Menguasai penulisan laporan sangat penting untuk menafsirkan tren dan menginformasikan keputusan bisnis. Laporan yang tepat mengubah kumpulan data yang rumit dan kompleks menjadi wawasan yang jelas, bahkan memandu mereka yang tidak terbiasa dengan pokok bahasannya.
Seni menulis laporan mungkin sulit untuk disempurnakan, namun artikel ini bertujuan untuk meratakan kurva pembelajaran tersebut. Lanjutkan untuk mendapatkan panduan terperinci yang dirancang untuk meningkatkan keterampilan Anda dalam menyusun laporan yang terstruktur dengan baik dan berwawasan luas.
Apa Itu Laporan?
Laporan adalah dokumen yang menyajikan situasi, proyek, atau masalah. Mereka menganalisis data yang berkaitan dengan topik dan menawarkan kesimpulan atau rekomendasi dalam menangani masalah tertentu. Tujuan utama laporan adalah untuk memberi informasi kepada pemangku kepentingan utama mengenai proyek tertentu selama tahap pengembangan dan untuk menyederhanakan proses pengambilan keputusan.
Penulisan laporan merupakan hal yang umum dalam banyak skenario. Misalnya, jika Anda bekerja di laboratorium sains, Anda sering kali perlu menulis laporan ilmiah. Ditambah lagi, ada laporan sekolah, laporan pemasaran, dan banyak jenis laporan lainnya, tergantung lingkungan Anda. Anda mungkin perlu membuat laporan dasar sejak usia muda sebagai bagian dari pekerjaan rumah Anda tanpa menyadarinya.
Berikut ikhtisar yang lebih mendetail tentang berbagai jenis laporan:
- Laporan bisnis – Laporan bisnis mengidentifikasi dan menganalisis informasi yang berguna untuk strategi bisnis tertentu. Beberapa laporan bisnis yang paling umum mencakup studi kelayakan, laporan pemasaran, analisis SWOT, dan memo internal.
- Laporan ilmiah – Laporan ilmiah biasanya berisi temuan penelitian yang biasa Anda temukan di jurnal sains. Daftar ini mencakup studi kasus dan makalah penelitian.
- Laporan akademik – Laporan akademik tertulis umumnya menunjukkan seberapa baik siswa memahami suatu topik tertentu. Misalnya, dosen dan guru dapat meminta siswanya untuk menulis laporan biografi, peristiwa sejarah, atau buku.
Apa Elemen Utama Laporan?
Sebelum Anda mempelajari cara menulis laporan, sebaiknya Anda memahami terlebih dahulu unsur-unsur utama penulisan laporan:
- Judul – Judul laporan tertulis adalah pernyataan yang memberi tahu pembaca tentang isi laporan tersebut.
- Daftar isi – Bagian laporan ini mencantumkan setiap bagian laporan, sehingga orang dapat menavigasi konten dengan lebih mudah.
- Ringkasan – Anda menggunakan bagian ini untuk merangkum laporan Anda. Ringkasan laporan standar menyoroti setiap rekomendasi, solusi, atau masalah yang terkait dengan topik tersebut. Anda bahkan dapat memberi tahu penonton tentang batasan apa pun pada konten Anda. Dalam penelitian ilmiah, ini adalah abstrak.
- Pendahuluan – Pendahuluan menetapkan pentingnya topik yang Anda analisis dan mendefinisikan masalah yang sedang dibahas. Beberapa laporan dapat menggabungkan ringkasan dan pendahuluan dalam satu bagian.
- Tubuh – Di sinilah Anda akan melakukan sebagian besar tulisan Anda. Setiap pernyataan yang dibuat di badan biasanya didukung oleh referensi yang kredibel atau bukti lain.
- Kesimpulan – Kesimpulannya hampir sama dengan ringkasan. Anda biasanya menggunakan kesimpulan untuk menyatukan isi dan mengingatkan pembaca tentang rekomendasi apa pun dari ringkasan.
- Lampiran – Bagian terakhir laporan Anda mencantumkan bahan dan referensi yang digunakan selama proses penelitian.
Bagaimana Anda Menulis Laporan yang Efektif?
Baik Anda ingin mempelajari cara menulis laporan bisnis atau jenis laporan lainnya, panduan 5 langkah berikut akan mengarahkan Anda ke arah yang benar:
Langkah 1 – Tulis Judulnya
Hal pertama yang harus Anda lakukan untuk menulis laporan dengan benar adalah menentukan judul yang sesuai. Kabar baiknya adalah Anda tidak harus menjadi super kreatif di sini. Ingat – Anda menulis untuk pembaca profesional, bukan pembaca konten fiksi.
Oleh karena itu, jangan buang waktu untuk mencoba membuat judulnya menarik. Satu-satunya hal yang perlu Anda khawatirkan adalah membuatnya ringkas dan jelas. Laporan tersebut harus menyampaikan informasi penting tentang topik tersebut kepada pembaca Anda, sehingga mereka mengetahui sejak awal apa yang akan mereka pelajari dari laporan tersebut.
Alternatifnya, manfaatkan generator judul penelitian HIX AI Writer untuk membuat judul ideal untuk laporan Anda secara efisien. Dengan alat kami, Anda dapat melewati kesulitan dalam menyusun judul dan menghasilkan judul yang singkat, deskriptif, dan selaras dengan fokus konten Anda.
Langkah 2 – Penelitian
Sekarang langkah pertama dalam menulis laporan telah selesai, saatnya istirahat sejenak. Selama ini, Anda ingin mengumpulkan informasi sebanyak mungkin tentang topik tersebut. Alasannya sederhana – setiap klaim atau status dalam badan tersebut harus didukung oleh sumber yang dapat dipercaya.
Melakukan penelitian seharusnya tidak menjadi masalah jika Anda menulis laporan dalam organisasi Anda. Misalnya, jika Anda seorang profesional pemasaran yang perlu memberi tahu pemilik tentang penjualan bulan lalu, datanya harus tersedia. Hal yang sama berlaku jika Anda seorang dokter karena Anda harus memiliki akses ke catatan pasien.
Namun, meneliti topik untuk laporan akademis umumnya lebih rumit. Anda biasanya perlu mencari literatur ilmiah sendiri. Melakukan hal ini dapat menjadi sebuah tantangan, terutama jika topik Anda sempit dan Anda tidak dapat menemukan banyak penulis yang telah mengeksplorasi aspek serupa dari pokok bahasan tersebut.
Tidak peduli berapa lama waktu yang Anda perlukan, Anda sebaiknya hanya mencari sumber yang memiliki reputasi baik saat menulis laporan. Ini termasuk buku-buku dari penulis terkenal dan makalah penelitian/studi kasus yang ditinjau oleh rekan sejawat.
Untuk mempercepat pencarian Anda, cari laporan serupa dan periksa penelitian yang digunakan oleh penulis. Telusuri daftar referensi dan temukan referensi yang sesuai dengan laporan Anda.
Jika itu tidak membantu, pertimbangkan untuk bergabung dengan perpustakaan.
Langkah 3 – Tulis Isinya
Di badan inilah kemampuan Anda menulis laporan akan benar-benar diuji. Ini akan mencakup 90% laporan Anda, itulah sebabnya Anda perlu memberi perhatian khusus pada elemen ini.
Sepanjang tulisan Anda, pastikan untuk memasukkan berbagai poin data yang dikumpulkan selama tahap penelitian. Informasi tersebut akan mengkontekstualisasikan klaim Anda dan memberikan nilai lebih kepada pembaca.
Selain itu, jangan membuat klaim yang berdiri sendiri. Misalnya, jika Anda mengatakan penjualan perusahaan Anda turun 10% bulan lalu, jelaskan potensi penyebabnya dan cari tahu perubahan apa yang dilakukan perusahaan Anda hingga tanggal tertentu. Ini akan memberikan pemahaman yang lebih baik kepada audiens tentang tren terkini dan membuat laporan Anda mudah dicerna.
Selain itu, penting untuk memasukkan informasi positif dan negatif untuk membantu pemilik membuat keputusan yang tepat. Hal ini juga memposisikan Anda sebagai profesional transparan yang menyelidiki inti permasalahan perusahaan.
Klaim yang menyeluruh tidak penting untuk laporan bisnis saja. Misalnya, mendukung temuan Anda dengan data dalam makalah akademis menunjukkan perhatian Anda terhadap detail dan penelitian tingkat tinggi yang Anda lakukan.
Langkah 4 – Tulis Ringkasan, Kesimpulan, dan Daftar Isi
Langkah selanjutnya dalam penulisan laporan adalah membuat ringkasan Anda. Meskipun akan muncul di halaman pertama laporan Anda, Anda harus menulisnya terakhir karena berisi temuan penelitian dan rekomendasi Anda. Hanya ketika Anda menganalisis semua data, Anda dapat membuat kesimpulan terperinci tentang topik tertentu, itulah sebabnya bagian ini harus disimpan di bagian terakhir.
Jika Anda membutuhkan ringkasan atau kesimpulan yang menarik dalam waktu singkat, Anda harus mencoba generator paragraf HIX AI Writer . Laporan ini dengan mudah mengkompilasi topik utama serta temuan dan perspektif penting ke dalam narasi yang ringkas dan halus, memastikan poin-poin penting laporan Anda diungkapkan dan disampaikan secara efektif.
Saat menulis ringkasan laporan Anda, Anda harus selalu menyoroti poin-poin utama laporan dalam satu atau dua paragraf. Jelaskan penyebab utama tren yang disebutkan dalam konten dan implikasinya. Juga, rekomendasikan tindakan yang tepat berdasarkan informasi tersebut.
Meskipun laporan Anda berisi banyak data, Anda tidak boleh melebihi panjang yang disarankan. Ingatlah bahwa ini adalah uraian singkat laporan Anda. Laporan tersebut harus dengan cepat memberi tahu pembaca tentang isi laporan tersebut, bukannya membanjiri mereka dengan klaim dari badan tersebut.
Ikuti pendekatan serupa saat menulis kesimpulan Anda. Namun alih-alih mengulangi metode yang digunakan selama penelitian Anda, gunakan bagian ini untuk membuat daftar implikasi utama, temuan, dan/atau langkah selanjutnya. Pastikan kesimpulannya memberikan kesan mendalam pada pembaca Anda tanpa memperkenalkan poin baru.
Setelah ringkasan dan kesimpulan siap, jangan lupa untuk mencantumkan daftar isi di awal laporan Anda untuk memudahkan navigasi. Ini akan membantu pembaca dengan cepat menemukan bagian yang berbeda dan memahami struktur laporan Anda.
Langkah 5 – Lampiran & Referensi yang Benar
Dalam proses penyusunan laporan Anda, penting untuk menjunjung tinggi integritas dan ketelitian akademis pekerjaan Anda melalui referensi yang tepat. Setiap statistik dan pernyataan harus didukung oleh sumber yang mapan dan kredibel, sehingga memperkuat keandalan analisis Anda.
Saat melakukan penelitian dalam suatu organisasi, seperti memeriksa angka penjualan bulan lalu jika Anda seorang pemasar, data harus segera tersedia secara internal. Namun, dalam dunia akademis, pencarian informasi sering kali melibatkan penelusuran literatur ilmiah secara mandiri, yang dapat menjadi hal yang menakutkan jika topiknya tidak jelas dan jarang dibahas oleh peneliti lain.
Terlepas dari durasinya, referensi Anda harus memiliki reputasi yang baik. Hal ini mencakup karya ilmiah dan penelitian yang ditinjau oleh rekan sejawat, yang memberikan bobot dan kredibilitas pada laporan Anda. Untuk mempercepat proses, Anda dapat meninjau laporan serupa untuk sumber potensial, membaca dengan teliti referensi mereka, atau bahkan mengakses database perpustakaan untuk materi ilmiah yang lebih beragam.
Saat Anda menyimpulkan laporan Anda, ingatlah untuk menyertakan Lampiran, dan mengutip semua sumber secara akurat, mengaturnya secara metodis dengan format yang tepat, selaras dengan standar referensi di bidang Anda. Pendekatan cermat dalam mengutip sumber tidak hanya mencerminkan ketelitian penelitian Anda tetapi juga menentukan kredibilitas dan nilai akademis laporan Anda.
Langkah 6 – Revisi & Pengeditan Akhir
Draf pertama laporan tertulis Anda sudah selesai, namun sebaiknya Anda tidak langsung menyerahkan atau menyajikan laporan tersebut. Sebaliknya, Anda ingin merevisi konten untuk format laporan tertulis yang tepat, keterbacaan, dan akurasi.
Anda juga dapat menyederhanakan proses revisi menggunakan alat terintegrasi HIX AI Writer . Pemeriksa tata bahasa kami membantu menyempurnakan teks Anda dengan menghilangkan kesalahan mulai dari tanda baca hingga salah eja dan penggunaan huruf besar, dan penghapus plagiarisme kami memastikan konten laporan Anda asli dan bebas dari duplikasi yang tidak disengaja.
Selama proses revisi, baik Anda melakukannya sendiri atau menyewa korektor pihak ketiga, berikut beberapa elemen utama yang harus Anda perhatikan:
- Kesalahan pemformatan
- Kutipan dan referensi
- Tanda baca yang buruk
- Kata-kata yang salah eja dan menggunakan huruf kapital yang tidak tepat
- Tenses atau pilihan kosa kata yang tidak tepat
- Nada tidak cocok
- Masalah aliran
Tips Cara Membuat Laporan dengan Benar
Ingatlah kiat-kiat berikut dan Anda akan mengetahui cara membuat laporan lebih cepat saat Anda memerlukannya lagi:
- Gunakan bahasa yang jelas dan ringkas di seluruh proses penulisan laporan. Laporan menggunakan nada formal dan impersonal. Bahasa promosi yang menggugah dan tidak pantas.
- Pertimbangkan audiens Anda. Hindari singkatan dan jargon jika pembaca Anda sudah familiar dengannya. Jika Anda membutuhkannya agar teks Anda tetap ringkas, perkenalkan mereka dengan menggunakan nama lengkap atau penjelasan, diikuti dengan jargon atau singkatan dalam tanda kurung.
- Gabungkan grafik dan gambar kapan pun diperlukan untuk membantu audiens Anda mengikuti konten.
- Tetap fokus pada topik utama dari pertama hingga akhir. Jangan menyimpang dari gagasan utama laporan Anda.
Kesimpulan
Menulis laporan yang efektif adalah tindakan penyeimbangan ahli dalam memadatkan data kompleks menjadi konten yang mudah dicerna, memberikan informasi dan melibatkan khalayak luas. Meskipun tugas penulisan laporan mungkin tampak menantang, panduan komprehensif kami telah membaginya menjadi langkah-langkah yang jelas sehingga Anda dapat mempermudah proses dan meningkatkan hasil secara signifikan.
Dengan dedikasi dan ketelitian, laporan Anda tidak hanya akan mengomunikasikan wawasan penting namun juga membangun kemahiran dan kredibilitas Anda, menumbuhkan kepercayaan dan otoritas dalam domain profesional Anda.