement par un « Salut » ou un « Bonjour » agréable et le nom de la personne.
Disons que quelqu'un a oublié de nous envoyer un document important. Commencez par énoncer le but de votre message.
"Je vous contacte car le document que j'ai demandé n'est pas arrivé. La date limite était le (insérer la date)."
Ensuite, fournissez un contexte pour votre demande et les implications d'une réponse tardive.
"J'espérais utiliser le document dans le cadre d'une présentation que j'ai faite le (insérer la date)."
Passons maintenant à la demande (ou à la demande, si vous voulez le dire ainsi).
« Pouvez-vous confirmer que vous avez reçu ma demande initiale et que vous pouvez m'envoyer le document aujourd'hui ? »
C'est suffisant, mais vous pouvez ajouter d'autres détails si vous le souhaitez.
"La date limite pour recevoir le document est le (insérer la date). Donc si je ne le reçois pas d'ici là, je ne pourrai pas l'utiliser dans ma présentation, ce qui serait très décevant."
Cet e-mail de rappel devrait faire l'affaire. C’est précis et affirmé, mais vous ne pointez pas du doigt ni ne blâmez. Au lieu de cela, vous présentez une solution, et c'est important.
Signature de l'e-mail de rappel/étapes suivantes
Le message ci-dessus est idéal pour attirer l’attention et expliquer ce que vous voulez et pourquoi. Vous voudrez terminer positivement, mais insisterez pour obtenir une réponse.
"J'espère que nous pourrons résoudre ce problème aujourd'hui. Votre aide est très appréciée pour trouver une solution."
Tout cela semble génial. Ensuite, ajoutez vos coordonnées et toute autre information.
"Vous pouvez me contacter à tout moment pour en discuter à (insérer les détails).
Enfin, ajoutez une signature (merci, cordialement, merci beaucoup, etc.), votre nom et votre signature électronique professionnelle, et c'est prêt.
Mais avant de l'envoyer, assurez-vous de lire notre liste de contrôle pour rédiger de meilleurs e-mails de rappel.
Liste de contrôle des e-mails de rappel (ne faites pas cela)
Nous allons être au même niveau que vous : nous détestons recevoir des e-mails de rappel. Ils peuvent apparaître comme négatifs, critiques et conflictuels. Ce sont toutes les choses que vous voulez éviter de faire dans vos e-mails de rappel.
Voici certaines des choses que vous ne faites pas dans les e-mails de rappel. (En gros, faites le contraire).
- Ne vous adressez pas à la personne de manière vraiment formelle. Utilisez leur prénom et saluez poliment.
- Ne soyez pas impoli ou agressif. Soyez positif.
- Ne vous attendez pas à ce que votre demande soit une priorité. Reconnaissez qu'il peut y avoir des raisons pour lesquelles ils n'ont pas pu répondre.
- Ne laissez pas nos coordonnées. Fournissez tout dans vos e-mails.
- N'oubliez pas une date limite et un CTA. Dites à la personne ce que vous voulez qu’elle fasse et quand.
- Ne manquez pas d'inclure des pièces jointes ou des liens. Vérifiez tout dans vos e-mails.
- Ne stressez pas en écrivant des e-mails. Essayez l'outil de rédaction d'e-mails de HIX.AI
- N'envoyez pas sans relecture. Relisez (évidemment).
- N'oubliez pas de planifier un suivi. Ajoutez des détails à votre journal.
- Ne soyez pas la personne qui copie TOUT LE MONDE dans un e-mail. Traitez la personne avec un peu de respect et permettez-lui de résoudre le problème.
Certains de ces conseils portent sur la façon d’agir ainsi que sur la façon d’écrire. Mais tout dépend de la façon dont vous êtes perçu au travail et de votre réputation professionnelle.
Conclusion
Ceci est un rappel que vous devez tout lire et tout apprendre. Si vous n'êtes pas encore revenu au début, recommencez !
Sérieusement, nous savons tous qu'écrire des e-mails de rappel n'est pas facile car il faut les présenter de manière professionnelle mais faire pression pour obtenir un résultat. Faites-nous confiance, cela devient absolument plus facile avec la pratique (faites-nous confiance), mais respectez le format ou copiez nos échantillons, et tout ira bien. Concentrez-vous sur l’avenir et faites pression pour obtenir un résultat au lieu d’essayer de blâmer qui que ce soit.
Après tout, c'est du travail, pas du personnel.