Dominar a redação de relatórios é crucial para interpretar tendências e informar decisões de negócios. Relatórios adequados transformam conjuntos de dados intrincados e complexos em insights claros, orientando até mesmo aqueles que não estão familiarizados com o assunto.
A arte de redigir relatórios pode ser difícil de aperfeiçoar, mas este artigo visa nivelar essa curva de aprendizado. Continue para obter um guia detalhado desenvolvido para aprimorar suas habilidades na elaboração de relatórios bem estruturados e esclarecedores.
O que são relatórios?
Relatórios são documentos que apresentam uma situação, projeto ou problema. Eles analisam os dados relacionados ao tema e oferecem conclusões ou recomendações sobre como lidar com um determinado assunto. O principal objetivo de um relatório é informar as principais partes interessadas de um determinado projeto durante as fases de desenvolvimento e agilizar o seu processo de tomada de decisão.
A redação de relatórios é bastante comum em muitos cenários. Por exemplo, se você trabalha em um laboratório de ciências, muitas vezes precisa escrever relatórios científicos. Além disso, existem relatórios escolares, relatórios de marketing e muitos outros tipos de relatórios, dependendo do seu ambiente. Você provavelmente precisou fazer relatórios básicos desde tenra idade como parte de sua lição de casa, sem perceber.
Aqui está uma visão geral mais detalhada dos diferentes tipos de relatórios:
- Relatórios de negócios – Um relatório de negócios identifica e analisa informações úteis para uma estratégia de negócios específica. Alguns dos relatórios de negócios mais comuns incluem estudos de viabilidade, relatórios de marketing, análises SWOT e memorandos internos.
- Relatórios científicos – Um relatório científico geralmente contém resultados de pesquisas que você normalmente encontra em revistas científicas. A lista inclui estudos de caso e artigos de pesquisa.
- Relatórios acadêmicos – Um relatório acadêmico escrito geralmente mostra quão bem um aluno entende um tópico específico. Por exemplo, professores e professores podem pedir aos alunos que escrevam relatórios sobre biografias, eventos históricos ou livros.
Quais são os principais elementos de um relatório?
Antes de aprender como redigir um relatório, você deve primeiro se familiarizar com os principais elementos da redação de um relatório:
- Título – O título de um relatório escrito é uma declaração que informa aos leitores sobre o que trata o relatório.
- Índice – Esta parte de um relatório lista as seções individuais do relatório, para que as pessoas possam navegar pelo conteúdo com mais facilidade.
- Resumo – Você usa esta parte para resumir seu relatório. Um resumo de relatório padrão destaca quaisquer recomendações, soluções ou problemas relacionados ao tópico. Você pode até notificar o público sobre quaisquer limitações do seu conteúdo. Na pesquisa científica, este é o resumo.
- Introdução – A introdução estabelece o significado do tópico que você está analisando e define os assuntos que estão sendo discutidos. Alguns relatórios podem combinar o resumo e a introdução em uma seção.
- Corpo – É aqui que você escreverá a maior parte da sua escrita. Cada declaração feita no corpo geralmente é sustentada por referências confiáveis ou outros tipos de evidências.
- Conclusão – A conclusão é praticamente igual ao resumo. Normalmente, você usa a conclusão para unir o corpo e lembrar o leitor de quaisquer recomendações do resumo.
- Apêndices – A última parte do seu relatório lista os materiais e referências utilizados durante o processo de pesquisa.
Como você escreve um relatório eficaz?
Se você deseja aprender como escrever um relatório comercial ou qualquer outro tipo de relatório, o seguinte guia de 5 etapas irá apontar a direção certa:
Passo 1 – Escreva o título
A primeira coisa que você deve fazer para escrever um relatório corretamente é encontrar um título adequado. A boa notícia é que você não precisa ser supercriativo aqui. Lembre-se: você está escrevendo para um público profissional, não para leitores de conteúdo de ficção.
Portanto, não perca tempo tentando deixar o título cativante. A única coisa com que você deve se preocupar é torná-lo conciso e claro. Deve comunicar aos seus leitores as principais informações sobre o tópico, para que eles saibam desde o início o que aprenderão com o relatório.
Como alternativa, aproveite o gerador de títulos de pesquisa do HIX AI Writer para criar com eficiência o título ideal para o seu relatório. Com nossa ferramenta, você pode evitar a tarefa de criar um título e gerar um que seja breve, descritivo e perfeitamente alinhado ao foco do seu conteúdo.
Passo 2 – Pesquisa
Agora que o primeiro passo para escrever um relatório acabou, é hora de fazer uma pequena pausa. Durante esse tempo, você deseja coletar o máximo de informações possível sobre o assunto. A razão é simples – cada afirmação ou estatística no corpo terá de ser apoiada por uma fonte credível.
A realização de pesquisas não deve ser um problema se você estiver escrevendo um relatório dentro de sua organização. Por exemplo, se você é um profissional de marketing que precisa informar os proprietários sobre as vendas do mês passado, os dados deverão estar prontamente disponíveis. O mesmo acontece se você for médico, porque deve ter acesso aos registros dos pacientes.
No entanto, pesquisar tópicos para relatórios acadêmicos geralmente é mais complicado. Normalmente, você precisa encontrar literatura científica por conta própria. Fazer isso pode ser desafiador, especialmente se o seu tópico for restrito e você não conseguir encontrar muitos autores que exploraram aspectos semelhantes do assunto.
Não importa quanto tempo leve, você só deve encontrar fontes confiáveis ao escrever relatórios. Isso inclui livros de autores aclamados e artigos de pesquisa/estudos de caso revisados por pares.
Para agilizar sua busca, procure relatórios semelhantes e confira as pesquisas utilizadas pelos redatores. Percorra a lista de referências e encontre aquelas aplicáveis ao seu relatório.
Se isso não ajudar, considere ingressar em uma biblioteca.
Passo 3 – Escreva o Corpo
O corpo é onde sua capacidade de escrever relatórios será realmente testada. Ele compreenderá 90% do seu relatório, por isso você precisa prestar atenção especial a esse elemento.
Ao longo de sua redação, certifique-se de incorporar vários dados coletados durante a fase de pesquisa. As informações contextualizarão suas afirmações e agregarão mais valor ao leitor.
Além disso, não faça reivindicações independentes. Por exemplo, se você disser que as vendas da sua empresa caíram 10% no mês passado, explique as possíveis causas e descubra o que sua empresa fez de diferente até uma determinada data. Isso dará ao público uma melhor compreensão das últimas tendências e tornará seu relatório de fácil digestão.
Além disso, é essencial incluir informações positivas e negativas para ajudar os proprietários a tomar uma decisão informada. Também o posiciona como um profissional transparente que investiga profundamente os problemas empresariais.
Declarações completas não são críticas apenas para relatórios comerciais. Por exemplo, apoiar suas descobertas com dados de um artigo acadêmico demonstra sua atenção aos detalhes e a pesquisa de alto nível que você conduziu.
Etapa 4 – Escreva o resumo, a conclusão e o índice
A próxima etapa da redação do relatório é criar seu resumo. Embora apareça na primeira página do seu relatório, você deve escrevê-lo por último, pois contém as conclusões da sua pesquisa e recomendações. Somente analisando todos os dados você poderá tirar uma conclusão detalhada sobre um determinado tema, por isso esta parte deve ser deixada para o final.
Se você precisar de um resumo ou conclusão convincente rapidamente, você definitivamente deveria tentar o gerador de parágrafos do HIX AI Writer . Ele compila facilmente o tópico principal, bem como as descobertas e perspectivas essenciais em uma narrativa refinada e concisa, garantindo que os pontos-chave do seu relatório sejam expressos e entregues de forma eficaz.
Ao escrever o resumo do seu relatório, você deve sempre destacar os pontos principais do relatório em um ou dois parágrafos. Explique a principal causa das tendências mencionadas no conteúdo e suas implicações. Além disso, recomende a ação correta com base nas informações.
Mesmo que o seu relatório contenha muitos dados, você não deve exceder o comprimento recomendado. Tenha em mente que esta é uma sinopse do seu relatório. Deve dizer rapidamente aos leitores sobre o que trata o relatório, em vez de sobrecarregá-los com afirmações do órgão.
Siga uma abordagem semelhante ao escrever sua conclusão. Mas em vez de repetir os métodos utilizados durante a sua investigação, utilize esta secção para listar as principais implicações, descobertas e/ou próximos passos. Certifique-se de que a conclusão crie uma impressão duradoura em seus leitores, sem introduzir novos pontos.
Assim que o resumo e a conclusão estiverem prontos, não se esqueça de listar o índice no início do seu relatório para facilitar a navegação. Isso ajudará os leitores a localizar rapidamente diferentes seções e a compreender a estrutura do seu relatório.
Etapa 5 – Apêndices e Referências Adequadas
No processo de elaboração do seu relatório, é essencial manter a integridade e o rigor acadêmico do seu trabalho por meio de referências adequadas. Cada estatística e declaração deve ser apoiada por fontes estabelecidas e credíveis, reforçando assim a fiabilidade da sua análise.
Ao realizar pesquisas dentro de uma organização, como verificar os números de vendas do mês passado, se você for um profissional de marketing, os dados devem estar prontamente disponíveis internamente. No entanto, nos domínios académicos, a obtenção de informação envolve frequentemente percorrer a literatura científica de forma independente, o que pode ser assustador se o tópico for obscuro e pouco abordado por outros investigadores.
Independentemente da duração, é vital que suas referências sejam confiáveis. Isto inclui trabalhos acadêmicos e pesquisas revisadas por pares, que conferem peso e credibilidade ao seu relatório. Para agilizar o processo, você pode revisar relatórios semelhantes em busca de fontes potenciais, examinar suas referências ou até mesmo acessar bancos de dados de bibliotecas para obter uma gama mais ampla de materiais acadêmicos.
Ao concluir seu relatório, lembre-se de incluir Apêndices e citar todas as fontes com precisão, organizando-as metodicamente com formato adequado, alinhando-se aos padrões de referência de sua área. Esta abordagem meticulosa na citação de fontes não reflete apenas o rigor da sua pesquisa, mas também estabelece a credibilidade e o valor acadêmico do seu relatório.
Etapa 6 – Revisão e edições finais
A primeira versão do seu relatório escrito está concluída, mas você não deve enviá-lo ou apresentá-lo imediatamente. Em vez disso, você deseja revisar o conteúdo para obter o formato, a legibilidade e a precisão corretos do relatório escrito.
Você também pode simplificar seu processo de revisão usando as ferramentas integradas do HIX AI Writer . Nosso verificador gramatical ajuda a refinar seu texto, eliminando erros de pontuação, erros ortográficos e letras maiúsculas, e nosso removedor de plágio garante que o conteúdo do seu relatório seja original e livre de duplicações não intencionais.
Durante o processo de revisão, seja você mesmo ou contratando um revisor terceirizado, aqui estão alguns dos principais elementos aos quais você deve prestar atenção:
- Erros de formatação
- Citações e referências
- Pontuação ruim
- Palavras com erros ortográficos e maiúsculas incorretamente
- Tempos verbais ou escolha de vocabulário inadequados
- Tom inadequado
- Problemas de fluxo
Dicas sobre como fazer um relatório corretamente
Lembre-se das dicas a seguir e você saberá como criar um relatório com mais rapidez na próxima vez que precisar de um:
- Use uma linguagem clara e concisa durante todo o processo de redação do relatório. Os relatórios usam um tom formal e impessoal. A linguagem evocativa e promocional é inadequada.
- Considere o seu público. Evite abreviações e jargões se seus leitores estiverem familiarizados com eles. Se precisar que seu texto seja sucinto, apresente-os usando o nome completo ou explicação, seguido do jargão ou abreviatura entre parênteses.
- Incorpore gráficos e imagens sempre que apropriado para ajudar seu público a acompanhar o conteúdo.
- Mantenha o foco no tópico principal do início ao fim. Não se desvie da ideia central do seu relatório.
Conclusão
Escrever um relatório eficaz é um ato de equilíbrio especializado de condensar dados complexos em conteúdo digerível que informa e envolve um público amplo. Embora a tarefa de redigir um relatório possa parecer desafiadora, nosso guia completo a dividiu em etapas bem definidas para que você possa facilitar significativamente o processo e aprimorar o resultado.
Com dedicação e meticulosidade, seus relatórios não apenas comunicarão insights críticos, mas também estabelecerão sua proficiência e credibilidade, promovendo confiança e autoridade em seu domínio profissional.