Maaf adalah kata yang paling sulit untuk diucapkan (terima kasih, Elton John). Namun jika Anda melakukan kesalahan di tempat kerja, meminta maaf adalah satu-satunya cara untuk memperbaikinya. Yang terbaik adalah meminta maaf secara langsung, tetapi jika Anda tidak bisa (atau tidak mau), mengirimkan permintaan maaf melalui email secara profesional tidak masalah.
Tapi apa yang Anda katakan dan bagaimana Anda mengatakannya? Kami akan menunjukkan kepada Anda 5 contoh email maaf di tempat kerja, yang meliputi:
- Meminta maaf kepada klien/pelanggan
- Mohon maaf karena lupa mengirim sesuatu
- Mohon maaf karena tidak membayar faktur
- Minta maaf karena melewatkan rapat
- Mohon maaf atas keterlambatan pengiriman
Tentu saja, contoh permintaan maaf yang tulus ini tidak mencakup setiap situasi atau keadaan, jadi kami akan membuat template tanggapan yang dapat Anda sesuaikan.
Pada akhirnya, Anda akan menjadi ahli permintaan maaf melalui email (walaupun kami harap Anda tidak perlu mengirimkannya!).
Apa itu email permintaan maaf (dan mengapa mengirimkannya)?
Oh tidak. Anda telah melakukan kesalahan. Apakah Anda mengabaikannya dan berharap tidak ada yang memperhatikan atau menanganinya?
Pilihan kedua, tentu saja (itulah sebabnya Anda ada di sini!).
Email permintaan maaf adalah tentang memuluskan segalanya dan menjaga hubungan. Faktanya, meminta maaf secara jujur dan dini dapat memperbaiki hubungan Anda. Mengapa? Karena Anda menerima tanggung jawab, mengakuinya, dan membuat rencana untuk menyelesaikan masalah.
Kalau boleh jujur, tidak ada satupun di antara kita yang suka mengakui kesalahan dan meminta maaf. Namun terkadang, ini adalah pilihan yang lebih baik daripada mengabaikan masalah dan berharap masalah itu hilang.
Khawatir apakah Anda harus mengirim email atau meminta maaf secara langsung? Jika masalahnya hanya masalah kecil (seperti keterlambatan pengiriman produk atau keterlambatan pengiriman laporan), maka email boleh-boleh saja. Jika masalahnya adalah masalah besar yang akan berdampak signifikan pada operasional atau hubungan (misalnya membakar gedung Anda!), maka minta maaflah secara langsung.
Hanya Anda yang dapat mengambil keputusan, namun jika Anda memilih untuk mengirim email, mulailah dengan meninjau contoh permintaan maaf tulus kami.
5 contoh permintaan maaf yang tulus
Mengucapkan maaf jadi lebih mudah dengan HIX.AI Kami akan membantu Anda menemukan kata-kata yang Anda perlukan untuk meminta maaf atas beberapa situasi umum yang mungkin Anda alami. Perlu meminta maaf kepada pelanggan? Kami dapat membantu. Produk terlambat? Tidak masalah.
Gunakan sampel kami untuk melihat bagaimana para profesional meminta maaf. Jangan menyalin dan menempelkannya, tetapi jadikan itu sebagai inspirasi pesan Anda karena permintaan maaf hanya berarti jika dilakukan dengan jujur.
Meminta maaf kepada klien/pelanggan
Sekali lagi, jika Anda telah melakukan sesuatu yang sangat buruk, hubungi pelanggan atau klien, tetapi jika masalahnya kecil, email tidak masalah! Email permintaan maaf kepada klien atau pelanggan ini mengikuti formatnya (lebih lanjut tentang ini nanti) dan menyatakan permintaan maaf dengan jelas dan ringkas.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya mohon maaf atas kesalahan yang terjadi terkait [ masalah spesifik ] . Saya ingin meyakinkan Anda bahwa kami segera mengambil tindakan untuk memperbaiki situasi ini dan mencegah hal serupa terjadi lagi di masa mendatang. Kami tidak pernah bermaksud agar hal ini terjadi dan kami sangat menyesali ketidaknyamanan yang mungkin ditimbulkan pada Anda.
Yakinlah bahwa kami menghargai bisnis Anda dan berkomitmen untuk memberikan layanan tingkat tertinggi kepada Anda. Jika ada hal lain yang dapat kami lakukan untuk memperbaikinya, jangan ragu untuk memberi tahu kami.
Terima kasih atas pengertian dan kesabaran Anda dalam masalah ini.
Salam,
[ Nama Anda ]
Mohon maaf karena lupa mengirim sesuatu
Lupa mengirim sesuatu yang penting kepada atasan atau kolega Anda? Saatnya meminta maaf. Ini adalah alasan yang cukup umum untuk meminta maaf, jadi simpanlah sampel ini di tempat yang mudah dijangkau! Jika Anda melakukan kesalahan seperti ini, pastikan untuk menyertakan lampiran bersama email Anda!
Mohon maaf karena tidak membayar faktur
Tidak membayar tagihan adalah masalah serius dan harus segera ditangani. Dalam email permintaan maaf faktur ini, kami mengetahui apa yang terjadi dan potensi dampaknya – dan menjelaskan bahwa faktur ini akan dibayar (segera, kami harap!).
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya mohon maaf atas keterlambatan pembayaran faktur [ Nomor Faktur ] . Saya memahami pentingnya menghormati kewajiban finansial kami dan menyesali ketidaknyamanan yang ditimbulkan. Yakinlah, jumlah terutang akan segera dilunasi.
Terima kasih atas pengertian dan kesabaran Anda mengenai masalah ini.
Salam,
[ Nama Anda ]
Minta maaf karena melewatkan rapat
Bentrokan buku harian, sakit, atau sekadar mencampuradukkan tanggal dan waktu dapat menyebabkan Anda melewatkan rapat. Jika hal ini terjadi, sampaikan permintaan maaf dan berkomitmenlah untuk mengejar ketinggalan (baik melalui pertemuan atau telepon lagi).
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya dengan tulus meminta maaf karena melewatkan jadwal pertemuan kami. Sayangnya, karena keadaan yang tidak terduga, saya mengalami bentrokan buku harian dan berhalangan hadir. Saya memahami pentingnya pertemuan ini dan ketidaknyamanan yang ditimbulkannya.
Saya ingin mengusulkan untuk menjadwalkan ulang pertemuan pada waktu yang nyaman bagi kami berdua. Harap beri tahu saya ketersediaan Anda, dan saya akan memastikan bahwa pertemuan tersebut segera dijadwalkan ulang.
Sekali lagi, saya mohon maaf atas ketidaknyamanan yang ditimbulkan dan menghargai pengertian Anda. Saya berharap dapat segera bertemu dengan Anda.
Salam,
[ Nama Anda ]
Mohon maaf atas keterlambatan pengiriman
Perusahaan kurir melakukan pekerjaan yang sulit dalam mengangkut barang ke seluruh dunia, dan terkadang mereka melakukan kesalahan. Jika pengiriman terlambat, Anda harus menerimanya, menjelaskan apa yang terjadi, dan mengusulkan solusi.
Yang terhormat [ Nama Penerima ] ,
Saya mohon maaf atas keterlambatan pengiriman paket Anda. Sayangnya, kami menemui keadaan tak terduga yang menyebabkan penundaan tersebut. Yakinlah, kami bekerja keras untuk memperbaiki situasi ini dan memastikan pengiriman yang cepat.
Untuk menebusnya, saya ingin menawarkan diskon pada pengiriman berikutnya atau mempercepat pengiriman paket Anda saat ini, mana pun yang Anda sukai. Harap beri tahu kami preferensi Anda, dan kami akan segera mengambil tindakan yang sesuai.
Kami menghargai bisnis Anda dan kami mohon maaf atas ketidaknyamanan ini. Terima kasih atas pengertian dan kesabaran Anda.
Salam,
[ Nama Anda ]
Bagaimana cara meminta maaf secara profesional melalui email
Kita semua bisa meminta maaf. Mudah. Tapi apakah Anda benar-benar bersungguh-sungguh? Panduan email permintaan maaf profesional sering kali meminta Anda untuk menghilangkan emosi dan tetap berpegang pada fakta. Masalahnya adalah, menghilangkan kepribadian membuat permintaan maaf menjadi tidak bersifat pribadi – dan itu adalah hal yang buruk.
Mengapa? Karena email permintaan maaf terbaik dan efektif adalah email yang jujur dan menarik. Mereka juga fokus pada masa depan dan mencari jalan ke depan untuk hubungan Anda.
Ini kedengarannya rumit, tetapi landasan email permintaan maaf mudah dimengerti.
- Berikan perkenalan yang positif
- Jelaskan apa masalahnya – dan minta maaf
- Usulkan solusi
- Ucapkan terima kasih atas kesabaran dan pengertian mereka
- Tetapkan langkah selanjutnya untuk masa depan
Kami sekarang akan mengerjakan daftar ini dan membuat template bersama. Agar lebih mudah, kami membaginya menjadi 3 bagian:
- Baris subjek email permintaan maaf
- Salinan badan
- Keluar/langkah selanjutnya
Kita mulai dengan baris subjek email maaf.
Baris subjek email permintaan maaf
Baris subjek sangat rumit untuk ditulis tetapi membutuhkan waktu kurang dari satu detik untuk dibaca. Mengapa mereka tangguh? Jika berbicara tentang subjek permintaan maaf, ini tentang menyampaikan berita buruk, dan tidak ada di antara kita yang suka melakukan hal ini.
Namun ketika Anda akan meminta maaf, lakukanlah terlebih dahulu – dan itu berarti meminta maaf (atau variasinya) di baris subjek.
Berikut adalah beberapa contoh baris subjek yang mencakup beberapa situasi yang diuraikan di atas:
- Mohon maaf atas ketidaknyamanan ini
- Maaf karena melewatkan pertemuan kita
- Pengiriman tertunda – terimalah permintaan maaf saya
- Keterlambatan pembayaran – maaf atas ketidaknyamanan ini
- Dokumen terlampir – mohon maaf atas keterlambatannya
- Permintaan maaf atas layanan yang buruk
- Kami mohon maaf atas ketidaknyamanan ini
- Mohon terima permintaan maaf kami untuk (untuk apa Anda meminta maaf!)
- Kami mohon maaf atas masalah kami baru-baru ini
Di setiap baris subjek ini, jelas kami meminta maaf. Lakukan dengan benar, dan Anda akan memulai dengan baik.
Salinan isi email permintaan maaf
Kami telah menguraikan struktur permintaan maaf email profesional di atas, namun mari kita bahas lebih detail. Saat meminta maaf, Anda harus menjelaskan dengan tepat apa yang terjadi dan mengakui dampaknya.
Bagaimana kamu bisa melakukan ini? Salah satu trik email yang kami gunakan adalah tentang memiliki empati. Artinya, memikirkan masalah dari sudut pandang orang lain. Jika Anda melewatkan rapat, mereka mungkin secara pribadi kesal dan khawatir tentang kemajuan proyek penting. Gagal membayar tagihan adalah hal yang menjengkelkan dan dapat menimbulkan dampak finansial yang signifikan, misalnya.
Ketika Anda mempertimbangkan hal-hal seperti ini, Anda akan memiliki pola pikir yang benar untuk menulis email permintaan maaf yang bermakna. Dalam contoh ini, kami akan membangun bersama, kami meminta maaf kepada klien karena menerima produk berkualitas buruk. Siap?
Mulailah dengan sapaan yang dipersonalisasi menggunakan nama orang tersebut:
"Hai (nama orang)"
- Berikan perkenalan yang positif
"Saya harap Anda baik-baik saja dan menikmati musim panas. Saya telah memeriksa situs web Anda, dan saya melihat Anda telah memperluas jangkauan produk Anda. Saat-saat yang menyenangkan!"
- Jelaskan apa masalahnya – dan minta maaf
"Kami telah diberi tahu bahwa beberapa pelanggan kami mengalami masalah dengan kumpulan produk terbaru kami. Beberapa masalah tersebut termasuk (masukkan masalah). Saya ingin menghubungi Anda dan meminta maaf jika hal ini memengaruhi produk mana pun yang kami pasok kepada Anda ."
- Usulkan solusi
"Kami berkomitmen 100% untuk memberikan layanan terbaik dan ingin mengganti produk yang rusak ini secepat mungkin. Bisakah Anda memberi tahu saya produk apa yang telah Anda pesan dan perlu diganti?"
- Ucapkan terima kasih atas kesabaran dan pengertian mereka
"Anda adalah klien yang sangat saya hargai, dan saya ingin mengucapkan terima kasih atas kesabaran dan pengertian Anda selama kami menangani masalah ini."
Penandatanganan email permintaan maaf/langkah selanjutnya
Email permintaan maaf telah ditulis, Anda telah meminta maaf dan menjelaskan solusinya. Apa berikutnya?
- Tetapkan langkah selanjutnya untuk masa depan
"Setelah saya menerima balasan Anda, saya akan mengatur pengiriman barang pengganti. Jika Anda memiliki masalah, Anda dapat menghubungi saya kapan saja (masukkan detailnya)."
Sekarang akhiri dengan akhir yang positif.
“Kami berharap dapat melanjutkan hubungan positif kami. Terima kasih banyak, (Nama Anda).”
Anda dapat menyelesaikannya dengan nama, tanda tangan, dan detail kontak Anda.
Permintaan maaf sudah selesai sekarang. Ayo lanjutkan!
5 cara untuk meningkatkan email permintaan maaf
Kami telah menguraikan format email permintaan maaf dan memberikan dasar-dasarnya, berikut adalah 5 tips profesional:
- Minta maaf terlebih dahulu – Jika Anda melakukan kesalahan, akui saja. Jauh lebih mudah untuk meminta maaf sedini mungkin daripada membiarkannya sampai menit terakhir.
- Jangan pernah membuat alasan – Menyalahkan orang lain adalah jalan keluar bagi seorang pengecut. Akui saja masalahnya, akui dampaknya, berikan solusinya dan move on.
- Bersikaplah optimis! – Kedengarannya gila, tapi permintaan maaf yang optimis dan positif akan membuat segalanya terus berjalan. Jangan meminta maaf secara berlebihan. Kesalahan terjadi, jadi jangan terus memikirkannya.
- Fokus pada masa depan – Email permintaan maaf ditujukan untuk sesuatu yang telah terjadi di masa lalu. Ubah segalanya dan fokus pada masa depan. Berikan saran tentang cara memperbaiki situasi dan fokus pada pengalaman positif sebelumnya.
- Gunakan teknologi – Jika email permintaan maaf Anda tidak tepat sasaran, cobalah pembuat email HIX.AI Asisten penulisan email AI ini dapat membantu Anda menulis email permintaan maaf yang bermakna dan efektif, sehingga menghasilkan tanggapan ahli dalam hitungan detik. Cobalah hari ini!
Kesimpulan
Siap untuk meminta maaf? Email permintaan maaf tidak menyenangkan untuk ditulis tetapi tetap berpegang pada strukturnya, dan itu akan membuat permintaan maaf menjadi lebih sederhana. Selalu fokus pada masa depan, dan sarankan solusi untuk memperbaikinya. Kita semua terkadang membuat kesalahan; yang terpenting adalah cara Anda menghadapinya. Gunakan panduan email permintaan maaf kami untuk memastikan Anda menjaga dan meningkatkan reputasi Anda, apa pun yang terjadi.